Arbeitsbereiche verstehen
- Inhalt
- Was ist ein Arbeitsbereich?
- Personen in Ihrem Arbeitsbereich
- Einen Arbeitsbereich erstellen
- Einen Arbeitsbereich in ein Unternehmen umwandeln
- Admin-Konsole für Arbeitsbereiche
- Einen Arbeitsbereich deaktivieren
- Einen Arbeitsbereich verlassen
- Mitglieder sowie Mitglieder mit beschränktem Zugriff in einem Arbeitsbereich verwalten
- Mitglieder und Mitglieder mit beschränktem Zugriff umwandeln
- Personen zu Ihrem Arbeitsbereich einladen
- Personen aus Ihrem Arbeitsbereich entfernen
Asana-Konten sind kostenlos und für Einzelpersonen ausgelegt; sie gewähren Zugriff auf gemeinsame Arbeitsbereiche und Unternehmen, um mit anderen Asana-Nutzern zusammenzuarbeiten.
Mit einem einzigen Asana-Konto können Sie sich mehreren Arbeitsbereichen und Unternehmen anschließen oder diese neu erstellen, um mit unterschiedlichen Gruppen von Asana-Nutzern zusammenzuarbeiten. Diese Arbeitsbereiche und Unternehmen, zu denen Sie gehören, sind eigenständige Instanzen, jede mit einer spezifischen Gruppe an Personen sowie eigenen Projekten und Aufgaben.
Da jeder Arbeitsbereich und jedes Unternehmen voneinander getrennt sind, können Ihre Kollegen weder die anderen Arbeitsbereiche oder Unternehmen sehen, zu denen Sie gehören, noch können Sie die anderen Arbeitsbereiche und Unternehmen sehen, denen Ihre Kollegen angehören. Erfahren Sie hier mehr zur Sichtbarkeit zwischen diesen Bereichen.
Was ist ein Arbeitsbereich?
Ein Arbeitsbereich umfasst eine Reihe von Personen, die gemeinsam an Projekten und Aufgaben arbeiten. Arbeitsbereiche können von jeder Gruppe von Personen verwendet werden, im Gegensatz zu Unternehmen ist dafür keine gemeinsame Unternehmens-E-Mail-Domain erforderlich.
Personen, die ein Asana-Konto mit einer persönlichen E-Mail-Adresse (z. B. „@gmail.com“ oder „@yahoo.com“) erstellen, beginnen mit einem Arbeitsbereich.
Wenn Sie über eine Unternehmens-E-Mail-Domain verfügen, sollten Sie stattdessen die Verwendung eines Unternehmens in Betracht ziehen.
Personen in Ihrem Arbeitsbereich
Es gibt zwei Personentypen in einem Arbeitsbereich: Arbeitsbereichsmitglieder und Mitglieder mit beschränktem Zugriff. Arbeitsbereichsmitglieder haben vollen Zugriff auf Ihren Arbeitsbereich, während Mitglieder mit beschränktem Zugriff auf die Projekte, Aufgaben und Nachrichten beschränkt sind, die ausdrücklich mit ihnen geteilt wurden.
Arbeitsbereichsmitglieder
Arbeitsbereichsmitglieder haben vollen Zugriff auf alle sichtbaren Projekte, Aufgaben und Diskussionen in Ihrem Arbeitsbereich.
Alle Arbeitsbereichsmitglieder können Folgendes tun:
- Den Arbeitsbereich umbenennen
- Den Arbeitsbereich auf ein kostenpflichtiges Abonnement upgraden
- Zur rechnungsverantwortlichen Person für einen kostenpflichtigen Arbeitsbereich werden
- Personen in den Arbeitsbereich einladen oder sie aus ihm entfernen
- Personen in Mitglieder mit vollem oder beschränktem Zugriff umwandeln
Mitglieder mit beschränktem Zugriff
Mitglieder mit beschränktem Zugriff sind Personen mit eingeschränktem Zugriff auf Ihren Arbeitsbereich. Mitglieder mit beschränktem Zugriff sehen nur Projekte, die Sie mit ihnen teilen. Sie können Auftragnehmer, Kunden oder andere Dritte als Mitglieder mit beschränktem Zugriff einladen und ihnen Zugriff auf relevante Projekte und Aufgaben gewähren, ohne ihnen vollen Zugriff auf alles in Ihrem Arbeitsbereich zu gestatten.
