A Air France KLM mantém as operações funcionando sem problemas em todo o mundo utilizando Asana.

Quando houve a fusão entre a Air France e a KLM em 2004, elas se tornaram a maior companhia aérea da Europa. Apesar das duas companhias aéreas terem mantido fortes suas identidades de marca nacionais, agora franceses e holandeses abrigam algumas de suas operações sob o mesmo teto.

“Um dos frutos do casamento entre as duas companhias aéreas foi a criação de um centro de serviços financeiros conjunto, que serve como um centro de contabilidade para ambas as companhias aéreas”, diz Tamas Kadar, gestor de desenvolvimento de negócios da Air France KLM FSSC. O centro conjunto de serviços financeiros está localizado em Budapeste e conta com 200 pessoas. “A organização Air France KLM inteira se esforça para ser mais eficiente e produtiva”, explica Tamas. “Ter nosso centro de serviços em Budapeste nos permite fazer uso de várias vantagens competitivas: localização, infraestrutura, pessoal e economia”, diz ele. Budapeste foi escolhida porque está geograficamente perto de Amsterdã e no mesmo fuso horário. E também é um ótimo lugar para recrutar uma força de trabalho multilíngue altamente qualificada. Isso significa que eles podem aproveitar as economias de escala e tornar as operações mais eficientes e menos dispendiosas do que administrar uma série de centros financeiros espalhados por diferentes cidades.

A maior e mais abrangente expansão de pessoal e de carga de trabalho do escritório de Budapeste aconteceu com a migração das operações contábeis da Air France. Primeiro com a mudança na administração de vendas, novos sistemas de contabilidade e de receita, e depois com a migração das atividades contábeis de aproximadamente 150 países. Além de executar as operações financeiras, o escritório de Budapeste também fornece cálculo de reembolso de aproximadamente 250 mil solicitações de ressarcimento e detecção de fraudes.

Em sua função, Tamas gere a equipe de desenvolvimento de negócios, que desenvolve aplicativos para melhorar a eficiência tanto no processo de contabilidade como em outras operações de negócios. Além disso, ele também assume atividades de outras equipes globais. Por exemplo, a equipe dele supervisiona a melhoria contínua do Sistema de Processamento de Reembolso da KLM.

Uma equipe pequena de grande impacto

Manter tudo funcionando sem problemas ao mesmo tempo que movia ambas as companhias aéreas para as mesmas plataformas não foi pouca coisa. Ainda mais incrível: considere que a equipe de desenvolvimento de negócios tem apenas seis pessoas, incluindo Tamas. A equipe está localizada em Budapeste, mas seu trabalho pode afetar um quadro de funcionários de mais de 84.000 pessoas em toda a companhia e 500 pessoas trabalhando especificamente em finanças e contabilidade em todo o mundo.

Servir uma força de trabalho tão grande exige muita colaboração: a equipe de desenvolvimento de negócios trabalha em sinergia com a equipe de inovação e com a equipe de suporte a aplicativos, que estão em Budapeste e em Paris/Amsterdã. Pela natureza do próprio trabalho, eles precisam se coordenar entre várias equipes, em locais e de áreas profissionais diferentes. Eles estavam procurando por um sistema confiável que os ajudasse a gerir e a coordenar efetivamente todos os projetos, manter todos os envolvidos localizados em distintos lugares em sintonia, e dar a eles a capacidade de relatar rapidamente o progresso do trabalho. Eles também precisavam criar gráficos de Gantt com facilidade e integrá-los a outros aplicativos. Para Tamas e sua equipe na Air France KLM, esse sistema é Asana.

Desenvolvendo aplicativos de forma eficaz para melhorar a eficiência

Uma grande parte da responsabilidade da equipe de desenvolvimento de negócios é atender às necessidades dos funcionários por meio da tecnologia. Por exemplo, a equipe de Tamas implementou um aplicativo interno para funcionários para integrar e treinar novos colegas utilizando e-learning, simulações on-line e material de treinamento centralizado. Tudo foi feito individualmente e no local de trabalho de uma maneira não padronizada e os materiais foram espalhados pelo servidor do FSSC. Porém, agora, com o aplicativo, os funcionários podem ser facilmente guiados por um aprendizado padrão para adquirir o conhecimento específico necessário para seu trabalho.

Embora o software para realizar tudo isso esteja pronto para ser usado, “o aplicativo precisa ser personalizado porque temos algumas necessidades muito específicas”, diz Tamas. A equipe trabalha com desenvolvedores no Reino Unido para personalizar o aplicativo.

As ideias de recursos e funcionalidade geralmente vêm das pessoas que mais usam o aplicativo, ou seja, dos funcionários. Quando eles têm alguma ideia para fazer uma alteração no aplicativo, eles podem enviar uma solicitação por meio de um formulário. “Isso se torna uma tarefa na Asana, onde podemos garantir que cada etapa seja monitorada, desde a definição, até a documentação e a especificação de uma nova funcionalidade, e, em seguida, na sua própria construção”, explica Tamas.

Eles também usam Asana para fazer a triagem dos pedidos que eles recebem por meio de vários canais: e-mail, discussões presenciais e outros. Usando a integração com Jotform, a equipe de Tamas pode rotear todas as solicitações recebidas para um projeto Asana e priorizá-las.

A Asana ajuda a Air France KLM FSSC a melhorar constantemente seus aplicativos e a experiência no geral, e em todas as etapas, desde a coleta de ideias para melhorias e construção de recursos até o teste e a correção de bugs. “A ferramenta torna a vida deles mais fácil, mais eficiente, mais barata e menos estressante”, diz Tamas, “e a Asana nos torna mais eficientes na entrega de melhorias nos aplicativos”.

