Organisieren Sie ein Asana-Kickoff-Meeting

Nun, da Sie und einige Ihrer Kollegen Asana nutzen und die Vorteile der gemeinsamen Verfolgung Ihrer Arbeit kennengelernt haben, ist es vielleicht an der Zeit, Asana Ihrem gesamten Team vorzustellen. Sie haben bereits die Grundlage für ein Kickoff-Meeting geschaffen, das Sie nun durchführen können, um den Rest Ihres Teams von Asana zu überzeugen.

Asana-Kickoff-Meeting

Wenn Sie bereit sind, all Ihre Kollegen an Bord zu holen, empfehlen wir Ihnen, eine Teambesprechung zu organisieren, um zu klären, wie alle von Asana profitieren können. So kann jeder mit dem gleichen Grundwissen loslegen.

1. Erstellen Sie ein Projekt für die Tagesordnung des Asana-Kickoff-Meetings

Wir empfehlen, folgende Schritte zum Projekt der Tagesordnung hinzuzufügen (nachfolgend erfahren Sie mehr Details zu den verschiedenen Optionen):

  • Erläutern Sie „Warum Asana? ”
  • Asana-Funktionen vorstellen
  • Zeigen Sie Ihre Lieblingsfunktionen
  • Teilen Sie mit anderen, wie Sie Asana verwenden
  • Stellen Sie Ressourcen zur Verfügung
  • Legen Sie Ihren Zeitplan und die nächsten Schritte fest

Sie können die obige Liste kopieren und in ein neues Asana-Projekt einfügen, um jeden Punkt als neue Aufgabe zu erstellen!

2. Erläutern Sie „Warum Asana”

Bevor Sie das Meeting abhalten, empfehlen wir Ihnen, sich die Zeit zu nehmen, um über die Problempunkte und Herausforderungen Ihres Teams nachzudenken und zu überlegen, inwiefern Asana Ihnen bei der Lösung weiterhelfen kann. Zudem sollten Sie sich im Klaren darüber sein, was Ihr Hauptziel für die Verwendung von Asana ist. Sie können auch Ihrem Team diese Fragen stellen, damit Sie die Lösung und Ziele gemeinsam erarbeiten können.

Erklären Sie die Vorteile von Asana:

  1. Erhalten Sie Klarheit darüber, wer was bis wann erledigt.
  2. Verbringen Sie mehr Zeit damit, Arbeit zu erledigen, statt zusätzliche Arbeit darum herum zu schaffen.
  3. Erkennen Sie, wie sich Ihre Arbeit auf die grundlegenden Ziele auswirkt und was Sie beisteuern.

Sie möchten sicher auch erklären, inwiefern Asana mit den anderen Tools zusammenarbeitet, die Sie verwenden, wie E-Mail, Filesharing-Tools oder Gruppenchat-Programme. Außerdem kann es hilfreich sein, einige praktische Beispiele aus Ihrem Arbeitsalltag zu nennen, wann Sie Asana, an Stelle eines anderen Tools, verwenden würden und umgekehrt (zum Beispiel für Arbeitsanfragen Asana und für eine kurze Nachfrage, wo man ein Dokument findet, den Chat).

Benutzen Sie unsere Einführungspräsentation mit Ihren eigenen Gesprächspunkten, um Ihre Gedanken zu organisieren.

3. Asana-Funktionen vorstellen

Stellen Sie Ihrem Team die wichtigsten Funktionen von Asana vor, um Arbeit effizient auf Grundlage der Workflows Ihres Teams zu verfolgen. Sprechen Sie unbedingt die folgenden Punkte an:

Außerdem können Sie einige Ihrer Lieblingsfunktionen besprechen, die Erfolge, die Sie selbst mit Asana verzeichnen konnten, was Ihnen daran gefällt und wie der Rest des Teams davon profitieren könnte. Hier sind einige Funktionen, die Sie am Anfang vorstellen können:

Zudem können Sie die Liste der Asana Premium-Funktionen durchgehen, um zu besprechen, welche Ihrem Team helfen können, noch mehr von Asana zu profitieren. Sie können Folgendes hervorheben:

Teams, die sich Verwaltungs-, Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen mit zusätzlichem Kundenerfolgs-Support wünschen, sollten einen Blick auf unser Asana Enterprise-Angebot werfen.

