Freigabelinks für Lesezugriff

Übersicht

Bei dieser Funktion handelt es sich um Freigabelinks, die den öffentlichen Lesezugriff auf Ihre Zeitleisten-, Listen-, Kalender- und Boardansicht ermöglichen. Sie können diese Links in der Zeitleistenansicht von Projekten erstellen, die bereits in Ihrem Unternehmen sichtbar, jedoch nicht in Arbeitsbereichen verfügbar sind. Diese Ansichten sind dynamisch und spiegeln den aktuellen Stand eines Projekts wider. Sie dienen als zentrale Informationsquelle und stellen sicher, dass alle bereichsübergreifenden Teams auf dem Laufenden sind.

In Arbeitsbereichen sind Freigabelinks für Lesezugriff nicht verfügbar

Zugriff auf den Freigabelink in der Zeitleistenansicht

Sie erhalten einen Freigabelink, indem Sie in der Zeitleistenansicht Ihres Projekts auf Link erstellen klicken.

Der Inhalt und die URL dieser Freigabelinks für Lesezugriff sind nicht durchsuchbar und nicht in Suchmaschinen gelistet.

Klicken Sie dann auf Link kopieren.

Nachdem Sie einen Freigabelink erstellt haben, wird in der Zeitleiste Link aktiv angezeigt. Sie können diesen Link mit jeder beliebigen Person teilen (auch, wenn diese Asana nicht nutzt), eine Vorschau davon anzeigen oder den Link deaktivieren.

Nutzer mit Kommentarzugriff oder Gäste von Projekten können keine Freigabelinks für Lesezugriff erstellen.

Freigabelink-Vorschau anzeigen

Sehen Sie sich Ihren Link an, bevor Sie ihn versenden. So wissen Sie, was Ihre Empfänger sehen werden.

Klicken Sie auf Vorschau.

Ein Fenster mit der Vorschau Ihres Links wird geöffnet.

Empfänger, die Unternehmensmitglieder sind, können dem Projekt beitreten, um Aufgabendetails zu sehen, neue Aufgaben zu erstellen und mit dem Team zusammenzuarbeiten.

Freigabelink deaktivieren

Sie können Ihren Freigabelink jederzeit deaktivieren. Dadurch verlieren alle Personen, die den Link haben, Zugriff auf die Inhalte.

Klicken Sie zunächst auf Link deaktivieren.

Bestätigen Sie anschließend die Deaktivierung.

Sollten Sie einen Freigabelink in der Zeitleistenansicht erneut erstellen, ändert sich der Link; das heißt, dass Personen mit dem alten Link keinen Zugriff mehr auf die Inhalte haben.

Zugriff auf den Freigabelink in der Kalenderansicht

Sie erhalten einen Freigabelink, indem Sie in der Kalenderansicht auf Link erstellen klicken. Sie können den Link dann kopieren und teilen.

Zugriff auf den Freigabelink in der Boardansicht

Diese Freigabelinks für Lesezugriff sind auch in der Boardansicht verfügbar. Sie erhalten einen Freigabelink, indem Sie in der Boardansicht auf Link erstellen klicken. Sie können den Link dann kopieren und teilen.

Zugriff auf den Freigabelink in der Listenansicht

Zusätzlich zur Zeitleisten- und Boardansicht können Sie jetzt auch Freigabelinks für Lesezugriff in der Listenansicht verwenden.

Um auf den Freigabelink zuzugreifen, navigieren Sie zum betreffenden Projekt und öffnen die Listenansicht. Klicken Sie rechts oben auf das Symbol Link erstellen.

Dieser Link kann von allen Beteiligten eingesehen werden, unabhängig davon, ob sie Asana-Mitglieder sind oder nicht

Sobald Sie auf Link erstellen klicken, wird der Freigabe-Link angezeigt und automatisch auf Link aktiv gesetzt.

