Onboarding-Checkliste

Asana ist die einfachste Lösung für Teams, ihre Arbeit zu verfolgen und Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie einem Team beitreten, das bereits Asana nutzt, hilft Ihnen diese Onboarding-Checkliste mit der zügigen Einarbeitung.

Wir empfehlen Ihnen, diese Checkliste in einem anderen Browserfenster zu öffnen, damit Sie Ihnen beim Kennenlernen von Asana immer zur Verfügung steht. Sie können sie auch herunterladen und ausdrucken.

1. Asana verstehen

Arbeit und Diskussionen Ihres Teams werden in Asana zentralisiert und können durchsucht werden. Bevor Sie in die Tiefe gehen, werfen Sie einen Blick auf die Struktur von Asana:

Hierarchie von Unternehmen, Teams, Projekten und Aufgaben

  • Unternehmen sind die höchsten Ebenen der Hierarchie für Ihren Betrieb. Sie sind mit Ihrer Unternehmens-E-Mail verknüpft und beinhalten alle Teams.

  • Teams sind Gruppen von Personen in Ihrem Unternehmen, die zusammenarbeiten. Teams können aus Abteilungen in Ihrem Unternehmen (Technik, Marketing, Design, Personalbeschaffung usw.) oder einer beliebigen Gruppe von Personen bestehen, die gemeinsam an bestimmten Projekten arbeiten sollen.

  • In Projekten wird die Arbeit Ihres Teams in Listen oder Boards organisiert. Erstellen Sie Projekte für die neueste Initiative Ihres Teams (z. B. Lauch der Webseite), für Ziele, auf die Sie hinarbeiten, Brainstorming, Tagesordnungen von Besprechungen oder andere Arbeiten, für die viele Schritte oder Teamkollegen erforderlich sind.

  • Aufgaben brechen Ihr Projekt in umsetzbare Schritte auf. Aufgaben können aus Todo-Listen, Anfragen für Teamkollegen, Erinnerungen oder Ideen bestehen.

2. Teams anzeigen und beitreten

Nachdem Sie jetzt die Grundlagen verstehen, sollten Sie Teams durchsuchen und einigen beitreten. Da Sie Mitglied eines Unternehmens sind, wurden Sie wahrscheinlich schon eingeladen, einem Team beizutreten.

Sehen Sie sich in der Sidebar auf der linken Seite die anderen Teams in Ihrem Unternehmen an. Stellen Sie eine Anfrage für den Beitritt zu einem Team, wenn Sie auf die Projekte des Teams zugreifen und mit den anderen Personen im Team zusammenarbeiten möchten.

Verschachtelt unter den Namen der einzelnen Teams finden Sie Team-Diskussionen (in der Regel für Diskussionen auf Teamebene, Ankündigungen usw. genutzt) und dann eine Liste der Projekte Ihres Teams.

3. Projekten beitreten

Sie können ein Projekt als eine Aufgabenliste oder ein Board anzeigen (und innerhalb eines Projekts können Sie Kalender, Diskussionen und Fortschrittsdiagramme anzeigen). Verwenden Sie Projekte, um alle mit einer bestimmten Initiative, wie zum Beispiel einer Produkteinführung oder Kampagne, verbundenen Aufgaben zu verfolgen und zu organisieren.

Sehen Sie sich in der Sidebar auf der linken Seite die Teams an, denen Sie in Asana beigetreten sind. Klicken Sie auf das Caret-Zeichen auf der linken Seite des Teamnamens, um eine Liste aller öffentlichen Projekte des Teams anzuzeigen. Erkunden Sie die Arbeit innerhalb von Projekten und fragen Sie Ihre Teamkollegen, welchen Projekten Sie beitreten sollen.

Sie können einem Projekt beitreten, indem Sie in der rechten oberen Ecke des Projekts auf die Schaltfläche + klicken.

Dropdown-Liste für den Beitritt zu einem Projekt.{screenshot}

Um ein eigenes Projekt zu erstellen, klicken Sie einfach auf die (+)-Schaltfläche in der oberen Leiste und wählen Sie Projekt aus der Dropdown-Liste aus. Geben Sie Ihrem Projekt einen klaren und zielorientierten Namen und eine Beschreibung. Projekte werden standardmäßig öffentlich gemacht, Sie können die Privatsphäre jedoch einstellen und das Team auswählen, in dem sich das Projekt befindet (über den Dropdown-Pfeil).

Sie können auch eigene Vorlagen für Ihre häufigen Workflows erstellen oder für den Anfang eine Asana Vorlage ausprobieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche + und wählen Sie Projekt. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Vorlagen. Sie können dann eine eigene Vorlage auswählen, die Sie erstellt haben, oder mit einer von uns beginnen und für Ihr Team anpassen. Wir haben sogar eine Asana Onboarding-Vorlage!

