Projektvorlagen
- Inhalt
- Übersicht
- Bisherige Projektvorlagen vs. neue Projektvorlagen
- Erstellung eines Projekts mithilfe einer Projektvorlage anhand eines bestehenden Projekts
- Projekttermine für benutzerdefinierte Vorlagen festlegen
- Ihre Vorlage anpassen
- Vorlageneinstellungen
- Erstellung eines neuen Projektes mithilfe einer Projektvorlage
- Eine Vorlage löschen
Übersicht
Mit benutzerdefinierten Vorlagen kann Ihr Team standardisierte Projekte erstellen und so nicht nur den Workflow optimieren, sondern auch wirklich viel Zeit sparen. Die bisherigen Projektvorlagen von Asana führten zu manch unerwünschter Situation und infolgedessen zu Verzögerungen und Unterbrechungen von Arbeitsabläufen. Mit unserem neuen und ausgefeilten Tool für Projektvorlagen können Sie nun auf einen Blick alle Elemente und Aspekte Ihrer eigenen und der Projektvorlagen Ihres Teams sehen.
Die neuen Projektvorlagen bieten Ihnen die Möglichkeit, benutzerdefinierte, wiederverwendbare Vorlagen zu erstellen, damit Ihr Team die Arbeit an neuen Projekten in Sekundenschnelle aufnehmen kann. Gleichzeitig können Sie damit Probleme, die Sie in früheren Projekten identifiziert haben, in Zukunft verhindern.
Zudem lassen sich von nun an auch Projektvorlagen von Grund auf neu erstellen und die damit verbundenen Aufgaben, Beteiligten und Zeitleisten ganz auf Ihre Bedürfnisse abstimmen.
Bisherige Projektvorlagen vs. neue Projektvorlagen
Bei den bisherigen Projektvorlagen sind Nutzer auf Probleme gestoßen, die zu Verzögerungen und Unterbrechungen bei der Arbeit geführt haben. Mit den Funktionen unserer neuen Projektvorlagen werden alle Probleme behoben, die bei den ursprünglichen Projektvorlagen aufgetreten sind.
| Bisherige Projektvorlagen – Probleme | Neue Projektvorlagen – Lösungen |
|---|---|
| Aufgaben werden als reguläre Aufgaben unter Meine Aufgaben für die verantwortliche Person angezeigt, sobald sie dieser zugewiesen worden sind. | Aufgaben, die anhand einer Projektvorlage zugewiesen werden, werden nun nicht mehr unter Meine Aufgaben für die verantwortliche Person angezeigt. |
| Daten innerhalb einer Vorlage bleiben statisch. Das bedeutet, dass in erstellten Vorlagen unveränderte Fälligkeitsdaten angezeigt werden. | Neue Projektvorlagen zeigen nur relative Daten (also zum Beispiel „3 Tage nach Projektbeginn“) statt tatsächliche Daten (zum Beispiel 3. Februar 2023). |
| Benutzer hatten Probleme, Vorlagen für bestimmte Teams am selben Ort zu finden. | Alle neuen Projektvorlagen eines Teams werden von nun an auf der Teamseite angezeigt. |
Erstellung eines Projekts mithilfe einer Projektvorlage anhand eines bestehenden Projekts
- Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol neben dem Projekttitel
- Klicken Sie auf „Als Vorlage speichern“
Hier können Sie Ihrer Projektvorlage einen Namen geben und mit dem Team teilen. Außerdem ist es hier möglich, die Sichtbarkeitseinstellungen der Vorlage zu ändern, je nachdem, ob Sie sie mit Ihrem Team teilen, ihm Bearbeitungszugriff geben oder die Sichtbarkeit einschränken, um nur einzelnen Projektmitgliedern den Zugriff zu gewähren. Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Neue Vorlage erstellen.
Ihre Vorlage wird nun generiert. Gleich können Sie beginnen, sie ganz nach Ihren Wünschen zu erstellen und sie an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen.
An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, die standardmäßigen Aufgaben, verantwortlichen Personen und Fälligkeitsdaten der Vorlage festzulegen oder zu ändern.
Projekttermine für benutzerdefinierte Vorlagen festlegen
Fälligkeitsangaben sind in einer Projektvorlage immer relativ. Dadurch wird es einfacher, Aufgaben nachzuverfolgen, da Sie immer sehen, wie viele Tage sie entweder vom Start- oder vom Enddatum des Projektes entfernt sind (z. B. 3 Tage nach Projektstart).
