Admin-Konsole
- Inhalt
- Zugriff auf die Admin-Konsole
- Analytik
- Mitglieder verwalten
- Mitglieder aus Ihrem Unternehmen entfernen
- Entfernte Mitglieder wieder hinzufügen
- Nach Mitgliedstyp filtern
- Mitgliedschaftsdaten als CSV-Datei exportieren
- Teamdaten als CSV-Datei exportieren
- Teams verwalten
- Team-Sichtbarkeitseinstellungen
- Zeiträume verwalten
- Rechnungsinformationen verwalten
- Abogröße und -stufe wechseln oder bearbeiten
- Sicherheit
- Steuerung von Gäste-Einladungen
- E-Mail-Adresse für Sicherheitsbenachrichtigungen
- Google SSO
- SAML
- SAML-Sitzung abgelaufen
- Bearbeitungseinstellungen für Felder in den Profileinstellungen
- Einstellungen
- Adminfunktionen für künstliche Intelligenz
- Domain-Export
- Apps
- Zugriff auf Ressourcen und Beantwortung von Fragen zur Anwendung
- Dateianhänge deaktivieren
Die Admin-Konsole enthält alle Verwaltungsfunktionen, die Admins und Super-Admins benötigen, um Asana bestmöglich in ihren Unternehmen einzusetzen.
Zugriff auf die Admin-Konsole von Unternehmen
So greifen Sie auf die Admin-Konsole zu:
- Klicken Sie auf Ihr Profilfoto
- Wählen Sie Admin-Konsole im Dropdown-Menü aus
Team-Admins können nicht auf die Admin-Konsole zugreifen.
Erhalten Sie Einblicke in Ihr Unternehmen
Unter „Analytik“ können Sie:
- Anhand von übersichtlichen Metriken verstehen, wie Ihr Unternehmen Asana einsetzt
- Kürzlich hinzugefügte Teamkollegen sehen
- Die einflussreichsten Mitglieder Ihres Unternehmens einsehen (aktive Mitglieder mit den meisten gesendeten Einladungen, erstellten Teams und Projekten, die in Asana geteilt werden)
- Mit Business detaillierte Angaben zum Arbeitsgeschehen im Laufe der Zeit einsehen, um Trends in der Asana-Nutzung Ihres Unternehmens zu erkennen
Verwalten Sie alle Mitglieder eines Unternehmens
Unter Mitglieder können Sie sehen, wie viele Mitglieder und Gäste sich in Ihrem Asana-Unternehmen befinden und wie viele Plätze Sie noch zur Verfügung haben. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, Mitglieder hinzuzufügen, Admin-Zugriff zu gewähren oder Mitglieder zu entfernen.
Unter „Mitglieder“ können Sie:
- Neue Mitglieder einladen, einem Team in Ihrem Unternehmen beizutreten
- Die Anzahl der Mitglieder, Gäste, ausstehenden Einladungen und die Anzahl der verfügbaren Plätze in Ihrem Unternehmen einsehen
- Nach jemandem in Ihrem Unternehmen suchen
- Den Namen einer jeden Person und die Zeit ihrer letzten Aktivität in Ihrem Unternehmen einsehen, egal ob sie Administrator, Mitglied oder Gast ist
- Die Profileinstellungen bearbeiten oder jemanden entfernen, indem Sie mit der Maus über den Namen fahren, auf das Drei-Punkte-Symbol klicken und eine der Optionen auswählen
Mitglieder aus Ihrem Unternehmen entfernen
Unter Mitglieder in Ihrer Admin-Konsole können Sie Personen aus Ihrem Unternehmen entfernen.
Scrollen Sie nach unten oder verwenden Sie die Suchleiste. Sobald Sie den Namen der Person gefunden haben, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie Entfernen aus.
Im nächsten Tab können Sie:
- Das Mitglied auswählen, dem Sie die Aufgabe neu zuweisen möchten
- Auf Entfernen klicken, um die Aktion zu bestätigen
Das entfernte Mitglied wird in Ihrer Mitgliederliste als Entfernt angezeigt.
Was passiert mit den Aufgaben eines entfernten Mitglieds?
Nachdem Sie ein Mitglied aus Ihrem Unternehmen entfernt haben, wird automatisch ein privates Projekt mit den Aufgaben erstellt, die zuvor dieser Person zugewiesenen waren. Dieses Projekt können Sie entweder sich selbst oder einem anderen Mitglied in Ihrem Unternehmen zuweisen, um ausstehende Aufgaben leicht der richtigen Person zuzuteilen.
Eine weitere Möglichkeit zum Delegieren von Aufgaben besteht darin, mehrere betroffene Aufgaben gleichzeitig mithilfe von Massenaktionen auszuwählen und sich selbst oder einem anderen Mitglied in Ihrem Unternehmen zuzuweisen.
