Projektplan-Vorlage: 11 kostenlose Vorlagen im Überblick!

Wir alle freuen uns, wenn Projekte erfolgreich ablaufen: Es gibt einen klaren Plan, jeder weiß, was bis wann erledigt werden muss und das Projekt wird termingerecht und unter Einhaltung der Kostenplanung abgeschlossen. Aber was ist, wenn Sie die Person sind, die mit der Planung und Leitung dieses Projekts beauftragt wurde?

Die Planung eines Projekts nimmt Zeit in Anspruch, und in der Regel sind viele manuelle, sich wiederholende Aufgaben nötig, um das Projekt in Gang zu bringen. Dinge wie die Erstellung von Abschnitten und die Weitergabe von Informationen an Beteiligte und Mitarbeiter.

Projektplan-Vorlagen dienen als Blaupausen für das Erstellen von Projektplänen und können dazu beitragen, die Arbeit zu Beginn des Projekts zu reduzieren, so dass Sie und Ihre Teammitglieder sofort loslegen können. Außerdem erleichtert eine gute Projektplan-Vorlage nicht nur den Start eines aktuellen Projekts, sondern bereitet Sie auch auf den Erfolg aller zukünftigen Projekte vor.

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan wird zu Beginn eines Projektes erstellt, dieser soll den Umfang des Projekts detailliert und übersichtlich darstellen.

Einen Projektplan zu erstellen kann viele Vorteile mit sich bringen:

• So verbessert dieser die Kommunikation unter allen Projektbeteiligten. Indem der Plan bereits vorab dargelegt wird, lassen sich auch besser Erwartungen setzen.

• Ein einfacher Projektplan verbessert darüber hinaus auch die Transparenz, denn alle Entscheidungsträger und Mitarbeiter wissen, wie das Projekt abzulaufen hat und wo sie die wichtigsten Informationen dazu finden können.

Dadurch verbessert sich auch die Organisation des Projekts. Denn gerade durch einen Projektplan, der mittels einer Projektmanagement-Software erstellt wurde, findet man alle Ziele, Meilensteine, Aufgaben, Zuständigkeiten und Abhängigkeiten an einem zentralen Ort.

Was ist eine Projektplan-Vorlage?

Anders als bei der Planung eines Projekts von Grund auf bietet Ihnen eine Projektplan-Vorlage alle Bausteine, die Sie für einen reibungslosen Projektstart benötigen. Je nachdem, welches Tool Sie verwenden, kann Ihre Projektplan-Vorlage Abschnitte, Beispielzuweisungen, Aufgaben-Tags und mehr enthalten. Eine Projektplan-Vorlage ermöglicht es Ihnen also, gleich mit der Arbeit loszulegen.

Was gehört alles in eine Projektplan-Vorlage?

Ein Projektplan ist ein Wegweiser mit den wichtigsten Schritten, die Ihr Team kennen muss, um Ihre Projektziele erfolgreich zu erreichen. Ein guter Projektplan umreißt Ihre Projektergebnisse, den Projektumfang und den Projektzeitplan. Insbesondere sollte ein guter Plan diese sieben Schlüsselelemente des Projekts erfassen:

• Ziele

• Erfolgskennzahlen

• Beteiligte und Rollen

• Budget

• Meilensteine und zu erbringende Leistungen

• Zeitleisten und Zeitpläne

• Kommunikationsplan

Doch nicht in jede Projektplan-Vorlage werden alle diese Elemente fest integriert sein. Eine gute Projektplan-Vorlage wird Sie jedoch mit Projektplan-Beispielen versorgen, die Ihnen und Ihrem Team dabei helfen, Projektanforderungen zu erfüllen, Projektergebnisse zu planen und in Rekordzeit loszulegen.

Das richtige Tool für Projektplan-Vorlagen finden

Die Qualität des Tools, das Sie zur Erstellung Ihrer Projektplan-Vorlage verwenden, ist ebenso wichtig, wenn nicht sogar noch wichtiger, als die Qualität der Projektplan-Vorlage selbst. Es gibt eine Vielzahl von Projektmanagement-Tools, die Teams bei der Projektplanung helfen sollen, aber nicht alle Tools sind gleichwertig.

Natürlich sollten Sie sich für ein Tool entscheiden, das kostenlose und einfache Projektvorlagen bietet. Doch das sollte nicht das Einzige auf Ihrer Wunschliste sein. Damit ein Projektvorlagen-Tool alle Ihre Anforderungen erfüllen kann, suchen Sie am besten nach einem Tool, das flexibel genug ist, damit Ihr Team komplexe Projekte auch vom ersten Ergebnis bis zum endgültigen Projektziel planen kann.

