Abteilungen

Bisher konnten Asana-Nutzer zwischen drei Optionen wählen, wenn sie auf Premium upgraden wollten. Man konnte entweder für einen Arbeitsbereich, einzelne Teams innerhalb eines Unternehmens oder ein komplettes Unternehmen zahlen. Dieses Angebot funktioniert gut für kleine und mittelgroße Unternehmen, bei großen Unternehmen ist es dagegen nicht immer möglich, ein Abo für das gesamte Unternehmen oder einzelne Teams sinnvoll zu nutzen. Mit abteilungsbezogenen Abos können Sie nun einen Teil Ihres Unternehmens upgraden. Sie erkennen und verwalten ganz einfach, für wen Sie zahlen und welche Daten inbegriffen sind. Wenn Sie eine Abteilung innerhalb Ihres Unternehmens einrichten möchten, wenden Sie sich bite an unseren Vertrieb.

Greifen Sie auf die abteilungsbezongene Admin-Konsole zu

Zugriff auf Admin-Konsole

Greifen Sie auf die abteilungsbezogene Admin-Konsole in Ihrem Unternehmen zu

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Admin-Konsole aus

Nur der Rechnungsverantwortliche einer Abteilung kann auf die Admin-Konsole der Abteilung zugreifen, aber er kann einem anderen Teammitglied innerhalb der Abteilung Admin-Zugriff gewähren.

Alle Mitglieder einer Abteilung verwalten

Mitglieder verwalten

Über den Tab „Mitglieder“ können Sie:

  1. Mitglieder aus Ihrer Abteilung entfernen, indem Sie über einen Namen fahren und Entfernen anklicken
  2. Neue Mitglieder in ein Team Ihrer Abteilung Einladen

Mitglieder aus Ihrer Abteilung entfernen

Über den Tab Mitglieder in Ihrer Admin-Konsole können Sie eine Person aus Ihrer Abteilung entfernen.

Scrollen Sie nach unten oder verwenden Sie die Suchleiste. Sobald Sie den Namen der Person gefunden haben, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie Entfernen aus.

Mitglied entfernen 1

Mitglied entfernen 2

Im nächsten Tab können Sie:

  1. Das Mitglied auswählen, dem Sie die Aufgabe neu zuweisen möchten
  2. Auf Entfernen klicken, um die Aktion zu bestätigen

Das entfernte Mitglied wird in Ihrer Mitgliederliste als Entfernt angezeigt.

Mitglied entfernen 3

Was passiert mit den Aufgaben eines entfernten Mitglieds?

Nachdem Sie ein Mitglied aus Ihrer Abteilung entfernt haben, wird automatisch ein privates Projekt mit den zuvor dieser Person zugewiesenen Aufgaben erstellt, das Sie entweder sich selbst oder einem anderen Mitglied in Ihrer Abteilung zuweisen können. Auf diese Weise können Sie ausstehende Aufgaben leicht der richtigen Person zuweisen.

Eine weitere Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren, ist, mehrere entfernte Aufgaben gleichzeitig mithilfe von Massenaktionen auszuwählen und sie sich selbst oder einem anderen Mitglied in Ihrer Abteilung zuzuweisen.

Der Zeitpunkt des Entfernens erscheint in der Spalte Letzte Aktivität.

Entfernte Mitglieder wieder hinzufügen

Über den Tab „Mitglieder“ können Sie ein entferntes Mitglied wiederherstellen. Suchen Sie nach dem Namen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und anschließend auf Wiederherstellen.

Wiederherstellen 1

Wählen Sie im nächsten Fenster Wiederherstellen.

Wiederherstellen 2

Falls die Reaktivierung fehlschlägt, wird dem Administrator Ihrer Abteilung die Aufgabe zugewiesen, sich an unser Support-Team zu wenden.

Nach Mitgliedstyp filtern

Über den Tab Mitglieder in Ihrer Admin-Konsole können Sie Ihre Mitgliederliste nach Mitgliedstyp filtern. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Filter „Mitgliedstyp“ und wählen Sie zwischen Alle, Admin, Mitglied, Gast, Eingeladen und Entfernt.

