Admin-Konsole

Die Admin-Konsole enthält alle Verwaltungsfunktionen, die Admins und Super-Admins benötigen, um Asana bestmöglich in ihren Unternehmen einzusetzen.

Zugriff auf die Admin-Konsole von Unternehmen

Zugriff auf die Admin-Konsole

So greifen Sie auf die Admin-Konsole zu:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilfoto
  2. Wählen Sie Admin-Konsole im Dropdown-Menü aus

Erhalten Sie Einblicke in Ihr Unternehmen

Analytik

Unter „Analytik“ können Sie:

  • Anhand von übersichtlichen Metriken verstehen, wie Ihr Unternehmen Asana einsetzt
  • Kürzlich hinzugefügte Teamkollegen sehen
  • Die einflussreichsten Mitglieder Ihres Unternehmens einsehen (aktive Mitglieder mit den meisten gesendeten Einladungen, erstellten Teams und Projekten, die in Asana geteilt werden)
  • Mit Business detaillierte Angaben zum Arbeitsgeschehen im Laufe der Zeit einsehen, um Trends in der Asana-Nutzung Ihres Unternehmens zu erkennen

Verwalten Sie alle Mitglieder eines Unternehmens

Unter Mitglieder können Sie sehen, wie viele Mitglieder und Gäste sich in Ihrem Asana-Unternehmen befinden und wie viele Plätze Sie noch zur Verfügung haben. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, Mitglieder hinzuzufügen, Admin-Zugriff zu gewähren oder Mitglieder zu entfernen.

Mitglieder verwalten

Unter „Mitglieder“ können Sie:

  1. Neue Mitglieder einladen, einem Team in Ihrem Unternehmen beizutreten
  2. Die Anzahl der Mitglieder, Gäste, ausstehenden Einladungen und die Anzahl der verfügbaren Plätze in Ihrem Unternehmen einsehen
  3. Nach jemandem in Ihrem Unternehmen suchen
  4. Den Namen einer jeden Person und die Zeit ihrer letzten Aktivität in Ihrem Unternehmen einsehen, egal ob sie Administrator, Mitglied oder Gast ist
  5. Die Profileinstellungen bearbeiten oder jemanden entfernen, indem Sie mit der Maus über den Namen fahren, auf das Drei-Punkte-Symbol klicken und eine der Optionen auswählen

Mitglieder aus Ihrem Unternehmen entfernen

Unter Mitglieder in Ihrer Admin-Konsole können Sie Personen aus Ihrem Unternehmen entfernen.

Scrollen Sie nach unten oder verwenden Sie die Suchleiste. Sobald Sie den Namen der Person gefunden haben, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie Entfernen aus.

Mitglied entfernen 1

Mitglied entfernen 2

Im nächsten Tab können Sie:

  1. Das Mitglied auswählen, dem Sie die Aufgabe neu zuweisen möchten
  2. Auf Entfernen klicken, um die Aktion zu bestätigen

Das entfernte Mitglied wird in Ihrer Mitgliederliste als Entfernt angezeigt.

Mitglied entfernen 3

Was passiert mit den Aufgaben eines entfernten Mitglieds?

Nachdem Sie ein Mitglied aus Ihrem Unternehmen entfernt haben, wird automatisch ein privates Projekt mit den Aufgaben erstellt, die zuvor dieser Person zugewiesenen waren. Dieses Projekt können Sie entweder sich selbst oder einem anderen Mitglied in Ihrem Unternehmen zuweisen, um ausstehende Aufgaben leicht der richtigen Person zuzuteilen.

Eine weitere Möglichkeit zum Delegieren von Aufgaben besteht darin, mehrere betroffene Aufgaben gleichzeitig mithilfe von Massenaktionen auszuwählen und sich selbst oder einem anderen Mitglied in Ihrem Unternehmen zuzuweisen.

Der Zeitpunkt des Entfernens erscheint in der Spalte Letzte Aktivität.

Entfernte Mitglieder wieder hinzufügen

Über den Tab „Mitglieder“ können Sie ein entferntes Mitglied wiederherstellen. Suchen Sie nach dem Namen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und anschließend auf Wiederherstellen.

Wiederherstellen 1

Wählen Sie im nächsten Fenster Wiederherstellen.