Mehr dazu erfahren Sie in unserem FAQ-Artikel.
Der Zeitpunkt des Entfernens erscheint in der Spalte Letzte Aktivität.
Entfernte Mitglieder wieder hinzufügen
Über den Tab „Mitglieder“ können Sie ein entferntes Mitglied wiederherstellen. Suchen Sie nach dem Namen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und anschließend auf Wiederherstellen.
Wählen Sie im nächsten Fenster Wiederherstellen.
Falls die Reaktivierung fehlschlägt, wird dem Administrator Ihres Unternehmens die Aufgabe zugewiesen, sich an unser Support-Team zu wenden.
Nach Mitgliedstyp filtern
Unter Mitglieder in Ihrer Admin-Konsole können Sie Ihre Mitgliederliste nach Mitgliedstyp filtern. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Filter „Mitgliedstyp“ und wählen Sie zwischen Alle, Admin, Mitglied, Gast, Eingeladen und Entfernt.
Teamzugriff
Der Tab Teamzugriff unter Meine Einstellungen... eines Mitglieds gibt Admins Einblicke darüber, worauf bestimmte Nutzer Zugriff haben, und bietet die Möglichkeit, den Mitgliedsstatus zu bearbeiten.
Unter Profileinstellungen bearbeiten können Admins Meine Einstellungen... eines Mitglieds öffnen, um auf Teams zuzugreifen und diese zu verwalten.
Um auf „Meine Einstellungen...“ eines Mitglieds zuzugreifen:
- Klicken Sie auf das entsprechende Drei-Punkte-Symbol des ausgewählten Mitglieds, um die Einstellungen aufzurufen
- Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf Profileinstellungen bearbeiten
Wechseln Sie von hier zu Teamzugriff, wo Sie Teams durchsuchen, den Teamzugriff bearbeiten und Mitglieder zu Teams hinzufügen oder aus Teams entfernen können.
Klicken Sie auf Teamzugriff, um:
- Die Teams anzuzeigen, denen ein Nutzer angehört
- Einen Nutzer zu einem beliebigen Team im Unternehmen hinzuzufügen
- Das Kontrollkästchen zu deaktivieren, um Nutzer aus einem Team zu entfernen
- Änderungen nach jeder Aktualisierung zu speichern
Mitglieder nach Name, Typ und letzter Aktivität sortieren
Sie können Mitgliedstyp, Gästetyp oder Letzte Aktivität auch nach Namen sortieren (alphabetisch oder umgekehrt alphabetisch). Dadurch sehen Sie, wann sich Personen zuletzt im Unternehmen eingeloggt haben oder ob es noch ausstehende Einladungen gibt.
Mitgliedschaftsdaten als CSV exportieren
So exportieren Sie Mitgliedschaftsdaten als CSV-Datei:
- Klicken Sie im „Mitglieder“-Tab auf das Drei-Punkte-Symbol
- CSV-Datei der Mitglieder anfordern
Sie erhalten dann eine E-Mail mit dem Download-Link.
Die heruntergeladene CSV-Datei enthält die folgenden Felder:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Abteilung
- Beitrittsdatum Unternehmen
- Eingeladen von
- E-Mail der einladenden Person
- Datum des ersten Logins
- Login-Verfahren
- Status der MFA
- Letzte Aktivität
- Typ
- Anzahl der Teams
- Teams
- Anzahl der Projekte
- Projekte
Teams verwalten
Unter „Team“ können Sie:
- Ein neues Team in Ihrem Unternehmen erstellen
- Den Namen des jeweiligen Teams, die Anzahl der Mitglieder, die Sichtbarkeitseinstellungen, das Erstellungsdatum und den Ersteller einsehen
- Ein Team bearbeiten, indem Sie mit der Maus über das Drei-Punkte-Symbol neben dem Feld Erstellt von fahren und auf die Option Team bearbeiten klicken, die dann erscheint
Teamdaten als CSV exportieren
Super-Admins eines kostenpflichtigen Unternehmens- oder Abteilungskontos können unter „Teams“ ihre Teamliste als CSV exportieren.
So exportieren Sie Teamdaten als CSV-Datei:
- Navigieren Sie zum Teams-Tab
- Klicken Sie auf CSV exportieren
Sie erhalten dann eine E-Mail mit dem Download-Link.
Die heruntergeladene CSV-Datei enthält die folgenden Felder:
- Team
- Mitgliederzahl
- Sichtbarkeit
- Erstellt am
- Beschreibung
- Mitglieder (E-Mail-Adresse)
- Mitglieder mit beschränktem Zugriff (E-Mail)
- Ausstehende Einladungen (E-Mail)
Mit CSV-Exporten von Unternehmen und Abteilungen können Admins im Auge behalten, welche Abteilungen Asana verwenden, und so die Verwendung der verfügbaren Plätze sowie die zentrale Rechnungserstellung innerhalb der IT steuern. Das Feld Abteilung oder Team kann mithilfe unserer SCIM-Integrationen mit Azure AD und Okta vorab ausgefüllt werden.