Mitglieder mit beschränktem Zugriff können Folgendes nicht tun:
- Den Arbeitsbereich umbenennen
- Den Arbeitsbereich auf ein kostenpflichtiges Abonnement upgraden
- Zur rechnungsverantwortlichen Person für den kostenpflichtigen Arbeitsbereich werden
- Personen als vollwertige Mitglieder des Arbeitsbereichs einladen
- Personen entfernen
- Personen in Mitglieder mit vollem oder beschränktem Zugriff umwandeln
Mitglieder mit beschränktem Zugriff können Folgendes tun:
- Neue Projekte und Aufgaben erstellen
- Die Projekte und Aufgaben bearbeiten, die mit ihnen geteilt wurden
- Andere Mitglieder mit beschränktem Zugriff einladen
- Nachrichten verfassen
In Arbeitsbereichen gibt es keine Gäste.
Mitglieder und Mitglieder mit beschränktem Zugriff erkennen
Unter Mitglieder auf der linken Seite Ihres Bildschirms können Sie:
- Eine Übersicht über den Mitgliederstatus sehen.
- Mitglieder mit beschränktem Zugriff auswählen.
- Mit der Option Entfernen Mitglieder entfernen.
- Mitglieder einladen.
Die Mitglieder eines Arbeitsbereichs können in diesem Fenster außerdem die Zugriffsrechte von Mitgliedern einschränken oder ausweiten.
Einen Arbeitsbereich erstellen
Erstellen Sie einen Arbeitsbereich, um mit anderen Personen in Asana zusammenzuarbeiten.
So erstellen Sie einen neuen Arbeitsbereich:
- Klicken Sie auf Ihr Profilfoto, und wählen Sie Meine Einstellungen... aus der Liste aus
- Klicken Sie auf den Tab Konto
- Wählen Sie Neuen Arbeitsbereich erstellen
Über ein einzelnes Asana-Konto können Sie mehreren Arbeitsbereichen beitreten bzw. mehrere Arbeitsbereiche erstellen. Erstellen Sie Arbeitsbereiche für verschiedene Gruppen von Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten.
Einen bestehenden Arbeitsbereich in ein Unternehmen umwandeln
Wenn Sie mehrere Teams benötigen oder abteilungsübergreifend arbeiten müssen, können Sie einen Ihrer bestehenden Arbeitsbereiche in ein Unternehmen umwandeln. Informieren Sie sich hier über die Unterschiede zwischen Arbeitsbereichen und Unternehmen.
Sie müssen zuerst Ihre Firmen-E-Mail-Adresse zu Ihrem Konto hinzufügen, bevor Sie einen Arbeitsbereich in ein Unternehmen umwandeln können.
So öffnen Sie die Admin-Konsole Ihres Arbeitsbereichs:
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild
- Klicken Sie auf Admin-Konsole
In der Admin-Konsole:
- Gehen Sie zum Tab Einstellungen
- Klicken Sie auf In ein Unternehmen umwandeln
Unter In ein Unternehmen umwandeln:
- Wählen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse aus
- Bestätigen Sie die Nutzungsbedingungen
Wenn diese E-Mail-Domain nicht bereits bei einem anderen Unternehmen verwendet wird, werden Sie aufgefordert, auf Umwandeln zu klicken.
Probleme bei der Umwandlung Ihres Arbeitsbereichs?
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, einen Ihrer bestehenden Arbeitsbereiche in ein Unternehmen umzuwandeln, und Ihnen die Nachricht nicht angezeigt wird, dass Ihre E-Mail-Domain bereits in Verwendung ist, dann sollten Sie das Support-Team kontaktieren und folgende Angaben machen:
- Name Ihres Unternehmens oder Ihres größten/aktivsten Firmen-Arbeitsbereichs
- E-Mail-Domain
Wir helfen Ihnen dann, Ihren größten Arbeitsbereich in ein neues Unternehmen umzuwandeln.