Wir denken, dass Sie mit Asana bereits hervorragend beginnen können. Asana ist ein Work Management Tool, bei dem Ihr Team neben Projekten auch Teamprozesse koordinieren kann. Arbeitsmanagement-Plattformen helfen Ihrem Team bei der Durchführung einzelner Projekte, aber sie helfen Ihnen auch, wiederholbare Prozesse und zuverlässige Systeme zu erstellen. Und diese kann Ihr Team dann nicht nur für ein Projekt, sondern für alle Projekte nutzen.

11 kostenlose und einfache Projektplan-Vorlagen

Wenn Sie kein professioneller Projektmanager sind und noch nicht so recht wissen, wo Sie anfangen sollen, sind Sie hier genau richtig. Im Folgenden finden Sie 11 Projektplan-Vorlagen, die Ihnen helfen, Ihr nächstes Projekt im Handumdrehen auf die Beine zu stellen.

1. Einfache Projektplan-Vorlage

Kein Projekt gleicht dem anderen, aber alle Projektpläne haben einige grundlegende Gemeinsamkeiten. Klare Ziele, Ergebnisse und Zeitleisten geben Ihrem Projektplan eine Struktur und machen ihn zu einem Projektstrukturplan.

Sie helfen Ihnen außerdem, Ihr großes, überwältigendes Projekt in kleinere, umsetzbare Schritte zu zerlegen. Danach stellen Sie Ihr Projektteam zusammen – das sind die Personen, die Ihnen bei der Durchführung des Projekts helfen. Dabei definieren Sie eindeutig, welche Rolle jeder einzelne übernimmt.

Wenn Sie immer noch nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, probieren Sie unsere einfache Projektplan-Vorlage aus. Damit können Sie Ihre komplette To-do-Liste in terminierte Aufgaben und Meilensteine umwandeln und gleichzeitig die Prioritätsstufen und den Aufgabenstatus für alle sichtbar machen.

2. Projektplan-Vorlage für Produktmarketing

Produktmarketing-Manager jonglieren mit vielen Herausforderungen: Sie betreiben Marktforschung, um die Produktstrategie zu bestimmen, formulieren Werbebotschaften und Produktpositionierungen und bringen neue Produkte auf den Markt. Häufig sind sie zudem de facto Projektmanager einer Produkteinführung und koordinieren die Produkt-, Marketing- und Kreativteams, damit das neue Produkt an den Markt gehen kann und sämtliche Marketingmaterialien für die Markteinführung rechtzeitig fertig sind.

Anstatt das Rad für jede geplante Einführung neu zu erfinden, können Sie für Ihren Plan unsere Marketingvorlage für Produkteinführungen verwenden. Sie beinhaltet solche Arbeitsschritte wie das Definieren von Einführungszielen und einer Vertriebsstrategie. Mit dieser Vorlage ist sichergestellt, dass wesentliche Bestandteile der Produkteinführung nicht übersehen werden.

3. Projektplan-Vorlage für Inhaltskalender

Die Verwaltung eines Content-Kalenders ist ein fortlaufendes Projekt, bei dem Sie die Übersicht über viele flexible Komponenten behalten müssen, angefangen bei der Aufgabenzuweisung an Autoren bis hin zur Erstellung visueller Materialien und der Koordination von Korrekturen und Lektoraten. Alle erstellten Inhalte sind wie eigene Mini-Projekte mit klar definierten Arbeitsschritten, die Sie übrigens auch fabelhaft mithilfe von Gantt-Diagrammen darstellen können.

Mit unserer Vorlage für Content-Kalender behalten Sie den Überblick über alle Erstellungsprozesse. Mit dieser Vorlage können Sie alle Inhalte, die Sie verfassen, bearbeiten und veröffentlichen, an einem Ort verwalten – von der Idee bis zur Fertigstellung.

4. Projektplan-Vorlage für eine Marketingkampagne

Planung und Durchführung sind das Fundament einer großartigen Marketingkampagne. Aber wenn Sie zum ersten Mal eine Kampagne leiten, kann es einen ganz schön überfordern, an alle Details zu denken, die erledigt werden müssen. Welche Inhalte müssen erstellt werden? Wer wird sie erstellen? Und haben Sie auch bloß nichts übersehen?

In unserer Vorlage für eine Marketingkampagne können Sie den gesamten Kampagnenplan abbilden und die tägliche Durchführung mit Ihrem Team verwalten. Benutzen Sie diese Vorlage zum Nachverfolgen von Dokumenten und Ergebnissen, zur Planung und Umsetzung Ihrer Marketingstrategie und vielem mehr.

