Projekte verstehen

Projekte ermöglichen es Ihnen, alle Aufgaben, die mit einer bestimmten Maßnahme, einem bestimmten Ziel oder einem großen Arbeitsvorgang zusammenhängen, in einer Liste oder einem Board zu organisieren.

In unserem Webinar Asana Grundlagen lernen Sie die Grundlagen des Aufgabenmanagements kennen. Jetzt anmelden

Ein Projekt erstellen

Auf einem neuen Bildschirm werden Ihnen 3 Optionen angezeigt, mit denen Sie entweder ein Leeres Projekt erstellen, eine Vorlage verwenden oder Tabelle importieren können.

Klicken Sie auf + im Fenster Leeres Projekt, um wieder ganz neu zu beginnen.

In Unternehmen müssen Sie zu einem Team gehören, bevor Sie ein Projekt erstellen können.

Richten Sie ein neues Projekt ein

Sobald Sie auf Leeres Projekt klicken, können Sie Ihre Projektdaten eingeben, Ihr Layout auswählen und Ihre Sichtbarkeitseinstellungen festlegen.

In einem Unternehmenskonto wird über die „Projekt erstellen“-Schaltfläche automatisch das Team aufgerufen, das sich in Ihrer Seitenleiste ganz oben befindet. Wenn Sie das Team, in dem das Projekt erstellt werden soll, manuell angeben möchten, klicken Sie auf das Feld „Team“.

Nachdem Sie diese Felder ausgefüllt und auf die Schaltfläche Projekt erstellen geklickt haben, wird Ihr neues Projekt im Hauptfenster geladen und auch in der Seitenleiste angezeigt.

Projektaktionen

Es gibt viele verfügbare Aktionen, die Sie in Ihren Projekten in Asana umsetzen können. Die unten angezeigten Aktionen gelten für Projekte. Suchansichten und „Meine Aufgaben“ verfügen über Variationen dieser Aktionen.

Fügen Sie das Projekt zu Ihren Favoriten hinzu, indem Sie auf das Sternsymbol neben dem Projektnamen klicken. Es erscheint dann in Ihrer Seitenleiste, damit Sie schneller darauf zugreifen können.

Projektname und -beschreibung

Name und Beschreibung eines Projekts geben Aufschluss darüber, worum es sich bei dem Projekt handelt und was erreicht werden soll. Beim Öffnen eines Projekts wird der Projektname deutlich sichtbar in der Kopfzeile angezeigt.

Die Projektbeschreibung unterstützt Rich Text und Emoticons.  

Projekt ausdrucken

Ihr gedrucktes Exemplar umfasst Folgendes:

• Aufgabenamen und -beschreibungen
• Unteraufgabenamen und -beschreibungen
• Abschnitt- oder Spaltennamen
• Kontrollkästchen Unerledigt/Erledigt
• Benutzerdefinierte Felder
• Fälligkeitsdaten für Aufgaben

Die gedruckte Version gibt die aktuelle Ansicht Ihres Projekts oder von Meine Aufgaben wieder. Wenn Sie die gedruckte Version sortiert oder auf andere Weise gefiltert haben möchten, ändern Sie einfach die Ansicht und drucken Sie erneut.

Sie können auch die Druckoption verwenden, um Ihr Projekt als PDF zu speichern. Die meisten Browser bieten eine Option zum Speichern als PDF im dazugehörigen Druckdialogfeld an. Wählen Sie diese Option, um die Druckansicht des Projekts auf Ihrem Computer zu speichern.

Projekt duplizieren

Duplizieren Sie ein Projekt, um es als Vorlage für allgemeine Workflows zu verwenden.

Bei Workflows, die Sie ständig verwenden, sollten Sie den Einsatz von Projektvorlagen in Betracht ziehen, anstatt Projekte nacheinander zu duplizieren.

Projekt in ein anderes Team verschieben

Diese Aktion ist sowohl für sichtbare als auch private Projekte in Unternehmen verfügbar.

Um ein privates Projekt zu verschieben, müssen Sie jedoch Mitglied beider Teams sein.

Sie können Projekte nur in jene Teams verschieben, in denen Sie Mitglied sind.

Sie können Projekte zwischen den Teams auch per Drag & Drop in Ihrer Seitenleiste verschieben.

