Regeln für Integrationen

Übersicht

Sowohl Regeln als auch Integrationen gehören zu den wichtigen Bestandteilen vieler Workflows. Ab sofort können Sie mithilfe einer Regel die bevorzugten Tools Ihres Teams in Ihre Arbeit in Asana integrieren. Überlassen Sie diese technischen Schritte ruhig einer Regel. Bestimmen Sie einen passenden Auslöser und lehnen Sie sich in Ruhe zurück, während Ihre Abläufe automatisiert werden.

Sie können etwa Regeln für die Slack-Asana-Integration verwenden, die es Ihnen ermöglicht, mithilfe eines von Ihnen festgelegten Auslösers eine Nachricht an einen Teamkollegen oder Slack-Channel zu senden. Das könnte zum Beispiel dann passieren, wenn eine Aufgabe als erledigt markiert wurde.

Erstellung von Regeln

Unten finden Sie ein Beispiel dafür, wie Sie eine Regel in Ihrem Asana-Projekt erstellen, indem Sie einen Auslöser, eine Aktion und einen Namen für die Regel festlegen.

Um mehr über Regeln zu erfahren und herauszufinden, wie Sie sie zur Automatisierung Ihrer täglichen Arbeit einsetzen können, öffnen Sie unseren Handbuch-Artikel zum Thema Regeln.

Gmail

Nutzen Sie Regeln, um eine E-Mail von Ihrem Gmail-Konto an den von Ihnen ausgewählten Empfänger zu senden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, die Sie im Voraus festgelegt haben. Sie können zwischen zahlreichen Auslösern wählen, z. B. wenn eine Aufgabe nicht mehr blockiert ist oder ein Fälligkeitsdatum näherrückt. Sie können auch Regeln festlegen, die automatisch eine E-Mail mit einer benutzerdefinierten Nachricht versenden.

Konfigurationsanleitung

1. Klicken Sie oben rechts in Ihrem Projekt auf Anpassen und wählen Sie Regel hinzufügen aus der Liste aus.
2. Wählen Sie aus dieser Ansicht einen Auslöser, zum Beispiel Genehmigung abgeschlossen
3. Wählen Sie im Aktionen-Tab E-Mail senden aus.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers im Feld An
5. Geben Sie eine E-Mail-Adresse im Feld Antwort an
6. Geben Sie den Betreff der E-Mail in das Betreff-Feld ein
7. Den Inhalt der Nachricht können Sie im Feld Text eingeben

In diesem Beispiel wird die Regel ausgelöst, wenn die Aufgabe genehmigt wird und daraufhin die Aktion ausgeführt wird: Eine E-Mail wird von Ihrer E-Mail-Adresse versandt und Sie werden automatisch als Bcc-Empfänger hinzugefügt. Der Link zur Aufgabe ist ebenfalls in der E-Mail enthalten.

Twilio

Um unkompliziert mit Kunden oder Mitarbeitern kommunizieren zu können, können Sie auf Regeln, basierend auf von Ihnen festgelegten Auslösern und Parametern, zurückgreifen und eine SMS-Nachricht über Twilio versenden.

Konfigurationsanleitung

1. Klicken Sie oben rechts in Ihrem Projekt auf Anpassen und wählen Sie Regel hinzufügen aus der Liste aus.
2. Wählen Sie aus dieser Ansicht einen Auslöser, zum Beispiel wenn das benutzerdefinierte Feld Dringlichkeit zu Hoch geändert wurde.
3. Wählen Sie im Aktionen-Tab SMS-Textnachricht senden aus.
4. Wählen Sie „Mit Twilio verknüpfen“ aus. Sie werden dann aufgefordert, Ihre Twilio-Konto-SID und Ihr Auth-Token anzugeben. Sie finden diese Dinge, wenn Sie sich bei Ihrem Twilio-Konto anmelden und Konto auswählen. Ihr Token finden Sie unter Auth tokens.
5. Nachdem Sie Ihr Konto verknüpft haben, geben Sie Ihre Twilio-Telefonnummer ein.
6. Geben Sie die Telefonnummer des Empfängers in das Feld Empfänger ein.
7. Schreiben Sie den Inhalt der Nachricht in das Feld Nachricht schreiben.

Wenn in diesem Beispiel der Wert des benutzerdefinierten Feldes Dringlichkeit zu Hoch geändert wird, wird die Regel und damit diese Aktion ausgelöst: Eine SMS-Nachricht wird an den ausgewählten Empfänger gesendet.