5. Projektplan-Vorlage zur Verwaltung von Agenturen

Für die meisten Projekte werden Sie wahrscheinlich ein Team aus internen Mitarbeitern zusammenstellen. In einigen Fällen müssen Sie jedoch eine Marketing- oder Kreativagentur beauftragen, um Ihr Projekt durchzuführen. Ob Werbekampagne, Neugestaltung einer Marke oder Marktforschung – eine erfolgreiche Partnerschaft beginnt mit einem klaren Plan und einer präzise abgestimmten Vorgehensweise. Dies kann schnell zu einer Herausforderung werden, wenn Sie hauptsächlich über E-Mails oder wöchentliche Telefonkonferenzen kommunizieren.

Zum Glück haben wir eine Projektvorlage für die Verwaltung Ihres nächsten Projektes mit einer externen Agentur parat. Benutzen Sie diese Vorlage, um Ihre Kreativ-Briefings zu entwerfen und Arbeitsergebnisse, laufende Aufgaben, Prioritäten und Budgets an einem Ort zu erfassen. Somit können Sie sich voll und ganz auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit konzentrieren.

6. Projektplan-Vorlage für Nutzerforschung

Nutzerforschung ist ein wichtiger Bestandteil des gesamten Produktentwicklungszyklus. In dieser Phase lernen Produktmanager und User-Experience-Forscher die Bedürfnisse und Ziele ihrer Kunden kennen und gewinnen so Erkenntnisse, die völlig neue Produktmöglichkeiten eröffnen.

Die Projektleitung eines Forschungsprojektes ist keine leichte Aufgabe. Von der Auswahl der Forschungsteilnehmer und der Datenerhebung über die Analyse dieser Daten bis hin zur Generierung von Empfehlungen gibt es viel zu planen und zu verwalten. Unsere Vorlage zur Nutzerforschung vereinfacht die gemeinsame Definition von Forschungszielen und Fragen im Team und sorgt für eine optimale Erfassung Ihrer Erkenntnisse. Auf diese Weise gehen die Früchte Ihrer Arbeit nicht in einem Dokument oder einer MicrosoftExcel-Tabelle unter.

7. Sprintplanungsvorlage

Die Sprintplanung hilft agilen Projekt- und Entwicklerteams bei der Priorisierung der Arbeit und bei der Entscheidung, wer gerade die Kapazität hat, bestimmte Projekte zu übernehmen. Die Sprintplanung ist zusammen mit täglichen Standup-Meetings und Sprint-Retrospektiven Teil des Scrum-Modells.

Ihr Team ist beschäftigt und Sie sollten keine Sprint-Planungsvorlage verwenden, die schwer zu organisieren oder zu navigieren ist, wie es etwa ein Projektplan sein kann, der anhand einer MicrosoftExcel-Vorlage erstellt wurde. Gleichzeitig benötigen Sie Zugang zu einer Vielzahl von Projektdaten, einschließlich Details über das Produkt, darüber, wer gerade woran arbeitet, welchen Status die Arbeit hat, welche Prioritätsstufe sie hat und wann die Arbeit fällig ist. Mit unserer Sprint-Planungsvorlage haben Sie ein Grundgerüst, um all diese Arbeiten zu erledigen. Gleichzeitig spart Ihr Team Zeit, kommt schneller voran und kann häufiger Ergebnisse bereitstellen.

8. Projektplan-Vorlage für Tagesordnungen von Vorstandssitzungen

Für Ihren Vorstand ist es von entscheidender Bedeutung, ein produktives Meeting zu haben, doch die Planung dafür erfordert einiges an Arbeit. Ihr Vorstand benötigt also eine einfache Möglichkeit, wichtige Informationen für bevorstehende und zukünftige Meetings zu planen, auszutauschen und zu speichern, ohne zusätzliche Zeit für die Koordination per E-Mail oder die Suche nach Informationen in MicrosoftExcel-Tabellen zu verschwenden.

Planen Sie Meetings stattdessen mit unserer Vorlage auf effektive und mühelose Weise. Unsere Vorlage für die Tagesordnung von Vorstandssitzungen ist der ideale Ort, um Ihre Tagesordnung im Voraus bekannt zu geben, Aktionspunkte während der Sitzung zu erfassen und wichtige Unterlagen wie Protokolle vergangener Sitzungen oder Referenzdokumente aufzubewahren.

9. Projektplan-Vorlage für Arbeitsanfragen

Arbeitsanfragen können schnell außer Kontrolle geraten, wenn sie auf verschiedenen Wegen und in unterschiedlichen Formaten eingereicht werden. Um sicherzustellen, dass keine Anträge mehr verloren gehen, benötigen Sie eine zentrale Stelle zur Verfolgung und Verwaltung von Anträgen. Und um den Arbeitsablauf auch für Ihr Team zu vereinfachen, benötigen Sie einen Erfassungsprozess, der garantiert, dass Sie bei jeder Anfrage die gleichen Informationen erhalten.

