App-Verwaltung

Übersicht

Die App-Verwaltung bietet Super-Admins in Enterprise-Unternehmen die Möglichkeit, die in ihrer Domain aktiven Apps, persönlichen Zugriffstoken (engl. Personal Access Tokens, PATs) und Servicekonten zu überwachen und zu verwalten.

Abteilungsadministratoren und Nutzer, die keine Super-Admins sind, erhalten keinen Zugriff auf diese Funktion.

Super-Admins können in der Admin-Konsole nun selbständig die folgenden Funktionen nutzen:

  1. Verknüpfte Apps und Zugriffe auf Daten in der Domain ansehen
  2. Bestimmte Apps für die Nutzung durch Benutzer in der Domain sperren
  3. Eine Domain in den Modus „App-Genehmigung erforderlich machen“ versetzen, sodass keine Apps erlaubt sind, wenn sie nicht ausdrücklich vom Super-Admin genehmigt wurden
  4. Servicekonten verwalten
  5. Die Nutzung von persönlichen Zugriffstokens innerhalb der Domain erlauben bzw. verbieten Wenn Sie zusätzliche Fragen zur Blockierung oder Verwaltung von Funktionen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner im Customer-Success-Team oder an den Asana-Support.

Wenn Sie mehr über Servicekonten erfahren möchten, lesen Sie unseren Artikel über Servicekonten.

Verbundene Apps anzeigen

Konsole
 

  1. Rufen Sie die Admin-Konsole auf.
  2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste den Bereich Apps aus. Unter „Apps verwalten“ sollten Sie jetzt den Tab „Verbundene Apps“ sehen. Hier finden Sie die Liste aller Apps, die von Nutzern in der Asana-Domain verknüpft wurden, sowie den Zeitpunkt, an dem die App zuletzt in dieser Domain verwendet wurde (die Aktualisierung der Daten kann 24 Stunden dauern).

App-Details

Klicken Sie auf eine der Apps, um die entsprechende Übersichtsseite mit Details über die App aufzurufen. Dazu gehören:

  1. Eine kurze Beschreibung der App, falls vorhanden
  2. Von wem die App entwickelt wurde sowie Links zum Support oder zu den Datenschutzrichtlinien, die von den Entwicklern möglicherweise bereitgestellt wurden
  3. Aktuelle Nutzungsstatistiken
  4. Berechtigungen der App

Globale App-Einstellungen

Global

Ein Super-Admin sollte entscheiden, wie Apps verwaltet werden sollen. Es gibt zwei grundlegende Möglichkeiten, die Sie auf der Seite „Globale App-Einstellungen“ finden.

Alle Apps genehmigen (Standard)

Admins haben die Möglichkeit, eine Liste blockierter Apps zu führen; ansonsten können standardmäßig alle Apps verwendet werden.

App-Genehmigung erforderlich machen

Admins verwalten eine Liste mit genehmigten Apps. Apps können nicht verwendet werden, wenn sie nicht auf dieser Liste stehen.

Wenn ein Unternehmen die Option „App-Genehmigung erforderlich machen“ gewählt hat und ein Gast, der eine nicht genehmigte App verwendet, dem Unternehmen beitritt, wird die App blockiert und der Gast wird per E-Mail benachrichtigt.

Apps blockieren

Blockieren

Diese Funktion dient zum expliziten Blockieren von Apps.

  1. Navigieren Sie auf der Seite „Verbundene Apps“ zu der Detailseite einer bestimmten App
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Blockieren“

Dadurch wird verhindert, dass alle Nutzer in der Domain (sowohl Mitglieder als auch Gäste) eine Verbindung zu diesen Apps herstellen und sie nutzen können. Bestehende Nutzer könnten Fehlermeldungen erhalten und die Apps werden möglicherweise nicht mehr funktionieren. Bei Nutzern in mehreren Domains verhindert die Blockierung, dass sie die App in einer ihrer Domains nutzen können.

App-Blockierung aufheben

Rufen Sie auf der Seite „Verbundene Apps“ die Detailseite einer bestimmten App auf. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Blockierung aufheben“. Wenn sich Ihr Unternehmen im Modus „Genehmigung der App erforderlich“ befindet (siehe unten), können Sie stattdessen die Blockierung aufheben, indem Sie die App genehmigen.

Wenn die Blockierung der App aufgehoben ist, müssen bestehende Nutzer sie möglicherweise neu einrichten bzw. sich neu authentifizieren.

App-Genehmigungen

Mitteilung für Genhmigung

Wenn sich das Unternehmen im Modus „App-Genehmigung erforderlich machen“ befindet, können Nutzer keine Apps verbinden, die nicht auf der von Super-Admins verwalteten Genehmigungsliste stehen. Stattdessen sehen die Nutzer eine Nachricht mit der Option, die Genehmigung des Administrators anzufordern.

E-Mail

Wenn der Nutzer auf „Anfrage senden“ klickt, wird eine E-Mail an die gewünschten E-Mail-Adressen gesendet, die auf der Seite „Globale App-Einstellungen“ festgelegt sind. Standardmäßig sind dies alle Super-Admins, doch diese Einstellung kann geändert werden.

Der Administrator erhält eine ähnliche E-Mail wie im obigen Beispiel.

Genehmigen

Durch Klicken auf „App in Asana verwalten“ gelangt der Super-Admin auf die Detailseite der App und kann diese genehmigen.

Der anfragende Nutzer erhält zudem eine E-Mail, die ihn darüber informiert, dass sein Administrator benachrichtigt wurde. Die E-Mail-Adresse des Nutzers ist ebenfalls in der E-Mail mit der App-Anfrage enthalten. Wir empfehlen, einen Prozess zur Überwachung der eingehenden Anfragen einzurichten und/oder die Nutzer über die nächsten Schritte zu informieren, je nachdem, wie dies in Ihrem Unternehmen gehandhabt wird.

Persönliche Zugriffstoken verwalten

Persönliche Zugriffstoken

Persönliche Zugriffstoken können von Nutzern im Unternehmen verwendet werden, um eigene Skripte und Automatisierungen zu erstellen. Persönliche Zugriffstoken haben Zugriff auf alles, worauf der Ersteller Zugriff hat. Eine Liste der aktiven persönlichen Zugriffstoken, die Nutzern in der Domain gehören, finden Sie auf der Seite „Persönliche Zugriffstoken“.

Aktivieren

Persönliche Zugriffstoken können auf der Seite „Globale App-Einstellungen“ für die Domain aktiviert oder deaktiviert werden.

Wenn Sie persönliche Zugangstoken deaktivieren, werden alle vorhandenen persönlichen Zugangstoken von Nutzern in ihrem Unternehmen annulliert und blockiert. Dies kann zu Störungen bei der Nutzung von Asana führen, weshalb Super-Admins die Nutzer in ihrem Unternehmen vorab darüber informieren sollten.

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