Abteilungen

Bisher konnten Asana-Nutzer zwischen drei Optionen wählen, wenn sie auf ein kostenpflichtiges Abo upgraden wollten. Man konnte entweder für einen Arbeitsbereich, einzelne Teams innerhalb eines Unternehmens oder ein komplettes Unternehmen zahlen. Dieses Angebot funktioniert gut für kleine und mittelgroße Unternehmen, bei großen Unternehmen ist es dagegen nicht immer möglich, ein Abo für das gesamte Unternehmen oder einzelne Teams sinnvoll zu nutzen. Mit einem abteilungsbezogenen Abo können Sie nun einen Teil Ihres Unternehmens upgraden. Sie erkennen und verwalten ganz einfach, für wen Sie zahlen und welche Daten inbegriffen sind. Wenn Sie eine Abteilung innerhalb Ihres Unternehmens einrichten möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb.

Zugriff auf die Admin-Konsole einer Abteilung

Zugriff auf die Admin-Konsole

So greifen Sie auf die Admin-Konsole einer Abteilung in Ihrem Unternehmen zu

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Admin-Konsole aus

Nur die rechnungsverantwortliche Person einer Abteilung kann auf die Admin-Konsole der Abteilung zugreifen und einem anderen Teammitglied innerhalb der Abteilung Admin-Zugriff gewähren.

Alle Mitglieder einer Abteilung verwalten

Mitglieder verwalten

Unter „Mitglieder“ können Sie:

  1. Mitglieder aus Ihrer Abteilung oder Ihrem Unternehmen entfernen, indem Sie über einen Namen fahren und Entfernen anklicken
  2. Neue Mitglieder in ein Team Ihrer Abteilung einladen

Mitglieder aus Ihrer Abteilung entfernen

Um eine Person über die Admin-Konsole Ihrer Abteilung aus Ihrem Unternehmen zu entfernen, navigieren Sie zum Tab Mitglieder in Ihrer Admin-Konsole.

Scrollen Sie nach unten oder verwenden Sie die Suchleiste. Sobald Sie den Namen der Person gefunden haben, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie Entfernen aus.

Mitglied entfernen 1

Mitglied entfernen 2

Im nächsten Tab können Sie:

  1. Das Mitglied auswählen, dem Sie die Aufgabe neu zuweisen möchten
  2. Auf Entfernen klicken, um die Aktion zu bestätigen

Das entfernte Mitglied wird in Ihrer Mitgliederliste als Entfernt angezeigt.

Mitglied entfernen 3

Was passiert mit den Aufgaben eines entfernten Mitglieds?

Nachdem Sie jemanden über die Admin-Konsole Ihrer Abteilung aus Ihrem Unternehmenskonto entfernt haben, wird automatisch ein privates Projekt erstellt, in dem die Aufgaben, die dieser Person zuvor zugewiesen wurden, gesammelt werden. Sie können diese Aufgaben sich selbst oder einem anderen Mitglied Ihrer Abteilung zuweisen. Auf diese Weise lassen sich ausstehende Aufgaben ganz einfach an die entsprechende Person zur Bearbeitung zuweisen.

Falls erforderlich, besteht eine weitere Möglichkeit zur Delegation von Aufgaben darin, mehrere entfernte Aufgaben gleichzeitig mithilfe von Massenaktionen auszuwählen und sie sich selbst oder einem anderen Mitglied in Ihrer Abteilung zuzuweisen.

Der Zeitpunkt des Entfernens erscheint in der Spalte Letzte Aktivität.

Entfernte Mitglieder wieder hinzufügen

Unter Mitglieder können Sie ein entferntes Mitgliedskonto wiederherstellen. Suchen Sie nach dem jeweiligen Namen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und anschließend auf Wiederherstellen.

Wiederherstellen 1

Wählen Sie im nächsten Fenster Wiederherstellen.

Wiederherstellen 2

Falls die Reaktivierung fehlschlägt, wird dem Administrator Ihrer Abteilung die Aufgabe zugewiesen, sich an unser Support-Team zu wenden.

Nach Mitgliedstyp filtern

Unter Mitglieder in Ihrer Admin-Konsole können Sie Ihre Mitgliederliste nach Mitgliedstyp filtern. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Filter Mitgliedstyp und wählen Sie zwischen Alle, Admin, Mitglied, Gast, Eingeladen und Entfernt.

