Portfolios
- Inhalt
- Portfolio erstellen
- Portfolioansicht
- Projektübersicht
- Status-Updates
- Optionen & Meilensteine anzeigen
- Zu Google Tabellen exportieren
- Als CSV exportieren
- Portfolio-Mitgliedschaft und gemeinsamer Zugriff
- Zeitleiste für Portfolios
- Portfolio-Suche
- Verschachtelte Portfolios
- Arbeit zu Ihrem Portfolio hinzufügen
- Ein Portfolio aus einem aktuellen Portfolio entfernen
- Zeitleisten- und Workloadansicht
- Portfolio-Sichtbarkeitseinstellungen
- FAQ zu Portfolios
Portfolios sind für alle Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.
Portfolios bieten an einem Ort einen umfassenden Überblick über all Ihre wichtigen Projekte. Mit Projektportfolio-Management können Sie Ihre wichtigsten Projekte organisieren und in Echtzeit überwachen, ob sie planmäßig verlaufen. Außerdem können Sie weitere, detailliertere Information abrufen und Ihr Team auf dem Laufenden halten. Auch mit Android- und iOS-Geräten können Sie auf Portfolios zugreifen.
Sie können auch über Portfolios auf Workload zugreifen – Klicken Sie in der Seitenleiste auf Portfolios, wählen Sie ein Portfolio aus und navigieren Sie dann zum Tab „Workload“.
Portfolio erstellen
So erstellen Sie ein Portfolio:
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Portfolios
- Klicken Sie auf die Kachel Neues Portfolio
- Benennen Sie das Portfolio
- Klicken Sie auf Portfolio erstellen
Portfolioansicht
Wenn Sie auf eines Ihrer Portfolios klicken, erhalten Sie eine umfassende Ansicht aller darin enthaltenen Projekte.
In der Portfolioansicht können Sie:
- Ein weiteres Projekt zum Portfolio hinzufügen
- Den aktuellen Status eines jeden Projekts einsehen
- Den Fortschritt in % eines jeden Projekts einsehen
- Das Fälligkeitsdatum oder den Datumsbereich eines Projekts einsehen oder ändern
- Die Priorität eines Projekts einsehen oder ändern
- Die Werte von benutzerdefinierten Feldern eines jeden Projekts einsehen
- Den *Projektverantwortlichen einsehen
So nehmen Sie ein Projekt in ein Portfolio auf
So können Sie ein Projekt zu einem Portfolio hinzufügen:
- Klicken Sie auf Arbeit hinzufügen, um nach einem bereits vorhandenem Projekt zu suchen.
- Erstellen Sie ein neues Projekt, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil neben + Arbeit hinzufügen klicken und Neues Projekt erstellen wählen.
- Erstellen Sie ein neues Projekt aus einer Projektvorlage. Klicken Sie dafür auf den Dropdown-Pfeil neben + Arbeit hinzufügen und wählen Sie eine Vorlage aus.
Sie können ein Projekt jederzeit aus Ihrem Portfolio entfernen.
So entfernen Sie ein Projekt aus einem Portfolio:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol, das neben dem Projektnamen erscheint
- Klicken Sie auf Aus dem Portfolio entfernen
So legen Sie eine Projektvorlage in einem Portfolio an
- Klicken Sie auf Anpassen.
- Scrollen Sie nach unten zu Projektvorlagen.
- Klicken Sie auf + Projektvorlage hinzufügen
Sobald die Projektvorlage im Portfolio angelegt worden ist, erscheint sie im Dropdown-Menü neben Arbeit hinzufügen und kann zur Erstellung neuer Projekte im Portfolio verwendet werden.
So legen Sie neue Vorlagen in Ihrem Portfolio an:
- Klicken Sie unter + Projektvorlage hinzufügen in der linken Seitenleiste auf die gewünschte Vorlage und anschließend auf die Schaltfläche + Zum Portfolio hinzufügen.
So entfernen Sie eine Vorlage aus Ihrem Portfolio:
- Um eine Vorlage aus dem Portfolio zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche Aus Portfolio entfernen. Diese Option wird nur für jene Vorlagen angezeigt, die im Portfolio angelegt worden sind.
Projektübersicht
Klicken Sie auf ein beliebiges Projekt in Ihrem Portfolio, um die Projektübersicht anzuzeigen.