![Erstellen Sie ein Listen- oder ein Board-Projekt in Asana, um Ihre Arbeit entsprechend Ihren Anforderungen zu verfolgen] https://luna1.co/dbaf45.png){.screenshot}

4. Aufgaben zuweisen und erledigen

Aufgaben sind die grundlegende Arbeitseinheit in Asana und können eine Vielzahl von Dingen repräsentieren: umsetzbare Todos, Ideen, die Sie nicht vergessen möchten, oder einfache Erinnerungen für Sie selbst, etwa „Urlaubsantrag an Personalbüro senden“.

Aufgaben in Asana zu erstellen ist einfach. Wählen Sie in einem neuen oder bestehenden Projekt eine Zeile im Hauptfenster und drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf die Schaltfläche + unterhalb einer Spaltenüberschrift in einem Board-Projekt. Alternativ können Sie eine Aufgabe mithilfe der Schaltfläche + direkt aus der oberen Leiste hinzufügen.

Probieren Sie es jetzt selbst aus: Erstellen Sie eine neue Aufgabe mit einer Aktionsaufforderung und weisen Sie sie sich selbst oder einem Teamkollegen zu. Vergessen Sie nicht, Ihrer Aufgaben einen Namen, eine Beschreibung und ein Fälligkeitsdatum zu verpassen, damit alle wissen, wer dafür verantwortlich ist, was bis wann zu tun ist. Sie können die Aufgabe auch zu einem Projekt hinzufügen, damit sie leicht gefunden wird.

Wann sollten Sie eine Aufgabe abschließen? Die Faustregel lautet: Wenn Sie mit der Arbeit fertig sind, markieren Sie die Aufgabe als erledigt!

5. Unteraufgaben und Anhänge hinzufügen

Sie können mit Aufgaben noch mehr tun, wenn Sie Unteraufgaben und Anhänge hinzufügen.

Mithilfe von Unteraufgaben werden Aufgaben in kleinere Teile aufgebrochen. Wenn Aufgaben kompliziert sind oder mehr als eine Person verantwortlich ist, erstellen Sie Unteraufgaben. Unteraufgaben funktionieren ähnlich wie eigenständige Aufgaben und verfügen über ihre eigenen Verantwortlichen, Fälligkeitsdaten und Beschreibungen; die einzige Ausnahme ist, dass sie in eine übergeordnete Aufgabe eingebettet sind.

Um eine Unteraufgabe zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Unteraufgabe neben dem Feld für das Fälligkeitsdatum im rechten Fenster. Oder drücken Sie Tab+S auf Ihrer Tastatur, nachdem Sie eine übergeordnete Aufgabe ausgewählt haben Nachdem Sie eine Unteraufgabe erstellt haben, wählen Sie die Unteraufgabe aus und drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, um eine weitere zu erstellen

Hinzufügen von Unteraufgaben

Sie können auch Anhänge verwenden, um Dateien, die mit einer Aufgabe zusammenhängen, einfach zu teilen. Hängen Sie sie an eine Aufgabe an, indem Sie oben im rechten Fenster auf das Symbol mit der Büroklammer klicken. Sie können Dateien aus folgenden Orten anhängen:

  • Ihrem Computer
  • Google Drive, OneDrive, Dropbox oder Box

Hinzufügen von Anhängen

6. Kommentieren und folgen Sie Aufgaben

Kommentieren Sie eine Aufgabe, um Fragen zu stellen oder zusätzliche Informationen und Einblicke anzubieten.

Folgen Sie einer Aufgabe, um über Kommentare und Änderungen informiert zu bleiben. Follower einer Aufgabe erhalten Benachrichtigungen über „Meine Inbox“ (Asana) und E-Mail, gemäß ihren Benachrichtigungseinstellungen.

Um sich selbst oder eine andere Person als Follower hinzuzufügen, verwenden Sie die Tastenkombination Tab + F oder klicken Sie auf die + -Schaltfläche am unteren Rand des rechten Fensters.

Wenn Sie Benachrichtigungen für eine Aufgabe erhalten, an der Sie nicht mehr arbeiten, können Sie ihr nicht mehr folgen, indem Sie mit dem Mauszeiger über Ihr Foto im Follower-Feld fahren und auf das X klicken oder unten im rechten Feld auf Folgen klicken. Sie können Aufgaben und Projekten auch über „Meine Inbox“ nicht mehr folgen.

7. Ihren Tag mit „Meine Aufgaben“ planen

„Meine Aufgaben“ ist eine Ansicht aller Aufgaben, die Ihnen zugeordnet sind. Hier sollte jeden Morgen Ihr erster Halt erfolgen, und während des Tages können Sie diese Referenz für die Neuausrichtung Ihrer Prioritäten nutzen.

Meine Aufgaben in Asana

Alle neuen Aufgaben, die Sie in „Meine Aufgaben“ erstellen, werden Ihnen automatisch zugeordnet und sind nur für Sie sichtbar. Sie können Sie zu Projekten hinzufügen, um sie für den Rest Ihres Teams sichtbar zu machen.