Wiederherstellen 2

Falls die Reaktivierung fehlschlägt, wird dem Administrator Ihres Unternehmens die Aufgabe zugewiesen, sich an unser Support-Team zu wenden.

Nach Mitgliedstyp filtern

Unter Mitglieder in Ihrer Admin-Konsole können Sie Ihre Mitgliederliste nach Mitgliedstyp filtern. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Filter „Mitgliedstyp“ und wählen Sie zwischen Alle, Admin, Mitglied, Gast, Eingeladen und Entfernt.

Filter Mitgliedstyp

Teamzugriff

Der Tab Team-Zugriff unter Meine Einstellungen... eines Mitglieds gibt Admins Einblicke darüber, worauf bestimmte Benutzer Zugriff haben, und bietet die Möglichkeit, den Mitgliedsstatus zu bearbeiten.

Unter Profileinstellungen bearbeiten können Admins „Meine Einstellungen...“ eines Mitglieds öffnen, um auf Teams zuzugreifen und diese zu verwalten.

Profileinstellungen bearbeiten

Um auf „Meine Einstellungen...“ eines Mitglieds zuzugreifen:

  1. Klicken Sie auf das entsprechende Drei-Punkte-Symbol des ausgewählten Mitglieds, um die Einstellungen aufzurufen
  2. Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf Profileinstellungen bearbeiten

Wechseln Sie von hier zu Teamzugriff, wo Sie Teams durchsuchen, den Teamzugriff bearbeiten und Mitglieder zu Teams hinzufügen oder aus Teams entfernen können.

Teamzugriff

Klicken Sie auf Teamzugriff, um:

  1. Die Teams anzuzeigen, denen ein Benutzer angehört
  2. Einen Benutzer zu einem beliebigen Team im Unternehmen hinzuzufügen
  3. Das Kontrollkästchen zu deaktivieren, um Benutzer aus einem Team zu entfernen
  4. Änderungen nach jeder Aktualisierung zu speichern

Mitglieder nach Name, Typ und letzter Aktivität sortieren

Nach Name/Aktivität sortieren

Sie können Mitgliedstyp, Gästetyp oder Letzte Aktivität auch nach Namen sortieren (alphabetisch oder umgekehrt alphabetisch). Dadurch sehen Sie, wann sich Personen zuletzt im Unternehmen eingeloggt haben oder ob es noch ausstehende Einladungen gibt.

Mitgliedschaftsdaten als CSV exportieren

CSV-Export

So exportieren Sie Mitgliedschaftsdaten als CSV-Datei:

  1. Klicken Sie im „Mitglieder“-Tab auf das Drei-Punkte-Symbol
  2. CSV-Datei der Mitglieder anfordern

Sie erhalten dann eine E-Mail mit dem Download-Link.

Die heruntergeladene CSV-Datei enthält die folgenden Felder:

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Abteilung
  • Beitrittsdatum Unternehmen
  • Eingeladen von
  • E-Mail der einladenden Person
  • Datum des ersten Logins
  • Login-Verfahren
  • Status der MFA
  • Letzte Aktivität
  • Typ
  • Anzahl der Teams
  • Teams
  • Anzahl der Projekte
  • Projekte

Teamdaten als CSV exportieren

Super-Admins eines kostenpflichtigen Unternehmens- oder Abteilungskontos können über den Tab „Teams“ ihre Teamliste als CSV exportieren.

Teamdaten als CSV-Datei exportieren

So exportieren Sie Teamdaten als CSV-Datei:

  1. Navigieren Sie zum Teams-Tab
  2. Klicken Sie auf CSV exportieren

Sie erhalten dann eine E-Mail mit dem Download-Link.

Die heruntergeladene CSV-Datei enthält die folgenden Felder:

  • Team
  • Mitgliederzahl
  • Sichtbarkeit
  • Erstellt am
  • Beschreibung
  • Mitglieder (E-Mail-Adresse)
  • Mitglieder mit beschränktem Zugriff (E-Mail)
  • Ausstehende Einladungen (E-Mail)

Dank der CSV-Exporte von Unternehmen und Abteilungen können Admins im Auge behalten, welche Abteilungen Asana verwenden, und so die Verwendung der verfügbaren Plätze sowie die zentrale Rechnungserstellung innerhalb der IT steuern. Das Feld Abteilung oder Team kann mithilfe unserer SCIM-Integrationen mit Azure AD und Okta vorab ausgefüllt werden.

