Asana und E-Mails verwenden

Mit E-Mails können Personen in einem Unternehmen (und in der ganzen Welt) kommunizieren, aber E-Mails wurden nicht für die Verwaltung von Arbeitsvorgängen entwickelt. Schnell ist der Posteingang überlastet, mit übersehenen Ankündigungen und unklaren Aufgaben, die Sie manuell verfolgen und sorgfältig organisieren müssen. Die Planung und Kommunikation in Asana, in Zusammenhang mit Projekten, macht es viel einfacher, das Arbeitspensum zu verwalten und effektiv mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten. Sie können Asana und E-Mail aber auch gemeinsam nutzen.

Helfen Sie Ihrem Team, weniger E-Mails zu versenden

Asana kann in Verbindung mit E-Mails auf verschiedene Weise verwendet werden, damit Sie produktiv arbeiten können. Entscheidend ist, die Stärken des jeweiligen Tools optimal zu nutzen. Für eine schnelle Zusammenfassung zur Verwendung von Asana und E-Mails, siehe „Wie funktioniert Asana”

Wenn Sie gerade erst beginnen, empfehlen wir Ihnen, mit Ihrem Team bestimmte Gewohnheiten abzusprechen, um herauszufinden, wann Sie E-Mails verwenden und wann Sie Asana nutzen sollten. Schauen Sie sich unsere Beispiel-Workflows weiter unten an.

Versuchen Sie zunächst, dass Ihr Team neue Arbeitsanfragen als Asana-Aufgaben erstellt, anstatt sie per E-Mail zu versenden.

Nutzen Sie E-Mail-Integrationen, um Konversationen in Aktionen umwandeln

Am einfachsten lässt sich Arbeit durch das Umwandeln von E-Mails in Aufgaben zu Asana verschieben – insbesondere, wenn Sie mit jemandem außerhalb Ihrer Organisation (wie einem Auftragnehmer, einer Agentur oder einem Kunden) korrespondieren. Auf diese Weise können Sie Ihren Posteingang für die Korrespondenz freihalten und Asana zum Verwalten und Priorisieren von Arbeit nutzen. Mit unseren E-Mail-Integrationen geht dies zügig und einfach.

Probieren Sie die Asana für Gmail oder Outlook-Apps aus

Wenn Sie Gmail und Outlook verwenden, probieren Sie das Add-on „Asana für Gmail” oder die „Asana für Outlook”-App aus. Damit können sie E-Mails direkt in Aufgaben verwandeln, Teamkollegen Aufgaben zuweisen, Fälligkeitstermine festlegen, und die Aufgabe einem Projekt hinzufügen – ohne dass Sie Ihren E-Mail-Posteingang verlassen müssen. Ihr Workflow wird dadurch blitzschnell.

Verwenden Sie das „Asana für Gmail”-Add-on, erhältlich im GSuite-Marketplace, um E-Mails in Aufgaben umzuwandeln Verwenden Sie die „Asana für Outlook”-App, erhältlich auf unserer Apps-Seite, um E-Mails in Aufgaben umzuwandeln

Zum Beispiel, wenn ein Kunde Ihnen ein E-Mail mit der Anfrage nach einer Schulungsveranstaltung für sein Team schickt, können Sie mit der Integration seine Anfrage direkt in eine Aufgabe umwandeln. Die Anfrage wird dadurch zu einer Aufgabe, die sich nachverfolgen lässt und den gesamten Kontext aus der E-Mail beinhaltet. So können Sie sie zusammen mit anderer Arbeit priorisieren und alle Dokumente anhängen, die Sie benötigen, damit Sie sie für die Schulung parat haben und nicht vergessen, wann diese ist.

E-Mails in Asana-Aufgaben verwandeln

Sollten Sie Gmail oder Outlook nicht verwenden, können Sie immer noch alle E-Mails an x@mail.asana.com weiterleiten, die dann automatisch in „Meine Aufgaben” abgelegt werden. Weitere detaillierte Anleitungen finden Sie in unserem Hilfeartikel über das Weiterleiten von E-Mails an Asana.

Sie können auch andere E-Mail-Integrationen wie Dossier oder Newton ausprobieren. Newton ist bei anderen E-Mail-Clients und allen IMAP-Konten hilfreich.

E-Mails mit Asana verwalten

Asana kann Ihnen auch E-Mails über neue Benachrichtigungen zusenden. Wir empfehlen Ihnen, diese Option so lange eingeschaltet zu lassen, bis Sie sich daran gewöhnt haben, Asana zu verwenden und täglich Ihre Asana Inbox zu überprüfen. Das ist auch hilfreich, wenn Sie einfach viel mit E-Mails arbeiten, denn Sie können Aufgaben aus Ihrem Posteingang heraus bearbeiten. Benachrichtigungs-E-Mails von Asana erlauben Ihnen Folgendes:

  • Markieren Sie Aufgaben als erledigt – beantworten Sie diese mit Complete.
  • Kommentieren Sie die Aufgabe – antworten Sie mit Ihrem Kommentar im E-Mail-Text.
  • Weisen Sie die Aufgabe zu – Antworten Sie mit der E-Mail-Adresse Ihres Teamkollegen im „An”-Feld.
  • Fügen Sie der Aufgabe einen Follower hinzu – antworten Sie mit der E-Mail Ihres Teamkollegen im „CC”-Feld.