Filter Mitgliedstyp

Neue Teams in einer Abteilung erstellen

Über die Admin-Konsole können Sie jederzeit ein Team in einer Abteilung erstellen.

Team erstellen 1

So erstellen Sie ein neues Team in einer Abteilung:

  1. Klicken Sie in der Admin-Konsole im Tab „Teams“ auf Teams hinzufügen
  2. Scrollen Sie zum Ende der Liste und klicken Sie auf Neues Team erstellen

Team erstellen 2

Über das Dialogfenster zur Erstellung von Teams können Sie:

  1. Einen Teamnamen eingeben
  2. Teammitglieder einladen
  3. Festlegen, ob das Team verborgen oder die Mitgliedschaft auf Anfrage möglich sein soll und dann auf den Button Team erstellen klicken

Teams in Abteilungen verwalten

Der Rechnungsverantwortliche kann jederzeit Teams zu seiner Abteilung hinzufügen oder wieder entfernen. Er kann auch die Einstellungen eines jeden Teams direkt in der Admin-Konsole bearbeiten.

Abteilungsadministratoren müssen nicht Mitglieder aller Teams einer Abteilung sein. Administratoren haben darüber hinaus die Möglichkeit, Teams innerhalb Ihres Unternehmens, die Asana kostenlos nutzen, zur Abteilung hinzuzufügen.

Teams zu Ihrer Abteilung hinzufügen

Teams hinzufügen 1

So fügen Sie ein oder mehrere Teams zu einer Abteilung hinzu:

  1. Öffnen Sie den Tab Teams in der Admin-Konsole
  2. Wählen Sie Teams hinzufügen aus

Teams hinzufügen 2

Im Pop-up „Teams hinzufügen“:

  1. Wählen Sie die Teams in Ihrem Unternehmen aus, die Sie der Abteilung hinzufügen möchten
  2. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Teams hinzufügen

Teams aus Ihrer Abteilung entfernen

Teams entfernen

So entfernen Sie ein Team aus einer Abteilung:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Team und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol, das erscheint
  2. Wählen Sie dann Team aus der Abteilung entfernen

Ein öffentliches Team im Unternehmen kann nicht Teil einer Abteilung sein.

Teamdaten als CSV-Datei exportieren

Administratoren einer Abteilung können über den Teams-Tab in ihrer Admin-Konsole ihre Teamliste als CSV exportieren.

CSV-Export

In Ihrer Admin-Konsole:

  1. Navigieren Sie zum Teams-Tab
  2. Klicken Sie auf CSV-Export

Sie erhalten dann eine E-Mail mit dem Download-Link.

Mehrere Administratoren

Sie können mehr als einen Administrator in einer Abteilung anzeigen und bestimmen. Abteilungsadministratoren können ihre Admin-Verantwortung auf andere Mitglieder der Abteilung aufteilen und müssen nicht mehr Teil eines jeden Teams der Abteilung sein.

Diese Funktion eignet sich für große Abteilungen, da nicht nur eine Person alleine für die gesamte Abteilungsverwaltung verantwortlich sein muss.

Admin-Zugriff gewähren 1

So gewähren Sie Admin-Zugriff:

  1. Klicken Sie auf Profileinstellungen bearbeiten

Anschließend wählen Sie unter Art der Mitgliedsschaft Admin und klicken dann auf Änderungen speichern.

Admin-Zugriff gewähren 2

Admin-Zugriff über den Tab „Sicherheit“ gewähren

Hier können Sie einen Administrator hinzufügen und die Administratoren aller Abteilungen anzeigen.

Admin-Zugriff 2

Vom Tab Sicherheit in der Admin-Konsole:

  1. Öffnen Sie Weitere Einstellungen
  2. Gehen Sie zu Admin-Konsole und klicken Sie auf den Pfeil

Admin-Zugriff 2

Ein Pop-up-Fenster erscheint und ermöglicht es Ihnen, einen Administrator hinzuzufügen. Von hier werden Sie zur Mitgliederliste weitergeleitet, wo Sie bestimmen können, wem Sie Admin-Zugriff gewähren.

