Regeln für Integrationen

Übersicht

Sowohl Regeln als auch Integrationen gehören zu den wichtigen Bestandteilen vieler Workflows. Ab sofort können Sie mithilfe einer Regel die bevorzugten Tools Ihres Teams in Ihre Arbeit in Asana integrieren. Überlassen Sie diese technischen Schritte ruhig einer Regel. Bestimmen Sie einen passenden Auslöser und lehnen Sie sich in Ruhe zurück, während Ihre Abläufe automatisiert werden.

Sie können etwa Regeln für die Slack-Asana-Integration verwenden, die es Ihnen ermöglicht, mithilfe eines von Ihnen festgelegten Auslösers eine Nachricht an einen Teamkollegen oder Slack Channel zu senden. Das könnte zum Beispiel dann passieren, wenn eine Aufgabe oder ein Projekt als erledigt markiert wurden.

Erstellung von Regeln

Unten finden Sie ein Beispiel dafür, wie Sie eine Regel in Ihrem Asana-Projekt erstellen, indem Sie einen Auslöser, eine Aktion und einen Namen für die Regel festlegen.

Erstellung von Regeln für Integrationen

Um mehr über Regeln zu erfahren und herauszufinden, wie Sie sie zur Automatisierung Ihrer täglichen Arbeit einsetzen können, öffnen Sie unseren Handbuch-Artikel zum Thema Regeln.

Gmail

Nutzen Sie Regeln, um eine E-Mail von Ihrem Gmail-Konto an den von Ihnen ausgewählten Empfänger zu senden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, die Sie im Voraus festgelegt haben. Sie können zwischen zahlreichen Auslösern wählen, z. B. wenn eine Aufgabe nicht mehr blockiert ist oder ein Fälligkeitsdatum näherrückt. Sie können auch Regeln festlegen, die automatisch eine E-Mail mit einer benutzerdefinierten Nachricht versenden.

Regeln für die Gmail-Integration

Gmail konfigurieren

  1. Klicken Sie oben rechts in Ihrem Projekt auf Anpassen und wählen Sie Regel hinzufügen aus der Liste aus
  2. Wählen Sie aus dieser Ansicht einen Auslöser, zum Beispiel Genehmigung abgeschlossen
  3. Wählen Sie im Aktionen-Tab E-Mail senden aus.
  4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers im Feld An
  5. Geben Sie eine E-Mail-Adresse im Feld Antwort an
  6. Geben Sie den Betreff der E-Mail in das Betreff-Feld ein
  7. Den Inhalt der Nachricht können Sie im Feld Text eingeben

In diesem Beispiel wird die Regel ausgelöst, wenn die Aufgabe genehmigt wird und daraufhin die Aktion ausgeführt wird: Eine E-Mail wird von Ihrer E-Mail-Adresse versandt und Sie werden automatisch als Bcc-Empfänger hinzugefügt. Der Link zur Aufgabe ist ebenfalls in der E-Mail enthalten.

Twilio

Um unkompliziert mit Kunden oder Mitarbeitern kommunizieren zu können, können Sie auf Regeln, basierend auf von Ihnen festgelegten Auslösern und Parametern, zurückgreifen und eine SMS-Nachricht über Twilio versenden.

Regeln für die Twilio-Integration

Twilio konfigurieren

  1. Klicken Sie oben rechts in Ihrem Projekt auf Anpassen und wählen Sie Regel hinzufügen aus der Liste aus.
  2. Wählen Sie aus dieser Ansicht einen Auslöser, zum Beispiel, dass der Wert des benutzerdefinierten Felds Dringlichkeit zu Hoch geändert wird.
  3. Wählen Sie im Aktionen-Tab SMS-Textnachricht senden aus.
  4. Wählen Sie „Mit Twilio verknüpfen“ aus. Sie werden dann aufgefordert, Ihre Twilio-Konto-SID und Ihr Auth-Token anzugeben. Sie finden diese Dinge, wenn Sie sich bei Ihrem Twilio-Konto anmelden und Konto auswählen. Ihr Token finden Sie unter Auth tokens.
  5. Nachdem Sie Ihr Konto verknüpft haben, geben Sie Ihre Twilio-Telefonnummer ein.
  6. Geben Sie die Telefonnummer des Empfängers in das Feld Empfänger ein.
  7. Schreiben Sie den Inhalt der Nachricht in das Feld Nachricht schreiben.

Wenn in diesem Beispiel der Wert des benutzerdefinierten Feldes Dringlichkeit zu Hoch geändert wird, wird die Regel und damit diese Aktion ausgelöst: Eine SMS-Nachricht wird an den ausgewählten Empfänger gesendet.

Pagerduty

Verwenden Sie Regeln, um Ihr Incident Response Team über PagerDuty zu benachrichtigen, wenn eine Aufgabe Aufmerksamkeit erfordert. Mit den von Ihnen ausgewählten Auslösern verknüpfen Sie Asana mit PagerDuty und können automatisch Vorfälle mit allen erforderlichen Informationen zur Aufgabe erstellen, egal zu welcher Tageszeit.

Regeln für die Pagerduty-Integration

Pagerduty konfigurieren

  1. Klicken Sie oben rechts in Ihrem Projekt auf Anpassen und wählen Sie Regel hinzufügen aus der Liste aus.
  2. Wählen Sie aus dieser Ansicht einen Auslöser, zum Beispiel wenn das benutzerdefinierte Feld Dringlichkeit zu Hoch geändert wurde.
  3. Wählen Sie im Aktionen-Tab Vorfall erstellen aus.
  4. Geben Sie im Feld Titel einen Titel für den Vorfall ein.
  5. Wählen Sie einen Service im Service-Feld aus.
  6. Wählen Sie im Dropdown-Feld Dringlichkeit eine Dringlichkeit aus.
  7. Geben Sie eine Vorfallsbeschreibung ein.

Wenn in diesem Beispiel der Wert des benutzerdefinierten Feldes Dringlichkeit zu Hoch geändert wird, wird die Regel und damit diese Aktion ausgelöst: Ein Pagerduty-Zwischenfall wird erstellt. Die E-Mail des Aufgabenerstellers und der Link zur Aufgabe werden automatisch in der Vorfallbeschreibung angezeigt.

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