Wenn Sie zu viele E-Mail-Benachrichtigungen erhalten oder diese nicht mehr benötigen, schalten Sie diese in Meine Profileinstellungen aus.

Beispiel-Workflows zwischen Asana und E-Mail

Jetzt, da Sie verstehen, wie Asana und E-Mails zusammenarbeiten können, finden Sie hier einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Produktivität in jedem Fall steigern können:

Generelle Tipps:

  • Aufgaben zuweisen – Statt Teammitgliedern Anfragen per E-Mail zu senden, versuchen Sie, ihnen Aufgaben zuzuweisen. Fügen Sie jeden, den Sie normalerweise in CC setzen würden, als Follower der Aufgabe hinzu, so dass sie auf dem Laufenden bleiben.
  • Kommentare – Verwenden Sie Aufgabenkommentare, anstatt E-Mails zu schreiben und zu beantworten. Auf diese Weise sind alle Informationen über einen Arbeitsvorgang direkt mit diesem verknüpft. Benutzen Sie das „Gefällt mir”-Symbol (den Daumen nach oben), um Danke zu sagen oder um zu zeigen, dass Sie einen Kommentar gesehen haben.
  • Dateiansicht – Anhänge können in E-Mails schwer zu finden und zu verwalten sein. Hängen Sie diese an Asana-Aufgaben an und verwenden Sie die Dateiansicht, um eine Galerie aller Dateien in einem Projekt zu sehen.
  • Erforderliche Aktionen — Falls Sie eine E-Mail nachverfolgen müssen, verwenden Sie eine E-Mail-Integration oder leiten Sie die E-Mail weiter zur Erstellung einer Erinnerungsaufgabe in Asana anstatt sie an anderer Stelle nachzuverfolgen.

Kommunikation:

  • Gäste einladen – Wenn Sie mit jemandem viel hin und her kommunizieren und sich die Person außerhalb Ihres Asana-Bereichs befindet, sollten Sie in Erwägung ziehen, sie als Gast zu Asana einzuladen, um Kommunikation und Aktionen direkter zu gestalten und alles verfolgen zu können.
  • Private Kommunikation – Erstellen Sie private Teams, Projekte, und/oder Aufgaben in Asana. Auf diese Weise sind alle Informationen leicht zu finden, aber nur für diejenigen, für die diese relevant sind.
  • Statusaktualisierungen – Wenn Sie normalerweise Statusaktualisierungen per E-Mail versenden, versuchen Sie es stattdessen mit einer Team- oder Projektdiskussion. Sie können Teamkollegen, Aufgaben und Projekte innerhalb von Asana in Ihrer Status-Aktualisierung @erwähnen. Teamkollegen können diese kommentieren, anstatt lange E-Mail-Gespräche zu starten, in denen Anhänge und Antworten verloren gehen können.

Spezifische Projekte:

  • Kampagnenplanung – Wenn Sie mit einer Agentur zusammenarbeiten, können Sie in Asana E-Mails mit jeglichen Kampagnen-Materialien für Ihr Kampagnenprojekt in Aufgaben umwandeln, sie in der Datei-Ansicht ansehen und mit Ihrem ganzen Team teilen.
  • Kreativ-Anfragen — Wenn eine Person aus Ihrem Unternehmen Ihnen eine E-Mail sendet und Sie bittet, etwas für sie zu erstellen oder zu gestalten, können Sie Integrationen oder Weiterleitungen nutzen, um die E-Mail in eine Aufgabe umzuwandeln und sie mit anderen Arbeitsvorgängen in Ihrem Anfragen-Projekt nachzuverfolgen. Dann können Sie die Anfrage in Bezug auf andere Arbeiten priorisieren und sicherstellen, dass die gleiche Arbeit nicht an anderer Stelle erledigt wird — so etwas können Sie in einem E-Mail-Programm nicht tun.
  • Eventplanung – Meldet sich ein Anbieter bei Ihnen mit einem Angebot oder Event-Spezifikationen, können Sie die E-Mail in Ihrem Event-Projekt in eine Asana-Aufgabe umwandeln, mit Ihrem Team besprechen und Unteraufgaben verwenden, um Feedback anzufordern oder Genehmigungen zu erhalten.

Wie jedes Team Asana und E-Mails zusammen verwendet, ist unterschiedlich. Hoffentlich kann Asana dazu beitragen, die Anzahl der E-Mails, die Sie an Ihr Team senden, zu reduzieren. Für alle E-Mails, die Sie dann noch senden und empfangen, können Sie ganz einfach zwischen Asana und E-Mail wechseln, um stets auf dem neuesten Stand zu bleiben und produktiv zu arbeiten.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.