Dashboards für Projekte

Übersicht

Dashboards sind Tabs auf Projektebene mit Grafiken und Diagrammen. Sie bieten Ihnen einen Blick aus der Vogelperspektive auf Ihre Arbeit und lassen Sie den Fortschritt Ihres Teams nachvollziehen. Mit diesen Diagrammen können Sie mögliche Hindernisse Ihres Teams sofort identifizieren, dementsprechend handeln und das Projekt voranbringen.

Der Dashboard-Tab ist eine gute Anlaufstelle, wenn Sie einen schnellen Überblick über den Fortschritt eines Projektes bekommen möchten.

Diese Funktion ist für alle Nutzer kostenpflichtiger Abonnements in Asana verfügbar (Premium, Business und Enterprise).

Erste Diagramme

So greifen Sie auf Dashboards zu:

  • Navigieren Sie von Ihrem gewünschten Projekt zum Dashboard-Tab
  • Hier können Sie auf Diagramme zugreifen, die bereits Daten enthalten

Dashboards geben Ihnen einen Überblick über die Aufgaben in Ihrem Projekt.

Sie können die Diagramme in Ihrem Dashboard-Tab anpassen, um genau die Daten zu sehen, die Sie benötigen.

Dashboard und Diagramme

In Ihrem Dashboard können Sie sich den Projektfortschritt in Echtzeit ansehen und vorgefertigte Diagramme für Berichte nutzen. Somit lassen sich aussagekräftige Status-Updates anhand konkreter Daten erstellen und mit anderen teilen.

Komponenten

Beim ersten Öffnen von Dashboards werden Ihre Daten automatisch in die Diagramme übernommen – Sie müssen nichts einstellen. Die Dashboards-Ansicht wird jedes Mal aktualisiert, wenn Sie den Tab öffnen oder die Seite neu laden. Sie können sich darauf verlassen, dass die Informationen immer aktuell sind.

Über das Dropdown-Menu beim Diagrammtitel können Sie Ihre Diagramme anpassen und sich Ihre Projekte so anzeigen lassen, wie Sie es gerade benötigen.

So funktioniert’s:

Der Tab hat einige Komponenten.

  • Darstellung der Aufgabenanzahl (erledigt, unerledigt, überfällig, insgesamt)
  • 3 anpassbare Diagramme
  • Burnup-Diagramm
  • Gesamtsumme der benutzerdefinierten Zahlenfelder

Diagrammtypen

Balkendiagramm

Unerledigte Aufgaben nach Abschnitt.

Balkendiagramm

So passen Sie es an:

  1. Im Dropdown-Menü unter Aufgaben nach Abschnitt können Sie Abschnitt durch Fertigstellung oder ein anderes benutzerdefiniertes Feld im Menü ersetzen, um eine vertikale Verteilung der Daten zu erhalten, die einen Vergleich und Kontrast ermöglicht.

Sie können:

  • Aufgaben nach Abschnitt ansehen, um mögliche Engpässe in den Arbeitsabläufen Ihres Teams zu identifizieren.
  • Sie können jedes benutzerdefinierte Feld auswählen, um den Projektstatus und potenzielle Hindernisse zu erkennen.

Ringdiagramm

Alle Aufgaben nach Fertigstellung.

Ringdiagramm

Mit dem Ringdiagramm :

  • Erhalten Sie einen schnellen Überblick über den Umfang einzelner Arbeitsschritte. Sie sehen z. B., ob unerledigte Aufgaben sehr aufwendig sind oder nicht.
  • Stellen Sie Aufgaben nach Fertigstellung oder Aufgaben nach Abschnitt (benutzerdefiniertes Feld) visuell dar, indem Sie diese einfach austauschen

Aufgaben nach Abschnitt

Sie können im Dropdown-Menü von Alle Aufgaben auch Meilensteine oder Genehmigungen nach Fertigstellung auswählen.

Austauschen

Im Dropdown-Menü eines Diagramms können Sie sich unterschiedliche Felder anzeigen lassen. Indem Sie sie austauschen, können Sie diese miteinander vergleichen. Das Dropdown-Menü ändert sofort, wie Ihre Daten dargestellt werden.

Diagramm für Verantwortlichkeiten

Anstehende Aufgaben nach Verantwortlichkeit.

Lollipop

Mit dem Lollipop-Diagramm können Sie:

  • Erkennen, wie die Arbeit in Ihrem Team verteilt ist. Sie sehen auf einen Blick, wer gute Leistungen erbringt und wer überlastet ist
  • Sie können Anstehende, Unerledigte, Erledigte oder Überfällige auswählen, oder auch Alle nach Verantwortlichkeit wählen

Wenn Sie mit der Maus über einen Lollipop-Graph einer verantwortlichen Person fahren, sehen Sie, wie viele Aufgaben dieser Person demnächst fällig sind. In Ihrem Dashboard werden nur die fünf Personen mit den meisten zugewiesenen Aufgaben angezeigt. Klicken Sie auf +mehr, um alle weiteren anzuzeigen.

Burnup-Diagramm

Burnout-Diagramm

Mit diesem Diagramm können Sie die Schnelligkeit Ihres Teams im Laufe der Zeit beobachten und erkennen, wie schnell Ihr Team Aufgaben erledigt.