In der Projektübersicht können Sie Folgendes tun:
- Eine projektverantwortliche Person wählen
- Ein Fälligkeitsdatum oder Datumsbereich hinzufügen oder bearbeiten
- Direkt auf das Projekt zugreifen, um seine Aufgaben, Ressourcen und Zeitleiste anzuzeigen
- Die Priorität des Projekts hinzufügen und bearbeiten
- Den aktuellen Status eines Projekts einsehen oder den Projektstatus selbst aktualisieren
Status-Updates
Unter Fortschritt erhalten Sie eine umfassende Übersicht über den aktuellen Status Ihres Portfolios. Dank Statusberichten können Sie auf einfache Weise detaillierte, wiederholbare und handlungsweisende Status-Updates erstellen und Ihre Arbeit mit den wichtigsten Beteiligten teilen.
Portfoliofortschritt
Wenn Sie in Ihrem Portfolio auf den Tab Fortschritt klicken, wird Ihnen eine Momentaufnahme des aktuellen Fortschritts Ihres Portfolios angezeigt.
In der Fortschrittsansicht können Sie:
- Überprüfen, ob das Portfolio planmäßig oder unplanmäßig verläuft, gefährdet ist oder zurückgestellt wurde
- Die Anzahl der Projekte, die planmäßig verlaufen, gefährdet sind, unplanmäßig verlaufen sowie die Gesamtzahl der Projekte einsehen
- Den Status Ihres Portfolios aktualisieren
- Die verantwortliche Person des Portfolios, den Datumsbereich oder die Beschreibung einsehen oder ändern
- Mit dem Portfolio verknüpfte Ziele sehen oder ändern
- Das aktuellste Status-Update einsehen
So erstellen Sie ein Status-Update für Portfolios
Sie können den Status Ihres Portfolios jederzeit aktualisieren. Die vorgefertigte Blockstruktur ermöglicht es Ihnen, die tatsächliche Arbeit, die in Asana erledigt wird, mit zusätzlichem Kontext zu versehen und somit den Status der Arbeit zu beschreiben.
Status-Update erstellen
So erstellen Sie ein neues Status-Update
- Klicken Sie in der Fortschrittsansicht Ihres Portfolios auf das Symbol Status aktualisieren
In der Ansicht für Status-Updates können Sie:
- Einen Titel hinzufügen
- Die Details Ihres Status-Updates eintragen, einschließlich Fortschritt, verantwortliche Person und Daten des Portfolios
- Benutzerdefinierte Felder anzeigen oder verbergen
- Eine Zusammenfassung einfügen
- Errungenschaften hervorheben
- Blockierte Vorgänge darstellen
- Highlights in Ihre Status-Updates einbeziehen, um den Stand besser zu vermitteln
- Auf den blauen Senden-Button klicken, sobald Sie alle Details eingetragen haben
Bitte beachten Sie, dass Sie zunächst einen Status (Planmäßig, Gefährdet, Unplanmäßig oder Zurückgestellt) wählen und mindestens einen Textblock einfügen müssen, bevor ein Status-Update zu einem Portfolio veröffentlicht werden kann.
So fügen Sie Highlights zu Ihrem Status-Update hinzu
Mit Drag & Drop können Sie Highlights wie planmäßige oder gefährdete Projekte zu Ihrem Status-Update hinzufügen, um den Stand der Dinge darzustellen. Mithilfe dieser Highlights ermöglichen Sie einen visuellen Einblick in die neuesten Erfolge oder mögliche Hindernisse Ihres Teams.
Sobald Sie Highlights hinzugefügt und Ihre Status-Updates veröffentlicht haben, wird Asana die Blockstruktur und -anordnung für zukünftige Updates speichern.
Sie können Ihre Abschnitte Was wir erreicht haben, Blockierte Vorgänge und Nächste Schritte neu anordnen, indem Sie diese per Drag & Drop an ihren Platz ziehen.
So fügen Sie Grafiken zu Status-Updates hinzu
Zusätzliche Grafiken in Ihren Status-Updates geben einen visuellen Einblick in die Arbeit Ihres Teams. Sie können Ihre Grafiken einfach mit Drag & Drop in Ihr Status-Update ziehen.