Kopieren Sie diesen Text, um den Prozess zu beschleunigen:
Primäres Unternehmen/Primärer Arbeitsbereich:
E-Mail-Domain:
Wenn Sie eine gemeinsame Universitäts-E-Mail-Domain nutzen (z. B. „college.edu“), ist eine eigene Subdomain (z. B. „staff.college.edu“) erforderlich, um ein Unternehmen zu erstellen.
Admin-Konsole für Arbeitsbereiche
In der Admin-Konsole können Sie:
- Den Arbeitsbereichsnamen bearbeiten
- Personen und Einladungen verwalten
- Rechnungen verwalten (wenn Sie ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Arbeitsbereich vorgenommen haben).
Nur Mitglieder des Arbeitsbereichs können auf die Admin-Konsole zugreifen, nicht aber Mitglieder mit beschränktem Zugriff.
In der Admin-Konsole stehen Ihnen die folgenden Tabs zur Verfügung: Mitglieder, Rechnungsstellung, Einstellungen, Apps und Ressourcen:
Mitglieder
Unter „Mitglieder” können Sie:
- Eine Liste aller Mitglieder und Mitglieder mit beschränktem Zugriff in Ihrem Arbeitsbereich ansehen
- Die Zugriffsrechte von Mitgliedern einschränken oder ausweiten
- Mitglieder aus Ihrem Arbeitsbereich entfernen
- Weitere Personen zu Ihrem Arbeitsbereich einladen
Einstellungen
Unter Einstellungen können Sie:
- Den Namen Ihres Arbeitsbereiches ändern
- Ihren Arbeitsbereich in ein Unternehmen umwandeln
Einen Arbeitsbereich deaktivieren
Da Arbeitsbereiche gemeinsame Bereiche sind, werden durch das Verlassen eines Arbeitsbereichs die darin enthaltenen Projekte und Aufgaben nicht gelöscht.
Wenn Ihr Arbeitsbereich nicht mehr benötigt wird, können Sie ihn wie folgt deaktivieren:
- Entfernen Sie alle Aufgaben.
- Entfernen Sie alle Projekte.
- Entfernen Sie alle Mitglieder.
Sobald alles gelöscht wurde und Sie das einzige verbleibende Mitglied sind, können Sie ebenfalls den Arbeitsbereich verlassen.
Nur eingeladene Personen können auf einen Arbeitsbereich zugreifen. Wenn alle Mitglieder entfernt wurden, ist der Arbeitsbereich nicht mehr zugänglich.
Arbeitsbereiche lassen sich nicht archivieren.
Einem Arbeitsbereich beitreten
Wenn Sie einem Arbeitsbereich beitreten möchten, bitten Sie ein Mitglied, Sie zu diesem einzuladen.
Einen Arbeitsbereich verlassen
Sie können einen Arbeitsbereich verlassen, wenn Sie nicht mehr aktiv mit den Mitgliedern des Arbeitsbereichs zusammenarbeiten.
Wenn Sie den Arbeitsbereich verlassen, haben Sie keinen Zugriff mehr auf Projekte oder Aufgaben im Arbeitsbereich und der Arbeitsbereich wird nicht mehr angezeigt, wenn Sie auf Ihr Profilbild klicken. Er bleibt aber weiterhin bestehen.
Einen Arbeitsbereich verlassen
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild.
- Klicken Sie auf Mehr.
- Wählen Sie Mich aus diesem Arbeitsbereich entfernen.
Mitglieder sowie Mitglieder mit beschränktem Zugriff in einem Arbeitsbereich verwalten
Mitgliedern mit Vollzugriff stehen in der Admin-Konsole folgende Funktionen zur Verfügung:
- Andere Mitglieder und Mitglieder mit beschränktem Zugriff einladen
- Einladungen zurücknehmen
- Mitglieder in Mitglieder mit beschränktem Zugriff umwandeln oder umgekehrt
- Mitglieder und Mitglieder mit beschränktem Zugriff entfernen
Zugriff auf den „Mitglieder“-Tab über die Admin-Konsole
- Klicken Sie auf Ihr Profilfoto und wählen Sie Admin-Konsole aus dem Dropdown-Menü
- Navigieren Sie zum Tab Mitglieder
Hier sehen Sie am oberen Rand des Menüs die Anzahl der Mitglieder sowie Mitglieder mit beschränktem Zugriff im Arbeitsbereich. Upgraden Sie Ihren Arbeitsbereich, um weitere Personen hinzuzufügen, wenn Ihr Limit erreicht wurde.