Besonders für große Unternehmen können CSV-Exporte von großem Nutzen sein, wenn es darum geht, Rückbuchungen für einzelne Abteilungen zu ermöglichen.
Team-Sichtbarkeitseinstellungen
Super-Admins von Enterprise-Unternehmen haben die Möglichkeit, für die Teams in ihrem Unternehmen eine Sichtbarkeitseinstellung als Standard festzulegen.
Ist diese Option ausgewählt, ist sie beim Erstellen eines neuen Teams standardmäßig aktiviert. Die Ersteller des Teams können nach wie vor nach Belieben Teams mit anderen Sichtbarkeitseinstellungen erstellen.
Zum Festlegen Ihrer Standard-Sichtbarkeit wechseln Sie zu Ihrer Admin-Konsole und klicken auf den Tab Sicherheit. Klicken Sie dann auf Team-Sichtbarkeitseinstellungen.
Im nächsten Tab können Sie die gewünschte Standardeinstellung auswählen.
Zeiträume verwalten
Asana richtet ein Standardgeschäftsjahr für alle Unternehmen ein, und neue Ziele werden sofort mit Zeiträumen versehen. Diese Zeiträume helfen Ihnen, Asana auf Ihr Geschäftsjahr abzustimmen, und können für Unternehmens- und Teamziele verwendet werden. Das Startdatum für das Jahr ist standardmäßig der 1. Januar, Sie können dieses Datum jedoch über Ihre Admin-Konsole ändern.
Öffnen Sie in Ihrer Admin-Konsole den Tab Einstellungen und klicken Sie dann auf Zeiträume. Wählen Sie dort den Zeitraum aus, der dem jährlichen Betriebsrhythmus Ihres Unternehmens entspricht, und legen Sie fest, wann die Änderung dieses Zeitraums beginnen soll. Zeiträume gelten unternehmensweit und Sie müssen ein Admin des gesamten Unternehmens sein, um diese Zeiträume zu aktualisieren. Nur Unternehmens-Admins und Arbeitsbereich-Admins können Zeiträume über die Admin-Konsole aktualisieren. Alle anderen Admins müssen den Support kontaktieren, um Zeiträume zu ändern.
Einzelne Nutzer können Zeiträume auch manuell zu bestehenden Zielen hinzufügen. Wenn Admins Änderungen an ihrem Geschäftsjahr vornehmen, werden diese Änderungen für alle Ziele übernommen, für die es kein benutzerdefiniertes Fälligkeitsdatum gibt oder die nicht mit dem Datumsbereich des Zeitraums übereinstimmen.
Rechnungsinformationen verwalten
Die rechnungsverantwortliche Person eines Premium-Unternehmens, die auch der Admin ist, kann über die Admin-Konsole auf die Abrechnungsverwaltung zugreifen.
Unter „Rechnungsstellung“ können Sie:
- Ihr kostenpflichtiges Abo ändern
- Die Platzbelegung einsehen
- Ihre Rechnungsinformationen aktualisieren
- Einen neuen Rechnungsverantwortlichen für das Konto festlegen
- Ihre letzte Rechnung herunterladen
Nur die aktuell für Rechnungen verantwortliche Person eines Unternehmens kann die Rechnungsinformationen aktualisieren, einen neuen Rechnungsverantwortlichen festlegen oder die letzte Rechnung herunterladen.
Rechnungen anzeigen und herunterladen
Rechnungsverantwortliche können vergangene Rechnungen einsehen und herunterladen.
Unter Rechnungen im Tab Rechnungsstellung können Sie sich die letzten Rechnungen und Ihren Rechnungsverlauf ansehen. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, alle Rechnungen eines bestimmten Jahres herunterzuladen.
So greifen Sie darauf zu:
- Klicken Sie auf Rechnungsverlauf
- Dann auf Alle Rechnungen
- Klicken Sie auf das Download-Symbol, um alle Rechnungen dieses Jahres herunterzuladen, oder wählen Sie einen gewünschten Monat aus
Abogröße und -stufe wechseln oder bearbeiten
Über die Admin-Konsole können Sie Ihr Abo ganz einfach von Premium zu Business ändern und umgekehrt.
Klicken Sie in der Admin-Konsole auf den Tab Rechnungsstellung.
Klicken Sie unter Rechnungsstellung auf Abo ändern.
Von hier aus können Sie ein Business-Abonnement auswählen oder, wenn Sie bereits ein Business-Abo nutzen, zu einem Premium-Abonnement wechseln.
Wenn Sie das gewünschte Abo gewählt haben, klicken Sie auf Abo bestätigen und ändern.