PagerDuty

Verwenden Sie Regeln, um Ihr Incident Response Team über PagerDuty zu benachrichtigen, wenn eine Aufgabe Aufmerksamkeit erfordert. Mit den von Ihnen ausgewählten Auslösern verknüpfen Sie Asana mit PagerDuty und können automatisch Vorfälle mit allen erforderlichen Informationen zur Aufgabe erstellen, egal zu welcher Tageszeit.

Konfigurationsanleitung

1. Klicken Sie oben rechts in Ihrem Projekt auf Anpassen und wählen Sie Regel hinzufügen aus der Liste aus.
2. Wählen Sie aus dieser Ansicht einen Auslöser, zum Beispiel wenn das benutzerdefinierte Feld Dringlichkeit zu Hoch geändert wurde.
3. Wählen Sie im Aktionen-Tab Vorfall erstellen aus.
4. Geben Sie im Feld Titel einen Titel für den Vorfall ein.
5. Wählen Sie einen Service im Service-Feld aus.
6. Wählen Sie im Dropdown-Feld Dringlichkeit eine Dringlichkeit aus.
7. Geben Sie eine Vorfallsbeschreibung ein.

Wenn in diesem Beispiel der Wert des benutzerdefinierten Feldes Dringlichkeit zu Hoch geändert wird, wird die Regel und damit diese Aktion ausgelöst: Ein Pagerduty-Zwischenfall wird erstellt. Die E-Mail des Aufgabenerstellers und der Link zur Aufgabe werden automatisch in der Vorfallbeschreibung angezeigt.

Google Kalender

Statt Meetings von Hand zu planen, können Sie dank der Regelfunktion von Asana automatisch ein Meeting mit allen Projektbeteiligten ansetzen lassen, sobald eine Aufgabe ein bestimmtes Stadium erreicht. So können Sie mit dieser Regel beispielsweise einen Termin im Teamkalender eintragen lassen, sobald eine Aufgabe in den Abschnitt „Geplant“ verschoben wird. Diese Funktion bietet sich auch für wiederkehrende Abläufe an, z. B. eine wiederkehrende Aufgabe mit dem Titel „Tagesordnung für Meeting verschicken“. Die Regel in diesem Fall lautet: Sobald diese Aufgabe als erledigt markiert wird, erhalten alle Beteiligten eine Termineinladung.

Konfigurationsanleitung

1. Navigieren Sie zu dem Asana-Projekt, in dem Sie Regeln für eine App-Integration anlegen möchten.
2. Klicken Sie oben rechts auf Anpassen, navigieren Sie zu Regeln und wählen Sie + Regel hinzufügen
3. Wählen Sie in der linken Spalte Google Kalender aus.
4. Wählen Sie entweder eine voreingestellte Regel aus oder klicken Sie auf Benutzerdefinierte Regel erstellen.
5. Geben Sie der Regel einen Namen und wählen Sie einen Auslöser und eine Aktion, um zu beginnen.
6. Klicken Sie auf Mit Google Kalender verknüpfen, um sich zu authentifizieren.
7. Melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an und klicken Sie auf Erlauben.
8. Füllen Sie die Felder für das Ereignis im Google Kalender aus.
9. Bei Bedarf können Sie weitere Beteiligte als Gäste zum Ereignis einladen.

Dropbox (demnächst verfügbar)

Mit Asana-Regeln können Teams Aufgabenanhänge automatisch in einen bestimmten Dropbox-Ordner hochladen, um die gemeinsame Nutzung, Speicherung und Zusammenarbeit zu optimieren. Teams brauchen Dateien nicht mehr manuell zu übertragen, sondern können Auslöser wählen, die automatisch und sicher Aufgabenanhänge in Dropbox hochladen, damit sie leicht zu finden sind.

So können Teams beispielsweise mit Asana an der Genehmigung von Inhalten arbeiten und nach der Genehmigung den Aufgabenanhang automatisch in einen vorgegebenen Dropbox-Ordner hochladen, um sicherzustellen, dass die finalen Inhalte am richtigen Ort abgelegt sind.

Hinweise zur Anwendung dieser Integration:

• Bei Aufgaben mit mehr als 10 Anhängen werden mit der Regel nur die 10 neuesten Anhänge hochgeladen.
• Wenn eine hochgeladene Datei den gleichen Namen hat wie eine bereits vorhandene Datei im entsprechenden Dropbox-Ordner, wird sie automatisch umbenannt und ordnungsgemäß hochgeladen.

