Überwachen Sie Ihre Vorhaben mit Portfolios an einem Ort

Personen, die mehrere Projekte verwalten, oder Führungskräfte, verbringen viel Zeit damit, den Status von Projekten zu verfolgen, um sicherzustellen, dass Pläne und Ziele auf Kurs sind. Das bedeutet in der Regel, dass Aktualisierungen von verschiedenen Teammitgliedern eingeholt werden oder viel Zeit mit der manuellen Aktualisierung von Projektplänen verbracht wird. Mit Portfolios können sie sich nun darauf verlassen, dass Projekte proaktiv überwacht werden und der Fortschritt in Echtzeit an einem Ort verfolgt wird.

Was sind Portfolios?

Portfolios sind der beste Weg, um alle Projekte für ein bestimmtes Vorhaben oder ein bestimmtes Team an einem Ort zu verfolgen. Sie bilden eine einfache Möglichkeit, die am häufigsten verwendeten Projekte zu ordnen, zu verwalten und sie nach Projektinhaber, Fälligkeitsdatum, Status, Priorität und mehr zu sortieren.

Portfolios sind der beste Weg, um alle Projekte für ein bestimmtes Vorhaben oder ein bestimmtes Team an einem Ort zu verfolgen.

Warum Portfolios erstellen und nutzen?

Jeder, der viele Projekte leitet oder in vielen Projekten arbeitet, weiß, wie schwer es ist, den Überblick über den aktuellen Stand der Projekte und gefährdete Arbeiten zu behalten und alle Beteiligte im gesamten Unternehmen auf dem Laufenden zu halten. Dies könnte manuell in Tabellen geschehen, die schnell veraltet sind. Andere Mitarbeiter, die Projektmanagementsoftware verwenden, haben vielleicht einen besseren Einblick in die Arbeit. Allerdings haben nur sie Zugriff auf diese Informationen und diese sind auch nicht mit den Dateien verbunden, an denen gearbeitet wird. Außerdem erfordert die Software eine Menge technischer Schulungen, um sie anzuwenden.

Für Einzelpersonen, die in vielen Projekten arbeiten, kann es schwierig sein, den Überblick über jeden Projektplan zu behalten. Mit Portfolios können Projekte gruppiert werden und sind so leichter zu finden.

Führungskräfte, die den Fortschritt von Projekten mit höchster Priorität oder die Hauptprojekte, die zu den wichtigsten Zielen beitragen, überwachen möchten, können auch Portfolios erstellen. Dadurch erhalten sie einen schnellen Überblick – ohne separate Meetings einzuberufen oder darauf zu warten, dass andere Manager ihnen Bericht erstatten.

Wie ein Portfolio erstellt wird

Die Erstellung eines Portfolios ist einfach:

  1. Öffnen Sie die Seitenleiste und klicken Sie oben auf Portfolios.
  2. Klicken Sie auf die Kachel Neues Portfolio, benennen Sie Ihr Portfolio und erstellen Sie es dann.
  3. Klicken Sie auf den Button Projekt hinzufügen und geben Sie die Namen der Projekte ein, die Sie hinzufügen möchten.
  4. Teilen Sie ein beliebiges Portfolio, indem Sie seine URL kopieren.

Welche Beispiele für Portfolios gibt es?

Obwohl Portfolios ideal für Projektmanager und Portfolio-Leiter sind, können sie von jedem auf vielfältige Weise genutzt werden. Hier sind einige Beispiele, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern:

Rolle Portfolios verwenden, um Folgendes nachzuverfolgen:
Produktmanager Produkteinführungen
Manager Top-Projekte zur Erreichung von OKRs des Unternehmens
Eventplaner Veranstaltungen in diesem Quartal
Manager Alle Ihre Projekte für Einzelgespräche
Kampagnenmanager und Kreativdirektoren Aktive Kampagnen
Personalmanager Alle Neueinstellungen und Einführungen neuer Mitarbeiter in einem Monat/Quartal
Kundenerfolgsmanager Aktive Kundenkonten oder alle Projekte, die sich auf einen bestimmten Kunden beziehen
IT-Manager Alle aktiven Softwarebereitstellungen oder -maßnahmen
Büroleiter Eröffnung neuer Büros

Möchten Sie die Vorlage für einen der oben genannten Anwendungsfälle nutzen? Schauen Sie sich unsere Vorlagengalerie an, um mit jedem Projekt in wenigen Klicks loszulegen.

Tipps für die Verwaltung der Arbeit mit Portfolios

Die Möglichkeiten der Verfolgung von Projekten in einem Portfolio sind endlos. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, sie optimal zu nutzen:

  • Veraltete Projektstatus-Aktualisierung? Fragen Sie den Projektinhaber nach einer Statusaktualisierung, indem Sie auf das Projekt und dann auf Aktualisierung anfordern klicken. Der Projektinhaber erhält nun eine Aufgabe, um den Status des Projekts zu aktualisieren.
  • Sortieren Sie Ihr Portfolio nach anderen benutzerdefinierten Feldern. Wir haben ein Prioritätsfeld integriert, aber Sie können auch andere benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um Ihr Portfolio bespielsweise nach den Zielen, zu denen sie beitragen, oder nach den Kosten zu sortieren.
  • Möchten Sie Ihr Portfolio nach Projektinhaber, Fälligkeitsdatum, Status oder Projektnamen organisieren? Sortieren Sie Ihr Portfolio nach anderen Feldern, indem Sie auf das Filtersymbol in der oberen rechten Ecke klicken und Ihre Kriterien auswählen.
  • Wenn Asana noch nicht von Ihrem gesamten Unternehmen verwendet wird, können Sie wöchentliche Portfolio-Zusammenfassungen per E-Mail erstellen, um sie an Personen ohne Konto weiterzuleiten.

Portfolios sind einfach zu erstellen und machen es jedem leicht, mehrere Projekte gleichzeitig zu organisieren und zu überwachen.

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Asana Kurse

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Aufgaben

Aufgaben Lessons

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Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.