Wählen Sie einige Ihrer persönlichen Lieblingsfunktionen zum Vorstellen aus, insbesondere, wenn sie besonders hilfreich für die Arbeit Ihres Teams sind.

4. Zeigen Sie, wie Sie Asana verwenden

Asana ist ein flexibles Tool, das auf vielfältige Weise verwendet werden kann. Da es keinen „richtigen” Weg gibt, Asana zu verwenden, können Sie erklären, wie Sie bislang die Funktionen von Asana genutzt haben, um einen problemlosen Workflow zu schaffen. Öffnen Sie einige Ihrer Aufgaben und Projekte, um zu zeigen, wie Sie alles strukturiert haben. Später können Sie mit Ihrem Team besprechen, was für alle am Besten funktioniert.

5. Stellen Sie Lernmaterialien zur Verfügung

  • Das Handbuch – mithilfe der Handbuch-Artikel kann Ihr Team lernen, wie man Asana professionell nutzt.
  • Hilfe – sehen Sie im Hilfe-Bereich nach, wenn Ihr Team mehr über die Funktionen von Asana lernen möchte oder Fragen zu bestimmten Funktionen hat.
  • Asana-Lektionen – nutzen Sie die Asana-Lektionen, um in wenigen Schritten einsatzbereit zu sein
  • Ressourcen – unsere Ressourcen-Seite bietet Videoanleitungen, Onboarding-Checklisten und zusätzliche Informationen, die Ihrem Team den Einstieg erleichtern.

6. Legen Sie Ihren Plan und Zeitplan fest

Bevor Sie das Meeting beenden, sollten Sie unbedingt einen Plan und Zeitplan aufstellen, um Ihren Asana-Start in die Tat umzusetzen. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, zielgerichtet vorzugehen:

  • Wählen Sie ein erstes Projekt zum gemeinsamen Ausprobieren aus, das einfach ist, aber dennoch Zusammenarbeit erfordert. Starten Sie mit einem Prozess, der verbessert werden könnte.
  • Beachten Sie, dass die meisten Teams etwa zwei Monate brauchen, um Asana vollständig zu erlernen und zu nutzen. Sie werden schon vorher Fortschritte sehen, aber es dauert eine Weile, bis sich Gewohnheiten entwickeln, die sich einprägen. Probieren Sie unsere Vorlage zur Asana-Einführung aus, um automatisch mit dem perfekten Einführunsplan zu beginnen.
  • Schaffen Sie einen Bereich (wie ein Team oder Projekt), wo alle mit den Funktionen herumspielen können, ohne Angst haben zu müssen, dass sie etwas „kaputtmachen”.
  • Legen Sie einige Richtlinien zur Erstellung und Verwendung von Aufgaben, Projekten und Diskussionen fest. Die Richtlinien sind Ihnen und Ihrem Team überlassen, aber Sie können sich ein paar der von uns empfohlenen Richtlinien ansehen.
  • Sobald Sie die Richtlinien für Ihr Team festgelegt haben, sollten Sie diese in ein Projekt aufnehmen, damit sie alle einsehen können. Sie sollten dem Projekt einen Teamkollegen als Asana-Experten zuweisen, um sicherzustellen, dass die Richtlinien befolgt werden, und um anderen dabei zu helfen, diese zu lernen und auszuprobieren.

Nach dem Kickoff-Meeting sind Sie so weit, alle Teamkollegen zu Asana einzuladen, um an Aufgaben und Projekten zu arbeiten.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.