Abteilungen

Bisher konnten Asana-Nutzer zwischen drei Optionen wählen, wenn sie auf Premium upgraden wollten. Man konnte entweder für einen Arbeitsbereich, einzelne Teams innerhalb eines Unternehmens oder ein komplettes Unternehmen zahlen. Dieses Angebot funktioniert gut für kleine und mittelgroße Unternehmen, bei großen Unternehmen ist es dagegen nicht immer möglich, ein Abo für das gesamte Unternehmen oder einzelne Teams sinnvoll zu nutzen. Mit abteilungsbezogenen Abos können Sie nun einen Teil Ihres Unternehmens upgraden. Sie erkennen und verwalten ganz einfach, für wen Sie zahlen und welche Daten inbegriffen sind. Wenn Sie eine Abteilung innerhalb Ihres Unternehmens einrichten möchten, wenden Sie sich bite an unseren Vertrieb.

Greifen Sie auf die abteilungsbezongene Admin-Konsole zu

Nur der Rechnungsverantwortliche einer Abteilung kann auf die Admin-Konsole der Abteilung zugreifen, aber er kann einem anderen Teammitglied innerhalb der Abteilung Admin-Zugriff gewähren.

Alle Mitglieder einer Abteilung verwalten

Mitglieder aus Ihrer Abteilung entfernen

Über den Tab Mitglieder in Ihrer Admin-Konsole können Sie eine Person aus Ihrer Abteilung entfernen.

Scrollen Sie nach unten oder verwenden Sie die Suchleiste. Sobald Sie den Namen der Person gefunden haben, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie Entfernen aus.

Das entfernte Mitglied wird in Ihrer Mitgliederliste als Entfernt angezeigt.

Was passiert mit den Aufgaben eines entfernten Mitglieds?

Nachdem Sie ein Mitglied aus Ihrer Abteilung entfernt haben, wird automatisch ein privates Projekt mit den zuvor dieser Person zugewiesenen Aufgaben erstellt, das Sie entweder sich selbst oder einem anderen Mitglied in Ihrer Abteilung zuweisen können. Auf diese Weise können Sie ausstehende Aufgaben leicht der richtigen Person zuweisen.

Eine weitere Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren, ist, mehrere entfernte Aufgaben gleichzeitig mithilfe von Massenaktionen auszuwählen und sie sich selbst oder einem anderen Mitglied in Ihrer Abteilung zuzuweisen.

Der Zeitpunkt des Entfernens erscheint in der Spalte Letzte Aktivität.

Entfernte Mitglieder wieder hinzufügen

Über den Tab „Mitglieder“ können Sie ein entferntes Mitglied wiederherstellen. Suchen Sie nach dem Namen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und anschließend auf Wiederherstellen.

Wählen Sie im nächsten Fenster Wiederherstellen.

Falls die Reaktivierung fehlschlägt, wird dem Administrator Ihrer Abteilung die Aufgabe zugewiesen, sich an unser Support-Team zu wenden.

Nach Mitgliedstyp filtern

Über den Tab Mitglieder in Ihrer Admin-Konsole können Sie Ihre Mitgliederliste nach Mitgliedstyp filtern. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Filter „Mitgliedstyp“ und wählen Sie zwischen Alle, Admin, Mitglied, Gast, Eingeladen und Entfernt.

Neue Teams in einer Abteilung erstellen

Über die Admin-Konsole können Sie jederzeit ein Team in einer Abteilung erstellen.

Teams in Abteilungen verwalten

Der Rechnungsverantwortliche kann jederzeit Teams zu seiner Abteilung hinzufügen oder wieder entfernen. Er kann auch die Einstellungen eines jeden Teams direkt in der Admin-Konsole bearbeiten.

Um ein Team zu Ihrer Abteilung hinzufügen zu können, müssen Sie Mitglied des Teams sein und das Team darf nicht bereits ein kostenpflichtiges Paket verwenden.

Teams zu Ihrer Abteilung hinzufügen

Teams aus Ihrer Abteilung entfernen

Ein öffentliches Team im Unternehmen kann nicht Teil einer Abteilung sein.

