Formulare

Die Formularfunktion steht allen Kunden mit einem Premium-, Business- und Enterprise-Konto zur Verfügung. Einige Funktionalitäten dieser Funktion, wie z. B. Verzweigungen, Anpassung der Kopfzeile, mehrfache Formulare pro Projekt und angepasste Bestätigungsmeldungen sind nur für Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.

Mit Formularen von Asana können Sie einen Standard für die Art und Weise schaffen, wie Ihr Team mit der Arbeit beginnt. Tragen Sie die Informationen zusammen, die Sie benötigen, damit nichts vergessen wird. Sie können Formulare mit internen und externen Teams verwenden, um Informationen zu sammeln und zusammenzufassen, sowie Schwierigkeiten, ewiges Hin und Her oder Missverständnisse für Ihr Team zu minimieren.

Erstellung von Formularen

Formulare sind fester Bestandteil von Asana-Projekten. Beim Ausfüllen Ihres Formulars wird die Formularübermittlung als neue Aufgabe in dem Projekt angezeigt, in dem sich das Formular befindet.

Wie Sie Formulare erstellen

So erstellen Sie ein Formular:

  1. Öffnen Sie ein Projekt und navigieren Sie zum Anpassen-Tab
  2. Klicken Sie auf Formular hinzufügen

In diesem Bereich können Sie Formulare erstellen, bearbeiten und teilen. Ihr Formular erhält den gleichen Namen wie das Projekt, mit dem es verknüpft ist. Sie können den Namen Ihres Formulars aber auch ändern und eine Beschreibung hinzufügen, um den Formularabsendern weitere Anweisungen oder Informationen zu geben.

Asana-Formulare sind auch mit zwei Standardabfragen für Name und E-Mail des Absenders versehen. So wird sichergestellt, dass Sie die Kontaktinformationen der Personen erhalten, die Anfragen an Ihr Team senden. Sie können diese Fragen beim Erstellen Ihres Formulars aber auch löschen.

Das Löschen der E-Mail-Abfrage bedeutet, dass die Versendenden keine E-Mail-Bestätigung ihrer Formularübermittlung erhalten.

Erstellung von Formularen

Im Fenster Formular erstellen können Sie:

  1. Einen Namen einfügen
  2. Eine E-Mail-Adresse angeben
  3. Weitere Fragen erstellen

Formularzweige

Die Verzweigung von Formularen ist eine Funktion des Business-Kontos.

Mit der Formularverzweigung können Sie Rückfragen erstellen, die mit bestimmten Antworten auf Dropdown- oder Mehrfachauswahlfragen verbunden sind.

Wählen Sie bei der Erstellung Ihres Formulars zunächst entweder eine Dropdown- oder Mehrfachauswahl-Frage aus Ihrer Fragenliste aus. Bitte beachten Sie, dass Sie bei beiden Optionen Ihre eigenen Fragen hinzufügen müssen.

Verzweigung 1

Hier können Sie auf das Symbol Formularzweig hinzufügen klicken, das sich auf der rechten Seite der von Ihnen ausgewählten Dropdown-Option befindet.

Verzweigung 2

Sie können mehrere Formularzweige mit bis zu fünf Ebenen anlegen.

Anpassung eines Formulars

Sobald ein Formular erstellt wurde, können Sie über die rechte Seitenleiste weitere Abfragen zu Ihrem Formular hinzufügen.

Formulareinstellungen

Formulareinstellungen

In den Formulareinstellungen können Sie:

  1. Eine Antwort auf eine Frage auswählen, die als Titel der Aufgabe verwendet werden soll
  2. Einen Standard-Verantwortlichen für jede Formularübermittlung festlegen
  3. Die Option zum Kopieren aller Antworten in die Aufgabenbeschreibung ein- und ausschalten
  4. Eine benutzerdefinierte Bestätigungsnachricht hinzufügen
  5. Eine Schaltfläche einfügen, damit Einsender direkt im Anschluss ein weiteres Formular übermitteln können

Die Möglichkeit, einen Standard-Verantwortlichen und eine benutzerdefinierte Bestätigungsnachricht hinzuzufügen, ist eine Funktion von Asana Business.

