Vorhaben überwachen und Ressourcen verwalten

Projektmanager und Führungskräfte benötigen einfachen Zugriff auf Projektstatus-Updates und die Personalbelegung von Teams, um sicherzustellen, dass die Arbeit nach Plan verläuft, und um fundierte Planungsentscheidungen zu treffen. Sie können sich auf Echtzeit-Portfolios und Workload-Daten verlassen, um proaktiv über Projekte und das Arbeitspensum an einem Ort zu berichten.

Was sind Portfolios und Workload?

Portfolios sind der beste Weg, um den Projektfortschritt von Initiativen an einem Ort zu überwachen. Sie bieten eine einfache Möglichkeit, die Projekte, auf die Sie am häufigsten zugreifen, zu archivieren und zu organisieren. Außerdem können Sie nach Projektinhaber, Frist, Status, Priorität und mehr sortieren.

Portfolios sind der beste Weg, um alle Projekte für ein bestimmtes Vorhaben oder ein bestimmtes Team an einem Ort zu verfolgen.

Workload ist die Asana-Funktion zur Verwaltung von Ressourcen und bietet, anhand von Arbeitsvorgängen, die bereits in Asana zugewiesen wurden, einen Überblick über das Team-Arbeitspensum – in einer einzigen Ansicht. Das Zusammentragen von Daten ist dabei nicht nötig. Workload hilft Ihnen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, um für eine ausgewogene Arbeitslast und effiziente Zeitpläne zu sorgen, und um Prioritäten auf Kurs zu halten.

SCREENSHOT von Arbeitsvorgängen, die unter verschiedenen Verantwortlichen aufgeteilt werden

Portfolios und Workload arbeiten gut zusammen. Sobald Sie ein Portfolio mit den benötigten Projekten erstellt haben, sehen Sie unter Workload eine Visualisierung des Arbeitspensums, das auf Daten aus diesen Projekten basiert. Wenn Sie beispielsweise ein Portfolio von Produkteinführungen haben, können Sie mit Workload sicherstellen, dass Produktmanager nicht überlastet sind und dass der Startzeitpunkt im Sinne einer ausgewogenen Arbeitslast angemessen ist.

Aufgaben sind nicht alle gleich. Richten Sie die Aufwandsfunktion für alle Projekte in Ihrem Portfolio ein. Auf diese Weise können Sie die Stunden oder den Aufwand für jede Aufgabe genauer einschätzen. Andernfalls verwendet Workload standardmäßig die Aufgabenanzahl.

Warum Portfolios erstellen und gemeinsam mit Workload nutzen?

Projektmanager und Führungskräfte sind dafür verantwortlich, dass Vorhaben nach Plan verlaufen, ihre Teams zufrieden und produktiv sind und dass die Einstellung von neuen Mitarbeitern von ihnen im Voraus geplant wird. Um die nötigen Informationen für diese Entscheidungen zu erhalten, greifen sie oft auf zeitaufwändige oder manuelle Methoden zurück. Sie müssen bei anderen nachfragen, Tabellen durchlesen oder weitere Meetings abhalten.

Das ist alles nicht nötig, wenn sie den Projektfortschritt mit Portfolios überwachen und Ressourcen mit Workload verwalten – unter Verwendung von Daten, die bereits in Asana vorhanden sind. Alles befindet sich an einem Ort und wird in Echtzeit aktualisiert, während die Arbeit voranschreitet.

Welche Beispiele für Portfolios gibt es?

Portfolios sind ideal für Projektmanager und Teamleiter, aber jeder kann sie auf vielfältige Weise nutzen. Hier sind einige Beispiele, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

Jobrolle Können Portfolios dafür nutzen Können Workload dafür nutzen
Produktmanager Produkteinführungen nachverfolgen Das Arbeitspensum des Produktmanagers oder die Verfügbarkeit von Entwicklern für jeden Produktstart beurteilen
Manager Top-Projekte zum Erreichen von Unternehmens-OKRs überwachen Projekte einsehen, für die Abteilungsleiter verantwortlich sind
Manager und Agile Scrum Master Sprintarbeit verfolgen Agile Punktevergabe, Ausgleich des Arbeitspensums
Eventplaner Mehrere Events managen Sicherstellen, dass die Arbeit von Teammitgliedern nach Plan verläuft, um die wichtigsten Event-Termine einzuhalten
Kreativleiter und Ersteller kreativer Inhalte Aktive Designprojekte verfolgen Ein ausgewogenes Arbeitspensum zwischen Designern sicherstellen
Kampagnenmanager Aktive Kampagnen verfolgen Das Team-Arbeitspensum für alle Kampagnenvorgänge verwalten
Kundenerfolgsmanager Aktive Kundenkonten oder alle aktive Projekte per Kunde verfolgen Kundenzufriedenheit im Blick behalten
IT-Manager Alle aktiven Softwarebereitstellungen oder -maßnahmen verfolgen Sicherstellen, dass stets ein IT-Projektleiter zuständig ist

Möchten Sie eine Vorlage für eines der genannten Projekte verwenden? Schauen Sie sich unsere Vorlagengalerie an, um mit ein paar Klicks loszulegen.

Tipps für das Management von Projekten und Ressourcen mit Portfolios & Workload

Es gibt unzählige Arten von Projekten, die Sie in einem Portfolio verfolgen können. Hier sind einige Tipps zur optimalen Nutzung:

  • Scheint die Projekt-Statusaktualisierung veraltet zu sein? Klicken Sie auf den Button Statusaktualisierung anfordern. Dadurch wird dem Inhaber eine Aufgabe für die Aktualisierung des Projektstatus zugewiesen.
  • Sieht ein Teamkollege überlastet aus? Sie können Aufgaben per Drag & Drop verschieben, um sie neu zuzuweisen oder neu einzuplanen. Sie können eine Aufgabe auch vorher kommentieren, um sich mit der verantwortlichen Person abzustimmen. Richten Sie die Aufwandsfunktion für alle Projekte in Ihrem Portfolio ein. Auf diese Weise können Sie die Stunden oder den Aufwand für jede Aufgabe genauer einschätzen.
  • Informieren Sie sich über Details, die Sie unter Verwendung der Sortierfunktion betrachten müssen. Sortieren Sie Ihr Portfolio nach benutzerdefinierten Feldern, um sicherzustellen, dass Prioritäten nach Plan verlaufen, oder gruppieren Sie ähnliche Projekte. Die Workload-Ansicht ist automatisch nach Verantwortlichen sortiert.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste unter Kürzlich zugewiesen.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N am Ende eines Aufgabentitels ein, um diesen in einen Abschnitt umzuwandeln.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.