Nur die rechnungsverantwortliche Person kann den Umfang oder die Stufe Ihres kostenpflichtigen Abos ändern.
Sicherheit
Über den Tab „Sicherheit“ können Super-Admins Folgendes verwalten:
- Authentifizierung
- Google SSO für Ihr Unternehmen aktivieren oder deaktivieren
- SAML-Authentifizierung
- Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Festlegen, wie lange Mitglieder in Asana angemeldet bleiben können
- Passworteinstellungen
- Passwortanforderungen für Unternehmensmitglieder festlegen oder das Zurücksetzen des Passworts für alle Mitglieder erzwingen
- Adminfunktionen
- Einstellungen für Gäste-Einladungen
- Optionen für Anhänge
- Team-Sichtbarkeitseinstellungen
- Berechtigungen zur Freigabe von Links für Lesezugriff
- Zugriffsberechtigungen für Formulare
- Berechtigungen für Berichte
- Berechtigungen für Videoaufnahme
- Berechtigungen für die Zeiterfassung
- Adminzugriff: Bestimmen, wer die Administratoren Ihres Unternehmens sind.
- Compliance
- Datenspeicherung
- Mobile Apps
- Für Enterprise-Kunden stehen Dateneinstellungen für unsere mobilen Apps zur Verfügung.
Unternehmensadministratoren verwalten
In Ihrer Admin-Konsole können Sie Unternehmensadministratoren und Super-Admins bestimmen.
Unternehmensadministratoren haben die Berechtigung zum Bearbeiten der Unternehmensmission.
Passwortstärke
Sie können die Stärke Ihres Passworts wählen, indem Sie auf Sicherheit in Ihrer Admin-Konsole klicken und dort Passwortstärke auswählen.
Sie können zwischen einem einfachen und einem starken Passwort wählen. Einfache Passwörter müssen mindestens 8 Zeichen lang sein, starke Passwörter müssen mindestens 8 Zeichen lang sein und mindestens drei Zeichen der folgenden Arten enthalten: Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen.
Änderungen der Passwortstärke wirken sich nur auf neu erstellte Passwörter aus.
Steuerung von Gäste-Einladungen
Super-Admins von Unternehmen oder Abteilungen, die Asana Enterprise verwenden, können steuern, wer Unternehmensgäste (Personen ohne Firmen-E-Mail-Adresse) in Ihr Asana-Unternehmen einladen darf. Super-Admins können eine der drei folgenden Optionen wählen, um zu entscheiden, wer die Möglichkeit hat, Unternehmensgäste einzuladen:
-
Nur Administratoren
-
Administratoren & Unternehmensmitglieder
-
Alle (dies beinhaltet sowohl Unternehmensmitglieder als auch Gäste)
Wenn Sie eine dieser Optionen für Ihr Unternehmen aktivieren möchten, öffnen Sie Ihre Admin-Konsole und navigieren Sie dann zum Tab Sicherheit.
Zur Verwaltung der Einstellungen für Gäste-Einladungen:
- Öffnen Sie in der Admin-Konsole den Tab Sicherheit.
- Klicken Sie unter Adminfunktionen auf Einstellungen für Gäste-Einladungen.
Von hier aus müssen Sie Folgendes tun:
- Wählen Sie eine der Optionen für die Einladung von Gästen.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Sobald dies aktiviert wurde, erhalten Personen eine Fehlermeldung, wenn sie versuchen, in Asana Unternehmensgäste einzuladen, aber nicht mehr über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.
Wenn Sie kein Super-Admin sind, können Sie den Super-Admin bzw. die Super-Admins Ihres Unternehmens finden, indem Sie auf Ihr Profilfoto in der oberen rechten Ecke klicken, die Admin-Konsole aufrufen und im Tab Mitglieder durch Auswahl von Admin aus dem Mitgliedstyp-Dropdown den Super-Admin anzeigen lassen.
Mobile Apps
Für Enterprise-Kunden stehen Dateneinstellungen für unsere mobilen Apps zur Verfügung.
Machen Sie die mobilen Apps von Asana (iOS und Android) noch sicherer und schützen Sie die Daten Ihres Unternehmens, während Ihre Teams von überall auf der Welt zusammenarbeiten.
Als Super-Admin können Sie für Ihr Unternehmen die folgenden Dateneinstellungen für mobile Apps verwenden:
Biometrische Authentifizierung
Aktivieren Sie die biometrische Authentifizierung, damit Nutzer Asana auf ihren Mobilgeräten per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung entsperren können. Darüber hinaus können Sie festlegen, wie oft Nutzer sich neu authentifizieren müssen.
Berechtigungen zur Bildschirmaufzeichnung (nur Android)
Legen Sie fest, ob Nutzer in Ihrem Unternehmen Screenshots der mobilen App machen können.
Berechtigungen für Anhänge
Legen Sie fest, inwiefern Inhalte heruntergeladen oder Anhänge in Asana oder auf Mobilgeräten geteilt werden können.