Automatische Zuordnung von benutzerdefinierten Feldern

Mit der Zuordnung von benutzerdefinierten Feldern lassen sich die Antworten auf Fragen in Ihrem Formular direkt mit den benutzerdefinierten Feldern im Projekt verknüpfen.

Automatische Zuordnung von benutzerdefinierten Feldern

Sie können auch ein neues benutzerdefiniertes Feld aus dem Fenster Verknüpft mit erstellen.

Zuordnung der Datumsfelder

Bei Datumsfragen können Sie auch die Formularantworten mit dem Fälligkeitsdatum verknüpfen.

Zuordnung der Datumsfelder

Anpassung der Kopfzeile

Die Anpassung der Kopfzeile ist eine Funktion von Asana Business.

Um ein Titelbild hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol Titelbild hinzufügen oben auf Ihrem Formular.

Formularkopfzeile

Die Bildmaße für die Kopfzeile betragen 800 x 120 Pixel.

Individuelles Branding für Formulare

Benutzer von Asana Enterprise, die über ihre Admin-Konsole ein Logo in Asana hochgeladen haben, können dieses Logo auf ihren Formularen anzeigen lassen.

Um Ihrem Formular ein individuelles Branding hinzuzufügen, laden Sie bitte zuerst Ihr Firmenlogo hoch. Sie können dies über den Tab Einstellungen in Ihrer Admin-Konsole tun.

Sobald das Logo hochgeladen wurde, öffnen Sie Ihr Formular und klicken Sie auf den Formularnamen / die Formularbeschreibung. Klicken Sie anschließend auf Unternehmenslogo über diesem Formular anzeigen.

Benutzerdefiniertes Formularlogo

Formular-Anhänge hinzufügen

Sie können auch Anhänge zu Ihrem Formular hinzufügen, so dass Formularabsender Zusammenfassungen kreativer Anfragen, Bilder, Dokumente, PDFs und mehr anhängen können. Jede Anlage, die zu einem Formular hinzugefügt wird, wird an die Aufgabe angehängt, die in Ihrem Projekt erstellt wird. Dies geschieht, sobald das Formular gesendet wurde.

Um einen Anhang hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol Anhang unter Ihren Fragen.

Anhänge

Anhang 2

Sobald Sie Ihre Frage hinzugefügt haben, können Sie:

  1. Den Titel der Frage ändern oder bearbeiten und eine Beschreibung hinzufügen
  2. Das Hinzufügen mehrerer Anhänge erlauben
  3. Das Pflichtfeld ein- oder ausschalten

Anzeige einer Formularvorschau

Während Sie Ihr Formular erstellen, können Sie es jederzeit in der Vorschau betrachten, um zu sehen, wie es für Formularabsender aussieht.

Anzeige 1

In der Formular-Anzeige eines Projekts:

  1. Klicken Sie auf Formular anzeigen

Ansicht 2

Formulare mit anderen teilen

Sobald Ihr Formular zur Freigabe bereit ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Link kopieren und der Link wird in die Zwischenablage kopiert. Sie können den Link sowohl mit Ihren Teamkollegen in Asana als auch mit anderen teilen, die kein Asana-Konto haben. Das Formular lässt sich also von jedem ausfüllen.

Wie Sie Formulare erstellen

Sobald das Formular ausgefüllt ist und gesendet wurde, sieht der Sender des Formulars eine Bestätigungsnachricht, die ihn darüber informiert, dass die Formularübermittlung erfolgreich war. Das gesendete Formular erscheint dann als neue Aufgabe in Ihrem Projekt.

Nach dem Absenden des Formulars wird zusätzlich eine Bestätigungs-E-Mail mit einer Kopie des eingereichten Formulars verschickt.

Das Formular muss eine E-Mail-Abfrage enthalten und der Versender muss die E-Mail-Abfrage ausfüllen, damit das Formular eingereicht werden kann.

Ansicht 2

Wenn der Einreichende Teil Ihres Asana-Bereiches ist, können Sie ihn als Beteiligten an der Aufgabe hinzufügen. Wenn die Person nicht Teil Ihres Asana-Bereiches ist und Ihnen folgen soll, können Sie ihr eine Einladung schicken, Ihrem Bereich beizutreten.