Mitglieder oder Mitglieder mit beschränktem Zugriff umwandeln
Sie können die Zugriffsrechte eines jeden Mitglieds entweder ausweiten oder einschränken, um ihnen Zugriff auf alle sichtbaren Projekte in Ihrem Arbeitsbereich zu gewähren oder zu verwehren.
Um die Zugriffsrechte eines Mitglieds einzuschränken oder der Person vollen Zugriff zu gewähren:
- Navigieren Sie in der Admin-Konsole des Arbeitsbereichs zum Tab Mitglieder
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol rechts vom Namen der Person und wählen Sie entweder Mitglied oder Mitglied mit beschränktem Zugriff, um zwischen den Optionen hin- und herzuschalten
Personen einladen
Laden Sie Personen über den Mitglieder-Tab in Ihrer Admin-Konsole ein
In Ihrer Admin-Konsole können Sie über den Mitglieder-Tab neue Mitglieder einladen.
Um Personen über die Admin-Konsole einzuladen:
- Öffnen Sie den Tab Mitglieder
- Klicken Sie auf *Mitglieder einladen.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der entsprechenden Person ein
- Wählen Sie bei Bedarf ein Projekt aus dem Dropdown-Menü aus
- Klicken Sie auf Senden
Sie können einen Benutzer des Arbeitsbereichs zu einem Mitglied mit beschränktem Zugriff machen, indem Sie im Mitglieder-Tab der Admin-Konsole neben dem Namen der Person auf das Symbol mit den drei Punkten klicken.
Personen aus einem Projekt einladen
Sie können auch Personen aus einem Projekt heraus einladen.
So laden Sie Personen über ein Projekt ein:
- Wählen Sie über die Seitenleiste oder Suche das Projekt aus, zu dem Sie jemanden einladen möchten
- Klicken Sie in der Projektkopfzeile auf den Button „Teilen“
- Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Namen der Person in die entsprechenden Felder ein
Sie erhalten eine Meldung, wenn Sie jemanden in das Projekt einladen, der noch nicht Teil Ihres Arbeitsbereichs ist.
Einladungen zurücknehmen
So nehmen Sie eine Einladung in der Admin-Konsole zurück:
- Öffnen Sie den Tab Mitglieder in der Admin-Konsole
- Suchen Sie von hier aus den Nutzer, dessen Einladung Sie zurücknehmen möchten
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol
- Es erscheint ein Popup-Fenster mit der Option Einladung zurücknehmen – klicken Sie darauf, um die Einladung zurückzunehmen.
Die Person, deren Einladung Sie zurücknehmen, wird zwar eine Einladungs-E-Mail erhalten haben, doch wenn sie den Link öffnet, wird sie nicht zu Ihrem Arbeitsbereich oder Projekt weitergeleitet. Stattdessen wird die Fehlermeldung „Sie haben leider keinen Zugriff darauf“ angezeigt.
Mitglieder und Mitglieder mit beschränktem Zugriff entfernen
Entfernen Sie Mitglieder oder Mitglieder mit beschränktem Zugriff aus Ihrem Arbeitsbereich, wenn Sie nicht mehr möchten, dass diese Zugriff auf die Projekte und Aufgaben des Arbeitsbereichs haben.
Um Personen aus Ihrem Arbeitsbereich zu entfernen:
- Klicken Sie im Tab Mitglieder auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Namen des Mitglieds.
- Klicken Sie auf Entfernen.
Wird eine Person aus Ihrem Arbeitsbereich entfernt, bleiben die von ihr erstellten Aufgaben, Projekte, Nachrichten, Anhänge und Kommentare intakt. Die ihr zuvor zugewiesenen Aufgaben hingegen erscheinen nun als „Nicht zugewiesen“.
Um sicherzustellen, dass keine Aufgaben vergessen werden, empfiehlt es sich, die „Meine Aufgaben“-Liste der Person aufzurufen und ihre Aufgaben neu zuzuweisen, bevor Sie die Person entfernen.
