Asana und E-Mails verwenden

Dank E-Mails können Personen im gesamten Unternehmen (und sogar weltweit) miteinander kommunizieren – aber E-Mails wurden nicht für das Aufgaben-, Projekt- und Work Management entwickelt. Wir bei Asana nutzen z. B. für die interne Kommunikation keine E-Mails, was für Ihr Team vielleicht nicht umsetzbar ist. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen aber, wie Sie E-Mails ersetzen können und geben Ihnen Tipps, für welche Situationen sie doch hilfreich sein können.

Helfen Sie Ihrem Team, weniger E-Mails zu versenden

Wir alle haben uns an E-Mails gewöhnt und es kann schwierig sein, alte Gewohnheiten abzulegen. Aber es ist wichtig, dass Ihr Team weiß, wann es Asana und wann es E-Mails nutzen sollte. Dabei ist es wichtig, dass Sie gemeinsam die von Ihnen etablierten Kommunikationsnormen umsetzen – ansonsten werden alte Probleme immer wieder auftauchen. Unsere folgenden Tipps für Kommunikationsnormen und beispielhaften Workflows können Ihnen als Basis dienen, um den Umstieg von E-Mails auf Asana zu beginnen.

Für eine schnelle Zusammenfassung zur Verwendung von Asana und E-Mails, sehen Sie sich „So funktioniert Asana“ an.

Nutzen Sie E-Mail-Integrationen, um Konversationen in Aktionen umwandeln

Am einfachsten lässt sich Arbeit durch das Umwandeln von E-Mails in Aufgaben zu Asana verschieben – insbesondere, wenn Sie mit jemandem außerhalb Ihrer Organisation (wie einem Auftragnehmer, einer Agentur oder einem Kunden) korrespondieren. Auf diese Weise können Sie Ihren Posteingang für die Korrespondenz freihalten und Asana zum Verwalten und Priorisieren von Arbeit nutzen. Mit unseren E-Mail-Integrationen geht dies zügig und einfach.

Probieren Sie die Asana für Gmail oder Outlook-Apps aus

Wenn Sie Gmail und Outlook verwenden, probieren Sie das Add-on „Asana für Gmail“ oder die „Asana für Outlook“-App aus. Damit können sie E-Mails direkt in Aufgaben verwandeln, Teamkollegen Aufgaben zuweisen, Fälligkeitstermine festlegen, und die Aufgabe einem Projekt hinzufügen – ohne dass Sie Ihren E-Mail-Posteingang verlassen müssen. Ihr Workflow wird dadurch blitzschnell.

Zum Beispiel, wenn ein Kunde Ihnen ein E-Mail mit der Anfrage nach einer Schulungsveranstaltung für sein Team schickt, können Sie mit der Integration seine Anfrage direkt in eine Aufgabe umwandeln. Die Anfrage wird dadurch zu einer Aufgabe, die sich nachverfolgen lässt und den gesamten Kontext aus der E-Mail beinhaltet. So können Sie sie zusammen mit anderer Arbeit priorisieren und alle Dokumente anhängen, die Sie benötigen, damit Sie sie für die Schulung parat haben und nicht vergessen, wann diese ist.

E-Mails in Asana-Aufgaben verwandeln

Sollten Sie Gmail oder Outlook nicht verwenden, können Sie immer noch alle E-Mails an x@mail.asana.com weiterleiten, die dann automatisch in „Meine Aufgaben“ abgelegt werden. Weitere detaillierte Anleitungen finden Sie in unserem Hilfeartikel über das Weiterleiten von E-Mails an Asana.

Sie können auch andere E-Mail-Integrationen wie Newton ausprobieren.

E-Mails mit Asana verwalten

Asana kann Ihnen auch E-Mails über neue Benachrichtigungen zusenden. Wir empfehlen Ihnen, diese Option so lange eingeschaltet zu lassen, bis Sie sich daran gewöhnt haben, Asana zu verwenden und täglich Ihre Inbox zu überprüfen. Das ist auch hilfreich, wenn Sie einfach viel mit E-Mails arbeiten, denn Sie können Aufgaben direkt in Ihrem Posteingang bearbeiten. Benachrichtigungs-E-Mails von Asana erlauben Ihnen Folgendes:

• Markieren Sie Aufgaben als erledigt – beantworten Sie diese mit Complete.
• Kommentieren Sie die Aufgabe – antworten Sie mit Ihrem Kommentar im E-Mail-Text.
• Weisen Sie die Aufgabe zu – Antworten Sie mit der E-Mail-Adresse Ihres Teamkollegen im „An“-Feld.
• Fügen Sie der Aufgabe einen Follower hinzu – antworten Sie mit der E-Mail Ihres Teamkollegen im „CC“-Feld.