Berechtigungen für Widgets
Beschränken Sie das Asana-Widget auf Mobilgeräten. Dann sind Nutzer nicht mehr in der Lage, Aufgaben direkt auf dem Startbildschirm ihres Smartphones zu sehen.
Berechtigungen zum Kopieren und Einfügen
Schränken Sie die Berechtigungen zum Kopieren und Einfügen in der mobilen App ein.
E-Mail-Adresse für Sicherheitsbenachrichtigungen
Super-Admins für kostenpflichtige Unternehmen können eine E-Mail-Adresse für Sicherheitsbenachrichtigungen in ihrer Admin-Konsole hinzufügen und somit Sicherheits-Updates von Asana erhalten. Dank dieser Funktion weiß Asana, wohin diese wichtigen Benachrichtigungen gesendet werden müssen.
Super-Admins für kostenpflichtige Abteilungen können auf diese Funktion zugreifen, indem Sie unser Support-Team unter support@asana.com kontaktieren.
Loggen Sie sich als Super-Admin für ein kostenpflichtiges Unternehmen in Ihr Asana-Konto ein. Wechseln Sie dann zu Ihrer Admin-Konsole, klicken Sie auf Einstellungen in der Seitenleiste und dann auf E-Mail-Adresse für Sicherheitsbenachrichtigungen.
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Asana sicherheitsrelevante Benachrichtigungen versenden soll.
Google SSO
Super-Admins müssen sich zunächst mit ihrem Google-Konto anmelden, um Google SSO zu aktivieren. Wenn Sie sich bereits per E-Mail und Passwort angemeldet haben, melden Sie sich einfach ab und über den blauen Button Google-Konto verwenden wieder an.
Wenn Sie unter „Sicherheit“ auf „Google Apps-Authentifizierung“ klicken, können Sie:
- Die Google-Anmeldung entweder als optional oder für alle Mitglieder als erforderlich festlegen
- Auf Konfiguration speichern klicken, sobald Sie eine Option ausgewählt haben
Unternehmensgäste können sich jederzeit mit E-Mail und Passwort anmelden, unabhängig davon, ob Google SSO für Mitglieder erforderlich ist oder nicht.
SAML
Enterprise-Unternehmen können SAML auch unter „Sicherheit“ in ihrer Admin-Konsole aktivieren.
SAML-Sitzung abgelaufen
In der Admin-Konsole können Super-Admins die Timeout-Option für SAML-Sitzungen auf einen Wert zwischen einer Stunde und 30 Tagen einstellen. Mitglieder werden automatisch abgemeldet und aufgefordert, sich nach dem festgelegten Timeout erneut anzumelden.
Einstellungen
Unter „Einstellungen“ können Sie:
- Den Namen Ihres Unternehmens ändern
- Die Liste der bestätigten Domains Ihres Unternehmens einsehen oder ändern
- Einen Export der gesamten Daten Ihres Unternehmens als JSON-Datei anfordern
Adminfunktionen für künstliche Intelligenz
Die KI-Funktionen von Asana nutzen maschinelles Lernen, um Daten zu sortieren, zu filtern oder zu kategorisieren und bieten den Nutzern in Ihrem Unternehmen dadurch die Möglichkeit, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.
Optimieren Sie Arbeitsvorgänge mit künstlicher Intelligenz
Diese Funktionen werden in der Admin-Konsole näher beschrieben; dort können sie von Super-Admins auch aktiviert oder deaktiviert werden. Kunden können wählen, ob die KI-Funktionen für ihr Unternehmen aktiviert werden sollen. Wenn die KI-Funktionen nicht aktiviert sind, werden die Daten des Unternehmens nicht zur Nutzung dieser Funktionen verarbeitet.
Super-Admins können die KI-Funktionen wie folgt aktivieren oder deaktivieren:
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild in Asana und navigieren Sie zur Admin-Konsole.
- Klicken Sie auf den Tab Einstellungen.
- Gehen Sie zu den Domain-Einstellungen und wählen Sie dort Optimieren Sie Arbeitsvorgänge mit künstlicher Intelligenz.
In diesem Fenster sehen Sie, welche Funktionen für Ihr Unternehmen aktiviert oder deaktiviert sind. Sie können sie ein- oder ausschalten, indem Sie das entsprechende Kästchen anklicken.
Bitte beachten Sie, dass die Deaktivierung einer Funktion in diesem Fenster dazu führt, dass die Funktionalität für das gesamte Unternehmen deaktiviert wird.
Die KI-Funktionen sind nicht für Arbeitsbereiche in Asana verfügbar.