Filter Mitgliedstyp

Neue Teams in einer Abteilung erstellen

Über die Admin-Konsole können Sie jederzeit ein Team in einer Abteilung erstellen.

Team erstellen 1

So erstellen Sie ein neues Team in einer Abteilung:

  1. Klicken Sie in der Admin-Konsole im Tab „Teams“ auf Teams hinzufügen
  2. Scrollen Sie zum Ende der Liste und klicken Sie auf Neues Team erstellen

Team erstellen 2

Über das Dialogfenster zur Erstellung von Teams können Sie:

  1. Einen Teamnamen angeben
  2. Neue Teammitglieder einladen
  3. Festlegen, ob das Team für alle sichtbar oder die Mitgliedschaft auf Anfrage möglich sein soll, und dann auf den Button Team erstellen klicken

Teams in Abteilungen verwalten

Die rechnungsverantwortliche Person kann jederzeit Teams zu seiner Abteilung hinzufügen oder wieder entfernen. Sie kann auch die Einstellungen eines jeden Teams direkt in der Admin-Konsole bearbeiten.

Abteilungsadministratoren müssen nicht Mitglieder aller Teams einer Abteilung sein. Administratoren haben darüber hinaus die Möglichkeit, Teams innerhalb Ihres Unternehmens, die Asana kostenlos nutzen, zur Abteilung hinzuzufügen.

Teams zu Ihrer Abteilung hinzufügen

Teams hinzufügen 1

So fügen Sie ein oder mehrere Teams zu einer Abteilung hinzu:

  1. Öffnen Sie den Tab Teams in der Admin-Konsole
  2. Klicken Sie auf Teams hinzufügen

Wenn ein Team bereits über ein bezahltes Abonnement oder eine Testversion verfügt, kann es keiner Abteilung mehr hinzugefügt werden. Um die Testversion oder das Abonnement eines Teams zu entfernen, damit es einer Abteilung hinzugefügt werden kann, muss die rechnungsverantwortliche Person die Löschung vornehmen. Wenden Sie sich gerne an das Support-Team, falls Sie hierbei Hilfe benötigen.

Teams hinzufügen 2

Im Pop-up „Teams hinzufügen“:

  1. Wählen Sie die Teams in Ihrem Unternehmen aus, die Sie zur Abteilung hinzufügen möchten
  2. Nachdem Sie fertig sind, klicken Sie auf Teams hinzufügen

Teams, die innerhalb des Unternehmens sichtbar sind, können keiner Abteilung hinzugefügt werden. Teams innerhalb einer Abteilung sind entweder privat oder eine Mitgliedschaft ist auf Anfrage möglich.

Teams aus Ihrer Abteilung entfernen

Teams entfernen

So entfernen Sie ein Team aus einer Abteilung:

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Team und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol, das daraufhin erscheint
  2. Wählen Sie dann Team aus der Abteilung entfernen

Ein Team muss aus einer Abteilung entfernt werden, bevor es gelöscht werden kann.

Teamdaten als CSV-Datei exportieren

Administratoren einer Abteilung können ihre Teamliste über den Tab Teams in ihrer Admin-Konsole als CSV exportieren.

CSV-Export

In Ihrer Admin-Konsole:

  1. Navigieren Sie zum Tab Teams
  2. Klicken Sie auf CSV-Export

Sie erhalten dann eine E-Mail mit dem Download-Link.

Mehrere Administratoren

Eine Abteilung darf mehrere Admins haben. Abteilungsadmins können andere Mitglieder der Abteilung zu Admins ernennen und müssen nicht mehr zu jedem Team in der Abteilung dazugehören.

Diese Funktion ist besonders für große Abteilungen von Nutzen, in welchen nicht alle Admin-Aufgaben von einer Person allein übernommen werden können.

Admin-Zugriff gewähren 1

So gewähren Sie Admin-Zugriff:

  1. Klicken Sie auf Profileinstellungen bearbeiten

Anschließend wählen Sie unter Art der Mitgliedsschaft Admin und klicken dann auf Änderungen speichern.

Admin-Zugriff gewähren 2

Admin-Zugriff über den Tab „Sicherheit“ gewähren

Hier können Sie einen Administrator hinzufügen und die Administratoren einer Abteilung einsehen.