Fälligkeitsangaben in Projektvorlagen sind von nun an immer relativ zum Start- oder Enddatum des Projekts, das mit der Vorlage erstellt wurde.
Im Fenster der Datumsauswahl können Sie im Zuge der Erstellung Ihrer Projektvorlage Start- und/oder Enddaten festlegen. Anhand dieser Daten wird Asana alle zugehörigen Aufgaben entsprechend einplanen. In dieser Datumsauswahl werden nur relative Daten angezeigt (z. B. 3 Tage nach Projektbeginn).
Referenztermine festlegen
Bei der Erstellung Ihres Zeitplans haben Sie folgende Möglichkeiten:
-
Wählen Sie entweder Ausgehend vom Startdatum des Projekts aus, damit alle Aufgabendaten ausgehend vom Startdatum des Projekts berechnet werden, sobald Sie mithilfe dieser Vorlage ein Projekt erstellen.
-
Oder wählen Sie Ausgehend vom Fälligkeitsdatum des Projekts, damit alle Aufgabendaten ausgehend vom Fälligkeitsdatum des Projekts berechnet werden, sobald Sie mithilfe dieser Vorlage ein Projekt erstellen.
Sie haben auch die Möglichkeit, Daten auszuschließen oder Wochenenden zu überspringen.
Sobald Sie die Daten ausgewählt haben, haben Sie auch die Option, auf Zeit hinzufügen in der linken unteren Ecke des Fensters zur Datumsauswahl zu klicken. Dadurch werden Sie automatisch aufgefordert, eine Fälligkeitszeit mit einer entsprechenden Startzeit anzugeben.
Ihre Vorlage anpassen
Vorlagen können über den Tab Anpassen in der rechten Ecke Ihrer Vorlage bearbeitet und angepasst werden.
Hier können Sie Felder, Formulare, Aufgabenvorlagen und Regeln anpassen.
Außerdem können Sie jedes von Ihnen gewünschte Feld hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Sobald Sie die Aufgabendaten und die benutzerdefinierten Felder erstellt haben, klicken Sie auf Fortfahren auf der linken Seite Ihrer Projektvorlage.
Aufgaben, die anhand einer Projektvorlage zugewiesen werden, werden nicht unter „Meine Aufgaben“ der verantwortlichen Person angezeigt.
Erfahren Sie, wie Sie mit benutzerdefinierten Vorlagen Zeit einsparen und Prozesse standardisieren können. Sehen Sie sich jetzt unser Webinar Streamline work with Asana Premium an.
Vorlageneinstellungen
In den Vorlageneinstellungen können Sie:
- Den Titel Ihrer Vorlage bearbeiten
- Eine Vorlagenbeschreibung hinzufügen
- Auswählen, welches Team Zugriff auf die Vorlage bekommt
- Die Sichtbarkeit einstellen
- Beteiligte für Ihre Projektvorlage wählen
Vorlagenverantwortliche können entscheiden, ob Mitglieder ihre Projektvorlagen verwenden oder auch bearbeiten können.
- Personen mit Bearbeitungszugriff können in der Vorlage alles hinzufügen, bearbeiten und löschen.
- Personen mit Nutzungsberechtigung können die Vorlage zur Erstellung von Projekten nutzen, sie aber nicht bearbeiten.
- Mitglieder können als neue verantwortliche Person für die Vorlage festgelegt werden.
- Mitglieder können aus der Vorlage auch entfernt werden.
Erstellung eines neuen Projektes mithilfe einer Projektvorlage
Sie können das Tool auch verwenden, um eine Vorlage von Grund auf neu zu erstellen:
- Erstellen Sie ein neues Projekt.
- Wählen Sie Vorlage verwenden aus.
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Benutzerdefinierte Vorlagen“.
- Klicken Sie auf + Neue Vorlage.
Hinweis: Sobald Ihr Team seine erste Vorlage erstellt hat, können Sie auch auf der Teamseite im Abschnitt „Vorlagen“ neue Vorlagen erstellen.
Eine Vorlage löschen
Die Projektvorlagen eines jeden Teams können ganz einfach über die Teamseite eingesehen und zugeordnet werden.
Hier können Sie Vorlagen auch einfach bearbeiten oder löschen. Klicken Sie dazu auf das Drei-Punkte-Symbol in der rechten oberen Ecke der entsprechenden Vorlage.
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