Ansicht 2

Dann können Sie Beteiligte hinzufügen, die Arbeit priorisieren, Aufgabendetails ändern und die Sache voranbringen, um sicherzustellen, dass die Aufgabe erledigt wird.

Formulare auf internen oder externen Websites einbetten

Ab jetzt lassen sich Formulare auf beliebigen Websites einbetten. Dadurch können Sie neue Einreichungen direkt in Ihren Workflow einbinden und somit unnötige Routinearbeit vermeiden.

Formular teilen

Um ein Formular einzubetten, klicken Sie bitte auf Formular teilen.

Code kopieren

Klicken Sie auf Code kopieren, um den Einbettungscode zu kopieren und ihn dann auf der Website einzufügen, auf der Sie das Formular bereitstellen möchten.

Auf einer öffentlichen Website einbetten

Wenn das Formular auf einer öffentlichen Website eingebettet werden soll, setzen Sie die entsprechenden Berechtigungen auf Jede Person, die über den Link verfügt.

Zugriff

Weitere Informationen über Zugriffsberechtigungen für Formulare finden Sie in unserem Artikel Zugriffsberechtigungen für Formulare.

Deaktivieren der Formular-Einbettungsfunktion

Super-Admins von Enterprise-Konten können die Formular-Einbettungsfunktion für ihre Domain auf der Registerkarte Sicherheit der Admin-Konsole deaktivieren.

Sicherheitstab in der Admin-Konsole

Um die Formular-Einbettungsfunktion zu deaktivieren:

  1. Gehen Sie zu Ihrer Admin-Konsole, und klicken Sie auf die Registerkarte Sicherheit.
  2. Klicken Sie auf Zugriffsberechtigungen für Formulare.

Berechtigungen zum Einbetten

Hier können Sie die Option Mitgliedern erlauben, Formulare einzubetten aktivieren oder deaktivieren.

Formulare als Vorlage

Die von Asana erstellten Projektvorlagen enthalten auch Formulare.

Kreativanfragen

So erstellen Sie eine Formularvorlage:

  1. Klicken Sie unter Wählen Sie eine Projektvorlage auf Kreativanfragen
  2. Klicken Sie auf Vorlage verwenden, wenn Sie zur Formularvorlage gehen

Von den Projektvorlagen werden Sie zu einem Formular für Kreativanfragen weitergeleitet, in dem alle Kreativanfragen Ihres Teams erfasst und für Sie organisiert werden.

Ansicht 2

Sobald Sie die Option Vorlage verwenden anklicken, können Sie die Vorlage umbenennen und mit Ihrem neuen Projekt als Formularvorlage beginnen.

Mehrere Formulare pro Projekt

Die Nutzung mehrerer Formulare in einem Projekt ist eine Funktion des Business-Kontos.

Jedes Projekt hat seinen eigenen Zweck und seine eigene Funktionalität. Deshalb ist es so wichtig, verschiedene Arten von Inputs und Informationen zu konsolidieren, damit die Projekte effektiv verwendet werden können. Jetzt können Sie mehrere Formulare pro Projekt erstellen, um verschiedene Arten von Anfragen innerhalb eines bestimmten Projekts zu ermöglichen. Die Erstellung mehrerer Formulare kann Nutzern und Teams dabei helfen, verschiedene Arten von wichtigen Informationen an einem Ort zu sammeln und zu verarbeiten. Dies trägt dazu bei, Workflows zu optimieren und die „Arbeit rund um die Arbeit“ zu minimieren, die Nutzer oft zusätzlich belastet.

Ein Formular duplizieren

Wenn Sie ein Projekt duplizieren, haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, Ihr Formular zu duplizieren. Aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen Formular, wenn Sie das gewünschte Projekt duplizieren.

Duplizieren

Formulare werden automatisch bei der Duplizierung von in Asana erstellten Vorlagen, benutzerdefinierten Vorlagen und bei API-Verwendung mit dupliziert.

Missbrauch mithilfe eines Formulars melden

Um mithilfe eines Formulars einen Missbrauch zu melden, klicken Sie auf Missbrauch melden. Daraufhin wird das Sicherheitsteam von Asana verständigt, das den Fall prüfen und entsprechende Maßnahmen ergreifen wird.

Missbrauch melden 1

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