Wenn Sie Administrator eines Unternehmens sind, in dem es keine Super-Admins gibt, können Sie diese Funktionen deaktivieren, aber nicht wieder aktivieren. Um sie zu aktivieren, müssen Sie den Verifizierungsprozess für Super-Admins durchführen oder das Support-Team kontaktieren. Bevor ein Administrator diese Änderung ausführt, wird in Asana ein Warnhinweis eingeblendet.
Welche KI-gestützten Funktionen können verwaltet werden?
| Name / Beschreibung der Funktion: | Technologie: | Daten: |
|---|
| Empfohlene Projekte für neue Nutzer Im Tab Startseite wird unter dem Widget Projekte eine Liste von Empfohlenen Projekten angezeigt. Diese KI-gestützte Funktion verwendet ein maschinelles Lernmodell zur kollaborativen Filterung. Das Modell basiert auf den Projekten, mit denen ein Nutzer und die Personen, die oft an gemeinsamen Arbeiten beteiligt sind, in Asana interagieren, und leitet so Beziehungen zwischen Nutzern und Projekten ab. Wenn Sie diese Option deaktivieren, erhalten Nutzer nur eine allgemeine Liste mit empfohlenen Projekten in Asana. | Maschinelles Lernen | Metadaten wie z. B. folgende Ereignisse: Objekterstellung, Anzeige und Aufruf, Änderungen, Löschungen | | Inbox-Priorisierung In der Inbox wird eine neue Option für die Sortierung der Aktivitäten angezeigt. Damit können Nutzer ihre Inbox nach Relevanz sortieren. | Maschinelles Lernen | Metadaten wie z. B. folgende Ereignisse: Objekterstellung, Anzeige und Aufruf, Änderungen, Löschungen | | Aufgabenpriorisierung Nutzer, die eine Tägliche Zusammenfassung per E-Mail abonniert haben, erhalten von Asana einen neuen Abschnitt namens Empfohlene Aufgaben mit hoher Priorität, der mithilfe von maschinellem Lernen relevante Aufgaben vorschlägt. | Maschinelles Lernen | Metadaten wie z. B. folgende Ereignisse: Objekterstellung, Anzeige und Aufruf, Änderungen, Löschungen |
In Asanas Datenschutzerklärung erfahren Sie mehr darüber, wie Asana Ihre Daten verarbeitet.
Bearbeitungseinstellungen für Felder in den Profileinstellungen
Asana verfügt über SCIM-Integrationen mit führenden Plattformen von Identitätsanbietern. Dadurch können Kunden Profilinformationen wie Stellenbezeichnung und Abteilung in Asana importieren. Da diese Informationen aus den Identitätssystemen importiert werden, können Administratoren steuern, ob Nutzer diese Informationen in Asana über Profilfelder bearbeiten können.
Super-Admins können wählen, welche Profilfelder von Nutzern bearbeitet werden können, indem sie folgende Seite aufrufen: Admin-Konsole > Sicherheit > SCIM-Einstellungen > Nutzer-Profileinstellungen
Wir empfehlen, die Bearbeitung dieser Informationen durch die Nutzer in Asana nur dann zu deaktivieren, wenn Ihr Unternehmen die Profilfelder der Nutzer über SCIM mit Asana synchronisiert. Andernfalls haben Nutzer nicht die Möglichkeit, diese Informationen zu ihren Profilen hinzuzufügen.
Administratoren können gesperrte Attribute für andere Nutzer auch weiterhin aktualisieren, indem sie Änderungen an den Profilen der Nutzer unter Mitglieder in der Admin-Konsole vornehmen.
Super-Admins können die Bearbeitungsrechte der Profilfelder Stellenbezeichnung oder Abteilung oder Team ein- oder ausschalten.
Wenn Super-Admins die Bearbeitung der Felder Stellenbezeichnung und Abteilung oder Team deaktiviert haben, sehen Nutzer beim Zugriff auf ihre Profileinstellungen, dass diese Felder gesperrt sind und nicht bearbeitet werden können.
Domain-Export
Unter „Einstellungen“ in ihrer Admin-Konsole können Super-Admins einen Export aller Daten ihres Unternehmenskontos als JSON-Datei anfordern. Bitte beachten Sie, dass der Domain-Export nur in einem Enterprise-Konto möglich ist.
Super-Admins können entscheiden, ob nur Text oder Text und Anhänge exportiert werden sollen.
Bestimmte Arten von Anhängen, darunter z. B. Videotranskripte, Titelbilder für Formulare und Bilder von Nutzerprofilen, sind aktuell nicht in Exporten von Anhängen enthalten. Wenn Sie Daten benötigen, die Sie nicht exportieren können, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
Verwalten von Apps und Integrationen
Die App-Verwaltung bietet Super-Admins in Enterprise-Unternehmen die Möglichkeit, die in ihrer Domain aktiven Apps, persönlichen Zugriffstoken (engl. Personal Access Tokens, PATs) und Servicekonten zu überwachen und zu verwalten.