Zugriffsberechtigungen für Freigabelinks für Lesezugriff

Bei Zugriffsberechtigungen in Zusammenhang mit Freigabelinks für Lesezugriff handelt es sich um eine Funktion, mit der Super-Admins und Nutzer den Zugriff auf Freigabelinks für Lesezugriff ausschließlich auf Mitarbeiter des Unternehmens beschränken können.

Adminfunktionen

Diese Funktion hat den Vorteil, dass Super-Admins die Datensicherheit für ihre Domain verbessern können. Super-Admins für Unternehmen, die Asana Premium, Business oder Enterprise nutzen, können die Funktion für ihre gesamte Domain deaktivieren, sodass Nutzer keine Freigabelinks für Lesezugriff erstellen oder diese teilen können.

Super-Admins für Unternehmen mit einem Enterprise-Abo haben die Wahl zwischen zwei Zugriffsoptionen für Freigabelinks für Lesezugriff, die auf ihre gesamte Domain angewendet werden.

Option 1: Zugriff ausschließlich auf E-Mail-Adressen beschränken, die mit der Domain des Unternehmens verknüpft sind

Für jeden neuen und bereits existierenden Freigabelink für Lesezugriff in der Domain wird die Einstellung Nur für Unternehmensmitglieder festgelegt. Dabei wird eine Authentifizierung des Nutzers benötigt, bevor der Zugriff gestattet wird. Die Art der Authentifizierungsmethode wird vom Super-Admin für die Domain festgelegt (Google SSO, ein SAML-Identitätsanbieter wie Okta oder gar keine Authentifizierung).

Falls keine Authentifizierungsmethode festgelegt wurde, muss jede Person, die auf einen Freigabelink für Lesezugriff zuzugreifen versucht, sich entweder bei Asana anmelden oder mit einer zum Unternehmen gehörenden E-Mail-Adresse registrieren, um Zugriff zu erlangen. Wenn es erforderlich ist, den Zugriff ausschließlich auf Mitarbeiter des Unternehmens zu beschränken, ist dies die bevorzugte Option.

Mit dieser Einstellung werden Nutzer keine Möglichkeit haben, Freigabelinks mit Lesezugriff für Personen außerhalb des Unternehmens zugänglich zu machen.

Die Aktivierung der Nur für Unternehmensmitglieder-Einstellung kann sich auf bereits extern geteilte Freigabelinks für Lesezugriff auswirken. Bevor Sie diese Änderung vornehmen, empfehlen wir daher, Teamleiter zu benachrichtigen und etwas Zeit einzuräumen, damit Arbeitsabläufe überprüft und bei Bedarf angepasst werden können.

Option 2: Projektmitgliedern gestatten, Zugriffsberechtigungen für Freigabelinks, die Lesezugriff ermöglichen, festzulegen

Je nachdem, welche Einstellung die Nutzer für individuelle Projekte festgelegt haben, sind Freigabelinks für Lesezugriff entweder öffentlich oder nur für Unternehmensmitglieder zugänglich. Ersteres bedarf keiner Authentifizierung, während letzteres eine Authentifizierung erfordert, bevor auf den Link zugegriffen werden kann.

Dies ist dann die bevorzugte Option, wenn Nutzer der Domain sowohl interne als auch externe Anwendungsfälle für Freigabelinks mit Lesezugriff haben. Ein Beispiel hierfür wäre die Notwendigkeit, einem externen Partner, Berater oder potenziellen Kunden regelmäßig eine Ansicht mit Lesezugriff auf ihr Projekt bieten zu müssen.

Wird diese Option gewählt, sind Berechtigungen für neu erstellte Ansichten standardmäßig nur für Unternehmensmitglieder zugänglich, Projektmitglieder können die Ansicht bei Bedarf jedoch öffentlich machen.

