Aufgaben verstehen
- Inhalt
- Was sind Aufgaben?
- So erstellen Sie Aufgaben
- Verantwortliche Person
- Aufgabenbeteiligte
- Aufgaben-Tipps und Best Practices
- Projekt, Aufgabe oder Unteraufgabe?
- Reaktion auf Aufgaben und Zusammenarbeit
- Weitere Infomaterialien
Was sind Aufgaben?
Aufgaben stellen ausführbare Schritte oder To-dos dar, um klarzustellen, wer bis wann wofür verantwortlich ist. Sie können aber auch Ideen und Referenzinformationen beinhalten. Wenn Sie es gewohnt sind, bei jedem Anliegen eine E-Mail an den betreffenden Kollegen zu schicken, probieren Sie es stattdessen einmal mit der Zuweisung einer Aufgabe.
Sie könnten beispielsweise eine Aufgabe haben, um ein Video für eine bevorstehende Kampagne zu animieren, während ein anderer Teamkollege für den Inhalt verantwortlich ist. Diese Aufgaben können in einem Projekt zur Kampagnenverwaltung nachverfolgt werden.
In Aufgaben befinden sich alle Dateien, Kommentare und Anweisungen, die mit der Aufgabe zusammenhängen. Damit befinden sich alle Informationen an einem zentralen Ort. Aufgaben sind normalerweise Teil eines Projekts, sodass sie leicht zu finden und für Ihre Teammitglieder sichtbar sind.
So erstellen Sie Aufgaben
Es gibt drei grundlegende Möglichkeiten, um Aufgaben zu erstellen:
- Mit dem orangefarbenen Schnell hinzufügen-Button in der Startleiste.
- Mit dem Aufgabe hinzufügen-Button in einem Projekt.
- Indem Sie in eine Aufgabenliste klicken, Enter drücken und lostippen.
Sie können Aufgaben auch anhand von E-Mails oder in Slack-Nachrichten erstellen. Asana kann in Top-Tools integriert werden, um Ihnen Zeit zu sparen und die Verwaltung Ihrer Aufgaben zu erleichtern.
Aufgabenempfänger
Jede Aufgabe kann nur eine verantwortliche Person, aber viele Beteiligte haben.
Sowohl die verantwortliche Person als auch die Beteiligten einer Aufgabe können die Aufgabe sehen und je nach den Berechtigungseinstellungen auch bearbeiten.
Im Feld „Verantwortlich“ wird jene Person angezeigt, die für die Bearbeitung der Aufgabe zuständig ist.
Alle Aufgaben, die einem Nutzer zugewiesen werden, erscheinen in seiner Meine Aufgaben-Liste.
Aufgabenbeteiligte erhalten Benachrichtigungen, wenn die Aufgabe aktualisiert wird.
Der Aufgabenersteller und der Aufgabenverantwortliche werden automatisch als Aufgabenbeteiligte hinzugefügt.
Um eine Aufgabe zuzuweisen:
- Klicken Sie auf das Feld Verantwortlich im Fenster mit den Aufgabendetails
- Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens oder der E-Mail-Adresse der Person.
- Wählen Sie eine Person aus den automatisch vorgeschlagenen Ergebnissen aus.
Drücken Sie
Tab+M, um sich eine Aufgabe selbst zuzuweisen.
Um die Zuweisung einer Aufgabe aufzuheben:
Fahren Sie über das Feld Verantwortlich und klicken Sie auf das erscheinende X-Symbol
Duplizieren und zuweisen
Wenn Sie die gleiche Aufgabe für mehrere Personen erstellen möchten, können Sie ganz einfach mehrere Aufgaben einzelnen Personen oder einem ganzen Team in ihrem Unternehmen zuweisen.
Um mehrere Duplikate einer Aufgabe zuzuweisen:
- Klicken Sie auf das Feld Verantwortlich im Fenster mit den Aufgabendetails
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Duplizieren und zuweisen aus
- Wählen Sie aus der Liste jene Personen aus, denen Sie eine duplizierte Aufgabe zuweisen möchten
- Klicken Sie auf Duplikate zuweisen
Unten im Bildschirm erscheint die Benachrichtigung X wurde erfolgreich dupliziert.
Durch das Zuweisen von Kopien wird die ursprüngliche Aufgabe nicht mehreren Personen zugewiesen; es werden mehrere Kopien der Aufgabe erstellt und jeder Person zugewiesen.
Aufgabenbeteiligte
Wenn Sie als Aufgabenbeteiligter hinzugefügt werden, bleiben Sie über die folgenden Änderungen auf dem Laufenden:
- Es wurde ein Anhang zur Aufgabe hinzugefügt
- Der Aufgabe wurde ein neuer Kommentar hinzugefügt
- Jemandem gefällt die Aufgabe
- Die Aufgabe wurde als erledigt markiert
So fügen Sie Aufgabenbeteiligte hinzu:
Klicken Sie auf das + neben Beteiligte, um Beteiligte hinzuzufügen oder zu entfernen
Beteiligte erhalten Benachrichtigungen in ihrer Inbox und entsprechend ihrer Einstellungen auch via E-Mail.
