Workflow Builder
- Inhalt
- Übersicht
- Einen Workflow mit Workflow Builder erstellen
- Abschnitte
- Berichte
- App-Einbindung im Workflow Builder
- Zeit in Phase – Workflow-Metriken
Übersicht
Mithilfe des Workflow Builders können Arbeitsvorgänge zwischen Teams mühelos koordiniert werden. Das gelingt, indem die Prozesse Ihres Teams automatisiert und reibungslose Abläufe geschaffen werden. Der Workflow Builder bietet Ihnen ein visuelles Tool, um Teams miteinander zu vernetzen, Arbeitsvorgänge zu organisieren und Projekte zu optimieren. All das geschieht an einem zentralen Ort, was die Erstellung noch effizienterer Workflows ermöglicht. Innerhalb einzelner Workflows erhalten die richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Informationen. Dadurch kann sich Ihr Team auf die Arbeit konzentrieren, die wirklich zählt.
Einen Workflow mit Workflow Builder erstellen
Im Workflow Builder können Sie festlegen, wie Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzugefügt werden. Dabei können Sie mehrere Quellen für Anfragen einrichten. Es besteht auch die Möglichkeiten keine festzulegen.
- Formularübermittlung: Erstellen Sie ein Formular, das nach der Übermittlung automatisch in eine Aufgabe umgewandelt wird.
- Aufgabenvorlagen: Erstellen Sie eine Vorlage, um Aufgaben einfach zu standardisieren. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü auf der Anfragenkarte, um eine Quelle für Anfragen auszuwählen. Alle Personen, die Zugriff auf das Projekt haben, können Aufgaben auch weiterhin manuell erstellen.
Um mehr über die Einrichtung von Formularen für eingehende Anfragen zu erfahren, lesen Sie unseren Handbuchartikel zur Erstellung von Formularen. Weiterführende Informationen über die Einrichtung von Aufgabenvorlagen finden Sie ebenso in unserem Handbuch, und zwar im Artikel So erstellen Sie Aufgabenvorlagen.
Abschnitte
Verwenden Sie Abschnitte als Phasen wie zum Beispiel Bereit, In Bearbeitung oder Fertig, um einen bestimmten Workflow zu erfassen. Diese Abschnittskarten im Workflow Builder entsprechen genau den Abschnitten in der Aufgabenansicht (zum Beispiel in Ihrer Listen- oder Boardansicht). Wir empfehlen Ihnen, Abschnitte entsprechend der aufeinanderfolgenden Arbeitsphasen in Ihrem Projekt einzurichten. Die Abschnitte könnten beispielsweise Kategorisierung, In Bearbeitung, Genehmigung erforderlich oder Erledigt lauten. Dadurch können Projektmitglieder auf einen Blick erkennen, in welcher Phase sich eine Aufgabe gerade befindet.
Einen neuen Abschnitt erstellen
Klicken Sie auf den +-Button, um einen weiteren Abschnitt hinzuzufügen. Im Anschluss können Sie Regeln für diesen Abschnitt einrichten und Auslöser für diese Regeln festlegen:
Auslöser: Wann oder aus welchem Grund wird eine Aufgabe automatisch in diesen Abschnitt verschoben? Sie können für diesen Vorgang eine Regel aus der Liste im rechten Fenster auswählen. Zum Beispiel: „Wenn sich das Fälligkeitsdatum nähert → Nach Demnächst verschieben“ oder „Wenn eine Aufgabe erledigt wurde → Nach Erledigt verschieben“
Aktionen: Im nächsten Schritt entscheiden Sie, was automatisch passiert, wenn eine Aufgabe in diesen Abschnitt verschoben wird. Zum Beispiel: ob Personen als Beteiligte hinzugefügt werden sollen, ob die Aufgabe einer bestimmten Person zugewiesen werden soll, ob ein Kommentar eingefügt wird usw. Wie schon bei den Auslösern können Sie aus der Liste der empfohlenen Regeln auswählen oder eine benutzerdefinierte Regel erstellen. Wenn Sie eine eigene Regel erstellen möchten, klicken Sie auf „Weitere Aktionen“.
Um mehr über die Einrichtung von Regeln in Asana zu erfahren, lesen Sie unseren Handbuchartikel über Regeln.
Bestehende Abschnitte verwalten
Wenn Sie den Namen eines Abschnitts bearbeiten oder Regeln hinzufügen bzw. entfernen möchten, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem Abschnittsnamen.
Workflow-Berichte
In Ihrer Dashboard-Ansicht können Sie sich auch Metadaten zu den Abschnitten in Ihrem Projekt anzeigen lassen. Sehen Sie sich zum Beispiel an, wie viele Aufgaben in einem bestimmten Abschnitt unerledigt sind, und beobachten Sie, wie sich diese Zahl im Laufe der Zeit entwickelt.