Besonders für große Unternehmen können CSV-Exporte von großem Nutzen sein, wenn es darum geht, Rückbuchungen für einzelne Abteilungen zu ermöglichen.

Teams verwalten

Teams

Unter „Team“ können Sie:

  1. Ein neues Team in Ihrem Unternehmen erstellen
  2. Den Namen des jeweiligen Teams, die Anzahl der Mitglieder, die Sichtbarkeitseinstellungen, das Erstellungsdatum und den Ersteller einsehen
  3. Ein Team bearbeiten, indem Sie mit der Maus über das Drei-Punkte-Symbol neben dem Feld „Erstellt von“ fahren und auf die Option Team bearbeiten klicken, die dann erscheint

Team-Sichtbarkeitseinstellungen

Super-Admins von Enterprise-Unternehmen haben die Möglichkeit, für die Teams in ihrem Unternehmen eine Sichtbarkeitseinstellung als Standard festzulegen.

Ist diese Option ausgewählt, ist sie beim Erstellen eines neuen Teams standardmäßig aktiviert. Die Ersteller des Teams können nach wie vor nach Belieben Teams mit anderen Sichtbarkeitseinstellungen erstellen.

Zum Festlegen Ihrer Standard-Sichtbarkeit wechseln Sie zu Ihrer Admin-Konsole und klicken auf den Tab Sicherheit. Klicken Sie dann auf Team-Sichtbarkeitseinstellungen.

Team-Sichtbarkeitseinstellungen 1

Team-Sichtbarkeitseinstellungen 2

Im nächsten Tab können Sie die gewünschte Standardeinstellung auswählen.

Zeiträume verwalten

Asana richtet ein Standardgeschäftsjahr für alle Unternehmen ein, und neue Ziele werden sofort mit Zeiträumen versehen. Diese Zeiträume helfen Ihnen, Asana auf Ihr Geschäftsjahr abzustimmen, und können für Unternehmens- und Teamziele verwendet werden. Das jährliche Startdatum ist standardmäßig der 1. Januar, Sie können dieses Datum jedoch über Ihre Admin-Konsole ändern.

Zeiträume

Öffnen Sie in Ihrer Admin-Konsole den Tab Einstellungen und klicken Sie dann auf Zeiträume. Wählen Sie dort den Zeitraum aus, der dem jährlichen Betriebsrhythmus Ihres Unternehmens entspricht, und legen Sie fest, wann die Änderung dieses Zeitraums beginnen soll. Zeiträume gelten unternehmensweit und Sie müssen ein Admin des gesamten Unternehmens sein, um diese Zeiträume zu aktualisieren. Nur Unternehmens-Admins und Arbeitsbereich-Admins können Zeiträume über die Admin-Konsole aktualisieren. Alle anderen Admins müssen den Support kontaktieren, um Zeiträume zu ändern.

Einzelne Nutzer können Zeiträume auch manuell zu bestehenden Zielen hinzufügen. Wenn Admins Änderungen an ihrem Geschäftsjahr vornehmen, werden diese Änderungen für alle Ziele übernommen, für die es kein benutzerdefiniertes Fälligkeitsdatum gibt oder die nicht mit dem Datumsbereich des Zeitraums übereinstimmen.

Rechnungsinformationen verwalten

Die rechnungsverantwortliche Person eines Premium-Unternehmens, die auch der Admin ist, kann über die Admin-Konsole auf die Abrechnungsverwaltung zugreifen.

Rechnungsinformationen einsehen

Unter „Rechnungsstellung“ können Sie:

  1. Ihr kostenpflichtiges Abo ändern
  2. Die Platzbelegung einsehen
  3. Ihre Rechnungsinformationen aktualisieren
  4. Einen neuen Rechnungsverantwortlichen für das Konto festlegen
  5. Ihre letzte Rechnung herunterladen

Nur die aktuell für Rechnungen verantwortliche Person eines Unternehmens kann die Rechnungsinformationen aktualisieren, einen neuen Rechnungsverantwortlichen festlegen oder die letzte Rechnung herunterladen.

