Mitglieder & Mitglieder mit beschränktem Zugriff eines Arbeitsbereichs

In einem Arbeitsbereich gibt es zwei Arten von Mitgliedern: Mitglieder mit komplettem Zugriff und Mitglieder mit beschränktem Zugriff. Mitgliedern mit vollem Zugriff stehen alle Funktionen des Arbeitsbereiches zur Verfügung, während Mitglieder mit beschränktem Zugriff nur auf solche ProjekteProjekte Projekte sind Listen mit Aufgaben. Weiterlesen , AufgabenAufgaben Aufgaben sind die grundlegende Einheit für die Arbeit in Asana. Aufgaben können für jede Art von Arbeit stehen, können Arbeit in kleinere Teilaufgaben unterteilen oder Informationen aufbewahren. Weiterlesen und DiskussionenDiskussionen Über Diskussionen kommunizieren Nutzer miteinander in Asana. Auf jeder Projekt- oder Teamseite können Sie eine Diskussion starten. Weiterlesen zugreifen können, die ausdrücklich mit ihnen geteilt wurden.

Alle Vollmitglieder und Mitglieder mit beschränktem Zugriff eines Arbeitsbereiches anzeigen

Mitgliedern mit Vollzugriff stehen in der Admin-Konsole folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Andere Mitglieder einladen
  • Einladungen zurücknehmen
  • Die Zugriffsrechte der Mitglieder einschränken oder ausweiten
  • Mitglieder aus dem Arbeitsbereich entfernen

Zugriff auf die Mitgliederliste des Arbeitsbereiches

Zugriff auf die Mitgliederliste über die Admin-Konsole

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilfoto und wählen Sie Admin-Konsole aus dem Dropdown-Menü.
  2. Navigieren Sie zum Tab Mitglieder.

Hier sehen Sie, am oberen Rand des Menüs, die Anzahl der Mitglieder in diesem Arbeitsbereich, je nach Zugriffsrechten aufgeteilt. Upgraden Sie Ihren Arbeitsbereich, um weitere Personen hinzuzufügen, sobald Ihr Limit erreicht wurde.

Personen einladen

Unter „Mitglieder“

In Ihrer Admin-Konsole können Sie über den Mitglieder-Tab neue Mitglieder einladen.

Personen ins Team einladen

Um Personen über die Admin-Konsole einzuladen:

  1. Öffnen Sie den Tab Mitglieder.
  2. Klicken Sie auf „Mitglieder einladen“.
  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse der betreffenden Person ein.
  4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü ein Projekt aus.
  5. Klicken Sie auf Senden.

Sie können entscheiden, welchen Mitgliedern Sie vollen Zugriff auf den Arbeitsbereich geben möchten und welche nur beschränkten Zugriff erhalten sollen. Klicken Sie dafür auf das 3-Punkte-Symbol rechts neben dem Namen der Person in der Mitgliederliste der Admin-Konsole.

Über ein Projekt

Sie können auch Personen aus einem Projekt heraus einladen.

Über ein Projekt einladen

So laden Sie Personen über ein Projekt ein:

  1. Wählen Sie über die Seitenleiste oder Suche das Projekt aus, zu dem Sie jemanden einladen möchten.
  2. Klicken Sie in der Projektkopfzeile auf den Button „Teilen“
  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse und den Namen der Person in die entsprechenden Felder ein

Sie werden benachrichtigt, wenn Sie jemanden in das Projekt einladen, der noch nicht Teil Ihres Arbeitsbereichs ist.

Einladungen zurücknehmen

Einladung zum Arbeitsbereich zurücknehmen

So widerrufen Sie eine Einladung in der Admin-Konsole:

  1. Öffnen Sie den Tab Mitglieder in der Admin-Konsole.
  2. Von hier aus suchen Sie den Benutzer, dessen Einladung Sie zurücknehmen möchten.
  3. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Symbol.
  4. Es erscheint ein Pop-up-Fenster mit der Option Einladung zurücknehmen. Klicken Sie darauf, um die Einladung zu widerrufen.