Wenn Sie Benachrichtigungen zu einer Aufgabe erhalten, an der Sie nicht mehr interessiert sind, können Sie sich aus der Liste der Aufgabenbeteiligten entfernen.
So verlassen Sie eine Aufgabe:
Klicken Sie auf Aufgabe verlassen
So entfernen Sie eine beteiligte Person:
Hier können Sie entweder:
- Einen Beteiligten entfernen, indem Sie über den Namen fahren und auf das X-Symbol klicken
- Einen Beteiligten hinzufügen, indem Sie den entsprechenden Namen oder die E-Mail-Adresse eingeben und die Person aus den automatisch vorgeschlagenen Ergebnissen auswählen
Wenn Sie eine Person in einer Aufgabenbeschreibung oder einem Kommentar einer Aufgabe @erwähnen, wird die Person automatisch zu den Beteiligten dieser Aufgabe hinzugefügt.
Aufgaben-Tipps und Best Practices
Diese Tipps zeigen Ihnen, wie Sie eine großartige Aufgabe erstellen und wie Sie auf die Ihnen zugewiesenen Aufgaben reagieren können.
So erstellen Sie eine großartige Aufgabe
- Vergeben Sie klare, verständliche Aufgabennamen. Zum Beispiel können Sie Folgendes als Aufgabennamen verwenden: „Ersten Entwurf des Blogartikels fertigstellen“, anstatt „Blogbeitrag veröffentlichen“.
- Weisen Sie sich die Aufgabe selbst oder einem Teamkollegen zu. Aufgaben haben nur eine verantwortliche Person. Auf diese Weise gibt es keine Unklarheiten darüber, wer für die Arbeit verantwortlich ist.
- Sie können eine Aufgabe in Unteraufgaben aufteilen, wenn mehrere Personen zur Fertigstellung beitragen müssen.
- Fügen Sie in Ihre Aufgabe je ein Start- und Fälligkeitsdatum ein, um die Bearbeitungsdauer und die Abgabefrist einer Aufgabe anzuzeigen. Teamkollegen können so ihre Arbeitszeit für jede Aufgabe effizienter planen und wissen stets, wann die Fertigstellung erwartet wird.
- Die Aufgabenbeschreibung bietet Ihnen die Möglichkeit, weitere Informationen, Anweisungen oder Zusammenhänge für die Aufgabe bereitzustellen. So erhält die verantwortliche Person alle erforderlichen Informationen für die Bearbeitung der Aufgabe. So können Sie beispielsweise darin Teammitglieder oder Projekte erwähnen, die Aufgabenbeschreibung formatieren und Medien aus Quellen wie YouTube und Figma einfügen, die dann als interaktive Vorschau in der Aufgabenbeschreibung erscheinen.
- Fügen Sie alle benötigen Dateien hinzu. Asana kann mit Google Drive, Dropbox, OneDrive und Box integriert werden. Dadurch können Sie Dateien einfach über die Tools anhängen, die Sie bereits verwenden.
- Einige Aufgaben können von der Fertigstellung anderer Arbeiten abhängen. Legen Sie Aufgabenabhängigkeiten fest, so dass die Arbeit in der richtigen Reihenfolge und zur richtigen Zeit erfolgt.
- Zu guter Letzt können Sie weitere Beteiligte zur Aufgabe hinzufügen (das ist so ähnlich, als würden Sie sie in einer E-Mail in CC setzen). Beteiligte erhalten dann Benachrichtigungen über jede Aktivität in Zusammenhang mit der Aufgabe. Beteiligte können zu jeder Zeit hinzugefügt oder entfernt werden.
- Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, klicken Sie auf das Häkchen neben dem Aufgabennamen. Hinterlassen Sie außerdem einen Kommentar, damit andere Teammitglieder wissen, was Sie erreicht haben.
Sie können auch Meilensteine erstellen, um wichtige Projektziele (wie das Erreichen eines Umsatzziels) oder wichtige Aufgaben darzustellen. Diese markieren Etappenziele, die die nächste Phase freigeben (wie die Bestätigung eines Veranstaltungsortes).
Wie erstelle ich ein Projekt, eine Aufgabe oder eine Unteraufgabe?
