Portfolios

Portfolios sind für alle Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.

Portfolios bieten an einem Ort einen umfassenden Überblick über all Ihre wichtigen Projekte. Mit Projektportfolio-Management können Sie Ihre wichtigsten Projekte organisieren und in Echtzeit überwachen, ob sie planmäßig verlaufen. Außerdem können Sie weitere, detailliertere Information abrufen und Ihr Team auf dem Laufenden halten. Auch mit Android- und iOS-Geräten können Sie auf Portfolios zugreifen.

Sie können auch über Portfolios auf Workload zugreifen – Klicken Sie in der Seitenleiste auf Portfolios, wählen Sie ein Portfolio aus und navigieren Sie dann zum Tab „Workload“.

Portfolio erstellen

Dashboard 1

So erstellen Sie ein Portfolio:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Portfolios
  2. Klicken Sie auf die Kachel Neues Portfolio
  3. Benennen Sie das Portfolio
  4. Klicken Sie auf Portfolio erstellen

Portfolioansicht

Wenn Sie auf eines Ihrer Portfolios klicken, erhalten Sie eine umfassende Ansicht aller darin enthaltenen Projekte.

Portfolioansicht

In der Portfolioansicht können Sie:

  1. Ein weiteres Projekt zum Portfolio hinzufügen
  2. Den aktuellen Status eines jeden Projekts einsehen
  3. Den Fortschritt in % eines jeden Projekts einsehen
  4. Das Fälligkeitsdatum oder den Datumsbereich eines Projekts einsehen oder ändern
  5. Die Priorität eines Projekts einsehen oder ändern
  6. Die Werte von benutzerdefinierten Feldern eines jeden Projekts einsehen
  7. Den *Projektverantwortlichen einsehen

So nehmen Sie ein Projekt in ein Portfolio auf

Projekte in ein Portfolio aufnehmen

So können Sie ein Projekt zu einem Portfolio hinzufügen:

  1. Klicken Sie auf Arbeit hinzufügen, um nach einem bereits vorhandenem Projekt zu suchen.
  2. Erstellen Sie ein neues Projekt, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil neben + Arbeit hinzufügen klicken und Neues Projekt erstellen wählen.
  3. Erstellen Sie ein neues Projekt aus einer Projektvorlage. Klicken Sie dafür auf den Dropdown-Pfeil neben + Arbeit hinzufügen und wählen Sie eine Vorlage aus.

Sie können ein Projekt jederzeit aus Ihrem Portfolio entfernen.

Ein Projekt aus dem Portfolio entfernen

So entfernen Sie ein Projekt aus einem Portfolio:

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol, das neben dem Projektnamen erscheint
  2. Klicken Sie auf Aus dem Portfolio entfernen

So legen Sie eine Projektvorlage in einem Portfolio an

Projektvorlage im Portfolio anlegen

  1. Klicken Sie auf Anpassen.
  2. Scrollen Sie nach unten zu Projektvorlagen.
  3. Klicken Sie auf + Projektvorlage hinzufügen

Sobald die Projektvorlage im Portfolio angelegt worden ist, erscheint sie im Dropdown-Menü neben Arbeit hinzufügen und kann zur Erstellung neuer Projekte im Portfolio verwendet werden.

So legen Sie neue Vorlagen in Ihrem Portfolio an:

Neue Vorlagen im Portfolio anlegen:

  1. Klicken Sie unter + Projektvorlage hinzufügen in der linken Seitenleiste auf die gewünschte Vorlage und anschließend auf die Schaltfläche + Zum Portfolio hinzufügen.

So entfernen Sie eine Vorlage aus Ihrem Portfolio:

Vorlage aus dem Portfolio entfernen

  1. Um eine Vorlage aus dem Portfolio zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche Aus Portfolio entfernen. Diese Option wird nur für jene Vorlagen angezeigt, die im Portfolio angelegt worden sind.

Projektübersicht

Klicken Sie auf ein beliebiges Projekt in Ihrem Portfolio, um die Projektübersicht anzuzeigen.

