Portfolios

Für eine bessere Zusammenarbeit bietet Asana drei kostenpflichtige Abonnements an: Business, Enterprise und Premium. Portfolios sind für alle Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.

Portfolios bieten an einem Ort eine ganzheitliche Sicht auf all Ihre wichtigen Projekte. Sie können Ihre wichtigsten Projekte organisieren und in Echtzeit überwachen, ob sie planmäßig verlaufen. Außerdem können Sie weitere, detailliertere Information abrufen und Ihr Team auf dem Laufenden halten. Sie können auch mit Android- & iOS-Geräten auf Portfolios zugreifen.

Sie können auch über Portfolios auf Workload zugreifen –Klicken Sie in der Seitenleiste auf Portfolios, wählen Sie ein Portfolio aus und navigieren Sie dann zum Tab „Workload“.

Portfolio erstellen

Dashboard 1

So erstellen Sie ein Portfolio:

  1. Klicken Sie auf Portfolios, oben links in der Seitenleiste
  2. Klicken Sie auf die Kachel Neues Portfolio
  3. Benennen Sie das Portfolio
  4. Klicken Sie auf Portfolio erstellen

Portfolioansicht

Wenn Sie auf eines Ihrer Portfolios klicken, erhalten Sie eine umfassende Ansicht aller darin enthaltenen Projekte.

Portfolioansicht

In der Portfolioansicht können Sie:

  1. Ein weiteres Projekt zum Portfolio hinzufügen
  2. Den aktuellen Status eines jeden Projekts einsehen
  3. Den Fortschritt in % eines jeden Projekts einsehen
  4. Das Fälligkeitsdatum oder den Datumsbereich eines Projekts einsehen oder ändern
  5. Die Priorität eines Projekts einsehen oder ändern
  6. Die Werte von benutzerdefinierten Feldern eines jeden Projekts einsehen
  7. Den *Projektverantwortlichen einsehen

Sie können ein Projekt jederzeit aus Ihrem Portfolio entfernen.

Ein Projekt aus dem Portfolio entfernen

So entfernen Sie ein Projekt aus einem Portfolio:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol, das neben dem Projektnamen erscheint
  2. Klicken Sie auf Aus dem Portfolio entfernen

Projektübersicht

Klicken Sie auf ein beliebiges Projekt in Ihrem Portfolio, um die Projektübersicht anzuzeigen.

Portfolio 3

In der Projektübersicht können Sie Folgendes tun:

  1. Eine projektverantwortliche Person wählen
  2. Ein Fälligkeitsdatum oder Datumsbereich hinzufügen oder bearbeiten
  3. Direkt auf das Projekt zugreifen, um seine Aufgaben, Ressourcen und Zeitleiste anzuzeigen
  4. Die Priorität des Projekts hinzufügen und bearbeiten
  5. Den aktuellen Status eines Projekts einsehen oder den Projektstatus selber aktualisieren

Statusaktualisierungen

Wenn der Status eines Projekts noch nicht aktualisiert wurde, können Sie auf das Projekt in Ihrem Portfolio klicken und ein Update von der projektverantwortlichen Person anfordern oder selbst eine Statusaktualisierung vornehmen.

Portfolio 4

Sie können einen vorhandenen Status auch direkt in der Projektübersicht kommentieren.

Portfolio 5

Optionen & Meilensteine ansehen

Wenn Sie und Ihr Team Ihre Portfolios auf eine bestimmte Weise sortieren möchten, können Sie diese Sortierung als Standardansicht für alle speichern.

Portfolio 5

So ändern Sie Ihre Portfolioansicht:

  1. Klicken Sie auf das Schieberegler-Symbol oben rechts auf Ihrem Bildschirm
  2. Wählen Sie entweder Aufgaben oder Meilensteine zur Anzeige des Fortschritts aus
  3. Wählen Sie, ob Sie Ihr Portfolio nach Status, Projektverantwortlichen, Fälligkeitsdatum oder Alphabetisch ordnen möchten

Meilensteine in der Portfolioansicht

Meilensteine werden auf der Zeitleiste des Portfolios angezeigt.