Zahlreiche Kunden haben diese Frage, und die Antwort lautet in der Regel, dass es einfach davon abhängt, was Sie erreichen wollen und wie Sie die Infos sehen möchten. Werfen Sie einen Blick auf unser Rahmenmodell und einige Hinweise, die Ihnen bei der Entscheidung helfen:
| Projekt erstellen... | Aufgabe erstellen... | Unteraufgabe erstellen... | Beispiele | |
|---|---|---|---|---|
| Höhe des Aufwands | Der Aufwand ist groß und betrifft eine Gruppe von Personen, die über einen längeren Zeitraum auf ein Ziel hinarbeitet, oder Sie wollen eine zentrale Stelle, um die Arbeit nachzuverfolgen. | Sie versuchen, eine einzelne Aufgabe für eine Person zu erfassen, die innerhalb von wenigen Minuten oder Arbeitstagen erledigt werden kann. | Mehrere Personen tragen zur Erfüllung der Aufgabe bei und helfen Ihnen, diese in kleineren Teilaufgaben zu erledigen. | Projekt: Redaktioneller Kalender Aufgabe: Blog veröffentlichen Unteraufgabe: Kundenzitate für Blog sammeln |
| Ansichten | Sie möchten das Projekt und seine Aufgaben in verschiedenen Ansichten (Liste, Board, Zeitleiste, Kalender) sehen und mit Portfolios und Dashboard-Diagrammen darüber berichten. | Die Arbeit soll in den Ansichten Zeitleiste, Dashboard oder Workload sichtbar sein (Unteraufgaben werden bei diesen Ansichten, außer auf der Zeitleiste, nicht automatisch angezeigt). | Die Unteraufgaben müssen nicht in den Ansichten Zeitleiste, Dashboard oder Workload angezeigt werden. (Falls doch, konvertieren Sie die übergeordnete Aufgabe.) | Produkt: Produkteinführung Aufgabe: Marktforschung durchführen Unteraufgabe: Zusammenfassung der Recherche für das Marketingteam schreiben |
| Komplexität | Was Sie tun, umfasst zahlreiche Schritte, Phasen, Beteiligte oder Ebenen. | Sie möchten mit einer Untergruppe von Beteiligten über einen bestimmten Arbeitsvorgang (im Gegensatz zum Gesamtprojekt) kommunizieren. | Sie versuchen, eine Aufgabe in kleinere Stücke zu unterteilen. (Wenn Sie jedoch mehr als fünf Unteraufgaben verschiedenen Beteiligten zugewiesen haben, vergewissern Sie sich, dass es sich nicht doch um ein Projekt handelt). | Projekt: Neujahrskampagne Aufgabe: Kampagnenbotschaft fertigstellen Unteraufgabe: Die Botschaft der Kampagne überprüfen |
Reaktion auf Aufgaben und Zusammenarbeit
Die Idee ist, dass jede Person in Ihrem Asana-Bereich für beliebige andere Personen Aufgaben erstellen und zuweisen kann. Mit diesen Tipps gelingt Ihnen die Zusammenarbeit besonders gut:
- Wenn Ihnen jemand eine Aufgabe zuweist, können Sie diese mit einem „Gefällt mir“ bestätigen und so zeigen, dass Sie sie gesehen haben und daran arbeiten können.
- Wenn Sie nicht die richtige Person sind, um an der Aufgabe zu arbeiten, können Sie sie neu zuweisen. Alternativ können Sie ein Gespräch in den Aufgabenkommentaren beginnen.
- Während Sie die Aufgabe bearbeiten, können Sie mithilfe von Aufgabenkommentaren entsprechende Updates zur Verfügung stellen, damit Aufgabenbeteiligte darauf reagieren und die Fortschritte nachverfolgen können.
- Wenn ein Kommentar wichtige Details oder die letzte entscheidende Information enthält, können Sie diesen oben anheften und so einfacher finden.
- Wenn Sie jemanden auf eine Aufgabe oder einen Kommentar aufmerksam machen möchten, können Sie die Person @erwähnen. Sie wird dann benachrichtigt und kann schnell auf diese spezifische Aufgabe zugreifen. Wenn Sie jemanden in einer Aufgabe erwähnen, wird die Person automatisch zu den Beteiligten hinzugefügt und erhält eine entsprechende Inbox-Benachrichtigung.
- Sie können auch die Namen von Projekten, Aufgaben und Diskussionen @erwähnen, um Ihre Arbeit zu verknüpfen und sie einfach zu referenzieren.
Weitere Infomaterialien zur Verwaltung von Aufgaben
Lernen Sie lieber visuell oder möchten Sie eine intensive Schulung? Schauen Sie sich diese Infomaterialien an:
| Ressourcen | Link |
|---|---|
| Asana-Kurse | Erlernen Sie die Grundlagen von Aufgaben in 5 Minuten |
| Video-Tutorial zu Aufgaben | „So funktioniert Asana“ ansehen |
| Online-Kurs zur Verwaltung von Aufgaben | Bei der Asana Academy registrieren |
| Treten Sie mit der Community in Kontakt | Nehmen Sie an einer bevorstehenden Schulung teil oder beginnen Sie ein Gespräch über Aufgaben in unserem Community-Forum |