Projekte in einen anderen Arbeitsbereich oder ein anderes Unternehmen verschieben

Arbeitsbereiche und Unternehmen sind klar voneinander abgegrenzt. Um ein Projekt in einen anderen Bereich zu verschieben, müssen Sie daher ein neues Projekt im jeweiligen Arbeitsbereich oder Unternehmen erstellen und Aufgabenlisten manuell aus dem vorhandenen Projekt in dieses neue Projekt durch Kopieren und Einfügen übertragen.

Möglicherweise möchten Sie jedoch diese externe Integration verwenden. Kothar ist ein Tool zur Übertragung von Asana-Projekten zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen. Es kopiert Ihr Projekt und repliziert es in Ihren gewählten Bereich, während das Originalprojekt intakt bleibt.

Projektlink kopieren

Kopieren Sie den Aufgabenlink, um sie einfach mit Ihren Teammitgliedern zu teilen

Projektfarben

Wenn Sie über viele Projekte verfügen, jedoch nur einige wichtig oder dringend sind, können Sie die Farbfunktion verwenden, um diese Projekte optisch klarer voneinander abzugrenzen.

Importieren eines Projekts in Asana

Sie können Aufgaben mit CSV-Dateien in ein Projekt in Asana importieren.

Um Projekte oder Aufgaben in Asana zu importieren, können Sie auch eine Liste an Aufgaben duplizieren und diese einfach in einem Asana-Projekt einfügen. Asana erstellt nach jedem Zeilenumbruch automatisch eine neue Aufgabe.

Bitte beachten Sie, dass unser Support-Team keine Unterstützung für Tools von Drittanbietern anbieten kann, da diese nicht von Asana entwickelt wurden.

Projekt exportieren

Sie können Ihr Projekt in die textbasierten Dateiformate JSON oder CSV exportieren.

Neben Projekten können Sie auch eine Suchansicht oder Ihre „Meine Aufgaben“-Liste exportieren.  

Erfahren Sie mehr über das Exportieren von Projekten.  

Projekt archivieren

Durch das Archivieren eines Projekts können Sie sich auf aktuellere Projekte konzentrieren.

Jeder, der über einen Link zum archivierten Projekt verfügt, kann problemlos auf das Projekt zugreifen. Sie können es auch über die Suche finden.

Aufgaben in archivierten Projekten, die Ihnen zugewiesen sind, werden immer noch unter Meine Aufgaben angezeigt.

Sie möchten ein Projekt als erledigt markieren? Wir empfehlen, Projekte stets im Projektstatus als erledigt zu markieren, denn durch die Archivierung alleine wird der Status von Projekten nicht geändert.

Archivierung eines Projekts aufheben

Sie können ein Projekt jederzeit über die Projekt-Kopfzeile oder über die Seitenleiste wiederherstellen.

Archivierte Projekte werden nicht gelöscht. Aktualisieren Sie die Seite, um archivierte Projekte wieder auszublenden.

Löschen eines Projekts

Zugewiesene Aufgaben und Aufgaben, die anderen Projekten zugeordnet sind, werden nicht gelöscht.

Alle Projektmitglieder erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, die sie über das gelöschte Projekt informiert. Die Person, die es gelöscht hat, erhält einen Link, um es bei Bedarf wiederherzustellen. Der Wiederherstellungslink läuft nach 30 Tagen ab. E-Mails über gelöschte Projekte werden nicht gesendet, wenn das Projekt weniger als einen Tag alt ist und keine Aufgaben enthält.

Empfohlene Vorlagen

Wenn Sie auf Vorlage verwenden klicken, können Sie aus einer Sammlung an Vorlagen auswählen.

Benutzerdefinierte Vorlagen

Es ist auch möglich, benutzerdefinierte Vorlagen anzusehen und anzuwenden, die speziell von Ihrem Unternehmen erstellt wurden. Diese benutzerdefinierten Vorlagen sind nach Teams sortiert.

Vorlagenvorschau

Sobald Sie die Vorlage gefunden haben, die Sie verwenden möchten, sehen Sie sich diese in der Vorschau an, um weitere Informationen zu erhalten. Wenn Sie bereit sind loszulegen, wählen Sie Vorlage verwenden.

Sobald Sie die Option Vorlage verwenden anklicken, können Sie die Vorlage umbenennen und mit Ihrem neuen Projekt beginnen.

In Schritt 1 ist es erforderlich, neue Projektdetails hinzuzufügen.

Schritt 2 zur Planung der Projekttermine.

Projektberechtigungen

Im Artikel über Berechtigungen erfahren Sie mehr über Projektberechtigungen und wie man sie einstellt.

