Checkliste für Power-User

Wenn Sie die Onboarding-Checkliste erledigt haben und bereit sind, mehr zu lernen, dann sind Sie hier richtig!

Diese Funktionen wurden geschaffen, um eine Verbindung zwischen Ihrer Arbeit und der Ihrer Teamkollegen herzustellen und Ihnen dabei zu helfen, Zeit zu sparen. (Sie führen auch zu den meisten „Aha”-Erlebnissen für bestehende Teams, die Asana nutzen.) Sobald Sie das geschafft haben, werden Sie noch produktiver arbeiten und ein echter Asana-Experte.

1. Verbinden Sie Informationen mit @Erwähnungen

Verwenden Sie @Erwähnungen, um Teamkollegen, Projekte, Aufgaben und Diskussionen aus einer beliebigen Diskussion oder aus Kommentarfeldern in Asana zu verlinken. Verwenden Sie einfach ein @ und geben Sie die Informationen ein, die Sie verbinden möchten.

Verknüpfte Projekte und Personen in einer Aufgabenbeschreibung

Verwenden Sie @Erwähnungen für:

  • Verbindung zu Hintergrundinformationen: Verknüpfen Sie andere Aufgaben, Projekte oder Diskussionen, damit sofort auf einen vorhandenen Arbeitsverlauf und relevante Diskussionen zugegriffen werden kann.

  • Aufruf verbundener Aufgaben: Wenn eine Aufgabe in enger Beziehung zu einer anderen steht, fügen Sie einen Link zur anderen Aufgabe in die Kommentare oder Aufgabenbeschreibung ein.

  • Richten Sie einen Kommentar an eine bestimmte Person: @Erwähnen Sie Ihren Teamkollegen in einer Aufgabe oder Diskussion, um einen direkten Kommentar abzugeben. Er erhält eine Benachrichtigung und wird als Follower zur Aufgabe oder Diskussion hinzugefügt.

2. Fügen Sie Aufgaben zu mehreren Projekten hinzu

Hinzufügen einer Aufgabe zu einem anderen Projekt

_Diese Aufgabe ist zwei Projekten zugeordnet, „Website Launch“ und „Weekly Team Meeting“

Ein wichtiger Schritt, um Asana an Ihre Arbeitsabläufe anzupassen, besteht darin eine Aufgabe mehreren Projekten zuzuweisen. Geben Sie dazu Tab + P ein und verwenden Sie die Schaltfläche +, um die Aufgabe zu so vielen Projekten hinzuzufügen wie nötig.

Dies erlaubt Ihnen, die gleichen Informationen in vielen verschiedenen Zusammenhängen anzuzeigen, ohne dass die Arbeit dadurch mehr wird. Wenn eine Aufgabe aktualisiert wird, werden die Änderungen in beiden Projekten angezeigt (da es sich ja um dieselbe Aufgabe handelt, die lediglich in zwei Projekten angezeigt wird).

Hier sind ein paar Szenarien, in denen das Hinzufügen von Aufgaben zu mehreren Projekten besonders nützlich ist:

  • Sie möchten eine Aufgabe in einem Meeting besprechen: Fügen Sie die Aufgabe zu Ihrem Meeting-Projekt hinzu und speichern Sie sie weiterhin im ursprünglichen Projekt.

  • Ihre Aufgabe bezieht sich auf ein wichtiges Ziel oder einen Meilenstein: Verfolgen Sie Ziele in einem Projekt mit Ihrem größeren Team oder dem Unternehmen und verfolgen Sie die Aktionsschritte in einem eigenen Projekt nur mit Ihrem unmittelbaren Team. Fügen Sie die Zielaufgabe sowohl in das “Zielprojekt” als auch das Projekt für die Aktionsschritte ein.

  • Die Aufgabe ist für mehr als ein Projekt relevant: Fügen Sie Aufgaben, für die eine Übergabe oder die Arbeit zweier Teams erforderlich ist, zu den Projekten beiden Teams hinzu, damit alle den Fortschritt verfolgen können, ohne Informationen oder Diskussionen über die Aufgabe zu duplizieren.

3. Nutzen Sie die erweiterte Suche, um Berichte {gl-search-reports} zu erstellen

Erstellen Sie Suchansichten, um Informationen in Asana auf Ihre Art aufzuteilen, zu sortieren und zu filtern. Suchansichten erlauben Ihnen, individuelle Listen von Aufgaben auf der Grundlage von Projekten, Personen, Fälligkeitsdaten und anderen Kriterien zu erstellen. Sie können Suchansichten zu Favoriten hinzufügen, um später leichter darauf zugreifen zu können.

Erstellung eines Berichts mit erweiterter Suche

Einige hilfreiche Suchansichten: Hier sind ein paar Vorschläge für Berichte, die Sie mithilfe von Suchansichten erstellen können:

  • Was Ihr Team in letzter Zeit erledigt hat: Geben Sie den/die Verantwortlichen an, wählen Sie Erledigt und setzen Sie ein Fälligkeitsdatum innerhalb der letzten Woche oder des letzten Monats fest.

  • Was Ihr Team demnächst erledigen muss: Geben Sie den/die Verantwortlichen an, wählen Sie Nicht erledigt und legen Sie ein Fälligkeitsdatum innerhalb der nächsten Woche fest.

