ワークマネジメントツールの選択に役立つ完全ガイド

チームが仕事の照準を合わせ、効果的にコラボレーションし、目標を達成するのを支えるというのは大変なことです。ワークマネジメントチームを使用すれば、チーム間の仕事をコーディネートできるので、混乱した状況の中でも明確な情報を入手し、組織全体で関係者の足並みを揃えることができます。

しかし、選択肢はたくさんあるので、ツールに求めるべき機能を見極めるのは難しいかもしれません。このガイドを最後までお読みいただくと、ワークマネジメントツールにどのような機能があれば、チームは連携を保ち、期日を守り、目標を達成できるのか、ということが明確になると思います。

ワークマネジメントとは？

ワークマネジメントとは、プロジェクトや進行中のプロセス、ルーチンのタスクなど、チームのあらゆるワークフローを管理するシステマティックな手法で、チームが目標をすばやく達成するために必要な透明性を提供します。ワークマネジメントツールを使用すれば、組織のあらゆるレベルにいるメンバー全員が必要な情報を入手し、最も大切な仕事を達成することができます。

プロジェクトマネジメントソフトウェアについて聞いたことがあるという人や、使用したことがあるという人もいらっしゃるのではないでしょうか。プロジェクトマネジメントソフトウェアを使えば、1 つのプロジェクトや単発のイニシアチブを効果的に管理できる一方で、ワークマネジメントはそれを次のレベルへと引き上げます。ワークマネジメントツールを使用すると、チームはシステムを作成し、開始日や期日の決定していないプロセスも管理できると同時に、それらのイニシアチブをつなぐために必要な背景情報を提供できます。

ワークマネジメントのメリットとは？

仕事の進捗や現状を細かく把握しているチームは最高の成果を上げる態勢が整っていると言えるでしょう。最近の従業員は、勤務時間の 60% を専門性を要する仕事ではなく、ステータス会議やメールによる更新、重複する作業、データの手入力といった仕事のための仕事に費やしています。

ワークマネジメントを使用すると、リモートチームから分散チーム、オフィスで働くチームまで、メンバー全員の足並みを揃えることができます。誰がいつまでに何をするのかが明確になるだけでなく、チームが取り組むすべてのイニシアチブの関連性を俯瞰することもできます。

ワークマネジメントツールがチームに必要かどうかはどうすればわかりますか？

ワークマネジメントツールはどのチームにとってもメリットとなります。なぜなら、プロセスが明確になり、仕事がより綿密につながり、仕事のための仕事が減るからです。何よりも、ワークマネジメントツールは以下の点において効果を発揮します。

• 大局的な目標とその達成に必要なタスクを綿密に計画する

• 信頼できる唯一の情報源をチームや複数部門の関係者と共有する

• 仕事を遂行する同じツールの中でコミュニケーションを取り、意見交換を行う

• 手作業のタスクを自動化し、チームが重要な仕事に費やせる時間を増やす

• お気に入りの各ビジネスツールの間で仕事をシームレスにつなぐ

しかし、ワークマネジメントツールにはそれぞれ異なるメリットがあります。ワークマネジメントツールがもたらすメンバーのつながりや透明性がチームのメリットになると思われる場合は、以下に紹介する機能に注目して選んでください。

ワークマネジメントツールに欠かせない要素

1. 展開と導入が簡単

最も効果的なワークマネジメントツールはメンバー全員が使用するツールです。チームメンバー全員が信頼できる唯一の情報源から仕事の状況を確認できるからです。ワークマネジメントツールを探すときは、ボタンをクリックするだけで簡単に仕事を割り当て、明確な情報を得られるツールを選んでください。ツールに専用のユーザーガイドや動画のようなリソースがあればチームは簡単に始められます。

Asana は私たちにとって新しい試みでしたが、評価を済ませて展開するまでの期間はわずか 4 週間でした。まさにツールの直感性を物語っています”

2. チームのニーズに合わせてカスタマイズ可能であり柔軟に使用できる

ワークマネジメントツールはメンバー全員が使用できるものでなければいけません。個別のタスクの状況を詳しく確認し、フィードバックを提供し、細かい点について共通認識を持てる必要があるだけでなく、仕事のつながり、プロジェクト全体もしくは一連のプロジェクトの進捗、そしてその仕事を前進させる方法を確認できる必要があります。個人の協力者、チームマネージャー、および複数部門の関係者がそれぞれのニーズに合ったツールを必要とします。

それは画一的なアプローチでは駄目だということです。代わりに、ワークマネジメントツールは、異なるビューや機能を提供し、チームメンバー全員が必要な情報にアクセスできるものである必要があります。たとえば、以下のことが可能なツールが理想的です。

