Administrator-Kurzanleitung

Asana ist die beste Möglichkeit für Teams, um die Arbeit zu erfassen und Ergebnisse zu erzielen, und der Verwaltungsaufwand für Administratoren und die IT ist gering. Folgen Sie unserer nachfolgenden Kurzanleitung, damit Sie von Anfang an ihre Sicherheitseinstellungen einrichten und Ihre Benutzer und verwalten können.

Verwaltung der Einstellungen Ihres Unternehmens

So greifen Sie auf Einstellungen zu

Um alle Administratoreinstellungen zu verwalten, verwenden Sie das Menü Unternehmenseinstellungen:

IT und Administratoren können auf die Einstellungen ihres Unternehmens zugreifen, indem sie in Asana auf ihren Avator klicken

  1. Klicken Sie auf Ihren Asana-Avatar und wählen Sie dann „[Name des Unternehmens] Einstellungen“ aus.
  2. Aus dem Menü Unternehmenseinstellungen können Sie aus den Registerkarten Allgemein, Mitglieder, Teams, Administration, Dienstkonten und Abrechnung wählen, je nachdem, was Sie vorhaben.

Loslegen

Sicherheit

Gewährleisten Sie die Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten, indem Sie zunächst die Sicherheitseinstellungen festlegen. Wechseln Sie zur Registerkarte Administration der Administratorkonsole.

IT und Administratoren können eine SAML-Anmeldekonfiguration verwenden

  1. Wählen Sie zunächst die Authentifizierungseinstellungen für Ihr Unternehmen. Sie können eine gewöhnliche Anmeldung beim Asana-Konto, eine Anmeldung beim Google-Konto oder SAML verwenden. Wir empfehlen SAML, damit Benutzer über ein einziges Set von Anmeldedaten für den Zugriff auf Asana und die Administratoren über eine striktere Benutzer- und Anmeldeverwaltung verfügen.
  2. Wenn Sie SAML nicht verwenden, müssen Sie in diesem Menü die Anforderungen an die Kennwortstärke festlegen.

Sehen Sie sich unsere [Enterprise-Sicherheitsintegrationen](/apps/? category=enterprise-security) mit weiteren Optionen an.

Verwaltung von Mitgliedern und Teams

Mitglieder

Als Nächstes müssen Sie sich im Klaren sein, wo Sie Mitglieder Ihres Unternehmens und der Teams, deren Mitglieder sie sind, hinzufügen, entfernen und anzeigen können.

Zum Hinzufügen:
  1. Klicken Sie auf die orange +-Schaltfläche in der oberen Leiste und wählen Sie Einladen aus.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adressen aller Personen ein, die Sie hinzufügen möchten. Sie können mehrere Personen gleichzeitig hinzufügen. Wählen Sie dann die Teams aus, in denen sie Mitglied sein sollen. An die entsprechenden E-Mail-Adressen wird eine Asana-Einladung versendet.
  3. Wir empfehlen, Personen aus dem gleichen Team gleichzeitig hinzuzufügen.
Zum Entfernen:

IT und Administratoren können Asana-Mitglieder in ihrem Unternehmen aus der Registerkarte „Mitglieder“ in den Unternehmenseinstellungen entfernen

  1. Bevor Sie Mitglieder aus Ihrem Unternehmen entfernen, empfehlen wir, zur jeweiligen Meine Aufgaben-Liste zu wechseln und die Arbeit anderen Teamkollegen zuzuweisen, damit keine Arbeit liegen bleibt.
  2. Um ein Mitglied vollständig aus Ihrem Asana-Unternehmen zu entfernen, wechseln Sie zur Registerkarte Mitglieder des Menüs Unternehmenseinstellungen.
  3. Suchen Sie dann nach dem Namen. Sobald der Name angezeigt wird, platzieren Sie den Cursor darüber und die Option Entfernen wird angezeigt.
  4. Bestätigen Sie, dass sie entfernt werden sollen. Nachdem sie entfernt wurden, haben Sie keinen Zugriff mehr auf Ihr Asana-Unternehmen, die bisher erledigte Arbeit verbleibt jedoch in Asana.

Sobald jemand entfernt wurde, werden alle dieser Person zugewiesenen Aufgaben zu einem neuen Projekt hinzugefügt, auf das nur Sie als Administrator zugreifen können.

So zeigen Sie alle Mitglieder in Ihrem Unternehmen an:

  1. Auf der Registerkarte Mitglieder der Unternehmenseinstellungen können Sie auch einen csv-Export anfordern, in dem alle Mitglieder, deren Teams und Projekte, Vorname und Nachname und mehr aufgelistet sind.
  2. Nach der Anfrage wird eine E-Mail mit einem temporären Link zum Zugriff auf die csv-Datei an die E-Mail-Adresse gesendet, mit der Sie sich angemeldet haben.