Ein blauer Diamant symbolisiert einen wichtigen Meilenstein.

Sie heben wichtige Ereignisse hervor und stellen die Fortschritte im Projektplan dar. Meilensteine dienen als Wegweiser durch den Projektverlauf und helfen sicherzustellen, dass Sie weiterhin auf Kurs bleiben.

Meilensteine in Portfolios

Klicken Sie auf das Meilenstein-Symbol, um mehr Kontext zur Aufgabe innerhalb des Projekts zu erhalten.

Meilenstein-Aufgabe

In Ihrer Portfolioansicht können maximal 12 Meilensteine angezeigt werden, bevor die Liste gekürzt wird.

Sie können die Meilensteine eines jeden Projekts auch in der Projektübersicht einsehen, indem Sie auf ein beliebiges Projekt in einem Portfolio klicken.

Meilensteine in der Projektübersicht

Folgendes können Sie in der Projektübersicht eines Portfolios tun:

  1. Klicken Sie auf das +-Symbol, um einen neuen Meilenstein hinzuzufügen
  2. Ihnen werden nun die erreichten und unerreichten Meilensteine des Projekts angezeigt

Sie können auch benutzerdefinierte Felder direkt aus dem Dropdown-Menü hinzufügen und Ihr Portfolio dann nach dem von Ihnen gewählten Feld sortieren.

So verwalten Sie benutzerdefinierte Felder

Im Dropdown-Menü des Felder-Symbols in der Projekt-Ansicht haben Sie die Möglichkeit, auf + Feld hinzufügen zu klicken.

Benutzerdefinierte Felder hinzufügen

Hier erscheint ein Pop-up-Fenster und ermöglicht es Ihnen, ein benutzerdefiniertes Feld hinzuzufügen

Wenn die Ein-/Aus-Schaltfläche blau ist, ist das Feld aktiviert

Neu erstellen

So fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzu:

  1. Klicken Sie auf Neu erstellen
  2. Tippen Sie in der Leiste Feldtitel den Namen Ihres benutzerdefinierten Feldes ein
  3. Klicken Sie auf Feld erstellen um Ihr neues Feld hinzuzufügen

Nach Feldern sortieren

Sie können mit dem Sortieren-Regler in der Projektansicht Ihre Arbeitsvorgänge basierend auf verschiedenen Optionen sortieren.

Ergebnisse sortieren

Sie können Arbeitsphasen von nun an kategorisieren, priorisieren oder untersuchen und nach Ihren Bedürfnissen sortieren.

Exportieren Sie Ihr Portfolio zu Google Tabellen

Nachdem Sie ein Portfolio erstellt haben, können Sie es jederzeit zu Google Tabellen exportieren.

Zu Google Tabellen exportieren

So exportieren Sie ein Portfolio zu Google Tabellen:

  1. Tippen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Portfoliotitel
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Exportieren und wählen Sie Google Tabellen

Exportieren Sie Ihr Portfolio als CSV

Sie können Ihr Portfolio auch als CSV-Datei exportieren. Benutzerdefinierte Felder sind ebenfalls im CSV-Export enthalten.

CSV-Export

So exportieren Sie ein Portfolio als CSV-Datei:

  1. Tippen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Portfoliotitel
  2. Fahren Sie mit der Maus über Exportieren und wählen Sie CSV

Portfolio-Mitgliedschaft & gemeinsamer Zugriff

Sie können Portfolios jederzeit mit Ihren Teamkollegen in Asana teilen oder diese als Portfoliomitglieder hinzufügen.

Portfolio teilen

Wenn Sie auf den Teilen-Button klicken und die Portfolio-Mitglieder-Übersicht öffnen, können Sie:

  1. Den Portfolio-Link kopieren und mit Ihren Kollegen teilen
  2. Portfolio-Mitglieder hinzufügen
  3. Ein Mitglied als Portfolio-Verantwortlichen festlegen oder vom Portfolio entfernen

Portfolio teilen 2

Wenn Sie als Mitglied eines Portfolios hinzugefügt wurden, erhalten Sie eine Inbox-Benachrichtigung. Beim Zugriff auf Ihre Portfolioseite sehen Sie neben dem betreffenden Portfolio auch ein „Neu“-Symbol.