Drag-and-Drop
Bewegen Sie Arbeitsvorgänge per Drag & Drop, um sie neu zu organisieren oder von einer Phase in die nächste zu verschieben. Projektmitglieder können Abschnitte nach Bedarf verschieben und neu anordnen.
Dashboard anpassen
Fügen Sie unter Anpassen oben rechts im Bildschirm umfassende Workflow-Elemente hinzu, wie zum Beispiel:
- Benutzerdefinierte Felder
- Allgemeine Regeln, die über einen bestimmten Abschnitt im Workflow hinaus gültig sind
- Apps (z. B. Slack oder Microsoft Teams)
- Formulare
- Aufgabenvorlagen
App-Einbindung im Workflow Builder
Externe Apps einbinden, um damit Aufgaben in Asana zu erstellen.
So integrieren Sie eine App als Aufgabenquelle in Ihren Workflow:
- Klicken Sie auf Aus anderen Apps
Klicken Sie in dieser Liste auf die App, die Sie verwenden möchten.
Apps, die bereits als Aufgabenquellen in den Projekten genutzt werden, oder Apps, die vom Admin gesperrt wurden, werden hier nicht angezeigt.
Sie werden zur Website der App weitergeleitet, um die Installation vorzunehmen.
Führen Sie in der externen App die folgenden Schritte aus, um die Installation abzuschließen:
- Richten Sie die Asana-Integration in [Name der App] ein
- Verwenden Sie die App, um Aufgaben zum Projekt [Projekt] hinzuzufügen
Sobald Sie diese Schritte ausgeführt haben, wird die App im Workflow Builder angezeigt.
Wenn Sie die vorherigen Schritte nicht ausgeführt haben, wird Ihnen eine Meldung mit dem Wortlaut Einrichtung abschließen angezeigt.
Eine weitere Möglichkeit zum Einbinden von Apps finden Sie im Menü Anpassen. Klicken Sie dort einfach auf Apps.
Jede externe App, die neue Aufgaben zu Asana hinzufügt, wird hier angezeigt, auch wenn sie nicht über die App-Einbindung eingerichtet wurde.
Zeit in Phase – Workflow-Metriken
Mit der Metrik Zeit in Phase können Sie sich jetzt ganz einfach einen Überblick darüber verschaffen, wie viel Zeit Ihre Aufgaben in den jeweiligen Workflow-Phasen benötigen. Mit diesen Metriken können Sie Engpässe erkennen und herausfinden, wie sich Ihre Arbeit entwickelt. Wenn Aufgaben in einer bestimmten Phase zu viel Zeit in Anspruch nehmen, können Sie entsprechend gegensteuern.
Die Workflow-Metriken können auf zwei unterschiedliche Arten in Berichten und Dashboards angezeigt werden: Zeit im Abschnitt und Zeit im benutzerdefinierten Feld.
Zeit im Abschnitt
Wenn Ihr Workflow vorgibt, dass Aufgaben verschiedene Abschnitte innerhalb Ihres Asana-Projekts durchlaufen, hilft Ihnen der Bericht über die Zeit im Abschnitt dabei, das Tempo zu bestimmen, in dem Aufgaben sich auf ihrem Weg zur Fertigstellung von Abschnitt zu Abschnitt bewegen.
Dieses Diagramm zeigt, wie viel Zeit die Aufgaben in den einzelnen Projektabschnitten verbringen. In diesem Beispiel haben die Aufgaben 6 Tage und 3 Stunden im Abschnitt Planung verbracht. Sie können die Daten auch nach verantwortlicher Person oder Fälligkeitsdatum und anderen Parametern filtern.
Zeit im benutzerdefinierten Feld
Einige Workflows verwenden benutzerdefinierte Felder, um anzuzeigen, dass die Arbeit bereit ist, in eine neue Phase der Fertigstellung überzugehen. Berichte über die Zeit im benutzerdefinierten Feld quantifizieren die Zeit, die eine Aufgabe in einer bestimmten Phase verbracht hat, basierend auf den ausgewählten Werten von benutzerdefinierten Feldern.
Das obige Diagramm bezieht sich beispielsweise auf ein Projekt, das ein benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen Fertigstellungsphase enthält.
Das benutzerdefinierte Feld Fertigstellungsphase wurde mit 4 möglichen Werten eingerichtet: Noch nicht begonnen, In Bearbeitung, Blockiert und Fertiggestellt. Das Diagramm gibt Auskunft über die Gesamtzeit, in der Aufgaben mit dem benutzerdefinierten Feldwert Blockiert markiert waren.