Projekte finden & darauf zugreifen

Projektverantwortliche und -mitglieder

Jedes Projekt hat nur einen Projektverantwortlichen, kann aber viele Projektmitglieder aufweisen.

Die projektverantwortliche Person und die Projektmitglieder können Aufgaben im Projekt hinzufügen, entfernen und bearbeiten.

Sowohl Projektverantwortliche als auch die Projektmitglieder können den Status des Projekts aktualisieren und anpassen sowie Benachrichtigungen über das Projekt erhalten.

Projektverantwortlich

Eines der Projektmitglieder kann die projektverantwortliche Person werden.

Standardmäßig wird die Person, die das Projekt erstellt, als Projektverantwortlicher festgelegt.

Projektverantwortliche Person neu zuweisen

Projektmitglieder

Halten Sie sich selbst und Ihre Kollegen auf dem Laufenden im Hinblick auf Projekte, indem Sie Projektmitglied werden.

Projektmitglieder erhalten abhängig von ihren Benachrichtigungseinstellungen eine Benachrichtigung per E-Mail oder über die Inbox, wenn:

• Die projektverantwortliche Person den Status des Projekts aktualisiert
• Jemand eine neue Aufgabe erstellt oder sie dem Projekt hinzufügt
• Eine neue Diskussion im Projekt veröffentlicht wird

Sie müssen nicht unbedingt Projektmitglied sein, um ein Projekt zu sehen. Die Sichtbarkeit eines Projekts wird durch die Projektberechtigungen festgelegt.  

Projektmitglieder hinzufügen

Alle Projektmitglieder erhalten E-Mail-Benachrichtigungen für Projektlöschungen. Es ist nicht möglich, diese Benachrichtigungen zu deaktivieren.

Benachrichtigungen über gelöschte Projekte enthalten auch einen Link zur Wiederherstellung des gelöschten Projekts.

Mitglieder-Benachrichtigungseinstellungen

In den Projektbenachrichtigungs-Einstellungen stehen drei Optionen zur Auswahl:

• Statusaktualisierungen – Benachrichtigungen, wenn die projektverantwortliche Person den Status des Projekts aktualisiert
• Diskussionen – Benachrichtigungen, wenn jemand eine Projektdiskussion erstellt hat
• Aufgabenerstellung – Benachrichtigungen, wenn Aufgaben erstellt oder zum Projekt hinzugefügt werden

In Projekten gibt es zwei Arten von Benachrichtigungen:

Ausgelöst von Projektaktionen

• Aufgabe zu Projekt hinzugefügt
• Änderung der projektverantwortlichen Person
• Projekt-Fälligkeitsdatum wurde geändert
• Projektstory wurde geteilt – wenn jemand ein Projekt mit Ihnen teilt

Projektbezogen

• Eine Diskussion erstellen – hat einen eigenen Asana-Inboxverlauf
• Erstellen einer Statusaktualisierung – mit eigenem Asana-Inboxverlauf
• Einladung akzeptiert – wenn jemand Ihre Einladung akzeptiert

Asana-Nutzer erhalten E-Mail-Benachrichtigungen, wenn eine Aufgabe, an der sie mitarbeiten, kommentiert oder @erwähnt wird

Abschnitte

Mit Abschnitten können Sie die Aufgaben in Ihrem Projekt einteilen und organisieren. Mit Abschnitten können Sie Kategorien, Workflowphasen, Prioritäten und vieles mehr erstellen.

In der Desktop-Version von Asana können Sie einen Abschnitt mit dem Tastaturkürzel Tab-N erstellen.

Abschnitte erstellen

Aufgaben in andere Abschnitte verschieben

Alle Ihre Aufgaben werden automatisch in Ihren neuen Abschnitt übertragen

Abschnitte anzeigen

Um einen Abschnitt unter einer Liste von Unteraufgaben hinzuzufügen, verwenden Sie die Tastenkombination TAB+N.

Einklappbare Abschnitte

Abschnitte können nach Bedarf ausgeklappt oder eingeklappt werden.

Klicken Sie auf den Pfeil neben einem Abschnitt, um die Aufgaben unter dem Abschnitt anzuzeigen oder auszublenden.

So löschen Sie einen Abschnitt

Sie können einen Abschnitt jederzeit löschen.

Sie werden aufgefordert, den Löschvorgang zu bestätigen.

Es ist kein Geheimnis, dass Asana ein 30-tägiges kostenloses Probeabo anbietet. Beginnen Sie Ihres noch heute. Jetzt kostenlos testen