Abteilungen
- Inhalt
- Greifen Sie auf die abteilungsbezongene Admin-Konsole zu
- Mitglieder verwalten
- Neue Teams in einer Abteilung erstellen
- Teams in einer Abteilung hinzufügen & entfernen
- Mehrere Administratoren
- Abrechnungsinformationen
- SAML für Enterprise-Abteilungen
Bisher konnten Asana-Nutzer zwischen drei Optionen wählen, wenn sie auf Premium upgraden wollten. Man konnte entweder für einen Arbeitsbereich, einzelne Teams innerhalb eines Unternehmens oder ein komplettes Unternehmen zahlen. Dieses Angebot funktioniert gut für kleine und mittelgroße Unternehmen, bei großen Unternehmen ist es dagegen nicht immer möglich, ein Abo für das gesamte Unternehmen oder einzelne Teams sinnvoll zu nutzen. Mit abteilungsbezogenen Abos können Sie nun einen Teil Ihres Unternehmens upgraden. Sie erkennen und verwalten ganz einfach, für wen Sie zahlen und welche Daten inbegriffen sind. Wenn Sie eine Abteilung innerhalb Ihres Unternehmens einrichten möchten, wenden Sie sich bite an unseren Vertrieb.
Greifen Sie auf die abteilungsbezongene Admin-Konsole zu
Greifen Sie auf die abteilungsbezogene Admin-Konsole in Ihrem Unternehmen zu
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Admin-Konsole aus
Nur der Rechnungsverantwortliche einer Abteilung kann auf die Admin-Konsole der Abteilung zugreifen, aber er kann einem anderen Teammitglied innerhalb der Abteilung Admin-Zugriff gewähren.
Alle Mitglieder einer Abteilung verwalten
Über den Tab „Mitglieder“ können Sie:
- Mitglieder aus Ihrer Abteilung entfernen, indem Sie über einen Namen fahren und Entfernen anklicken
- Neue Mitglieder in ein Team Ihrer Abteilung Einladen
Neue Teams in einer Abteilung erstellen
Über die Admin-Konsole können Sie jederzeit ein Team in einer Abteilung erstellen.
So erstellen Sie ein neues Team in einer Abteilung:
- Klicken Sie in der Admin-Konsole im Tab „Teams“ auf Teams hinzufügen
- Scrollen Sie zum Ende der Liste und klicken Sie auf Neues Team erstellen
Über das Dialogfenster zur Erstellung von Teams können Sie:
- Einen Teamnamen eingeben
- Teammitglieder einladen
- Festlegen, ob das Team verborgen oder die Mitgliedschaft auf Anfrage möglich sein soll und dann auf den Button Team erstellen klicken
Teams in Abteilungen verwalten
Der Rechnungsverantwortliche kann jederzeit Teams zu seiner Abteilung hinzufügen oder wieder entfernen. Er kann auch die Einstellungen eines jeden Teams direkt in der Admin-Konsole bearbeiten.
Um ein Team zu Ihrer Abteilung hinzufügen zu können, müssen Sie Mitglied des Teams sein und das Team darf nicht bereits ein kostenpflichtiges Paket verwenden.
Teams zu Ihrer Abteilung hinzufügen
So fügen Sie ein oder mehrere Teams zu einer Abteilung hinzu:
- Öffnen Sie den Tab Teams in der Admin-Konsole
- Wählen Sie Teams hinzufügen aus
Im Pop-up „Teams hinzufügen“:
- Wählen Sie die Teams in Ihrem Unternehmen aus, die Sie der Abteilung hinzufügen möchten
- Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Teams hinzufügen
Teams aus Ihrer Abteilung entfernen
So entfernen Sie ein Team aus einer Abteilung:
- Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Team und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol, das erscheint
- Wählen Sie dann Team aus der Abteilung entfernen
Ein öffentliches Team im Unternehmen kann nicht Teil einer Abteilung sein.
Teamdaten als CSV-Datei exportieren
Administratoren einer Abteilung können über den Teams-Tab in ihrer Admin-Konsole ihre Teamliste als CSV exportieren.
In Ihrer Admin-Konsole:
- Navigieren Sie zum Teams-Tab
- Klicken Sie auf CSV-Export
Sie erhalten dann eine E-Mail mit dem Download-Link.
Mehrere Administratoren
Sie können mehr als einen Administrator in einer Abteilung anzeigen und bestimmen. Abteilungsadministratoren können ihre Admin-Verantwortung auf andere Mitglieder der Abteilung aufteilen und müssen nicht mehr Teil eines jeden Teams der Abteilung sein.
