Zugriffsberechtigungen für Formulare

Mithilfe von „Zugriffsberechtigungen für Formulare“ können Super-Admins den Zugriff auf Formulare auf Personen beschränken, die eine E-Mail-Adresse haben, die mit ihrem Asana-Unternehmen verknüpft ist.

Adminfunktionen

Super-Admins von Enterprise-Unternehmen können Zugriffsberechtigungen für Formulare für ihre gesamte Domäne festlegen.

Zugriff auf die Admin-Konsole

So legen Sie Zugriffsberechtigungen für Formulare fest:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilfoto
  2. Wählen Sie Admin-Konsole

Sicherheit Admin-Konsole

Unter Sicherheit können Sie

  1. Zu Adminfunktionen wechseln
  2. Und Zugriffsberechtigungen für Formulare anklicken

Zugriffsberechtigungen für Formulare

Unter Zugriffsberechtigungen für Formulare können Sie:

  • Projektmitgliedern erlauben, Berechtigungen für die gemeinsame Nutzung von Formularlinks festzulegen. Formulare in der Domäne können sichtbar sein, wobei keine Authentifizierung erforderlich ist. Formulare, die nur intern verfügbar sind erfordern eine Authentifizierung vor dem Anzeigen oder Senden eines Formulars – je nach den von den Nutzern für die einzelnen Projekte konfigurierten Einstellungen.
  • Den Zugriff auf E-Mails beschränken, die mit der Unternehmensdomäne verknüpft sind

Es wird empfohlen, Projektmitgliedern die Möglichkeit zu geben, die Berechtigungen für die gemeinsame Nutzung von Formularlinks festzulegen, sofern eine Kombination von internen und externen Anwendungsfällen für Formulare vorliegt.

Wird der Zugriff auf E-Mails beschränkt, die mit der Unternehmensdomäne verknüpft sind, gelten alle neuen und bestehenden Formulare in der Domäne als „nur intern“ und erfordern somit eine Authentifizierung, bevor ein Formular angezeigt oder übermittelt werden kann.

Die Authentifizierungsmethode hängt davon ab, was der Administrator für die Domäne aktiviert hat (Google SSO, SAML oder keine Authentifizierungsmethode). Wurde keine Authentifizierungsmethode aktiviert, müssen sich die Empfänger des Formulars anmelden oder registrieren, um sich das Formular anzeigen zu lassen.

Die Änderung dieser Einstellung auf „nur für Unternehmensmitglieder“ könnte bestehende Formulare und Arbeitsabläufe beeinträchtigen. Wir empfehlen daher, vor der Änderung die Teamleiter zu informieren und ihnen Zeit zu geben, die Arbeitsabläufe zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Steuerung auf Projektebene

Die Einstellung von Zugriffsberechtigungen für Formulare in Projekten ist für alle Premium-, Business- und Enterprise-Kunden verfügbar.

Zugriffsberechtigungen für Formulare stehen Nutzern zur Verfügung, wenn die Admin-Einstellung für die Domäne auf „Projektmitgliedern erlauben, Berechtigungen für die Freigabe von Formular-Links festzulegen“ gesetzt ist.

Formular teilen

Zum Festlegen der Zugriffsberechtigungen für das Formular gehen die Projektmitglieder wie folgt vor:

  1. Auf Formular freigeben klicken
  2. Jede Person, die über den Link verfügt auswählen, um das Formular als sichtbar einzustellen. Dann ist keine Authentifizierung erforderlich, um ein Formular anzuzeigen oder zu übermitteln. So können Sie das Formular extern freigeben.
  3. Nur für Unternehmensmitglieder auswählen, um das Formular nur für Mitglieder des Unternehmens freizugeben. In diesem Fall muss sich der Empfänger des Links authentifizieren, bevor er das Formular anzeigen oder übermitteln kann..
  4. Erledigt anklicken

Authentifizierung der Empfänger von Formularen

Der Empfänger eines Formulars, auf das nur Unternehmensmitglieder Zugriff haben, kann auf das Formular zugreifen.

Für Nicht-Asana-Mitglieder

Wer kein Konto bei Asana hat, kann sich beim Identitätsanbieter der Domäne authentifizieren, um auf das Formular zuzugreifen. Dabei werden keine Kosten berechnet, es sei denn, diese Person registriert sich bei Asana. Bei Domänen mit einem Passwort-Login müssen sich Nicht-Asana-Mitglieder anmelden oder bei Asana registrieren, um auf das Formular zuzugreifen.

Für Asana-Mitglieder

Der Zugriff auf das Formular erfolgt über die Anmeldung in ihrem Asana-Konto.

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