Quick-Start

Welcome to Asana! Whether you’re the first person at your organization to sign up or a new hire on a team already using it; free or starting a free trial, this article will teach you the fastest way to get the most value out of Asana and how to use the key features. It won’t explain everything (that’s what the entire Asana Guide is for) but we will cover the fundamentals to help you start using Asana the best way, right away.

How is information stored in Asana?

Learn how to use Asana by understanding the clean interface designed to help you manage your work

Asana domains are based around a shared company email address, so as you invite teammates (or get invited) you will join the same domain. Here’s how Asana is organized:

  1. Organizations are based on your company’s shared email domain, and connect everybody within your company that uses Asana. Organizations (not Workspaces) are intended for businesses, companies, and professional uses of Asana. Access your Organization settings by clicking your avatar.
  2. The sidebar is a launching point for key actions. This is where you can check and respond to notifications in Inbox, see all tasks assigned to you in My Tasks, and where you can save reports, like for at-risk work or approvals.
  3. Portfolios store groups of projects. You can use them to see all the projects and status updates towards an initiative or objective in one place.
  4. Teams are functional groups in an Organization that likely correspond to general teams at your company like marketing or sales. Above, we see the Marketing team of Apollo Enterprises
  5. Projects track all the actionable steps, information, and communications towards achieving a goal, initiative, or objective. Kat Mooney is a member of four projects within the Design team of Apollo’s Asana Organization: design requests, weekly critique, web design, and marketing assets.
  6. Tasks are stored in projects and make it clear who’s responsible for what by when. Tasks store all the files, conversations, and instructions related to it so information stays in the right place (and one place.)

Get a quick tour of Asana’s interface here.

Projects and tasks are the most fundamental building blocks of Asana. Next we’ll show you how to create workflows with these building blocks.

1. Create your first project

Projects are how you organize and plan all of the tasks related to a specific initiative, goal, or big piece of work. You can visualize projects as a list or board, as well as on a calendar or Timeline. You can create a project for almost anything you want, however you want, but we see many projects fall into these four categories:

Task, project, and work management are all possible in Asana to help you complete any project.

See more use cases in our ways to use Asana section or checking out our Asana-created templates.

How to create an Asana project

We recommend creating your first project from a template to save time, and so you can see the basic structure of projects before you start building your own. Of course, you can always start from scratch.

Projects help you plan and manage all the work needed to achieve your goals.

  1. Click the bright orange + button in the top bar, and select Project.
  2. If you want to start with a template, click the Templates tab, then scroll to find a template that corresponds to work your team does. Click Use Template then rename it, select the team you want it to be on, then Create Project. You can add or delete anything as needed.
  3. If you want to build your own project, decide if you want a list or board, name your project, and add a description. Then click Create Project.

2. Organize your project

Now that you’ve got a project, we’ll walk you through how to organize it. If you used a template, or have other teammates already using Asana, you will see custom fields and sections are already in projects. If you created your own project, you can add them as you follow along.

Group related tasks together with sections or columns

Sections or columns help you group tasks so your task list is organized

Sections (in list layout) or columns (in board layout) help you organize tasks in your project, instead of just having a long list. Grouping tasks makes it easier to find them and understand how they work together towards the goal. They’re most helpful for categories that won’t change as work moves forward. For example, you could create sections by timeframe (like quarters or month) or task type. Or you could make boards columns for “to do,” “doing,” and “done.”

To create sections, type a colon at the end of a task name. In board projects, just click Add column.

Sort and filter tasks in projects with custom fields

Sections and columns represent one layer of categorization to group tasks, and custom fields help you filter and sort tasks in your project by things like priority, task status, or task approval. So if there are other ways you’d like to group your work that you didn’t create sections for, custom fields help you do this.

Custom fields help you filter and sort projects to see priority, size, status, approval

Custom fields also help you standardize the information you track on a task. For example, you could have a “cost” custom field in a sprint planning project so you can ensure each task is properly costed before prioritizing it.

3. Turn your project into a collaborative plan

Create tasks for all the steps to achieve your plan

Tasks represent actionable steps or to-do’s, and they can even store reference information in a project (like the project brief or spec.) You’ll see example tasks in our templates, but you’ll likely want to add more of your own to represent all the steps that need to happen to complete your project.

Click into the project, type a task name, then press enter to keep adding more. A good task has an assignee, date range, and instructions or context to complete the work (a task description, attached file, or comment).

A good task has at least an assignee, date range, and description so it’s clear who’s doing what by when and why

Tips for creating a great task

  • Make task names specific and action-based.
    • E.g., instead of “Blog post,” create a task called “Write [title] blog post” and one called “Publish [title] blog post”, so there’s no question about what needs to get done.
  • Link to relevant work in the task description by @mentioning related tasks, projects, or conversations.
  • Add start and due dates so it’s clear when someone should start on the work in order to successfully complete it by the deadline.
  • Attach files when referencing a document.
  • Set realistic due dates for your teammates as soon as they are known, or with your best guess so they’re on the radar.
  • Add teammates as followers so they can stay up to date on task progress.
  • Mark a task as dependent upon another so teammates only start that task when the prior task has been completed.