Teamdaten als CSV-Datei exportieren

Administratoren einer Abteilung können über den Teams-Tab in ihrer Admin-Konsole ihre Teamliste als CSV exportieren.

Sie erhalten dann eine E-Mail mit dem Download-Link.

Mehrere Administratoren

Sie können mehr als einen Administrator in einer Abteilung anzeigen und bestimmen. Abteilungsadministratoren können ihre Admin-Verantwortung auf andere Mitglieder der Abteilung aufteilen und müssen nicht mehr Teil eines jeden Teams der Abteilung sein.

Diese Funktion eignet sich für große Abteilungen, da nicht nur eine Person alleine für die gesamte Abteilungsverwaltung verantwortlich sein muss.

Anschließend wählen Sie unter Art der Mitgliedsschaft Admin und klicken dann auf Änderungen speichern.

Admin-Zugriff über den Tab „Sicherheit“ gewähren

Hier können Sie einen Administrator hinzufügen und die Administratoren aller Abteilungen anzeigen.

Sie können nur ein Administrator eines Teams sein, in dem Sie auch Mitglied sind.

Abteilungsbezogene Rechnungen verwalten

Self-Service-Rechnungsstellung

Rechnungsverantwortliche haben umfassenden Zugriff auf die Verwaltung der Rechnungsstellung. Sie können Kontoinformationen einsehen, Plätze hinzufügen, Plätze entfernen, Details bearbeiten und sie haben die Möglichkeit, ihre Self-Service-Rechnungen zu verwalten.

Zudem können sie die Häufigkeit von Rechnungen von monatlich auf jährlich ändern und den Rechnungsverantwortlichen neu bestimmen.

Die rechnungsverantwortliche Person kann als einzige den Umfang des Abos und die Zahlungsdetails aktualisieren. Administratoren können Mitglieder und Teams hinzufügen oder entfernen.

So können Sie Plätze hinzufügen und entfernen

Vom Abschnitt Plätzebelegung auf Ihrer Rechnungsseite können Sie: Sehen, wie viele Plätze in Ihrer Abteilung noch nicht belegt sind, wie viele Plätze Ihr Abonnement umfasst, die Anzahl der Plätze erweitern oder reduzieren.

Bei einem Kreditkarten-Abo Mitglieder hinzufügen oder entfernen

Bei einem manuellen Abo Mitglieder hinzufügen oder entfernen

Unter Zahlungsinformation auf der Rechnungsseite sehen Sie, ob Sie ein Abo mit manueller Rechnung haben oder mit Kreditkarte zahlen.

So passen Sie die Häufigkeit der Self-Service-Rechnungsstellung für Abteilungen an

Im Rechnungsstellung-Tab können Sie zu einem jährlichen Abonnement wechseln. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Zum Jahresabo wechseln.

So bestimmen Sie einen neuen Rechnungsverantwortlichen

Mit diesem Prozess können Rechnungsverantwortliche ihre Zuständigkeit für Rechnungen einer anderen Person innerhalb der Abteilung zuweisen. Die neue rechnungsverantwortliche Person muss ein Mitglied der Abteilung sein.

Die bisherige rechnungsverantwortliche Person bleibt ein Administrator der Abteilung, aber ist nun nicht mehr für Belange der Rechnungsstellung dieses Kontos zuständig.

SAML für Enterprise-Abteilungen

SAML ist ein Standard, der die Integration von Asana in firmeneigene Single-Sign-On-Systeme wie Okta, OneLogin oder Microsoft Active Directory ermöglicht. Bisher war SAML nur für unsere Enterprise-Unternehmen verfügbar. Wenn Sie jedoch ein Enterprise-Abteilungsabo erwerben, kann SAML jetzt aktiviert oder für eine Abteilung innerhalb eines Unternehmens angefordert werden. Wenn Sie ein Enterprise-Abteilungsabo erworben haben und SAML aktivieren möchten, füllen Sie bitte dieses Formular aus.