Rechnungen anzeigen und herunterladen

Rechnungsverantwortliche können vergangene Rechnungen einsehen und herunterladen.

Unter Rechnungen im Tab Rechnungsstellung können Sie sich die letzten Rechnungen und Ihren Rechnungsverlauf ansehen. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, alle Rechnungen eines bestimmten Jahres herunterzuladen.

Rechnungsverlauf

So greifen Sie darauf zu:

  • Klicken Sie auf Rechnungsverlauf
  • Dann auf Alle Rechnungen
  • Klicken Sie auf das Download-Symbol, um alle Rechnungen dieses Jahres herunterzuladen oder wählen Sie einen gewünschten Monat aus

Alle Rechnungen

Abogröße und -stufe wechseln oder bearbeiten

Über die Admin-Konsole können Sie Ihr Abo ganz einfach von Premium zu Business ändern und umgekehrt.

Klicken Sie in der Admin-Konsole auf den Tab Rechnungsstellung.

Wechseln Sie zwischen Premium und Business

Klicken Sie unter Rechnungsstellung auf Abo ändern.

Abo ändern

Von hier aus können Sie ein Business-Abonnement auswählen oder, wenn Sie bereits ein Business-Abo nutzen, zu einem Premium-Abonnement wechseln.

Wenn Sie das gewünschte Abo gewählt haben, klicken Sie auf Abo bestätigen und ändern.

Abo wählen

Nur die rechnungsverantwortliche Person kann den Umfang oder die Stufe Ihres kostenpflichtigen Abos ändern.

Sicherheit

Sicherheit

Im Tab „Sicherheit“ können Super-Admins:

  1. Google SSO für ihr Unternehmen aktivieren oder deaktivieren
  2. SAML für ihr Unternehmen aktivieren
  3. Passwortanforderungen für Unternehmensmitglieder festlegen oder das Zurücksetzen des Passworts für alle Mitglieder erzwingen
  4. Alle Admins des Unternehmens einsehen

Unternehmensadministratoren verwalten

In Ihrer Admin-Konsole können Sie Unternehmensadministratoren und Super-Admins bestimmen.

Sicherheitszugriff für Admins

Unternehmensadministratoren

Unternehmensadministratoren haben die Berechtigung zum Bearbeiten der Unternehmensmission.

Passwortstärke

Sie können die Stärke Ihres Passworts wählen, indem Sie auf Sicherheit in Ihrer Admin-Konsole klicken und dort Passwortstärke auswählen.

Sie können zwischen einem einfachen und einem starken Passwort wählen. Einfache Passwörter müssen mindestens 8 Zeichen lang sein, starke Passwörter müssen mindestens 8 Zeichen lang sein und mindestens drei Zeichen der folgenden Arten enthalten: Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen.

Passwortstärke

Änderungen der Passwortstärke wirken sich nur auf neu erstellte Passwörter aus.

Mobile Apps

Für Enterprise-Kunden stehen Dateneinstellungen für unsere mobilen Apps zur Verfügung.

Machen Sie die mobilen Apps von Asana (iOS und Android) noch sicherer und schützen Sie die Daten Ihres Unternehmens, während Ihre Teams von überall auf der Welt zusammenarbeiten.

Mobile Apps

Als Super-Admin können Sie für Ihr Unternehmen die folgenden Dateneinstellungen für mobile Apps verwenden:

Biometrische Authentifizierung

Aktivieren Sie die biometrische Authentifizierung, damit Nutzer Asana auf ihren Mobilgeräten per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung entsperren können. Darüber hinaus können Sie festlegen, wie oft Nutzer sich neu authentifizieren müssen.

Berechtigungen für Anhänge

Legen Sie fest, inwiefern Inhalte heruntergeladen oder Anhänge in Asana oder auf Mobilgeräten geteilt werden können.

Berechtigungen für Widgets

Beschränken Sie das Asana-Widget auf Mobilgeräten. Dann sind Nutzer nicht mehr in der Lage, Aufgaben direkt auf dem Startbildschirm ihres Smartphones zu sehen.