Steuerung auf Projektebene

Premium-, Business- und Enterprise-Kunden können nun Zugriffsberechtigungen für Freigabelinks für Lesezugriff auf Projektebene festlegen. Diese Einstellung ist dann für Nutzer verfügbar, wenn der Super-Admin es Mitgliedern der Domain gestattet hat, Zugriffsberechtigungen für Projektansichten mit Lesezugriff festzulegen.

Diese Funktion hat den Vorteil, dass Projektmitglieder in Fällen, wenn eine Ansicht mit Lesezugriff sensible Informationen enthält oder ausschließlich für die interne Nutzung vorgesehen ist, eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzufügen können. Die Standardeinstellung für Zugriffsberechtigungen für alle neu erstellen Ansichten ist Mitglieder Ihres Unternehmens.

Den Freigabelink mit Lesezugriff nur für „Mitglieder Ihres Unternehmens“ zugänglich machen

Wenn diese Option gewählt wurde, wird der Projekt-Freigabelink für Lesezugriff ausschließlich intern zugänglich sein. Dabei muss sich der Empfänger des Links authentifizieren, um Lesezugriff zu erhalten. Die Art der Authentifizierung hängt davon ab, welche Methode der Super-Admin für die Domain festgelegt hat (Google SSO, ein SAML-Identitätsanbieter wie Okta oder keine Authentifizierung).

Falls keine Authentifizierungsmethode festgelegt wurde, muss jede Person, die auf einen Freigabelink für Lesezugriff zuzugreifen versucht, sich entweder bei Asana anmelden oder mit einer zum Unternehmen gehörenden E-Mail-Adresse registrieren, um Zugriff zu erlangen. Wenn es erforderlich ist, den Zugriff ausschließlich auf Mitarbeiter des Unternehmens zu beschränken, ist dies die bevorzugte Option.

Den Freigabelink für Lesezugriff für „jede Person, die über den Link verfügt“, zugänglich machen

Wenn diese Option gewählt wurde, wird der Projekt-Freigabelink für Lesezugriff öffentlich zugänglich und keine Authentifizierung zur Ansicht erforderlich sein. Dies ist die bevorzugte Option, wenn Freigabelinks für Lesezugriff extern geteilt werden müssen, z. B. mit Kunden, Anbietern und Lieferanten oder der Allgemeinheit.

Authentifizierung für Empfänger von Freigabelinks für Lesezugriff

Die Empfänger von Freigabelinks für Lesezugriff, die nur für Unternehmensmitglieder zugänglich sind, können auf die Ansicht zugreifen, wenn sie sich authentifizieren.

Mitglieder Ihres Unternehmens, die über ein Asana-Konto verfügen, können sich authentifizieren, indem sie sich in ihrem Asana-Konto anmelden.

Mitglieder Ihres Unternehmens, die über kein Asana-Konto verfügen, können sich über die beiden folgenden Wege authentifizieren:

• Stellen Sie zunächst sicher, dass die Personen im Unternehmen über den Identitätsanbieter Ihrer Domain (z. B. Okta, Google SSO) Zugriff auf Asana haben. Danach können sich die Personen im Unternehmen authentifizieren, wenn sie einen Freigabelink für Lesezugriff erhalten. Hierfür müssen sie sich kein Asana-Konto zulegen. Empfänger von Freigabelinks für Lesezugriff, die sich beim Identitätsanbieter authentifizieren, um auf den Link zuzugreifen, werden nicht als vollwertige Mitglieder betrachtet und haben daher keinen Einfluss auf die Rechnungsstellung, es sei denn, sie setzen die Anmeldung fort und vervollständigen diese.

• Indem sie sich mit einer für die Unternehmensdomain zugelassenen E-Mail-Adresse für ein Asana-Konto registrieren, wenn das Unternehmen keinen Identitätsanbieter eingerichtet hat.

Linkempfänger, die einen Freigabelink für Lesezugriff mit der Einstellung Jede Person, die über den Link verfügt erhalten, müssen sich zur Ansicht nicht authentifizieren.