Teams

So zeigen Sie alle Teams an:

  1. Klicken Sie im Menü Unternehmenseinstellungen auf die Registerkarte Teams.
  2. Hier sehen Sie alle Teams, ihre Privatsphäreneinstellungen (öffentlich, Mitgliedschaft auf Anfrage oder verborgen) und die Anzahl der Mitglieder in den einzelnen Teams.
  3. Um Änderungen an den Teams durchzuführen, klicken Sie auf Bearbeiten. Hier können Sie die Namen, Beschreibungen, Privatsphäreneinstellungen, Mitglieder und mehr ändern.

Alle Administratorsteuerungen

Die oben genannten Schritte stellen unsere wichtigsten Empfehlungen für den Anfang dar, es gibt darüber hinaus jedoch eine Menge von Administratoreinstellungen, auf die Sie zugreifen können. Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der Möglichkeiten in den einzelnen Registerkarten des Menüs Unternehmenseinstellungen.

IT und Administratoren können ihre Einstellungen im Menü „Unternehmenseinstellungen“ verwalten

Allgemein

In den allgemeinen Einstellungen können Sie:

  • Ihr Unternehmen umbenennen.
  • Andere Administratoren anzeigen (um Administratoren zu ändern, wechseln Sie zur Registerkarte Administration).

Mitglieder

In den Mitgliedereinstellungen können Sie:

  • Die Anzahl der freien Plätze, die noch in Asana verfügbar sind, sowie die Gesamtzahl in Ihrem Tarif anzeigen.
  • Eines csv-Auflistung aller Mitglieder, deren Teams und Projekte und mehr anfordern.
  • Mitglieder Ihres Unternehmens in Asana anzeigen und danach suchen.
  • Mitglieder entfernen.

Teams

In den Teameinstellungen können Sie:

  • Eine Liste aller Teams mit ihren Privatsphäreneinstellungen (öffentlich, Mitgliedschaft auf Anfrage oder verborgen) und der Anzahl der Mitglieder in den einzelnen Teams anzeigen.
  • Teamnamen, Beschreibungen und Privatsphäreneinstellungen bearbeiten.
  • Teammitglieder für jedes Team hinzufügen oder entfernen.
  • Neue und bestehende Benutzer in ein Team einladen.
  • Steuern, wer Teambeitrittsanträge bestätigen kann.
  • Ein Team löschen.

Administration

In den Administratoreinstellungen können Sie:

  • Administratoren hinzufügen und entfernen.
  • SAML/SSO einrichten.
  • Die Einstellungen für die Kennwortstärke festlegen.
  • Eine unternehmensweite Kennwortrückstellung erzwingen. Alle Mitglieder Ihres Unternehmens werden sofort abgemeldet und müssen bei der nächsten Anmeldung ihr Kennwort zurücksetzen.
  • Einen vollständigen Export von Asana in Ihrem Unternehmen anfordern. Dabei handelt es sich um eine umfassende JSON-Datei, in der alle Teams, Mitglieder, Projekte, Aufgaben, Kommentare, Diskussionen und Anhänge aufgelistet sind.

Unternehmensorganisationen, die SAML nutzen, richten ihre Anmelde-URL und das X.509-Zertifikat ihres SAML-Anbieters im Menü Administrator ein.

Servicekonten

In den Dienstkontoeinstellungen können Sie:

IT und Administratoren können Dienstkonten einrichten, um Datensicherung, administrative Aufgaben und Aktionsauslöser durchzuführen

  • Hinzufügen und Entfernen von Konten für Datensicherung, automatisierte administrative Aufgaben, Asana-Aktionsauslöser oder für interne Integrationen. Weitere Details erfahren Sie in unserem Artikel zu Dienstkonten.
  • Token für Dienstkonten zurücksetzen.

Rechnungsstellung

In den Verrechnungseinstellungen können Sie:

  • Ihren aktuellen Asana-Tarif (Kostenlos, Premium oder Enterprise] anzeigen, wie viele Plätze besetzt sind und wie viele noch frei sind.
  • Den Rechnungsinhaber anzeigen.

Unsere Integrationen anzeigen

Asana lässt sich mit vielen anderen Apps integrieren, die möglicherweise in Ihrem Unternehmen genutzt werden. Sehen Sie sich unsere App-Seite mit den Angeboten an und lassen Sie die Teams die gewünschten und benötigten Integrationen einrichten.

Viele Unternehmen erledigen ihre Arbeit im Internet und Asana fühlt sich der Unterstützung von Administratoren verpflichtet, damit diese ihre Unternehmen sicher halten und problemlos verwalten können.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite für Datenschutz und Sicherheit oder wenden Sie sich an unser Vertriebsteam.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.