Workflow Builder

Übersicht

Mithilfe des Workflow Builders können Arbeitsvorgänge zwischen Teams mühelos koordiniert werden. Das gelingt, indem die Prozesse Ihres Teams automatisiert und reibungslose Abläufe geschaffen werden. Der Workflow Builder bietet Ihnen ein visuelles Tool, um Teams miteinander zu vernetzen, Arbeitsvorgänge zu organisieren und Projekte zu optimieren. All das geschieht an einem zentralen Ort, was die Erstellung noch effizienterer Workflows ermöglicht. Innerhalb einzelner Workflows erhalten die richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Informationen. Dadurch kann sich Ihr Team auf die Arbeit konzentrieren, die wirklich zählt.

Workflow

Einen Workflow erstellen

Workflow erstellen

Im Workflow Builder können Sie festlegen, wie Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzugefügt werden. Dabei können Sie mehrere Quellen für Anfragen einrichten. Es besteht auch die Möglichkeiten keine festzulegen.

  1. Formularübermittlung: Erstellen Sie ein Formular, das nach der Übermittlung automatisch in eine Aufgabe umgewandelt wird.
  2. Aufgabenvorlagen: Erstellen Sie eine Vorlage, um Aufgaben einfach zu standardisieren. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü auf der Anfragenkarte, um eine Quelle für Anfragen auszuwählen. Alle Personen, die Zugriff auf das Projekt haben, können Aufgaben auch weiterhin manuell erstellen.

Um mehr über die Einrichtung von Formularen für eingehende Anfragen zu erfahren, lesen Sie unseren Handbuch-Artikel zur Erstellung von Formularen. Weiterführende Informationen über die Einrichtung von Aufgabenvorlagen finden Sie ebenso in unserem Handbuch, und zwar im Artikel So erstellen Sie Aufgabenvorlagen.

Abschnitte

Verwenden Sie Abschnitte als Phasen wie zum Beispiel „Bereit“, „In Bearbeitung“ oder „Fertig“, um einen bestimmten Workflow zu erfassen. Diese Abschnittskarten im Workflow Builder entsprechen genau den Abschnitten in der Aufgabenansicht (zum Beispiel in Ihrer Listen- oder Boardansicht). Wir empfehlen Ihnen Abschnitte entsprechend der aufeinanderfolgenden Arbeitsphasen in Ihrem Projekt einzurichten. Die Abschnitte könnten beispielsweise „Kategorisierung“, „In Bearbeitung“, „Genehmigung erforderlich“ oder „Erledigt“ lauten. Dadurch können Projektmitglieder auf einen Blick erkennen, in welcher Phase sich eine Aufgabe gerade befindet.

Abschnitte

Einen neuen Abschnitt erstellen

Klicken Sie auf den +-Button, um einen weiteren Abschnitt hinzuzufügen. Im Anschluss können Sie Regeln für diesen Abschnitt einrichten und Auslöser für diese Regeln festlegen. Für automatische Auslöser und Aktionen im Abschnitt müssen Sie Regeln erstellen:

Auslöser: Wann oder aus welchem Grund wird eine Aufgabe automatisch in diesen Abschnitt verschoben? Sie können für diesen Vorgang eine Regel aus der Liste im rechten Fenster auswählen. Zum Beispiel: „Wenn sich das Fälligkeitsdatum nähert → Nach Demnächst verschieben“ oder „Wenn eine Aufgabe erledigt wurde → Nach Erledigt verschieben“

Aktion: Im nächsten Schritt entscheiden Sie, was automatisch passiert, wenn eine Aufgabe in diesen Abschnitt verschoben wird. Zum Beispiel: Ob Personen als Beteiligte hinzugefügt werden sollen, ob die Aufgabe einer bestimmten Person zugewiesen werden soll, ob ein Kommentar eingefügt wird usw. Wie schon bei den Auslösern können Sie aus der Liste der empfohlenen Regeln auswählen oder eine benutzerdefinierte Regel erstellen. Wenn Sie eine eigene Regel erstellen möchten, klicken Sie auf „Weitere Aktionen“.

Um mehr über die Einrichtung von Regeln in Asana zu erfahren, lesen Sie unseren Handbuch-Artikel über Regeln.

Bestehende Abschnitte verwalten

Bestehende Abschnitte

Wenn Sie den Namen eines Abschnitts bearbeiten oder Regeln hinzufügen bzw. entfernen möchten, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol rechts neben dem Abschnittsnamen.

Workflow-Berichte

Dashboard

In Ihrer Dashboard-Ansicht können Sie sich auch Metadaten zu den Abschnitten in Ihrem Projekt anzeigen lassen. Sehen Sie sich zum Beispiel an, wie viele Aufgaben in einem bestimmten Abschnitt unerledigt sind, und beobachten Sie, wie sich diese Zahl im Laufe der Zeit entwickelt.