Konfigurationsanleitung

1. Navigieren Sie zu dem Asana-Projekt, zu dem Sie Regeln für eine App-Integration hinzufügen möchten
2. Klicken Sie oben rechts auf Anpassen, navigieren Sie zu Regeln und wählen Sie + Regel hinzufügen
3. Wählen Sie in der linken Spalte Dropbox aus
4. Wählen Sie entweder eine voreingestellte Regel aus oder klicken Sie auf Benutzerdefinierte Regel erstellen
5. Geben Sie der von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Regel einen Namen und wählen Sie einen Auslöser und eine Aktion, um zu beginnen
6. Klicken Sie zur Authentifizierung auf Mit Dropbox verknüpfen und befolgen Sie die weiteren Schritte.
7. Geben Sie die URL des Dropbox-Ordners ein, die in der Web-App angezeigt wird.

Box

Nutzen Sie Regeln in Asana, um den Hochladeprozess für Inhalte in Box automatisch durchzuführen, wenn bestimmte Aktionen in Asana ausgeführt werden. Teams können Zeit einsparen, indem sie bestimmte Auslöser festlegen, mit denen automatisch Anhänge aus Ihren Asana-Aufgaben in Box hochgeladen werden.

Design-Teams etwa, die gemeinsam an Inhalten arbeiten, könnten eine Regel erstellen, mit der Aufgabenanhänge in Box hochgeladen werden, sobald die Aufgabe in den Abschnitt „Fertiggestellte Inhalte“ verschoben wird.

Hinweise zur Anwendung dieser Integration:

• Bei Aufgaben mit mehr als 10 Anhängen werden mit der Regel nur die 10 neuesten Anhänge hochgeladen.
• Werden Dateien hochgeladen, die denselben Namen tragen wie eine bereits vorhandene Datei im Box-Ordner, verursacht dies einen Fehler in der Regel. Um diesen Fehler zu beseitigen, müssen Sie die vorhandene Datei umbenennen, die Regel bearbeiten und neu speichern, bevor Sie den Upload-Vorgang erneut auslösen.

Konfigurationsanleitung

1. Navigieren Sie zu dem Asana-Projekt, zu dem Sie Regeln für eine App-Integration hinzufügen möchten
2. Klicken Sie oben rechts auf Anpassen, navigieren Sie zu Regeln und wählen Sie + Regel hinzufügen
3. Wählen Sie in der linken Spalte Box aus
4. Wählen Sie entweder eine voreingestellte Regel aus oder klicken Sie auf Benutzerdefinierte Regel erstellen
5. Geben Sie der von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Regel einen Namen und wählen Sie einen Auslöser und eine Aktion, um zu beginnen
6. Klicken Sie zur Authentifizierung auf Mit Box verknüpfen und befolgen Sie die weiteren Schritte.
7. Geben Sie die URL des Box-Ordners ein, die in der Web-App angezeigt wird.

Microsoft OneDrive

Mit Asana-Regeln können Teams Aufgabenanhänge automatisch in einen bestimmten OneDrive-Ordner hochladen, um die gemeinsame Nutzung, Speicherung und Zusammenarbeit zu optimieren und den manuellen Aufwand zu verringern.

So können Teams beispielsweise mit Asana an der Genehmigung von Inhalten arbeiten und nach der Genehmigung den Aufgabenanhang automatisch in einen bestimmten OneDrive-Ordner hochladen, um sicherzustellen, dass die finalen Inhalte am richtigen Ort abgelegt sind.

Bitte beachten Sie, dass diese Integration nur mit OneDrive funktioniert, nicht mit Sharepoint.

Hinweise zur Anwendung dieser Integration:

• Bei Aufgaben mit mehr als 10 Anhängen werden mit der Regel nur die 10 neuesten Anhänge hochgeladen.
• Wenn die hochzuladende Datei den gleichen Namen wie eine bereits vorhandene Datei im OneDrive-Ordner aufweist, wird die vorhandene Datei ersetzt. Wenn dies nicht beabsichtigt ist, achten Sie darauf, dass die Dateien unterschiedliche Namen haben.

Konfigurationsanleitung

1. Navigieren Sie zu dem Asana-Projekt, in dem Sie die Integration anlegen möchten.
2. Klicken Sie oben rechts auf Anpassen, navigieren Sie zu Regeln und wählen Sie + Regel hinzufügen
3. Wählen Sie in der linken Spalte OneDrive aus
4. Wählen Sie entweder eine voreingestellte Regel aus oder klicken Sie auf Benutzerdefinierte Regel erstellen
5. Geben Sie der von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Regel einen Namen und wählen Sie einen Auslöser und eine Aktion, um zu beginnen
6. Klicken Sie zur Authentifizierung auf Mit OneDrive verknüpfen und befolgen Sie die weiteren Schritte.
7. Geben Sie die URL und den Pfad des OneDrive-Ordners ein. Den Pfad finden Sie im OneDrive-Ordner unter „Informationen“ und dann „Weitere Details“. „Eigene Dateien“ sollte aus dem Pfad ausgeschlossen werden.