Abteilungsadministratoren und Nutzer, die keine Super-Admins sind, erhalten keinen Zugriff auf diese Funktion.
Super-Admins können in der Admin-Konsole nun selbständig die folgenden Funktionen nutzen:
- Verknüpfte Apps und Zugriffe auf Daten in der Domain ansehen
- Bestimmte Apps für die Nutzung durch Nutzer in der Domain sperren
- Eine Domain in den Modus „App-Genehmigung erforderlich machen“ versetzen, sodass keine Apps erlaubt sind, wenn sie nicht ausdrücklich vom Super-Admin genehmigt wurden
- Servicekonten verwalten
- Die Nutzung von persönlichen Zugriffstokens innerhalb der Domain erlauben bzw. verbieten
Wenn Sie zusätzliche Fragen zur Blockierung oder Verwaltung von Funktionen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner im Customer-Success-Team oder an den Asana-Support.
Wenn Sie mehr über Servicekonten erfahren möchten, lesen Sie unseren Artikel über Servicekonten.
Verbundene Apps anzeigen
- Rufen Sie die Admin-Konsole auf.
- Wählen Sie in der linken Seitenleiste den Bereich Apps aus. Unter Apps verwalten sollten Sie jetzt den Tab „Verbundene Apps“ sehen. Hier finden Sie die Liste aller Apps, die von Nutzern in der Asana-Domain verknüpft wurden, sowie den Zeitpunkt, an dem die App zuletzt in dieser Domain verwendet wurde (die Aktualisierung der Daten kann 24 Stunden dauern).
Klicken Sie auf eine der Apps, um die entsprechende Übersichtsseite mit Details über die App aufzurufen. Dazu gehören:
- Eine kurze Beschreibung der App, falls vorhanden
- Von wem die App entwickelt wurde sowie Links zum Support oder zu den Datenschutzrichtlinien, die von den Entwicklern möglicherweise bereitgestellt wurden
- Aktuelle Nutzungsstatistiken
- Berechtigungen der App
Globale App-Einstellungen
Ein Super-Admin sollte entscheiden, wie Apps verwaltet werden. Es gibt zwei grundlegende Möglichkeiten, die Sie auf der Seite „Globale App-Einstellungen“ finden.
Alle Apps genehmigen (Standard)
Admins haben die Möglichkeit, eine Liste blockierter Apps zu führen; ansonsten können standardmäßig alle Apps verwendet werden.
App-Genehmigung erforderlich machen
Admins verwalten eine Liste mit genehmigten Apps. Apps können nicht verwendet werden, wenn sie nicht auf dieser Liste stehen.
Wenn ein Unternehmen die Option „App-Genehmigung erforderlich machen“ gewählt hat und ein Gast, der eine nicht genehmigte App verwendet, dem Unternehmen beitritt, wird die App blockiert und der Gast wird per E-Mail benachrichtigt.
Apps blockieren
Diese Funktion dient zum expliziten Blockieren von Apps.
- Navigieren Sie auf der Seite Verbundene Apps zu der Detailseite einer bestimmten App
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Blockieren
Dadurch wird verhindert, dass alle Nutzer in der Domain (sowohl Mitglieder als auch Gäste) eine Verbindung zu diesen Apps herstellen und sie nutzen können. Bestehende Nutzer könnten Fehlermeldungen erhalten und die Apps werden möglicherweise nicht mehr funktionieren. Bei Nutzern in mehreren Domains verhindert die Blockierung, dass sie die App in einer ihrer Domains nutzen können.
App-Blockierung aufheben
Rufen Sie auf der Seite Verbundene Apps die Detailseite einer bestimmten App auf. Klicken Sie auf die Schaltfläche Blockierung aufheben. Wenn sich Ihr Unternehmen im Modus „App-Genehmigung erforderlich machen“ befindet (siehe unten), können Sie stattdessen die Blockierung aufheben, indem Sie die App genehmigen.
Wenn die Blockierung der App aufgehoben ist, müssen bestehende Nutzer sie möglicherweise neu einrichten bzw. sich neu authentifizieren.
App-Genehmigungen
Wenn sich das Unternehmen im Modus „App-Genehmigung erforderlich machen“ befindet, können Nutzer keine Apps verbinden, die nicht auf der von Super-Admins verwalteten Genehmigungsliste stehen. Stattdessen sehen die Nutzer eine Nachricht mit der Option, die Genehmigung des Administrators anzufordern.
Wenn der Nutzer auf Anfrage senden klickt, wird eine E-Mail an die gewünschten E-Mail-Adressen gesendet, die auf der Seite Globale App-Einstellungen festgelegt sind. Standardmäßig sind dies alle Super-Admins, doch diese Einstellung kann geändert werden.
Der Administrator erhält eine ähnliche E-Mail wie im obigen Beispiel.
Durch einen Klick auf App in Asana verwalten gelangt der Super-Admin auf die Detailseite der App und kann diese genehmigen.