Portfolio 3

In der Projektübersicht können Sie Folgendes tun:

  1. Eine projektverantwortliche Person wählen
  2. Ein Fälligkeitsdatum oder Datumsbereich hinzufügen oder bearbeiten
  3. Direkt auf das Projekt zugreifen, um seine Aufgaben, Ressourcen und Zeitleiste anzuzeigen
  4. Die Priorität des Projekts hinzufügen und bearbeiten
  5. Den aktuellen Status eines Projekts einsehen oder den Projektstatus selbst aktualisieren

Status-Updates

Unter Fortschritt erhalten Sie eine umfassende Übersicht über den aktuellen Status Ihres Portfolios. Dank Statusberichten können Sie auf einfache Weise detaillierte, wiederholbare und handlungsweisende Status-Updates erstellen und Ihre Arbeit mit den wichtigsten Beteiligten teilen.

portfolio overview

Portfoliofortschritt

Wenn Sie in Ihrem Portfolio auf den Tab Fortschritt klicken, wird Ihnen eine Momentaufnahme des aktuellen Fortschritts Ihres Portfolios angezeigt.

Portfolio-Status

In der Fortschrittsansicht können Sie:

  1. Überprüfen, ob das Portfolio planmäßig oder unplanmäßig verläuft, gefährdet ist oder zurückgestellt wurde
  2. Die Anzahl der Projekte, die planmäßig verlaufen, gefährdet sind, unplanmäßig verlaufen sowie die Gesamtzahl der Projekte einsehen
  3. Den Status Ihres Portfolios aktualisieren
  4. Die verantwortliche Person des Portfolios, den Datumsbereich oder die Beschreibung einsehen oder ändern
  5. Mit dem Portfolio verknüpfte Ziele sehen oder ändern
  6. Das aktuellste Status-Update einsehen

So erstellen Sie ein Status-Update für Portfolios

Sie können den Status Ihres Portfolios jederzeit aktualisieren. Die vorgefertigte Blockstruktur ermöglicht es Ihnen, die tatsächliche Arbeit, die in Asana erledigt wird, mit zusätzlichem Kontext zu versehen und somit den Status der Arbeit zu beschreiben.

Status-Update erstellen

Erstellung von Status-Updates

So erstellen Sie ein neues Status-Update

  1. Klicken Sie in der Fortschrittsansicht Ihres Portfolios auf das Symbol Status aktualisieren

Ansicht für Status-Updates

In der Ansicht für Status-Updates können Sie:

  1. Einen Titel hinzufügen
  2. Die Details Ihres Status-Updates eintragen, einschließlich Fortschritt, verantwortliche Person und Daten des Portfolios
  3. Benutzerdefinierte Felder anzeigen oder verbergen
  4. Eine Zusammenfassung einfügen
  5. Errungenschaften hervorheben
  6. Blockierte Vorgänge darstellen
  7. Highlights in Ihre Status-Updates einbeziehen, um den Stand besser zu vermitteln
  8. Auf den blauen Senden-Button klicken, sobald Sie alle Details eingetragen haben

Bitte beachten Sie, dass Sie zunächst einen Status (Planmäßig, Gefährdet, Unplanmäßig oder Zurückgestellt) wählen und mindestens einen Textblock einfügen müssen, bevor ein Status-Update zu einem Portfolio veröffentlicht werden kann.

So fügen Sie Highlights zu Ihrem Status-Update hinzu

Mit Drag & Drop können Sie Highlights wie planmäßige oder gefährdete Projekte zu Ihrem Status-Update hinzufügen, um den Stand der Dinge darzustellen. Mithilfe dieser Highlights ermöglichen Sie einen visuellen Einblick in die neuesten Erfolge oder mögliche Hindernisse Ihres Teams.

Sobald Sie Highlights hinzugefügt und Ihre Status-Updates veröffentlicht haben, wird Asana die Blockstruktur und -anordnung für zukünftige Updates speichern.

Highlight-Anordnung

Sie können Ihre Abschnitte Was wir erreicht haben, Blockierte Vorgänge und Nächste Schritte neu anordnen, indem Sie diese per Drag & Drop an ihren Platz ziehen.

So fügen Sie Grafiken zu Status-Updates hinzu

Zusätzliche Grafiken in Ihren Status-Updates geben einen visuellen Einblick in die Arbeit Ihres Teams. Sie können Ihre Grafiken einfach mit Drag & Drop in Ihr Status-Update ziehen.

Grafik

Zugriff auf die Einstellungen

Benutzer können Beteiligte zu einem Status-Update hinzufügen, die möglicherweise keinen Zugriff auf das Projekt haben. In diesem Fall erhält die Person Zugriff auf den gesamten Inhalt des Updates. Wenn sie jedoch auf ein Projekt-Highlight oder -Element klickt, auf das sie keinen Zugriff hat, bleibt der Zugriff verwehrt.