E-Mail-Adresse für Sicherheitsbenachrichtigungen

Super-Admins für kostenpflichtige Unternehmen können eine E-Mail-Adresse für Sicherheitsbenachrichtigungen in ihrer Admin-Konsole hinzufügen und somit Sicherheits-Updates von Asana erhalten. Dank dieser Funktion weiß Asana, wohin diese wichtigen Benachrichtigungen gesendet werden müssen.

Super-Admins für kostenpflichtige Abteilungen können auf diese Funktion zugreifen, indem Sie unser Support-Team unter support@asana.com kontaktieren.

Loggen Sie sich als Super-Admin für ein kostenpflichtiges Unternehmen in Ihr Asana-Konto ein. Gehen Sie dann zu Ihrer Admin-Konsole, klicken Sie auf Sicherheit in der Seitenleiste und dann auf E-Mail-Adresse für Sicherheitsbenachrichtigungen.

Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Asana sicherheitsrelevante Benachrichtigungen versenden soll.

Google SSO

SSO

Super-Admins müssen sich zunächst mit ihrem Google-Konto anmelden, um Google SSO zu aktivieren. Wenn Sie sich bereits per E-Mail und Passwort angemeldet haben, melden Sie sich einfach ab und über den blauen Button Google-Konto verwenden wieder an.

SSO

Wenn Sie unter „Sicherheit“ auf „Google Apps-Authentifizierung“ klicken, können Sie:

  1. Die Google-Anmeldung entweder als optional oder für alle Mitglieder als erforderlich festlegen
  2. Auf Konfiguration speichern klicken, sobald Sie eine Option ausgewählt haben

Gäste von Unternehmen können sich jederzeit mit E-Mail und Passwort anmelden, unabhängig davon, ob Google SSO für Mitglieder erforderlich ist oder nicht.

SAML

Enterprise-Unternehmen können SAML auch unter „Sicherheit“ in ihrer Adminkonsole aktivieren.

saml

Aktivieren

SAML-Sitzung abgelaufen

In der Admin-Konsole können Super-Admins die Timeout-Option für SAML-Sitzungen auf einen Wert zwischen einer Stunde und 30 Tagen einstellen. Mitglieder werden automatisch abgemeldet und aufgefordert, sich nach dem festgelegten Timeout erneut anzumelden.

Timeout für SAML-Sitzungen

Name des Unternehmens und bestätigte E-Mail-Domains

Einstellungen

Unter „Einstellungen“ können Sie:

  1. Den Namen Ihres Unternehmens ändern
  2. Die Liste der bestätigten Domains Ihres Unternehmens einsehen oder ändern
  3. Einen Export der gesamten Daten Ihres Unternehmens als JSON-Datei anfordern

Domain-Export

Unter „Einstellungen“ in ihrer Admin-Konsole können Super-Admins einen Export aller Daten ihres Unternehmenskontos als JSON-Datei anfordern. Bitte beachten Sie, dass der Domain-Export nur in einem Enterprise-Konto möglich ist.

Export

Super-Admins können entscheiden, ob nur Text oder Text und Anhänge exportiert werden sollen.

Anhänge

Bestimmte Arten von Anhängen, darunter z. B. Videotranskripte, Titelbilder für Formulare und Bilder von Benutzerprofilen, sind aktuell nicht in Exporten von Anhängen enthalten. Wenn Sie Daten benötigen, die Sie nicht exportieren können, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

Verwalten Sie Apps und Integrationen

Apps

Unter „Apps“ können Super-Admins:

  1. Empfohlene Asana-Integrationen einsehen
  2. Apps in unserem Verzeichnis entdecken und suchen
  3. Enterprise-Kunden können Servicekonten autorisieren oder deren Autorisierung aufheben

Zugriff auf Ressourcen und Beantwortung von Fragen zur Anwendung

Ressourcen

Unter „Ressourcen“ können Sie:

  • Ihr Team mit Einführungs-Tutorials und Tipps unterstützen, um den Einstieg in Asana zu erleichtern
  • Ressourcen finden, die Ihrem Team helfen, den Umgang mit Asana zu meistern und neue Nutzungsmöglichkeiten zu entdecken
  • Admin-Funktionen entdecken und mehr darüber erfahren

Dateianhänge deaktivieren

Das Deaktivieren von Dateianhängen ist eine Enterprise-Funktion.

Weitere Informationen finden Sie in diesem Handbuchartikel.

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