Sie können nur ein Administrator eines Teams sein, in dem Sie auch Mitglied sind.

Abteilungsbezogene Rechnungen verwalten

Rechnungsverwaltung

Im Rechnungs-Tab können Sie:

  1. Ihre Abo-Details einsehen oder bearbeiten
  2. Ihre Zahlungsinformationen bearbeiten
  3. Ihre letzte Rechnung einsehen oder herunterladen

Self-Service-Rechnungsstellung

Rechnungsverantwortliche haben umfassenden Zugriff auf die Verwaltung der Rechnungsstellung. Sie können Kontoinformationen einsehen, Plätze hinzufügen, Plätze entfernen, Details bearbeiten und sie haben die Möglichkeit, ihre Self-Service-Rechnungen zu verwalten.

Zudem können sie die Häufigkeit von Rechnungen von monatlich auf jährlich ändern und den Rechnungsverantwortlichen neu bestimmen.

Die rechnungsverantwortliche Person kann als einzige den Umfang des Abos und die Zahlungsdetails aktualisieren. Administratoren können Mitglieder und Teams hinzufügen oder entfernen.

So können Sie Plätze hinzufügen und entfernen

Vom Abschnitt Plätzebelegung auf Ihrer Rechnungsseite können Sie: Sehen, wie viele Plätze in Ihrer Abteilung noch nicht belegt sind, wie viele Plätze Ihr Abonnement umfasst, die Anzahl der Plätze erweitern oder reduzieren.

Bei einem Kreditkarten-Abo Mitglieder hinzufügen oder entfernen

Kreditkarte

Bei einem manuellen Abo Mitglieder hinzufügen oder entfernen

Abonnement mit manueller Rechnungsstellung

Unter Zahlungsinformation auf der Rechnungsseite sehen Sie, ob Sie ein Abo mit manueller Rechnung haben oder mit Kreditkarte zahlen.

So passen Sie die Häufigkeit der Self-Service-Rechnungsstellung für Abteilungen an

Im Rechnungsstellung-Tab können Sie zu einem jährlichen Abonnement wechseln. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Zum Jahresabo wechseln.

Von monatlich zu jährlich

So bestimmen Sie einen neuen Rechnungsverantwortlichen

Mit diesem Prozess können Rechnungsverantwortliche ihre Zuständigkeit für Rechnungen einer anderen Person innerhalb der Abteilung zuweisen. Die neue rechnungsverantwortliche Person muss ein Mitglied der Abteilung sein.

Rechnungsverantwortlichen neu zuweisen

Im Rechnungsstellung-Tab der Admin-Konsole:

  1. Navigieren Sie zu Rechnungsverantwortlich und klicken Sie auf Rechnungsverantwortlichen ändern
  2. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des neuen Rechnungsverantwortlichen ein oder wählen Sie im Dropdown-Menü eine Person aus
  3. Sobald Sie eine Person gewählt haben, klicken Sie auf Rechnungsverantwortlichen ändern, um den Vorgang zu bestätigen

Neuen Rechnungsverantwortlichen bestimmen

Neuen Rechnungsverantwortlichen bestimmen

Die bisherige rechnungsverantwortliche Person bleibt ein Administrator der Abteilung, aber ist nun nicht mehr für Belange der Rechnungsstellung dieses Kontos zuständig.

SAML für Enterprise-Abteilungen

SAML ist ein Standard, der die Integration von Asana in firmeneigene Single-Sign-On-Systeme wie Okta, OneLogin oder Microsoft Active Directory ermöglicht. Bisher war SAML nur für unsere Enterprise-Unternehmen verfügbar. Wenn Sie jedoch ein Enterprise-Abteilungsabo erwerben, kann SAML jetzt aktiviert oder für die Mitglieder dieser Abteilung angefordert werden. Wenn Sie ein Enterprise-Abteilungsabo erworben haben und SAML aktivieren möchten, füllen Sie bitte dieses Formular aus.

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