Für das Portfolio bedeutet dies, dass Status-Updates im Tab Fortschritt in vollem Umfang und für alle Benutzer sichtbar sind, auch wenn sie nicht auf alle Projekte des Portfolios Zugriff haben.

Portfolio-Ansichten und Meilensteine

Wenn Sie und Ihr Team Ihre Portfolios auf eine bestimmte Weise sortieren möchten, können Sie diese Sortierung als Standardansicht für alle speichern.

Portfolio 5

So ändern Sie Ihre Portfolioansicht:

  1. Klicken Sie auf das Schieberegler-Symbol oben rechts auf dem Bildschirm
  2. Wählen Sie entweder Aufgaben oder Meilensteine zur Anzeige des Fortschritts aus
  3. Wählen Sie, ob Sie Ihr Portfolio nach Status, Projektverantwortlichen, Fälligkeitsdatum oder Alphabetisch ordnen möchten

Meilensteine in der Portfolioansicht

Meilensteine werden auf der Zeitleiste eines Portfolios angezeigt.

Ein blauer Diamant symbolisiert einen Meilenstein. Meilensteine heben wichtige Ereignisse hervor und stellen die Fortschritte im Projektplan dar. Sie dienen als Wegweiser durch den Projektverlauf und helfen sicherzustellen, dass Sie weiterhin auf Kurs bleiben.

Meilensteine in Portfolios

Klicken Sie auf das Meilenstein-Symbol, um mehr Kontext zur Aufgabe innerhalb des Projekts zu erhalten.

Meilenstein-Aufgabe

In Ihrer Portfolioansicht können maximal 12 Meilensteine angezeigt werden, bevor die Liste gekürzt wird.

Sie können die Meilensteine eines jeden Projekts auch in der Projektübersicht einsehen, indem Sie auf ein beliebiges Projekt in einem Portfolio klicken.

Meilensteine in der Projektübersicht

Folgendes können Sie in der Projektübersicht eines Portfolios tun:

  1. Klicken Sie auf das +-Symbol, um einen neuen Meilenstein hinzuzufügen
  2. Ihnen werden nun die erreichten und unerreichten Meilensteine des Projekts angezeigt

Sie können auch benutzerdefinierte Felder direkt aus dem Dropdown-Menü hinzufügen und Ihr Portfolio dann nach dem von Ihnen gewählten Feld sortieren.

So verwalten Sie benutzerdefinierte Felder

Im Dropdown-Menü des Felder-Symbols in der Projekt-Ansicht haben Sie die Möglichkeit, auf + Feld hinzufügen zu klicken.

Benutzerdefinierte Felder hinzufügen

Hier erscheint ein Pop-up-Fenster und ermöglicht es Ihnen, ein benutzerdefiniertes Feld hinzuzufügen

Wenn die Ein-/Aus-Schaltfläche blau ist, ist das Feld aktiviert

Neu erstellen

So fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzu:

  1. Klicken Sie auf Neu erstellen
  2. Tippen Sie in der Leiste Feldtitel den Namen Ihres benutzerdefinierten Feldes ein
  3. Klicken Sie auf Feld erstellen, um Ihr neues Feld hinzuzufügen

Nach Feldern sortieren

Sie können mit dem Sortieren-Regler in der Projektansicht Ihre Arbeitsvorgänge basierend auf verschiedenen Optionen sortieren.

Ergebnisse sortieren

Sie können Arbeitsphasen von nun an kategorisieren, priorisieren oder untersuchen und nach Ihren Bedürfnissen sortieren.

Exportieren Sie Ihr Portfolio zu Google Tabellen

Nachdem Sie ein Portfolio erstellt haben, können Sie es jederzeit zu Google Tabellen exportieren.

Zu Google Tabellen exportieren

So exportieren Sie ein Portfolio zu Google Tabellen:

  1. Tippen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Portfoliotitel
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über Exportieren und wählen Sie Google Tabellen

Exportieren Sie Ihr Portfolio als CSV

Sie können Ihr Portfolio auch als CSV-Datei exportieren. Benutzerdefinierte Felder sind ebenfalls im CSV-Export enthalten.

CSV-Export

So exportieren Sie ein Portfolio als CSV-Datei:

  1. Tippen Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Portfoliotitel
  2. Fahren Sie mit der Maus über Exportieren und wählen Sie CSV

Portfolio-Mitgliedschaft und gemeinsamer Zugriff

Sie können Portfolios jederzeit mit Ihren Teamkollegen in Asana teilen oder diese als Portfoliomitglieder hinzufügen.