Gesamtsumme der benutzerdefinierten Zahlenfelder

Sie können ein Zahlenfeld zu Ihrem Projekt hinzufügen, um die Gesamtsumme in diesem Diagramm zu sehen.

Erweitern Sie Ihren Bericht um die Gesamtsumme Ihrer bestehenden benutzerdefinierten Zahlenfelder in einem bestimmten Projekt. Ganz gleich, welche individuellen benutzerdefinierten Felder Sie verwenden: Sie werden zur Berechnung in das Diagramm übernommen. Auch hier finden Sie im Dropdown-Menü unterschiedliche Optionen zur individuellen Anpassung.

Anzahl der benutzerdefinierten Felder

Es können alle benutzerdefinierten Zahlenfelder eines Projektes berechnet werden. Wir empfehlen Ihnen dieses Diagramm für den Vergleich von Schätz- und Ist-Werten wie dem Budget und aktuellen Kosten. Auch eignet es sich zur schnellen Berechnung aller Stunden, die Ihr Team in ein Projekt investiert hat.

Wenn Sie benutzerdefinierte Zahlenfelder haben, werden diese automatisch in das Dashboard übernommen.

So exportieren Sie ein Diagramm

Sie können jedes der Diagramme einzeln als Bild (png) exportieren.

Wenn Sie ein Diagramm zu einem Status-Update hinzufügen möchten, laden Sie es herunter und fügen Sie es als Anhang zu Ihrem Tool zur Statuserstellung hinzu. Sie können es dann in eine E-Mail, eine Slack-Nachricht oder eine Folie ziehen und einen Bericht über die Fortschritte Ihres Teams erstellen.

Bild

Zum Herunterladen eines Bildes:

  1. Klicken Sie in Ihrem Diagramm unter Dashboard auf das Drei-Punkte-Symbol oben rechts
  2. Wählen Sie Bild herunterladen

Es ist nicht möglich, das Dashboard als Ganzes zu exportieren.

So können Sie weitere Informationen sehen:

Fahren Sie mit der Maus über die Diagramme, um Datenpunkte zu sehen. Wenn Sie weitere Informationen möchten, klicken Sie auf die Diagramme, um die zugrunde liegenden Daten und Informationen zu sehen. Um noch mehr zu erfahren, klicken Sie auf die Balken selbst.

Mit der Maus drüberfahren

Unteraufgaben werden weder in den Diagrammen angezeigt noch bei Berechnungen berücksichtigt. Damit Unteraufgaben in Ihrem Dashboard angezeigt werden, können Sie sie zum entsprechenden Projekt hinzufügen. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.

Anwendungsfälle

Visuelle Darstellungen geben Nutzern ein klares, datenbasiertes Bild der relevanten Aufgaben. Dieses können sie verwenden, um verschiedene Beteiligte über den Projektverlauf zu informieren, Vertrauen aufzubauen und zügige Maßnahmen zu ermöglichen.

Manager, Geschäftsführer und Programmleiter sind für die Umsetzung strategischer Ziele verantwortlich. Sie benötigen visuelle Darstellungen, um Fortschritt in Echtzeit nachzuverfolgen, Probleme zu identifizieren und sich einen Überblick über die Arbeitsvorgänge zu verschaffen, die wirklich zählen.

Das Ziel

Ein Asana-Dashboard ist ein Daten-Dashboard, das Ihnen wichtige Leistungskennzahlen zu bestimmten Projekten bietet. Es kann sowohl allgemeine Kennzahlen zur Leistung und Fortschritt eines Projekts anzeigen als auch besondere Problemstellen hervorheben, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen.

Grafische Darstellungen in Ihren Berichten bieten allen Beteiligten übersichtlich aufbereitete Informationen, aus denen sie Schlüsse für ihr weiteres Vorgehen ziehen können.

Nutzen Sie diese Funktionen, um:

  • Die Arbeit eines oder mehrerer Projekte zu überwachen und Engpässe oder mögliche Hindernisse zu identifizieren
  • Den Fortschritt in Hinblick auf Ihr Ziel zu verfolgen und Vorgesetzten Statusberichte zur Verfügung zu stellen
  • Für alle Beteiligten die größten Schwierigkeiten in einer visuellen Problemdarstellung zusammenzufassen
  • Wertvolle Einblicke in Ihre Projekte zu erhalten
  • Immer einen Schritt voraus – mit aussagekräftigen Daten
  • Einen Überblick über den gesamten Verlauf eines Projektes zu erhalten

Indem Sie diese Diagramme für die Berichterstellung verwenden:

  • Fördern und vereinfachen Sie Arbeitsabläufe
  • Übernehmen Sie Verantwortung und sorgen für Klarheit
  • Wandeln Sie Daten in handlungsweisende Erkenntnisse um
  • Versenden Sie schneller aussagekräftige Nachrichten

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Aufgaben

Aufgaben Lessons

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Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste unter Zuletzt zugewiesen.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Sichtbar machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie sichtbar gemacht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N in eine beliebige Aufgabenzeile ein, um einen neuen Abschnitt zu erstellen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.