Wenn Sie als Mitglied eines Portfolios hinzugefügt wurden, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Wochenbericht, sofern Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben.

Portfolio 3 teilen

Wenn Sie ein Portfolio teilen, das einige private Projekte enthält, wird die Person, mit der Sie es geteilt haben, die oben stehende Benachrichtigung am unteren Bildschirmrand sehen.

Zeitleiste für Portfolios

In der Zeitleiste für Portfolios können Sie die Reihenfolge der verschiedenen Vorhaben visualisieren, mit anderen teilen und ändern. Auf diese Weise nutzen Sie Ihre Ressourcen am besten und halten alle Fristen ein.

Zugriff auf die Zeitleiste Ihres Portfolios

Um die Zeitleiste Ihres Portfolios anzusehen und zu bearbeiten, klicken Sie auf den Tab Portfolios in Ihrer Seitenleiste und wählen Sie das gewünschte Portfolio.

Zeitleiste für Portfolios

Klicken Sie dann auf den Tab Zeitleiste, um die Zeitleiste Ihres Portfolios anzuzeigen.

Zeitleistenansicht eines Portfolios

Die Toolbar der Portfolio-Zeitleiste

Portfolio-Toolbar

Mit Ihrer Portfolio-Toolbar können Sie:

  1. Ihre Projekte nach Tagen filtern
  2. Ihre Ansicht nach Tagen, Wochen, Monaten, Quartalen, Halbjahren oder Jahren filtern
  3. Farbe auswählen oder benutzerdefinierte Felder mit Farbe wählen

Bitte beachten Sie, dass wir diese Funktion schrittweise einführen.

Einfache Suche

Einfache Suche

Um eine einfache Suche durchzuführen, geben Sie bitte in der Suchleiste den Namen Ihres Portfolios ein.

Erweiterte Suche

Mit der erweiterten Suche können Sie innerhalb eines Portfolios nach Informationen suchen.

Dies können Sie direkt von Ihrer Homepage aus machen.

Portfolio-Suche

Auf Ihrer Homepage:

  1. Klicken Sie auf Suche
  2. Klicken Sie dann auf die erweiterte Suche

portfolio timeline search

Geben Sie hier Ihre Suchparameter ein und klicken Sie auf Filter hinzufügen und dann auf In Portfolios, um in Ihren Portfolios zu suchen.

Eine weitere Möglichkeit, nach einem Portfolio zu suchen, besteht darin, das entsprechende Portfolio in einem beliebigen Beschreibungs- oder Kommentarfeld in Asana zu @erwähnen. Bitte beachten Sie, dass Sie über die Zugriffsrechte für das Portfolio verfügen müssen, falls es sich um ein privates Portfolio handelt.

Sichtbarkeitseinstellungen

Die für das Portfolio verantwortliche Person hat die Möglichkeit, die Sichtbarkeit für das Portfolio einzuschränken oder es für alle sichtbar zu machen.

Wenn die Sichtbarkeit eingeschränkt ist („privat“), haben nur die Mitglieder des Portfolios Zugang zu dessen Inhalten. Außerdem bedeutet das auch, dass es weder in Ihrem Arbeitsbereich, noch im Unternehmen gefunden werden kann.

Zum Umschalten zwischen „privat“ und „sichtbar“ in den Portfolioeinstellungen:

Portfolio-Suche

In Ihrem Portfolio:

  1. Klicken Sie auf den „Teilen“-Button

Sichtbarkeit des Portfolios

Von hier aus können Sie die Sichtbarkeit für das Portfolio einschränken (privat) oder es für Ihr Unternehmen oder Ihren Arbeitsbereich sichtbar machen.

FAQ zu Portfolios

Wenn Sie Fragen zu Portfolios haben, lesen Sie bitte unsere FAQ-Seite zu Portfolios oder kontaktieren Sie unseren Support.

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