Drag & Drop

Drag & Drop

Bewegen Sie Arbeitsvorgänge per Drag & Drop, um sie neu zu organisieren oder von einer Phase in die nächste zu verschieben. Projektmitglieder können Abschnitte nach Bedarf verschieben und neu anordnen.

Dashboard anpassen

Dashboard

Fügen Sie über den Bereich „Anpassen“ oben rechts im Bildschirm umfassende Workflow-Elemente hinzu, wie zum Beispiel:

  1. Benutzerdefinierte Felder
  2. Allgemeine Regeln, die über einen bestimmten Abschnitt im Workflow hinaus gültig sind
  3. Apps (z. B. Slack oder Microsoft Teams)
  4. Formulare
  5. Aufgabenvorlagen

App-Einbindung im Workflow Builder

Externe Apps einbinden, um damit Aufgaben in Asana zu erstellen.

App einbinden

So integrieren Sie eine App als Aufgabenquelle in Ihren Workflow:

  • Klicken Sie auf Aus anderen Apps

Liste der Apps

Klicken Sie in dieser Liste auf die App, die Sie verwenden möchten.

Apps, die bereits als Aufgabenquellen in den Projekten genutzt werden, oder Apps, die vom Admin gesperrt wurden, werden hier nicht angezeigt.

Asana für Salesforce

Sie werden zur Website der App weitergeleitet, um die Installation vorzunehmen.

Einrichtung der App abschließen

Führen Sie in der externen App die folgenden Schritte aus, um die Installation abzuschließen:

  • Richten Sie die Asana-Integration in [Name der App] ein
  • Verwenden Sie die App, um Aufgaben zum Projekt [Projekt] hinzuzufügen

Sobald Sie diese Schritte ausgeführt haben, wird die App im Workflow Builder angezeigt.

App eingebunden

Wenn Sie die vorherigen Schritte nicht ausgeführt haben, wird Ihnen eine Meldung mit dem Wortlaut Einrichtung abschließen angezeigt.

Nicht abgeschlossen

Eine weitere Möglichkeit zum Einbinden von Apps finden Sie im Menü Anpassen. Klicken Sie dort einfach auf Apps.

Jede externe App, die neue Aufgaben zu Asana hinzufügt, wird hier angezeigt, auch wenn sie nicht über die App-Einbindung eingerichtet wurde.

Menü Anpassen

Time in Stage Workflow-Metriken

Mit der Metrik „Time in Stage“ können Sie sich jetzt ganz einfach einen Überblick darüber verschaffen, wieviel Zeit Ihre Aufgaben in den jeweiligen Workflow-Phasen benötigen. Mit diesen Metriken können Sie Engpässe erkennen und herausfinden, wie sich Ihre Arbeit entwickelt. Wenn Aufgaben in einer bestimmten Phase zu viel Zeit in Anspruch nehmen, können Sie entsprechend gegensteuern.

Die Workflow-Metriken können auf zwei unterschiedliche Arten in Berichten und Dashbaords angezeigt werden: Time in Section und Time in Custom Field.

Time in Section

Wenn Ihr Workflow vorgibt, dass Aufgaben verschiedene Abschnitte innerhalb Ihres Asana-Projekts durchlaufen, hilft Ihnen der Bericht über Time in Section dabei, das Tempo zu bestimmen, in dem Aufgaben auf ihrem Weg zur Fertigstellung von Abschnitt zu Abschnitt fließen.

workflow metrics section

Dieses Diagramm zeigt, wie viel Zeit die Aufgaben in den einzelnen Projektabschnitten verbringen. In diesem Beispiel haben die Aufgaben 6 Tage und 3 Stunden im Abschnitt Planung verbracht. Sie können die Daten auch nach verantwortlicher Person oder Fälligkeitsdatum und anderen Parametern filtern.

Zeit im benutzerdefinierten Feld

Einige Workflows verwenden benutzerdefinierte Felder, um anzuzeigen, dass die Arbeit bereit ist, in eine neue Phase der Fertigstellung überzugehen. Berichte über Time in Custom Field quantifizieren die Zeit, die eine Aufgabe in einer bestimmten Phase verbracht hat, basierend auf den ausgewählten Werten der benutzerdefinierten Felder.

workflow metrics cf

Das obige Diagramm bezieht sich beispielsweise auf ein Projekt, das ein benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen Fertigstellungsphase enthält.

workflow metrics cf2

Das benutzerdefinierte Feld Fertigstellungsphase wurde mit 4 möglichen Werten eingerichtet: Noch nicht begonnen, In Bearbeitung, Blockiert und Fertiggestellt. Das Diagramm gibt Auskunft über die Gesamtzeit, in der Aufgaben mit dem benutzerdefinierten Feldwert Blockiert markiert waren.

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