Portfolio teilen

Wenn Sie auf den Teilen-Button klicken und die Portfolio-Mitglieder-Übersicht öffnen, können Sie:

  1. Den Portfolio-Link kopieren und mit Ihren Kollegen teilen
  2. Portfolio-Mitglieder hinzufügen
  3. Ein Mitglied als Portfolio-Verantwortlichen festlegen oder vom Portfolio entfernen

Portfolio teilen 2

Wenn Sie als Mitglied eines Portfolios hinzugefügt wurden, erhalten Sie eine Inbox-Benachrichtigung. Beim Zugriff auf Ihre Portfolioseite sehen Sie neben dem betreffenden Portfolio auch ein Neu-Symbol.

Wenn Sie als Mitglied eines Portfolios hinzugefügt wurden, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Wochenbericht, sofern Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben.

Portfolio 3 teilen

Wenn Sie ein Portfolio teilen, das einige private Projekte enthält, wird die Person, mit der Sie es geteilt haben, die obenstehende Benachrichtigung am unteren Bildschirmrand sehen.

Zeitleiste für Portfolios

In der Zeitleiste für Portfolios können Sie die Reihenfolge der verschiedenen Vorhaben visualisieren, mit anderen teilen und ändern. Auf diese Weise nutzen Sie Ihre Ressourcen am besten und halten alle Fristen ein.

Zugriff auf die Zeitleiste Ihres Portfolios

Um die Zeitleiste Ihres Portfolios anzusehen und zu bearbeiten, klicken Sie auf den Tab Portfolios in Ihrer Seitenleiste und wählen Sie das gewünschte Portfolio.

Zeitleiste für Portfolios

Klicken Sie dann auf den Tab Zeitleiste, um die Zeitleiste Ihres Portfolios anzuzeigen.

Zeitleistenansicht eines Portfolios

Die Toolbar der Portfolio-Zeitleiste

Portfolio-Toolbar

Mit Ihrer Portfolio-Toolbar können Sie:

  1. Ihre Projekte nach Tagen filtern
  2. Ihre Ansicht nach Tagen, Wochen, Monaten, Quartalen, Halbjahren oder Jahren filtern
  3. Farbe auswählen oder benutzerdefinierte Felder mit einer bestimmten Farbe wählen

Mit der erweiterten Suche können Sie innerhalb eines Portfolios nach Informationen suchen.

Portfolio-Suche

Auf Ihrer Homepage:

  1. Klicken Sie auf Suche
  2. Klicken Sie dann auf die Erweiterte Suche

portfolio timeline search

Geben Sie hier Ihre Suchparameter ein und klicken Sie auf Filter hinzufügen und dann auf In Portfolios, um in Ihren Portfolios zu suchen.

Eine weitere Möglichkeit, nach einem Portfolio zu suchen, besteht darin, das entsprechende Portfolio in einem beliebigen Beschreibungs- oder Kommentarfeld in Asana zu @erwähnen. Bitte beachten Sie, dass Sie über die Zugriffsrechte für das Portfolio verfügen müssen, falls es sich um ein privates Portfolio handelt.

Verschachtelte Portfolios

Indem Sie Portfolios innerhalb von Portfolios hinzufügen, können Sie Ihre Arbeit über mehrere Projekte hinweg nahtlos einbinden und nachverfolgen. So können Sie Ihre Arbeit mühelos mitverfolgen und den Beteiligten Updates zum Fortschritt geben.

Portfolios zu einem Portfolio hinzufügen

Wenn Sie ein Portfolio zu Ihrem aktuellen Portfolio hinzufügen möchten, klicken Sie auf das Symbol Arbeit hinzufügen und wählen Sie ein Portfolio aus oder geben Sie den Namen des Portfolios ein.

Arbeit hinzufügen 1

Zeitleisten- und Workload-Ansicht in Portfolios innerhalb von Portfolios

Bei Portfolios, die Portfolios enthalten, sind die Tabs Zeitleiste und Workload deaktiviert. Die Deaktivierung lässt sich durch Entfernen aller Portfolios im Portfolio rückgängig machen.

Portfolio-Sichtbarkeitseinstellungen

Die für das Portfolio verantwortliche Person hat die Möglichkeit, die Sichtbarkeit des Portfolios auf privat einzuschränken oder es für alle sichtbar zu machen.