  • Aufgaben, die Sie zugewiesen haben, aber die noch nicht erledigt sind: Wählen Sie Aufgaben, die Sie anderen zugewiesen haben in der Suchleiste aus. Klicken Sie dann auf Suche verfeinern in der linken oberen Ecke und ändern Sie den Status der Fertigstellung auf **Nicht erledigt. **

4. Verwenden Sie Mehrfachauswahl, um mehrere Aufgaben auf einmal aktualisieren

Drücken Sie die Umschalttaste und die Pfeiltasten, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu markieren. Ziehen Sie diese dann an eine andere Position, weisen Sie sie zu, legen Sie Fälligkeitsdaten fest oder führen Sie andere Änderungen durch. Ihre Änderungen wirken sich auf alle ausgewählten Aufgaben aus.

5. Verwenden Sie Tastenkombinationen, um die Arbeit weiter zu beschleunigen

Wir haben Asana im Hinblick auf Schnelligkeit konzipiert! Eine der wichtigsten Möglichkeiten zur Beschleunigung von Asana sind die Tastenkombinationen.

Hier finden Sie die vollständige Liste der Tastenkombinationen. Sie können diese in Asana anzeigen, indem Sie Cmd/ oder Strg/ eingeben (eine Tastenkombination für Tastenkombinationen, also Meta). Einige unserer Favoriten finden Sie nachfolgend:

  • Tabulator + Q – Aufgabe schnell hinzufügen

  • Tabulator + M – mir zuweisen

  • Tabulator + Y – als Heute markieren

  • Umschalt + Abwärts-Pfeil – Auswahl mehrerer Aufgaben, funktioniert mit Umschalt und jeder Pfeiltaste.

  • Tab + F – Follower hinzufügen

  • Doppelpunkt (:) nach einem Aufgabennamen – Aufgabe in Abschnittsüberschrift umwandeln

  • Tab + ↵ – zu Aufgabenliste/Hauptfenster springen

  • H in der Inbox – gelesene Einträge verbergen

6. Weisen Sie Kopien einer Aufgabe zu

Weisen Sie Kopien einer Aufgabe mit nur ein paar Klicks aus dem Feld Aufgabenverantwortlicher mehreren Teamkollegen oder sogar einem ganzen Team zu.

Wann Sie Aufgabenkopien zuweisen sollten:

  • Wenn Sie Feedback zu einem Dokument benötigen, weisen Sie allen erforderlichen Interessengruppen Kopien einer Prüfaufgabe zu, damit sie Kommentare abgeben oder eine Genehmigung erteilen können.

  • Wenn ein Routineprozess erledigt werden muss, wie zum Beispiel Anmeldung für Arbeitnehmerleistungen, weisen Sie allen in Ihrem Team Aufgaben zu, damit gewährleistet ist, dass sie rechtzeitig erledigt wird.

  • Weisen Sie allen Teammitgliedern eine Kopie einer Aufgabe zu, damit sie Punkte zum Besprechungsplan Ihrer nächsten wöchentlichen Teamsitzung hinzufügen.

Weisen Sie Kopien direkt aus dem Feld Verantwortlicher in den Aufgabendetails zu.

7. Erstellen und verwenden Sie Vorlagen

Vorlagen machen das Einrichten von Projekten in Asana einfacher (und schneller). Es gibt zwei Arten von Projektvorlagen:

  • Eigene Vorlagen sind ideal für Workflows und Projekte, die oft wiederholt werden. Eigene Vorlagen sparen Zeit bei der Einrichtung und gewährleisten, dass keine Schritte verpasst werden.
  • Asana-Vorlagen sind ein guter Ausgangspunkt für gemeinsame Workflows auf der Grundlage empfohlener Methoden von Asana. Sie können sie entsprechend den spezifischen Bedürfnissen Ihres Teams weiter anpassen.

8. Richten Sie Integrationen ein

Viele der Tools, die Sie schon bei der Arbeit nutzen, können mit Asana integriert werden. Konfigurieren Sie einige Integrationen, um Ihren Workflow zu optimieren und Ihre gesamte Arbeit in Asana zu verfolgen.

Asana kann mit einer Vielzahl von Workflows integriert werden: * Dateispeicherung: Dropbox, Google Drive und Box * Kommunikation: Hipchat, Slack, OnBoardify * Entwicklung: Instabug, GitHub, Phabricator * Berichterstattung: Instagantt, Hourstack, Weekdone

Eine vollständige Liste der Integrationen finden Sie hier.

Hurra, Sie sind jetzt Asana Power-User!

Ab jetzt sind Sie vermutlich Experte für Ihre Arbeit und den Erhalt von Ergebnissen. Sie können diese Checkliste oder die Onboarding-Checkliste [Link] jederzeit erneut aufrufen. Hier sind ein paar weitere Ressourcen, die Sie vielleicht nützlich finden:

  • Hilfe: Sehen Sie sich den Abschnitt der Hilfe an, wenn Sie eine Frage zu bestimmten Funktionen haben.

  • Videos: Eine Sammlung von Videos, die Funktionen, Workflows und Beispiele der Möglichkeiten vorstellen, wie Sie Asana nutzen können. Diese Videos sind hilfreich, wenn Sie Anregungen oder Ideen dazu benötigen, was Sie in Asana tun können, oder wenn Sie mit Ihren Teamkollegen die Möglichkeiten in Asana teilen möchten.

  • Asana Blog: Bleiben Sie bei neuen Produkteinführungen, Vorschlägen für smarteres Arbeiten mit Ihrem Team und mehr auf dem Laufenden, indem Sie unser Blog besuchen und abonnieren.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.