Zugriff auf die Einstellungen
Benutzer können Beteiligte zu einem Status-Update hinzufügen, die möglicherweise keinen Zugriff auf das Projekt haben. In diesem Fall erhält die Person Zugriff auf den gesamten Inhalt des Updates. Wenn sie jedoch auf ein Projekt-Highlight oder -Element klickt, auf das sie keinen Zugriff hat, bleibt der Zugriff verwehrt.
Für das Portfolio bedeutet dies, dass Status-Updates im Tab Fortschritt in vollem Umfang und für alle Benutzer sichtbar sind, auch wenn sie nicht auf alle Projekte des Portfolios Zugriff haben.
Portfolio-Ansichten und Meilensteine
Wenn Sie und Ihr Team Ihre Portfolios auf eine bestimmte Weise sortieren möchten, können Sie diese Sortierung als Standardansicht für alle speichern.
So ändern Sie Ihre Portfolioansicht:
- Klicken Sie auf das Schieberegler-Symbol oben rechts auf dem Bildschirm
- Wählen Sie entweder Aufgaben oder Meilensteine zur Anzeige des Fortschritts aus
- Wählen Sie, ob Sie Ihr Portfolio nach Status, Projektverantwortlichen, Fälligkeitsdatum oder Alphabetisch ordnen möchten
Meilensteine in der Portfolioansicht
Meilensteine werden auf der Zeitleiste eines Portfolios angezeigt.
Ein blauer Diamant symbolisiert einen Meilenstein. Meilensteine heben wichtige Ereignisse hervor und stellen die Fortschritte im Projektplan dar. Sie dienen als Wegweiser durch den Projektverlauf und helfen sicherzustellen, dass Sie weiterhin auf Kurs bleiben.
Klicken Sie auf das Meilenstein-Symbol, um mehr Kontext zur Aufgabe innerhalb des Projekts zu erhalten.
In Ihrer Portfolioansicht können maximal 12 Meilensteine angezeigt werden, bevor die Liste gekürzt wird.
Sie können die Meilensteine eines jeden Projekts auch in der Projektübersicht einsehen, indem Sie auf ein beliebiges Projekt in einem Portfolio klicken.
Folgendes können Sie in der Projektübersicht eines Portfolios tun:
- Klicken Sie auf das +-Symbol, um einen neuen Meilenstein hinzuzufügen
- Ihnen werden nun die erreichten und unerreichten Meilensteine des Projekts angezeigt
Sie können auch benutzerdefinierte Felder direkt aus dem Dropdown-Menü hinzufügen und Ihr Portfolio dann nach dem von Ihnen gewählten Feld sortieren.
So verwalten Sie benutzerdefinierte Felder
Im Dropdown-Menü des Felder-Symbols in der Projekt-Ansicht haben Sie die Möglichkeit, auf + Feld hinzufügen zu klicken.
Hier erscheint ein Pop-up-Fenster und ermöglicht es Ihnen, ein benutzerdefiniertes Feld hinzuzufügen
Wenn die Ein-/Aus-Schaltfläche blau ist, ist das Feld aktiviert
So fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzu:
- Klicken Sie auf Neu erstellen
- Tippen Sie in der Leiste Feldtitel den Namen Ihres benutzerdefinierten Feldes ein
- Klicken Sie auf Feld erstellen, um Ihr neues Feld hinzuzufügen
Nach Feldern sortieren
Sie können mit dem Sortieren-Regler in der Projektansicht Ihre Arbeitsvorgänge basierend auf verschiedenen Optionen sortieren.
Sie können Arbeitsphasen von nun an kategorisieren, priorisieren oder untersuchen und nach Ihren Bedürfnissen sortieren.
Exportieren Sie Ihr Portfolio zu Google Tabellen
Nachdem Sie ein Portfolio erstellt haben, können Sie es jederzeit zu Google Tabellen exportieren.
So exportieren Sie ein Portfolio zu Google Tabellen:
- Tippen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Portfoliotitel
- Bewegen Sie den Mauszeiger über Exportieren und wählen Sie Google Tabellen
Exportieren Sie Ihr Portfolio als CSV
Sie können Ihr Portfolio auch als CSV-Datei exportieren. Benutzerdefinierte Felder sind ebenfalls im CSV-Export enthalten.