Bei eingeschränkter Sichtbarkeit („privat“) haben nur die Mitglieder des Portfolios Zugriff auf dessen Inhalte. Außerdem bedeutet das auch, dass es weder in Ihrem Arbeitsbereich noch im Unternehmen aufgerufen werden kann. Wenn Sie das Portfolio hingegen auf sichtbar stellen, kann es im gesamten Unternehmen oder Arbeitsbereich gefunden werden.

Zum Umschalten zwischen „privat“ und „sichtbar“ in den Portfolioeinstellungen:

Portfolio-Suche

In Ihrem Portfolio:

  1. Klicken Sie auf den Teilen-Button

Sichtbarkeit des Portfolios

Von hier aus können Sie die Sichtbarkeit für das Portfolio einschränken (privat) oder es für Ihr Unternehmen oder Ihren Arbeitsbereich sichtbar machen.

FAQ zu Portfolios

Häufig gestellte Fragen über Portfolios

Wer kann mein Portfolio sehen?

Wenn Ihr Portfolio auf sichtbar eingestellt ist, kann jeder, mit dem Sie die URL im Unternehmen teilen, auf Ihr Portfolio zugreifen. Sobald die Person die URL besucht, wird sie automatisch im letzten Abschnitt in ihrer Portfolioansicht angezeigt. Wenn eines Ihrer Projekte im Portfolio privat ist, wird eine Benachrichtigung am unteren Bildschirmrand angezeigt, die sie darüber informiert, dass einige Projekte privat sind.

Private Portfolios können nur von Portfoliomitgliedern eingesehen werden.

Was passiert mit einem Projekt, wenn ich es in mein Portfolio aufnehme?

Sie folgen automatisch dem Status aller Projekte. Sie werden benachrichtigt, wenn eines der Projekte in Ihrem Portfolio ein Status-Update erhält.

Wie kann ich ein benutzerdefiniertes Feld zu meinem Portfolio hinzufügen?

Wenn Sie und Ihr Team eine bestimmte Sortierweise für Portfolios bevorzugen, können Sie diese für alle als Standardansicht speichern. Alternativ können Sie auch über das Symbol Felder in der Portfolioansicht auf +Feld hinzufügen klicken. Daraufhin wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen können.

Feld hinzufügen

Über Feld hinzufügen können Sie:

  1. Einen Feldtitel hinzufügen
  2. Den Feldtyp auswählen
  3. Eine Beschreibung hinzufügen
  4. Das Feld zur Feldersammlung des Unternehmens hinzufügen, damit es im gesamten Unternehmen wiederverwendet werden kann

Wie erstelle ich ein benutzerdefiniertes Feld in der Toolbar?

Um ein benutzerdefiniertes Feld über Ihre Toolbar hinzuzufügen, klicken Sie auf Anpassen und dann auf +Feld hinzufügen.

Export

Über Feld hinzufügen können Sie:

  • Einen Feldnamen hinzufügen
  • Den Feldtyp auswählen
  • Beschreibung hinzufügen
  • Das Feld zur Feldersammlung Ihres Unternehmens hinzufügen, damit es im gesamten Unternehmen wiederverwendet werden kann.

Sie können bis zu 20 Felder pro Portfolio anlegen. 5 davon lassen sich in der Portfolioansicht jederzeit anzeigen.

Was sind die Portfolio-Limits?

  • Wie viele Portfolios kann ich erstellen? Es gibt keine Begrenzung

  • Wie viele Portfolios können unter Zuletzt aufgerufen gleichzeitig erscheinen? Maximal 20 Portfolios. Dabei gibt es keine zeitliche Begrenzung.

  • Wie viele Projekte kann ich einem Portfolio hinzufügen? Maximal 500 (einschließlich archivierter Projekte)

  • Wie viele benutzerdefinierte Felder kann ich einem Portfolio hinzufügen? Maximal 30

  • Wie viele benutzerdefinierte Felder können in der Portfolioansicht gleichzeitig angezeigt werden? Maximal 30

  • Wie viele E-Mail-Benachrichtigungen mit wöchentlichen Portfolio-Berichten kann ich pro Woche erhalten? Maximal 20

  • Wie viele Projekte sind in jeweils in der E-Mail mit dem wöchentlichen Bericht enthalten? Maximal 50, es wird jedoch ein Link zu weiteren Projekten zur Verfügung gestellt.

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