Die Person, deren Einladung Sie zurücknehmen, verfügt weiterhin über ihre Einladungs-E-Mail. Wenn sie jedoch den Link öffnet, wird sie nicht zu Ihrem Arbeitsbereich oder Projekt weitergeleitet. Stattdessen wird die Fehlermeldung „Sie haben leider keinen Zugriff darauf.“ angezeigt.

Die Zugriffsrechte der Mitglieder einschränken oder ausweiten

Sie können die Zugriffsrechte aller Mitglieder entweder einschränken oder ausweiten, um ihnen Zugriff auf alle sichtbaren Projekte in Ihrem Arbeitsbereich zu gewähren.

Ein Mitglied in einen Gast konvertieren

Um die Zugriffsrechte eines Mitglieds einzuschränken oder ihm vollen Zugriff zu gewähren:

  1. Navigieren Sie in der Admin-Konsole zum Tab Mitglieder. 1. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Symbol rechts vom Namen der Person und wählen Sie entweder Mitglied oder Mitglied mit beschränktem Zugriff, je nachdem ob die Person vollen Zugriff erhalten soll oder nur beschränkten.

Diese Option ist nur für Teams oder Arbeitsbereiche verfügbar. In UnternehmenUnternehmen Unternehmen verbinden alle Personen in einer Firma, die Asana auf der Grundlage einer gemeinsamen E-Mail-Domain nutzen. Weiterlesen wird die Unterscheidung zwischen Mitglied und Gast automatisch durch die E-Mail-Adresse der Person vorgenommen.

Mitglieder und Mitglieder mit beschränktem Zugriff entfernen

Entfernen Sie Mitglieder oder Mitglieder mit beschränktem Zugriff aus Ihrem Arbeitsbereich, wenn Sie nicht mehr möchten, dass diese auf die Projekte und Aufgaben des Arbeitsbereichs zugreifen.

aus dem Arbeitsbereich entfernen

Um Personen aus Ihrem Arbeitsbereich zu entfernen:

  1. Klicken Sie im Tab Mitglieder auf das 3-Punkte-Symbol rechts vom Namen des Mitglieds.
  2. Klicken Sie auf Entfernen.

Wenn eine Person aus Ihrem Arbeitsbereich entfernt wird, bleiben die von ihr erstellten AufgabenAufgaben Aufgaben sind die grundlegende Einheit für die Arbeit in Asana. Aufgaben können für jede Art von Arbeit stehen, können Arbeit in kleinere Teilaufgaben unterteilen oder Informationen aufbewahren. Weiterlesen , ProjekteProjekte Projekte sind Listen mit Aufgaben. Weiterlesen , DiskussionenDiskussionen Über Diskussionen kommunizieren Nutzer miteinander in Asana. Auf jeder Projekt- oder Teamseite können Sie eine Diskussion starten. Weiterlesen , AnhängeAnhänge Eine Datei, die an eine Aufgabe oder Diskussion angehängt ist. Weiterlesen und KommentareKommentare Kommentieren Sie eine Aufgabe oder Diskussion, um Hilfe anzubieten, Fragen zu beantworten und beim Voranbringen der Arbeit zu helfen. Weiterlesen intakt, aber die ihr zugewiesenen Aufgaben verbleiben als „Nicht zugewiesen“.

Um sicherzustellen, dass keine Aufgaben vergessen werden, empfiehlt es sich, die „Meine Aufgaben“-Liste der Person aufzurufen und ihre Aufgaben neu zuzuweisen, bevor diese entfernt werden.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste unter Zuletzt zugewiesen.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Sichtbar machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie sichtbar gemacht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N in eine beliebige Aufgabenzeile ein, um einen neuen Abschnitt zu erstellen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.