Einfach gesagt: Sie benötigen eine Vorlage für Arbeitsanfragen. Unabhängig davon, ob Sie eingehende Kreativaufträge, Arbeitsaufträge oder IT-Anfragen erhalten, ist es von entscheidender Bedeutung, eine zentrale Informationsquelle über diese Anfragen zu haben. Kombinieren Sie dann unsere Vorlage für Arbeitsanfragen mit Formularen, um zu gewährleisten, dass Sie alle wichtigen Details direkt bei der Übermittlung der Anfrage erhalten.

10. Vertriebsplan-Vorlage

Ihr Vertriebsplan sollte kein Dokument sein, das Sie zu Beginn eines Vertriebszyklus erstellen und dann beiseite legen. Damit Ihre Vertriebsteams eine solide Grundlage erarbeiten und aufrechterhalten können, benötigen sie Zugang zu einem fertigen, systematischen Projektstrukturplan für den Vertrieb.

Mit einer effektiven Vertriebsplan-Vorlage haben Sie eine einfache, zentralisierte Möglichkeit, die Ziele Ihrer Vertriebsteams, die Zielgruppe, die Umsatzziele, Strategien und Hindernisse, die sich Ihnen in den Weg stellen könnten, aufzuzeichnen. Probieren Sie unsere Vertriebsplanvorlage aus, um eine geeignete Struktur zur Vorbereitung jedes einzelnen Bestandteils Ihres Vertriebsplans zu erhalten.

11. Checkliste zur Einstellung neuer Mitarbeiter

Manager investieren so viel Zeit und Mühe in die Suche nach dem besten Bewerber, dass die Einführungsvorbereitung manchmal auf der Strecke bleibt. Aber um sicherzustellen, dass jeder neue Mitarbeiter nur die besten Erfahrungen macht, sollten Sie den Einführungsprozess standardisieren und jeden dafür zuständigen Manager mit allen notwendigen Tools ausstatten.

Eine Checkliste für Neueinstellungen ist ein standardisierter Prozess für alle Manager. Ihre Checkliste sollte alle durchzuführenden Basismaßnahmen enthalten, einschließlich der Begrüßungs-E-Mails, 1:1-Teamtreffen, Einrichtungsanforderungen Ihrer IT-Abteilung und mehr. Obwohl jede Abteilung leicht unterschiedliche Vorgehensweisen und Schulungsanforderungen hat, wird die Standardisierung der allgemeinen Einführung mit unserer Vorlage für Checklisten zur Einführung neuer Mitarbeiter jeden Manager und jedes neue Teammitglied auf Erfolgskurs bringen.

So erstellen Sie individuelle Projektplan-Vorlagen

Es kann Fälle geben, in denen Ihr Team bestimmte Arbeitsabläufe hat, die Sie in einer Projektplan-Vorlage erfassen möchten. Dazu möchten Sie vielleicht in der Lage sein, bereits abgeschlossene Projekte in Vorlagen umzuwandeln und dabei einige Details wie Projektaufgaben, wichtige Meilensteine und Projektphasen beizubehalten. Sobald Sie über einen guten Projektplan verfügen, besteht der nächste Schritt darin, diesen in eine Vorlage umzuwandeln, die Sie in Zukunft immer wieder verwenden können.

Mit einer Projektmanagement-Software wie Asana können Sie jedes zuvor erstellte Projekt in eine Vorlage umwandeln und anhand dieser Ihren Projektplan erstellen. Dann brauchen Sie nur noch das Start- und Enddatum des Projekts zu wählen, und Sie können mit einem soliden, individuell erstellten Projektplan loslegen.

Bessere Projektplan-Vorlagen = bessere Projektplanung

Der Start eines neuen Projektes kann stressig sein, besonders wenn Sie für die Planung und Leitung dieses Projektes verantwortlich sind.

Unabhängig davon, welche Art von Projekt Sie leiten und ob Sie eine Projektplan-Vorlage für die Erstellung einer Website, Produkteinführungen, Marketingkampagnen oder auch etwas ganz anderes brauchen: Vorlagen bieten Ihnen eine Ausgangsbasis, damit Sie nicht bei Null beginnen müssen. Mit einer Projektmanagement-Software wie Asana hat Ihr Projekt die besten Chancen, reibungslos zu verlaufen.

Sind Sie bereit, Ihr nächstes Projekt zu planen? Versuchen Sie es mit einer Projektplan-Vorlage von Asana.