Workflow Builder

Übersicht

Mithilfe des Workflow Builders können Arbeitsvorgänge zwischen Teams mühelos koordiniert werden. Das gelingt, indem die Prozesse und wichtigsten Workflows Ihres Teams automatisiert werden. Der Workflow Builder bietet Ihnen ein visuelles Tool, um Teams miteinander zu vernetzen, Arbeitsvorgänge zu organisieren und Projekte zu optimieren. All das geschieht an einem zentralen Ort, was die Erstellung noch effizienterer Workflows ermöglicht. Innerhalb einzelner Workflows erhalten die richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Informationen. Dadurch kann sich Ihr Team auf die Arbeit konzentrieren, die wirklich zählt.

Workflow

Einen Workflow erstellen

Workflow erstellen

Im Workflow Builder können Sie festlegen, wie Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzugefügt werden. Dabei können Sie mehrere Quellen für Anfragen einrichten. Es besteht auch die Möglichkeiten keine festzulegen.

  1. Formularübermittlung: Erstellen Sie ein Formular, das nach der Übermittlung automatisch in eine Aufgabe umgewandelt wird.
  2. Aufgabenvorlagen: Erstellen Sie eine Vorlage, um Aufgaben einfach zu standardisieren. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü auf der Anfragenkarte, um eine Quelle für Anfragen auszuwählen. Alle Personen, die Zugriff auf das Projekt haben, können Aufgaben auch weiterhin manuell erstellen.

Um mehr über die Einrichtung von Formularen für eingehende Anfragen zu erfahren, lesen Sie unseren Handbuch-Artikel zur Erstellung von Formularen. Weiterführende Informationen über die Einrichtung von Aufgabenvorlagen finden Sie ebenso in unserem Handbuch, und zwar im Artikel So erstellen Sie Aufgabenvorlagen.

Abschnitte

Verwenden Sie Abschnitte als Phasen wie zum Beispiel „Bereit“, „In Bearbeitung“ oder „Fertig“, um einen bestimmten Workflow zu erfassen. Diese Abschnittskarten im Workflow Builder entsprechen genau den Abschnitten in der Aufgabenansicht (zum Beispiel in Ihrer Listen- oder Boardansicht). Wir empfehlen Ihnen Abschnitte entsprechend der aufeinanderfolgenden Arbeitsphasen in Ihrem Projekt einzurichten. Die Abschnitte könnten beispielsweise „Kategorisierung“, „In Bearbeitung“, „Genehmigung erforderlich“ oder „Erledigt“ lauten. Dadurch können Projektmitglieder auf einen Blick erkennen, in welcher Phase sich eine Aufgabe gerade befindet.

Abschnitte

Einen neuen Abschnitt erstellen

Klicken Sie auf den Plus-Button, um einen weiteren Abschnitt hinzuzufügen. Im Anschluss können Sie Regeln für diesen Abschnitt einrichten und Auslöser für diese Regeln festlegen. Für automatische Auslöser und Aktionen im Abschnitt müssen Sie Regeln erstellen:

Auslöser: Wann oder aus welchem Grund wird eine Aufgabe automatisch in diesen Abschnitt verschoben? Sie können für diesen Vorgang eine Regel aus der Liste im rechten Fenster auswählen. Zum Beispiel: „Wenn sich das Fälligkeitsdatum nähert → Nach Demnächst verschieben“ oder „Wenn eine Aufgabe erledigt wurde → Nach Erledigt verschieben“

Aktion: Im nächsten Schritt entscheiden Sie, was automatisch passiert, wenn eine Aufgabe in diesen Abschnitt verschoben wird. Zum Beispiel: Ob Personen als Beteiligte hinzugefügt werden sollen, ob die Aufgabe einer bestimmten Person zugewiesen werden soll, ob ein Kommentar eingefügt wird usw. Wie schon bei den Auslösern können Sie aus der Liste der empfohlenen Regeln auswählen oder eine benutzerdefinierte Regel erstellen. Wenn Sie eine eigene Regel erstellen möchten, klicken Sie auf „Weitere Aktionen“.

Um mehr über die Einrichtung von Regeln in Asana zu erfahren, lesen Sie unseren Handbuch-Artikel über Regeln.

Bestehende Abschnitte verwalten

Bestehende Abschnitte

Wenn Sie den Namen eines Abschnitts bearbeiten oder Regeln hinzufügen bzw. entfernen möchten, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem Abschnittsnamen. Hier können Sie:

  • Den Abschnitt umbenennen
  • Den Abschnitt löschen
  • Regeln hinzufügen

Workflow-Berichte

Dashboard
Dashboard-Ansicht können Sie sich auch Metadaten zu den Abschnitten in Ihrem Projekt anzeigen lassen. Sehen Sie sich zum Beispiel an, wie viele Aufgaben in einem bestimmten Abschnitt unerledigt sind, und beobachten Sie, wie sich diese Zahl im Laufe der Zeit entwickelt.

Drag & Drop

Drag & Drop

Bewegen Sie Arbeitsvorgänge per Drag & Drop, um sie neu zu organisieren oder von einer Phase in die nächste zu verschieben. Projektmitglieder können Abschnitte nach Bedarf verschieben und neu anordnen.

Dashboard anpassen

Dashboard

Fügen Sie über den Bereich „Anpassen“ oben rechts im Bildschirm umfassende Workflow-Elemente hinzu, wie zum Beispiel:

  1. Benutzerdefinierte Felder
  2. Allgemeine Regeln, die über einen bestimmten Abschnitt im Workflow hinaus gültig sind
  3. Apps (z. B. Slack oder Microsoft Teams)
  4. Formulare
  5. Aufgabenvorlagen

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