Admin-Zugriff 2

Vom Tab Sicherheit in der Admin-Konsole:

  1. Öffnen Sie Weitere Einstellungen
  2. Gehen Sie zur Admin-Konsole und klicken Sie auf den Pfeil

Admin-Zugriff 2

Ein Pop-up-Fenster erscheint und ermöglicht es Ihnen, einen Administrator hinzuzufügen. Von hier werden Sie zur Mitgliederliste weitergeleitet, wo Sie bestimmen können, wem Sie Admin-Zugriff gewähren.

Abteilungsbezogene Rechnungen verwalten

Rechnungsverwaltung

Im Rechnungs-Tab können Sie:

  1. Ihre Abo-Details einsehen oder bearbeiten
  2. Ihre Zahlungsinformationen bearbeiten
  3. Ihre letzte Rechnung einsehen oder herunterladen

Self-Service-Rechnungsstellung

Rechnungsverantwortliche haben umfassenden Zugriff auf die Verwaltung der Rechnungsstellung. Sie können Kontoinformationen einsehen, Plätze hinzufügen, Plätze entfernen und Details bearbeiten. Zudem haben sie die Möglichkeit, ihre Self-Service-Rechnungen zu verwalten.

Außerdem können sie die Häufigkeit von Abrechnungen von monatlich auf jährlich ändern und die rechnungsverantwortliche Person neu bestimmen.

Die rechnungsverantwortliche Person kann als einzige den Umfang des Abos und die Zahlungsdetails ändern. Administratoren können Mitglieder und Teams hinzufügen oder entfernen.

So können Sie Plätze hinzufügen und entfernen

Vom Abschnitt Platzbelegung auf Ihrer Rechnungsseite können Sie: Sehen, wie viele Plätze in Ihrer Abteilung noch nicht belegt sind, wie viele Plätze Ihr Abonnement umfasst, die Anzahl der Plätze erweitern oder reduzieren.

Bei einem Abo mit automatischer Kreditkartenzahlung Plätze hinzufügen oder entfernen

Kreditkarte

Bei einem Abo mit manueller Zahlung Plätze hinzufügen oder entfernen

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Unter Zahlungsinformation auf der Rechnungsseite sehen Sie, ob Sie ein Abo mit manueller Zahlung haben oder automatisch per Kreditkarte zahlen.

So passen Sie die Häufigkeit der Self-Service-Rechnungsstellung für Abteilungen an

Im Rechnungsstellung-Tab können Sie zu einem jährlichen Abonnement wechseln. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Zum Jahresabo wechseln.

Von monatlich zu jährlich

So bestimmen Sie eine neue rechnungsverantwortliche Person

Mit diesem Prozess können Rechnungsverantwortliche ihre Zuständigkeit für Rechnungen einer anderen Person innerhalb der Abteilung zuweisen. Die neue rechnungsverantwortliche Person muss ein Mitglied der Abteilung sein. Gäste können nicht zu Rechnungsverantwortlichen ernannt werden.

Rechnungsverantwortliche Person neu zuweisen

Im Tab Rechnungsstellung der Admin-Konsole:

  1. Navigieren Sie zu Rechnungsverantwortliche Person und klicken Sie auf Rechnungsverantwortlichen ändern
  2. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der neuen rechnungsverantwortlichen Person ein oder wählen Sie im Dropdown-Menü eine Person aus
  3. Sobald Sie eine Person gewählt haben, klicken Sie auf Rechnungsverantwortlichen ändern, um den Vorgang zu bestätigen

Neuen Rechnungsverantwortlichen bestimmen

Neuen Rechnungsverantwortlichen bestimmen

Die bisherige rechnungsverantwortliche Person bleibt weiterhin Administrator der Abteilung, ist aber nun nicht mehr für Belange der Rechnungsstellung dieses Abos zuständig. Jeder Admin der Abteilung kann, falls nötig, einem anderen Admin die Berechtigungen entziehen.

SAML für Enterprise-Abteilungen

SAML ist ein Standard, der die Integration von Asana in firmeneigene Single-Sign-On-Systeme wie Okta, OneLogin oder Microsoft Active Directory ermöglicht. Bisher war SAML nur für unsere Enterprise-Unternehmen verfügbar. Wenn Sie jedoch ein Enterprise-Abteilungsabo erwerben, kann SAML jetzt aktiviert oder für die Mitglieder dieser Abteilung angefordert werden. Wenn Sie ein Enterprise-Abteilungsabo erworben haben und SAML aktivieren möchten, füllen Sie bitte dieses Formular aus.

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