Verwenden Sie „Meine Aufgaben“, um Ihren Tag zu organisieren, indem Sie Aufgaben im Abschnitt „Neue Aufgaben“ prüfen und mit der Priorität „Heute“, „Bevorstehend“ oder „Später“ versehen:

  • Ziehen Sie Aufgaben in jeden Abschnitt
  • Klicken Sie auf den blauen Punkt, um auf die Dropdown-Liste zuzugreifen, und wählen Sie einen Abschnitt
  • Wählen Sie die Aufgabe(n) und verwenden Sie die Tastenkombinationen Tab + Y (Heute), Tab + U (Bevorstehend) oder Tab + L (Später)

Versuchen Sie es und setzen Sie Prioritäten für einige Ihrer neuen Aufgaben. Sie sehen die Abschnitte „Neue Aufgaben“, „Heute“, „Bevorstehend“ und „Später“ nur, wenn jeder zumindest eine Aufgabe enthält.

8. Mit „Meine Inbox“ informiert bleiben

„Meine Inbox“ ist der zentrale Ort für Benachrichtigungen in Asana. Benachrichtigungen für die Aufgaben und Diskussionen, denen Sie folgen, werden an Ihre Inbox gesendet. Navigieren Sie aus der oberen Leiste dorthin.

Die Inbox zeigt Ihnen ähnlich wie eine Aktivitätenliste, was passiert und worauf Sie Ihre Aufmerksamkeit richten sollten. Wenn es ungelesene Benachrichtigungen gibt, wird neben „Meine Inbox“ ein oranger Punkt angezeigt.

„Meine Inbox“ in Asana.{screenshot}

Sie erhalten eine Benachrichtigung in „Meine Inbox“ wenn:

  • Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird
  • Die Zuweisung einer Aufgabe an Sie wird aufgehoben
  • Eine Aufgabe, der Sie folgen, erledigt ist
  • Eine Datei zu einer Aufgabe hinzugefügt wird, der Sie folgen
  • Sie als Follower zu einem Projekt hinzugefügt werden
  • Das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe, die Ihnen zugewiesen ist, geändert wird
  • Eine Aufgabe, die Ihnen zugewiesen ist, heute fällig ist
  • Ein Kommentar zu einer Aufgabe hinzugefügt wird, der Sie folgen
  • Ihr Kommentar, Anhang oder Ihre Aufgabenerledigung mit „Gefällt mir“ markiert wird
  • Eine Aufgabe, der Sie folgen, mit „Gefällt mir“ markiert wird

Sobald Sie sich daran gewöhnt haben, Ihre Inbox regelmäßig zu überprüfen, möchten Sie die E-Mail-Benachrichtigungen vielleicht ausschalten. Sie können Ihre E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen im Dropdown-Menü oben in „Meine Inbox“ oder in „Meine Profileinstellungen“ anpassen.

9. Asana mithilfe von „Meine Profileinstellungen“ anpassen

Um Ihr Konto anzupassen, klicken Sie auf Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke von Asana und wählen Sie „Meine Profileinstellungen“ aus. Wenn Sie noch kein Profilbild hochgeladen haben, klicken Sie auf den Kreis mit Ihren Initialen.

Im Menü „Meine Profileinstellungen“ können Sie Folgendes tun:

  • Ihren Namen und Ihr Profilfoto ändern
  • Anpassen, ob und wann Sie E-Mail-Benachrichtigungen und Aufgabenerinnerungen erhalten möchten
  • Bestimmen, welche E-Mails Aufgaben an Asana senden, und zusätzliche E-Mails zu Ihrem Asana-Konto hinzufügen
  • Ihr Konto deaktivieren
  • Apps anzeigen, die Sie autorisiert haben
  • Ihr Asana-Thema ändern oder Hacks aktivieren (siehe nächsten Abschnitt)

Wenn Sie es nicht bereits getan haben, sollten Sie Ihren Vornamen und Nachnamen aktualisieren, ein Profilfoto hochladen sowie Ihre Rolle und Abteilung hinzufügen, damit Sie leicht erkannt werden können.

10. Spaß mit Asana!

Markieren Sie eine Aufgabe mit „Gefällt mir“, um Ihre Begeisterung dafür zu zeigen, signalisieren Sie Zustimmung für den Kommentar einer Person oder verleihen Sie Ihrer Dankbarkeit für die Erledigung einer Aufgabe Ausdruck. Klicken Sie einfach auf das „Daumen hoch“-Symbol, sobald Sie es sehen – im Hauptfenster, im rechten Fenster, in Ihren Benachrichtiugngen usw.

„Gefällt mir“-Angaben in Asana

Sehen Sie sich einige der experimentellen Funktionen von Asana an, indem Sie zu Ihren Profileinstellungen navigieren und die Registerkarte „Hacks“ auswählen.

Passen Sie die Anzeige von Asana mithilfe von Hintergründen an. Sehen Sie sich die verfügbaren Hintergründe an, indem Sie zu Ihren Profileinstellungen navigieren und die Registerkarte „Anzeige“ auswählen.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.