So exportieren Sie ein Portfolio als CSV-Datei:
- Tippen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Portfoliotitel
- Fahren Sie mit der Maus über Exportieren und wählen Sie CSV
Portfolio-Mitgliedschaft und gemeinsamer Zugriff
Sie können Portfolios jederzeit mit Ihren Teamkollegen in Asana teilen oder diese als Portfoliomitglieder hinzufügen.
Wenn Sie auf den Teilen-Button klicken und die Portfolio-Mitglieder-Übersicht öffnen, können Sie:
- Den Portfolio-Link kopieren und mit Ihren Kollegen teilen
- Portfolio-Mitglieder hinzufügen
- Ein Mitglied als Portfolio-Verantwortlichen festlegen oder vom Portfolio entfernen
Wenn Sie als Mitglied eines Portfolios hinzugefügt wurden, erhalten Sie eine Inbox-Benachrichtigung. Beim Zugriff auf Ihre Portfolioseite sehen Sie neben dem betreffenden Portfolio auch ein Neu-Symbol.
Wenn Sie als Mitglied eines Portfolios hinzugefügt wurden, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Wochenbericht, sofern Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben.
Wenn Sie ein Portfolio teilen, das einige private Projekte enthält, wird die Person, mit der Sie es geteilt haben, die obenstehende Benachrichtigung am unteren Bildschirmrand sehen.
Zeitleiste für Portfolios
In der Zeitleiste für Portfolios können Sie die Reihenfolge der verschiedenen Vorhaben visualisieren, mit anderen teilen und ändern. Auf diese Weise nutzen Sie Ihre Ressourcen am besten und halten alle Fristen ein.
Zugriff auf die Zeitleiste Ihres Portfolios
Um die Zeitleiste Ihres Portfolios anzusehen und zu bearbeiten, klicken Sie auf den Tab Portfolios in Ihrer Seitenleiste und wählen Sie das gewünschte Portfolio.
Klicken Sie dann auf den Tab Zeitleiste, um die Zeitleiste Ihres Portfolios anzuzeigen.
Die Toolbar der Portfolio-Zeitleiste
Mit Ihrer Portfolio-Toolbar können Sie:
- Ihre Projekte nach Tagen filtern
- Ihre Ansicht nach Tagen, Wochen, Monaten, Quartalen, Halbjahren oder Jahren filtern
- Farbe auswählen oder benutzerdefinierte Felder mit einer bestimmten Farbe wählen
Portfolio-Suche
Mit der erweiterten Suche können Sie innerhalb eines Portfolios nach Informationen suchen.
Auf Ihrer Homepage:
- Klicken Sie auf Suche
- Klicken Sie dann auf die Erweiterte Suche
Geben Sie hier Ihre Suchparameter ein und klicken Sie auf Filter hinzufügen und dann auf In Portfolios, um in Ihren Portfolios zu suchen.
Eine weitere Möglichkeit, nach einem Portfolio zu suchen, besteht darin, das entsprechende Portfolio in einem beliebigen Beschreibungs- oder Kommentarfeld in Asana zu @erwähnen. Bitte beachten Sie, dass Sie über die Zugriffsrechte für das Portfolio verfügen müssen, falls es sich um ein privates Portfolio handelt.
Verschachtelte Portfolios
Indem Sie Portfolios innerhalb von Portfolios hinzufügen, können Sie Ihre Arbeit über mehrere Projekte hinweg nahtlos einbinden und nachverfolgen. So können Sie Ihre Arbeit mühelos mitverfolgen und den Beteiligten Updates zum Fortschritt geben.
Portfolios zu einem Portfolio hinzufügen
Wenn Sie ein Portfolio zu Ihrem aktuellen Portfolio hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Symbol Arbeit hinzufügen und wählen Sie ein Portfolio aus oder geben Sie den Namen des Portfolios ein.
Zeitleisten- und Workload-Ansicht in Portfolios innerhalb von Portfolios
Bei Portfolios, die Portfolios enthalten, sind die Tabs Zeitleiste und Workload deaktiviert. Die Deaktivierung lässt sich durch Entfernen aller Portfolios im Portfolio rückgängig machen.
Portfolio-Sichtbarkeitseinstellungen
Die für das Portfolio verantwortliche Person hat die Möglichkeit, die Sichtbarkeit des Portfolios auf privat einzuschränken oder es für alle sichtbar zu machen.