Der anfragende Nutzer erhält zudem eine E-Mail, welche die Person darüber informiert, dass sein Administrator benachrichtigt wurde. Die E-Mail-Adresse des Nutzers ist ebenfalls in der E-Mail mit der App-Anfrage enthalten. Wir empfehlen, einen Prozess zur Überwachung der eingehenden Anfragen einzurichten und/oder die Nutzer über die nächsten Schritte zu informieren, je nachdem, wie dies in Ihrem Unternehmen gehandhabt wird.
Persönliche Zugriffstoken verwalten
Persönliche Zugriffstoken können von Nutzern im Unternehmen verwendet werden, um eigene Skripte und Automatisierungen zu erstellen. Persönliche Zugriffstoken haben Zugriff auf alles, worauf der Ersteller Zugriff hat. Eine Liste der aktiven persönlichen Zugriffstoken, die Nutzern in der Domain gehören, finden Sie auf der Seite Persönliche Zugriffstoken.
Persönliche Zugriffstoken können auf der Seite Globale App-Einstellungen für die Domain aktiviert oder deaktiviert werden.
Wenn Sie persönliche Zugangstoken deaktivieren, werden alle vorhandenen persönlichen Zugangstoken von Nutzern in ihrem Unternehmen annulliert und blockiert. Dies kann zu Störungen bei der Nutzung von Asana führen, weshalb Super-Admins die Nutzer in ihrem Unternehmen vorab darüber informieren sollten.
Ressourcen
Unter „Ressourcen“ können Sie:
- Ihr Team mit Einführungs-Tutorials und Tipps unterstützen, um den Einstieg in Asana zu erleichtern
- Ressourcen finden, die Ihrem Team helfen, den Umgang mit Asana zu meistern und neue Nutzungsmöglichkeiten zu entdecken
- Admin-Funktionen entdecken und mehr darüber erfahren
Dateianhänge deaktivieren
Das Deaktivieren von Dateianhängen ist eine Enterprise-Funktion, die Super-Admins zur Verfügung steht.
Übersicht
Mit der Funktion zum Deaktivieren von Dateianhängen können Super-Admins sicherstellen, dass Asana-Implementierungen abteilungsübergreifend alle Sicherheits- und Konsistenzanforderungen an das Blockieren von Dateianhängen erfüllen, im Einklang mit den Sicherheitsrichtlinien und bevorzugten Dateiintegrationen des Unternehmens.
Die Funktion bietet eine bessere Steuerung auf Domain-Ebene, um strikte Upload-Richtlinien nach Anforderungen der Organisation sicherzustellen.
Außerdem haben IT-Administratoren damit eine Möglichkeit, den Computer, Dropbox, Google Drive, Box und Onedrive/Sharepoint als Uploadquellen schnell einzeln oder zusammen zu aktivieren oder zu deaktivieren, je nach IT-Sicherheitsrichtlinie des Unternehmens. Die Einstellung wird dann in allen Asana-Produktoberflächen angewendet, in denen Anhänge hinzugefügt werden können.
Wo Sie Ihre Optionen für Anhänge finden
Super-Admins können über den Sicherheit-Tab ihrer Admin-Konsole auf die Optionen für Anhänge zugreifen.
Wenn Sie den Tab Sicherheit geöffnet haben, scrollen Sie nach unten zu Adminfunktionen und klicken Sie dann auf Optionen für Anhänge.
Standardmäßig sind alle Anhänge erlaubt.
Im nächsten Fenster können Sie dann Ihre Dateianhang-Einstellungen setzen.
„Anhänge aus Asana-Apps, APIs und weiteren Funktionen erlauben“ deaktivieren
Die Abwahl dieser Funktion wird folgende Anhangtypen deaktivieren:
- Web-Anhänge
- Mobile Apps
- API
- Kopieren und Einfügen
- Formulare
- Drag-and-Drop
- E-Mail-Weiterleitung
Anhänge von Drittanbietern deaktivieren
Um zu verhindern, dass Dateien aus Drittanbieter-Apps angehängt werden können, können Sie diese unter Apps blockieren oder die gewünschte App im Pop-up-Fenster auswählen. Das bedeutet, dass das Hinzufügen von Anhängen aus Dropbox, Google Drive, Box und OneDrive/SharePoint nicht mehr erlaubt wird.
Anhänge auf Mobilgeräten deaktivieren
In der mobilen App wird nicht zwischen Anhängen unterschieden, die aus Drittanbieter-Apps und von Gerät selbst hochgeladen werden, da die Datei in jedem Fall zuerst auf das Gerät geladen wird.
Die einzige Möglichkeit der Deaktivierung auf Mobilgeräten besteht darin, Anhänge aus Asana-Apps, APIs und weiteren Funktionen erlauben zu deaktivieren.