Diese Funktion eignet sich für große Abteilungen, da nicht nur eine Person alleine für die gesamte Abteilungsverwaltung verantwortlich sein muss.
Um Admin-Zugriff zu gewähren:
- Klicken Sie bei dem Mitglied, dem Sie Admin-Rechte geben wollen, auf das Drei-Punkte-Symbol
- Wählen Sie die Option Admin-Zugriff gewähren
Admin-Zugriff über den Tab „Sicherheit“ gewähren
Hier können Sie einen Administrator hinzufügen und die Administratoren aller Abteilungen anzeigen.
Vom Tab Sicherheit in der Admin-Konsole:
- Öffnen Sie Weitere Einstellungen
- Gehen Sie zu Admin-Konsole und klicken Sie auf den Pfeil
Ein Pop-up-Fenster erscheint und ermöglicht es Ihnen, einen Administrator hinzuzufügen. Von hier werden Sie zur Mitgliederliste weitergeleitet, wo Sie bestimmen können, wem Sie Admin-Zugriff gewähren.
Sie können nur ein Administrator eines Teams sein, in dem Sie auch Mitglied sind.
Abteilungsbezogene Rechnungen verwalten
Im Rechnungs-Tab können Sie:
- Ihre Abo-Details einsehen oder bearbeiten
- Ihre Zahlungsinformationen bearbeiten
- Ihre letzte Rechnung einsehen oder herunterladen
Self-Service-Rechnungsstellung
Rechnungsverantwortliche haben umfassenden Zugriff auf die Verwaltung der Rechnungsstellung. Sie können Kontoinformationen einsehen, Plätze hinzufügen, Plätze entfernen, Details bearbeiten und sie haben die Möglichkeit, ihre Self-Service-Rechnungen zu verwalten.
Zudem können sie die Häufigkeit von Rechnungen von monatlich auf jährlich ändern und den Rechnungsverantwortlichen neu bestimmen.
Die rechnungsverantwortliche Person kann als einzige den Umfang des Abos und die Zahlungsdetails aktualisieren. Administratoren können Mitglieder und Teams hinzufügen oder entfernen.
So können Sie Plätze hinzufügen und entfernen
Vom Abschnitt Plätzebelegung auf Ihrer Rechnungsseite können Sie: Sehen, wie viele Plätze in Ihrer Abteilung noch nicht belegt sind, wie viele Plätze Ihr Abonnement umfasst, die Anzahl der Plätze erweitern oder reduzieren.
Bei einem Kreditkarten-Abo Mitglieder hinzufügen oder entfernen
Bei einem manuellen Abo Mitglieder hinzufügen oder entfernen
Unter Zahlungsinformation auf der Rechnungsseite sehen Sie, ob Sie ein Abo mit manueller Rechnung haben oder mit Kreditkarte zahlen.
So passen Sie die Häufigkeit der Self-Service-Rechnungsstellung für Abteilungen an
Im Rechnungsstellung-Tab können Sie zu einem jährlichen Abonnement wechseln. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Zum Jahresabo wechseln.
So bestimmen Sie einen neuen Rechnungsverantwortlichen
Mit diesem Prozess können Rechnungsverantwortliche ihre Zuständigkeit für Rechnungen einer anderen Person innerhalb der Abteilung zuweisen. Die neue rechnungsverantwortliche Person muss ein Mitglied der Abteilung sein.
Im Rechnungsstellung-Tab der Admin-Konsole:
- Navigieren Sie zu Rechnungsverantwortlich und klicken Sie auf Rechnungsverantwortlichen ändern
- Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des neuen Rechnungsverantwortlichen ein oder wählen Sie im Dropdown-Menü eine Person aus
- Sobald Sie eine Person gewählt haben, klicken Sie auf Rechnungsverantwortlichen ändern, um den Vorgang zu bestätigen
Die bisherige rechnungsverantwortliche Person bleibt ein Administrator der Abteilung, aber ist nun nicht mehr für Belange der Rechnungsstellung dieses Kontos zuständig.
SAML für Enterprise-Abteilungen
SAML ist ein Standard, der die Integration von Asana in firmeneigene Single-Sign-On-Systeme wie Okta, OneLogin oder Microsoft Active Directory ermöglicht. Bisher war SAML nur für unsere Enterprise-Unternehmen verfügbar. Wenn Sie jedoch ein Enterprise-Abteilungsabo erwerben, kann SAML jetzt aktiviert oder für eine Abteilung innerhalb eines Unternehmens angefordert werden. Wenn Sie ein Enterprise-Abteilungsabo erworben haben und SAML aktivieren möchten, füllen Sie bitte dieses Formular aus.