Wenn Sie zu viele E-Mail-Benachrichtigungen erhalten oder diese nicht mehr benötigen, schalten Sie diese in Meine Einstellungen aus.

Beispiel-Workflows zwischen Asana und E-Mail

Jetzt, da Sie verstehen, wie Asana und E-Mails zusammenarbeiten können, finden Sie hier einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Produktivität in jedem Fall steigern können:

Generelle Tipps:

• Statt Teammitgliedern Anliegen oder Fragen per E-Mail zu senden, versuchen Sie, ihnen Aufgaben zuzuweisen. Fügen Sie jeden, den Sie normalerweise in CC setzen würden, als Beteiligten zur Aufgabe hinzu, sodass alle auf dem Laufenden bleiben.
• Verwenden Sie Aufgabenkommentare, anstatt E-Mails zu schreiben und zu beantworten. Auf diese Weise sind alle Informationen über einen Arbeitsvorgang direkt mit diesem verknüpft und erscheinen im richtigen Kontext. Benutzen Sie das „Gefällt mir“-Symbol (den Daumen nach oben), um Danke zu sagen oder um zu zeigen, dass Sie einen Kommentar gesehen haben.
• Anhänge sind in E-Mails schwer zu finden und zu verwalten. Indem Sie diese an Asana-Aufgaben anhängen, finden Sie sie dann genau dort, wo Sie sie brauchen, sobald Sie mit der Arbeit beginnen.
• Falls Sie eine E-Mail nachverfolgen müssen, verwenden Sie eine E-Mail-Integration oder leiten Sie die E-Mail an Asana weiter. Dort wird dann eine Erinnerungsaufgabe für Sie erstellt, damit Sie die E-Mail nicht an anderer Stelle nachverfolgen müssen.

Kommunikation:

• Gäste einladen – Wenn Sie mit jemandem viel hin und her kommunizieren und sich die Person außerhalb Ihres Asana-Bereichs befindet, sollten Sie in Erwägung ziehen, sie als Gast zu Asana einzuladen, um Kommunikation und Aktionen produktiver zu gestalten und alles verfolgen zu können.
• Private Gespräche – Nutzen Sie Nachrichten, um direkt und vertraulich mit einer Person oder einem Team zu kommunizieren und mit @Erwähnungen gleichzeitig auf Aufgaben in Asana verweisen zu können.
• Statusaktualisierungen – Sie können Teamkollegen, Aufgaben und Projekte innerhalb von Asana in Ihrer Statusaktualisierung @erwähnen. Teamkollegen können diese kommentieren, anstatt eine langwierige E-Mail-Kommunikation zu starten, in denen Anhänge und Antworten verloren gehen können.

Spezifische Projekte:

• Kampagnenplanung – Wenn Sie mit einer Agentur zusammenarbeiten, können Sie E-Mails in Genehmigungen umwandeln, damit der Prüfer darüber Bescheid weiß und klar ist, wann die Genehmigung erteilt wurde.
• Kreativanfragen — Wenn eine Person aus Ihrem Unternehmen Ihnen eine E-Mail sendet und Sie bittet, etwas für sie zu erstellen oder zu gestalten, können Sie Integrationen oder Weiterleitungen nutzen, um die E-Mail in eine Aufgabe umzuwandeln und sie mit anderen Arbeitsvorgängen in Ihrem Anfragen-Projekt nachzuverfolgen. Dann können Sie die Anfrage in Bezug auf andere Arbeiten priorisieren und sicherstellen, dass die gleiche Arbeit nicht an anderer Stelle erledigt wird — so etwas können Sie in einem E-Mail-Programm nicht tun.
• Eventplanung – Wenn sich ein Dienstleister oder Lieferant mit einem Angebot oder mit weiteren Details zur Veranstaltung an Sie wendet, können Sie die E-Mail in eine Asana-Aufgabe umwandeln und zu Ihrem Veranstaltungsprojekt hinzufügen, um sie mit Ihrem Team zu diskutieren.
• Design-Kritik – Anstatt Feedback per E-Mail zu geben und zu erhalten, können Sie Korrekturhinweise verwenden, um Kommentare direkt auf einem Bild zu hinterlassen. Dadurch sieht der Ersteller des Inhalts genau, worum es geht.

Wie ein Team Asana und E-Mails parallel verwendet, ist jeweils unterschiedlich. Hoffentlich kann Asana dazu beitragen, die Anzahl der E-Mails, die Sie an Ihr Team senden, deutlich zu reduzieren. Für alle E-Mails, die Sie dann noch senden und empfangen, können Sie ganz einfach zwischen Asana und E-Mail wechseln, um stets auf dem neuesten Stand zu bleiben und produktiv zu arbeiten.

Wussten Sie, dass Asana ein 30-tägiges kostenloses Probeabo anbietet? Starten Sie Ihres noch heute. Jetzt kostenlos testen