• 個人の協力者が詳細を確認し、依存関係を特定し、誰がいつまでに何をするのかを明確に把握できる。

• マネージャーがチームの余力と過労状況を判断し、ボトルネックを発見し、プロジェクトが順調か、遅れているか、または見直しが必要かどうかを簡単に理解できる。

• 経営上層部が現状を俯瞰でき、ステータス更新にすばやく目を通すことができ、関連するイニシアチブを絞り込める。

私たちが Asana を選んだ理由のひとつは、プロジェクトをボードとリストで表示できるからです。チームメンバーは好きなプロジェクト構成で仕事をできます”

3. 仕事の重複を減らすように構築されている

ワークマネジメントツールはプロジェクトとタスクを管理するためだけのものではありません。チームがプロセスを作成し、プロジェクトをコーディネートして、最も重要な仕事を処理できるようになっています。

しかし、仕事が重複するとこれがスムーズに行えなくなります。実際、一般的な従業員は毎週 4.5 時間もの時間を他の誰かがすでに行った仕事に費やしています。ワークマネジメントツールは仕事の重複を削減する機能を提供すべきです。たとえば、以下の機能を使用できるツールを探しましょう。

• 既成のカスタムテンプレート。プロジェクトをよりスピーディに始動させ、独自のプロセスを再利用可能なテンプレートに変換できます。

• ルール。手作業を自動化し、ボトルネックの削減につながるミスのないプロセスを作成できる。

• 受領フォーム。リクエストの受領プロセスを標準化し、プロジェクトやタスクを容易に開始するのに必要なすべての情報を取り入れることができる。

メール経由のリクエストを廃止し Asana でより効果的なコラボレーションを実現したことで毎月 60 時間を節約することができています。煩雑な業務を管理する代わりにその時間を戦略に費やしています”

4. 内部構造を考慮して構築されている

ワークマネジメントツールが効果を発揮するには、プロジェクトマネジメントシステム以上の機能が必要です。独立したプロジェクトをコーディネートし、各プロジェクトを単発のものとして処理するだけのツールが必要なのではありません。

プロセスを構築し、部門をまたいで仕事をするには、ワークマネジメントツールに最も小さな仕事から組織レベルのイニシアチブにいたるすべての仕事をつなぐ明確な構造がなくてはなりません。たとえば、Asana の場合、個別の仕事はタスクとして扱われ、それぞれに担当者と期日が割り当てられます。タスクは、大きなイニシアチブ (製品リリースなど) や進行中のプロセス (ブログのスケジュールなど) を含むプロジェクトに属します。そして、たとえば、マーケティングチームのすべての取り組みや、2020 年に完了予定のすべてのプロジェクトを取り込むために、プロジェクトのポートフォリオを作成できます。

内部構造はワークマネジメントツールにおいて「あると嬉しい」という程度のものではありません。「仕事の解剖学」インデックスによると、自分の仕事が組織の目標にどうつながっているのかを明確に把握している従業員は、仕事に対するモチベーションが 2 倍も高いことがわかっています。

すべてのプロジェクトのマイルストーンを俯瞰でき、全体のつながりを把握できるので非常に便利です”

5. お気に入りのビジネスツールと連携できる

一般的な従業員は 1 日に 10 個のツールを使用します。アプリを切り替える作業は疲れるだけでなく、情報が散らばり、見つけにくくなることを意味します。チームは仕事を成功させるのに必要な情報や背景情報を求めて 10 個の違うツールの中を探すというようなことはしなくてもよいはずです。

お気に入りのビジネスツールと連携するワークマネジメントツールを見つければ、すべての仕事を 1 か所でコーディネートできます。

Asana にない情報は、私が知る必要のある情報ではありません。私たちの仕事には同時進行で進む要素が多くありますが、Asana のおかげで見落としは一切ありません”

6. 安全で信頼できる

選択するワークマネジメントツールにはデータのプライバシーを保護するセキュリティ対策が講じられていることを確認しましょう。信頼とセキュリティのページを読み、該当するデータが適切にバックアップされることを確認してください。ワークマネジメントツールは、プライバシーを保護するだけでなく、チームが使用できるサードパーティのアプリケーションを定義する機能など、ユーザーおよびオブジェクトレベルのアクセス権限を制御するツールも提供するべきだと言えます。

Asana は、チームがそれぞれの役割をしっかりと理解した状態でコラボレーションを行い、コミュニケーションを取り、情報を共有できる場となるので、プロジェクトのパフォーマンスが向上します”

ワークマネジメントツールを試す準備はできましたか？

ワークマネジメントツールには 7 つ目の必須機能があります。それは、自分で試しに使うことができるということです。

作業を明確にして、どこからでもチームをコーディネートしましょう。今すぐ Asana を無料でお試しください。