Timeline is a Gantt chart style view to help you plan, manage, visualize and share your project schedule—and ensure your schedule is realistic.

Plan your best project with Timeline

To help you map out the most successful project schedule and stay flexible once it’s underway, try Timeline. Timeline is a Gantt-style view to help you visualize your schedule, where you can easily drag and drop tasks and create task dependencies to ensure your schedule is realistic before conflicts happen. If they do, you can easily shift things around to move deadlines or resources.

4. Collaborate and manage projects more effectively

When you manage work in Asana, everybody knows who’s doing what by when, so you have clarity and accountability around tactical work. Because you can see status updates and progress, you can have a more strategic view, too. Here are a few ways to start collaborating more effectively with your team and managing your projects like a pro:

Tips for better task collaboration:

  • Add a follower—Add stakeholders as followers of a task so they can see any work on the task, communicate about it, and get notified about progress. You can add/remove followers at the bottom of the right panel.
  • Comment on a task—You can comment on a task to ask questions, respond to teammates, or offer extra information and insight.
  • @mention—Type @ in a comment or description to mention teammates and create direct links to conversations, tasks, or projects in Asana.
  • Complete a task—When the work represented by a task is finished, mark it complete. Leave a comment to make it clear what you accomplished and if there is anything else someone should know about the final work or outcome.
    • If there is important information in the completed task you want to keep easily accessible, unassign it from yourself, mark it incomplete, then rename the task to have “[REFERENCE]” in the title so it’s clear there isn’t anything actionable to do on it.
  • If your team still heavily relies on email to make requests or give updates, consider using our Gmail or Outlook integrations to help transition into Asana. Even though email is “easy to use,” it makes work management very difficult (which is likely why you’re using Asana.)

Tips for better project management:

  • Use Timeline to make any shifts in your project plan if deadlines or resources need to be moved around. You can also share this view with stakeholders that want to see your project plan so they know key milestones and deadlines and how you’re pacing to hit them.
  • Write status updates in the Progress tab of your project. Choose a status color and @mention teammates, tasks, other projects, and conversations to link to them in the status update. The update will go out to all the project members.
  • Managing multiple projects? Create a project Portfolio to see project status, deadline, priority, and owner all in one place. Portfolios make it easier to understand progress and share that out without having to cobble together information across docs, meetings, and stakeholders.

5. How to stay updated on work

As projects move forward, Asana gives you lots of options to monitor work in a variety of ways that don’t require extra manual work the way email and files do. Open the sidebar of Asana to see My Tasks, Inbox, and Portfolios, which are like a command center to help you navigate to your own work, updates about work, and overall project progress.

  • My Tasks automatically shows all tasks assigned to you and when they’re due. Come back to My Tasks throughout the day to check off tasks you’ve completed, see any new work that’s come in, and get started on your next task.
    • Mark tasks as Today, Upcoming, or Later so you can focus on work you need to complete now, but not lose track of what’s coming up. Just drag and drop them to the proper category.
  • Inbox is a news feed of updates, but only for the work you’re following. Unlike email, you can control what updates you get and unfollow anything that’s not relevant. You can also respond to things right from Inbox to keep work moving.
    • You also don’t need to manage your Asana Inbox obsessively to be able to find work again—all updates you see in Inbox live in tasks, projects, and conversations that are already organized in Asana.

Learn more about Asana with other resources

Congrats! You’ve taken your first step in learning how to use Asana. There are lots of other resources to help you and your team along the way, for all different kinds of learning styles.

  • Read the Guide—You’re already reading it now! The Guide Journey walks you through onboarding, best practices, and gives lots of examples. The Help section provides specific feature documentation.
  • Enroll in Asana Academy—The Academy is full of in-depth online video courses that walk you through the best ways to use Asana.
  • Learn Asana basics in 15 minutes—Asana lessons are animated slides that explain the top features for individuals and take only a few minutes to complete.
  • Try out some different ways to use Asana—Asana is meant for all kinds of teams to track their work. Peruse our use cases to learn more about ways you and your team can use Asana in general, and specifically for your team type. You can also take a look at our templates.
  • Download our iOS or Android app—Just like our web app, you can use our mobile app to create tasks and projects, have conversations, and get updates on progress to track your work on the go, both on and offline.
  • Connect other tools with Asana—Integrating tools you already use with Asana helps you work smarter so there’s less context switching, and you can use each tool for what it’s best at. Check out our Gmail and Outlook to start moving away from email with your team.
  • Get your questions answered— Our Community Forum is full of Asana experts, customers, and advocates to answer your questions and share how they use Asana. You can also reach out to our support team with any issues.
  • Watch How to AsanaHow to Asana is our YouTube series that give you walkthroughs of our top features, use cases, and best practices in 3 minutes or less.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.