Bei eingeschränkter Sichtbarkeit („privat“) haben nur die Mitglieder des Portfolios Zugriff auf dessen Inhalte. Außerdem bedeutet das auch, dass es weder in Ihrem Arbeitsbereich noch im Unternehmen aufgerufen werden kann. Wenn Sie das Portfolio hingegen auf sichtbar stellen, kann es im gesamten Unternehmen oder Arbeitsbereich gefunden werden.
Zum Umschalten zwischen „privat“ und „sichtbar“ in den Portfolioeinstellungen:
In Ihrem Portfolio:
- Klicken Sie auf den Teilen-Button
Von hier aus können Sie die Sichtbarkeit für das Portfolio einschränken (privat) oder es für Ihr Unternehmen oder Ihren Arbeitsbereich sichtbar machen.
FAQ zu Portfolios
Häufig gestellte Fragen über Portfolios
Wer kann mein Portfolio sehen?
Wenn Ihr Portfolio auf sichtbar eingestellt ist, kann jeder, mit dem Sie die URL im Unternehmen teilen, auf Ihr Portfolio zugreifen. Sobald die Person die URL besucht, wird sie automatisch im letzten Abschnitt in ihrer Portfolioansicht angezeigt. Wenn eines Ihrer Projekte im Portfolio privat ist, wird eine Benachrichtigung am unteren Bildschirmrand angezeigt, die sie darüber informiert, dass einige Projekte privat sind.
Private Portfolios können nur von Portfoliomitgliedern eingesehen werden.
Was passiert mit einem Projekt, wenn ich es in mein Portfolio aufnehme?
Sie folgen automatisch dem Status aller Projekte. Sie werden benachrichtigt, wenn eines der Projekte in Ihrem Portfolio ein Status-Update erhält.
Wie kann ich ein benutzerdefiniertes Feld zu meinem Portfolio hinzufügen?
Wenn Sie und Ihr Team eine bestimmte Sortierweise für Portfolios bevorzugen, können Sie diese für alle als Standardansicht speichern. Alternativ können Sie auch über das Symbol Felder in der Portfolioansicht auf +Feld hinzufügen klicken. Daraufhin wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen können.
Über Feld hinzufügen können Sie:
- Einen Feldtitel hinzufügen
- Den Feldtyp auswählen
- Eine Beschreibung hinzufügen
- Das Feld zur Feldersammlung des Unternehmens hinzufügen, damit es im gesamten Unternehmen wiederverwendet werden kann
Wie erstelle ich ein benutzerdefiniertes Feld in der Toolbar?
Um ein benutzerdefiniertes Feld über Ihre Toolbar hinzuzufügen, klicken Sie auf Anpassen und dann auf +Feld hinzufügen.
Über Feld hinzufügen können Sie:
- Einen Feldnamen hinzufügen
- Den Feldtyp auswählen
- Beschreibung hinzufügen
- Das Feld zur Feldersammlung Ihres Unternehmens hinzufügen, damit es im gesamten Unternehmen wiederverwendet werden kann.
Sie können bis zu 20 Felder pro Portfolio anlegen. 5 davon lassen sich in der Portfolioansicht jederzeit anzeigen.
Was sind die Portfolio-Limits?
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Wie viele Portfolios kann ich erstellen? Es gibt keine Begrenzung
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Wie viele Portfolios können unter Zuletzt aufgerufen gleichzeitig erscheinen? Maximal 20 Portfolios. Dabei gibt es keine zeitliche Begrenzung.
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Wie viele Projekte kann ich einem Portfolio hinzufügen? Maximal 500 (einschließlich archivierter Projekte)
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Wie viele benutzerdefinierte Felder kann ich einem Portfolio hinzufügen? Maximal 30
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Wie viele benutzerdefinierte Felder können in der Portfolioansicht gleichzeitig angezeigt werden? Maximal 30
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Wie viele E-Mail-Benachrichtigungen mit wöchentlichen Portfolio-Berichten kann ich pro Woche erhalten? Maximal 20
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Wie viele Projekte sind in jeweils in der E-Mail mit dem wöchentlichen Bericht enthalten? Maximal 50, es wird jedoch ein Link zu weiteren Projekten zur Verfügung gestellt.