Projetos de grande porte, simplificados

A equipe de Tamas também gere o que eles chamam de projetos de inovação, ou representa a FSSC em grandes projetos que afetam as operações centrais. As ideias para esses projetos geralmente provém da equipe de operações ou das sedes em Paris e Amsterdã. A equipe de desenvolvimento de negócios normalmente trabalha em até dez projetos distintos de inovação por vez.

Um ótimo exemplo disso foi quando a Air France KLM implementou uma nova solução de OCR para contas à pagar em escala global, automatizando o reconhecimento e roteamento de faturas.

Devido a uma perda de modelos durante uma atualização do sistema, a equipe ficou encarregada da migração de uma quantidade colossal de dados e testes rigorosos de usuário.

“Nosso primeiro pensamento foi gerir a migração em uma planilha, mas o documento teria sido muito complicado e não poderíamos trabalhar nele com colaboração em tempo real”, afirma Tamas. “Então, em vez disso, nós importamos as tarefas para Asana”, ele explica. Fazer isso não foi uma tarefa fácil: a conclusão do projeto exigiu mais de 11.000 tarefas atribuídas a 40 responsáveis.

Usar Asana para gerir um projeto tão amplo significou ter tudo organizado: as tarefas foram claramente distribuídas e atribuídas aos membros da equipe, e o progresso foi fácil de acompanhar. Bastava dar uma olhada rápida no painel da Asana para que a equipe soubesse se eles estavam progredindo ou se estavam atrasados por causa dos desafios.

Além de dar clareza e de possibilitar a colaboração em tempo real, “a equipe realmente amou usar a Asana porque foi fácil acompanhar o progresso e identificar os gargalos ou os problemas”, diz Tamas. Uma simples olhada nos painéis de controle era suficiente para saber se eles estavam perto de alcançar o objetivo, e “eles amavam as criaturas comemorativas como uma fonte extra de motivação”.

Além dos funcionários acompanharem o próprio progresso, Tamas pode exportar dados rapidamente da Asana para mostrar aos gestores o progresso feito pela equipe. Por exemplo, se ele precisar atualizar o chefe sobre como um projeto está indo, ele pode simplesmente exportar os dados da Asana para um arquivo CSV e criar uma tabela dinâmica a partir daí. “Eu posso mostrar ao meu chefe de forma fácil onde estamos e onde poderemos estar até o final do ano”, afiança ele.

Relatórios complexos cuidadosamente planejados

Para a Air France KLM FSSC, os dados são primordiais quando se trata de tomar decisões e executar operações. Coletar dados e gerir solicitações de relatórios são partes fundamentais do trabalho da equipe de desenvolvimento de negócios. “Em uma organização deste porte, os dados em tempo real e os relatórios de referência são muito importantes, para poder deslocar recursos para onde eles forem mais necessários ou para identificar áreas onde pode haver melhoria do processo”, diz Tamas. Os relatórios operacionais ajudam a gerência a tomar decisões com embasamento em mais informações, como, por exemplo, entender melhor uma lista de pendências. Eles podem usar relatórios para avaliar se a pendência é temporária devido a falta de pessoal, devido a férias de verão ou devido a um problema permanente decorrente do aumento da carga de trabalho.

Parte da função de Tamas é fornecer esses relatórios complexos para a alta gerência. Porém, para alcançar o nível de exigência dos relatórios, existem muitas fontes de dados que precisam ser consultadas e disponibilizadas para os gestores operacionais e para a alta gerência, para que relatórios mensais e anuais possam ser gerados. E os relatórios obtidos são complexos: cada relatório pode levar de dois a três meses para ser preparado. Com Asana, a equipe de Tamas monitora qual equipe solicitou relatórios, qual será a fonte de dados de cada relatório, as variáveis ​​para filtrar os dados e quantas pessoas estão envolvidas.

“Usamos os campos personalizados da Asana para nos ajudar a priorizar as solicitações de relatórios e para deixar bem claro quem está fazendo o quê para gerar esses relatórios”, diz Tamas. Com tarefas claramente atribuídas aos membros da equipe, todos podem planejar efetivamente suas cargas de trabalho e as datas de entrega dos relatórios. E com relatórios precisos nas mãos e em tempo hábil, a gerência pode, por sua vez, tomar decisões que afetarão toda a organização baseadas em dados.

Trabalhando com mais eficiência

Com Asana, a equipe de Tamas pode acompanhar seu trabalho completamente, ver o progresso e realizar mais em menos tempo, porque todos sabem o que precisa ser feito para alcançar os objetivos.

Tamas acredita que, se eles não tivessem usado Asana no projeto de migração contábil de 11.000 tarefas, “levaria pelo menos dois meses a mais para terminar”. Com Asana, eles conseguiram concluir o projeto de otimização de OCR em apenas três meses.

“Em termos de velocidade, realmente vemos que a Asana nos traz grandes ganhos de eficiência ao gerir um projeto”, diz Tamas. Com sua facilidade de uso, Asana se tornou parte indispensável do modo de trabalho da equipe de Tamas. “O uso é muito intuitivo e é fácil de aprender. A equipe pôde começar a usar imediatamente, sem a necessidade de um treinamento.” Um bônus para Tamas e sua equipe? O aplicativo para smartphone, que facilita a discussão de tarefas e projetos enquanto você toma um café nas áreas comuns.