Admin-Funktionen in Asana

Übersicht

In Asana gibt es zwei Admin-Rollen – Admin und Super-Admin. Admins haben Zugriff auf Funktionen zur Nutzerverwaltung und zum Teammanagement sowie auf Sicherheitseinstellungen für einzelne Nutzer. Super-Admins haben Zugriff auf alle Admin-Funktionen sowie auf die Sicherheitseinstellungen für das gesamte Unternehmen. Da Super-Admins unternehmensweite Sicherheitsfunktionen überwachen können, sollte die Super-Admin-Funktion an einen IT-Administrator vergeben werden. Der erste Super-Admin für ein Unternehmen muss einen Verifizierungsprozess durchlaufen. Nach der Verifizierung können Super-Admins dann auch anderen Mitgliedern den Status eines Super-Admins ohne Verifizierung verleihen. Durch dieses Verfahren wird der Zugriff auf wichtige Sicherheitseinstellungen auf eine begrenzte Anzahl von Nutzern beschränkt. Nur Mitglieder eines Unternehmens können Admins beziehungsweise Super-Admins sein, Gäste hingegen nicht.

Super-Admin vs Admin

Bitte beachten Sie, dass sowohl die Rolle des Super-Admins als auch die des Admins nur für Unternehmen und Abteilungen mit einem Premium-, Business- oder Enterprise-Konto verfügbar ist. Wenn Sie zusätzliche Funktionen benötigen, müssen Sie den Verifizierungsprozess für Super-Admins durchlaufen.

  • Super-Admins sind normalerweise die IT-Administratoren eines Unternehmens. Sie betreuen Funktionen wie SCIM und das Zurücksetzen von Passwörtern im gesamten Unternehmen.

  • Admins sind in der Regel IT-Helpdesk- oder Geschäftsleiter. Sie haben Zugriff auf das Zurücksetzen von Passwörtern und auf benutzerdefiniertes Branding sowie auf Funktionen für Nutzerverwaltung und Teammanagement.

Admin- und Super-Admin-Berechtigungen

Tabellenübersicht der Berechtigungen

Super-Admin-Verifizierung

Super-Admin hinzufügen

Meist werden Sie keinen Super-Admin für Ihre Domain benötigen. Sollte dies jedoch der Fall sein, sehen Sie in der Admin-Konsole eine Nachricht mit einer Anleitung für den Verifizierungsprozess. Wenn Sie vorab eine Verifizierung durchführen wollen, öffnen Sie die Admin-Konsole und klicken auf Sicherheit. Klicken Sie dann auf Admin-Zugriff, und wählen Sie eine Person aus, um sie als Super-Admin hinzuzufügen.

Um die Sicherheit und den Schutz Ihrer Unternehmensdaten bei Asana zu gewährleisten, muss der erste Super-Admin eines Unternehmens verifiziert werden. Dabei müssen Sie nachweisen, dass Sie in der Lage sind, die DNS-Einträge der Domains zu ändern, die mit Ihrem Asana-Unternehmenskonto verbunden sind. Genauer gesagt werden wir Sie bitten, einen TXT-Eintrag so anzulegen, dass er sich nicht auf den Betrieb Ihrer Website auswirkt, aber Ihre Eigentumsrechte nachweist.

In einem Unternehmenskonto muss nur der erste Nutzer, der Super-Admin werden möchte, den Verifizierungsprozess durchlaufen. Nach erfolgter Verifizierung kann dieser Super-Admin dann weitere Super-Admins hinzufügen. DNS-Einträge können nach Überprüfung gelöscht werden.

Bei einem kostenlosen Unternehmenskonto mit kostenpflichtigen Abteilungen muss jeder Nutzer, der Super-Admin werden möchte, die Verifizierung selbst durchlaufen.

Ersten Super-Admin hinzufügen

Ersten Super-Admin hinzufügen

Um den ersten Super-Admin Ihres Unternehmens festzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Super-Admin hinzufügen im Admin-Zugangsbereich Ihrer Sicherheitsseite in der Admin-Konsole.

Verifizierungsprozess des Super-Admins

Super-Admin verifizieren

  1. Sie erhalten dann von Asana eine E-Mail mit ähnlichen Anweisungen wie im Bild oben zu sehen. Darin werden Sie aufgefordert, einen DNS-TXT-Eintrag zu einer der Domains hinzuzufügen, die mit dem Asana-Konto Ihres Unternehmens verknüpft sind. In dieser E-Mail von Asana werden die auszuführenden Schritte beschrieben.
  2. Nachdem Sie die DNS-Einträge aktualisiert haben, warten Sie bitte, bis die Änderungen sichtbar werden. Das kann bis zu 48 Stunden dauern, geschieht aber oft auch deutlich schneller.
  3. Sobald die DNS-Änderungen sichtbar sind, verwenden Sie den Link aus der E-Mail, die Sie erhalten haben, um zur Admin-Konsole zurückzukehren. Öffnen Sie erneut den Admin-Zugang auf der Sicherheitsseite, und klicken Sie dann auf Verifizierung überprüfen.
  4. Wenn Sie die DNS-Einträge erfolgreich aktualisiert haben, wird Ihnen die Rolle des Super-Admins zugewiesen.

Sollte die Verifizierung nicht erfolgreich sein, erhalten Sie eine Fehlermeldung und einen Link zur Kontaktaufnahme über unsere Support-Seite. Die Verifizierungsversuche verfallen nach einer Woche.

Weitere Super-Admins hinzufügen

In Unternehmen können Super-Admins weitere Super-Admins hinzufügen

Weitere Super-Admins hinzufügen

Um weitere Super-Admins hinzuzufügen, klicken Sie in der Admin-Konsole auf „Sicherheit“ und dann im Abschnitt „Admin-Zugriff“ auf die Schaltfläche Super-Admin hinzufügen.

Admins anzeigen und verwalten

Admins und Super-Admins anzeigen

Filter für Adminfunktionen

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild und navigieren Sie zur Admin-Konsole.
  2. Klicken Sie auf den Tab Mitglieder und filtern Sie nach Mitgliedstyp, um sich eine Liste der Admins und Super-Admins des Unternehmens anzeigen zu lassen.

Admins und Super-Admins verwalten

Entfernen von Adminfunktionen

  1. Klicken Sie auf das 3-Punkte-Symbol, um die Optionen zum Entfernen des Administrators oder zum Bearbeiten des Administratorprofils anzuzeigen.

Admins als Unternehmensmitglied anzeigen

So können Sie die Administratoren Ihres Unternehmens einsehen:

  1. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild
  2. Wählen Sie Über mein Unternehmen
  3. Klicken Sie auf Admin-Zugriff, um eine Liste der Admins und Super-Admins des Unternehmens anzuzeigen

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