Aufgabenberechtigungen

Der Zugriff auf eine Aufgabe in Asana ist kontextbezogen. Es gibt eine Vielzahl an Situationen, die darauf Einfluss haben, wer auf eine Aufgabe zugreifen kann:

Aufgabe:Zugriff haben:
Private AufgabeNur Aufgabenbeteiligte
Sichtbare AufgabeAlle Unternehmensmitglieder
Aufgabe in einem privaten ProjektAufgabebeteiligte und Projektmitglieder
Aufgabe in einem sichtbaren ProjektAufgabenbeteiligte, Projektmitglieder und Teammitglieder
UnteraufgabeDiejenigen, die Zugriff auf die übergeordnete Aufgabe haben

In diesem Artikel erklären wir Folgendes:

  • Wie Sie Aufgabenberechtigungen einsehen können
  • Wer Ihre Aufgabe sehen kann
  • Wie Sie den Zugriff auf Ihre Aufgabe gewähren
  • Wie Sie den Zugriff auf Ihre Aufgabe einschränken

Erfahren Sie mehr zur Nutzung von Asana

In unserer Videoreihe „So funktioniert Asana“ erfahren Sie, wie Sie private Aufgaben, Projekte und Teams in Asana erstellen können.

Private Aufgabe

Private Aufgabe

So erfahren Sie, ob eine Aufgabe privat ist und sich nicht in einem Projekt befindet:

  1. Oberhalb des Aufgabennamens zeigt ein Banner an, dass die Aufgabe für Sie und die Beteiligten der Aufgabe privat ist.
  2. Das Projektfeld im Fenster mit den Aufgabendetails zeigt an, ob die Aufgabe zu einem Projekt gehört oder nicht.

Aufgaben, die in „Meine Aufgaben“ erstellt wurden, sind standardmäßig private Aufgaben, die keinem Projekt zugeordnet sind und keine Beteiligten besitzen.

Wer kann diese Aufgaben sehen?

Zugriff auf eine private Aufgabe, die keinem Projekt zugeordnet ist:

Private Aufgaben, die keinem Projekt zugeordnet sind, können nur von den Beteiligten eingesehen werden.

Wie kann ich den Zugriff auf diese Aufgabe gewähren?

Eine private Aufgabe, die keinem Projekt zugeordnet ist, kann so mit anderen geteilt werden:

  1. Machen Sie die Aufgabe sichtbar – Wenn Sie die Aufgabe sichtbar machen, wird sie für alle Mitglieder des Unternehmens sichtbar. Um aber auf die Aufgabe zugreifen zu können, müssen sie diese suchen.
  2. Fügen Sie die Aufgabe zu einem oder mehreren Projekten hinzu – Durch das Hinzufügen der Aufgabe zu einem Projekt erhalten alle Projektmitglieder und auch Teammitglieder Zugriff auf diese Aufgabe.
  3. Fügen Sie jemanden als Beteiligten hinzu – Wenn Sie jemanden als Beteiligten hinzufügen, erhält die Person Zugriff auf die Aufgabe.

Bevor die Aufgabe zu einem Projekt hinzugefügt wird, sollten Sie sich die Projektberechtigungen ansehen.  

Wie schränke ich den Zugriff auf diese Aufgabe ein?

Um den Zugriff auf eine Aufgabe einzuschränken, die keinem Projekt zugeordnet ist, können Sie:

  1. Die Aufgabe nur für Beteiligte sichtbar machen
  2. Alle Beteiligten entfernen und so die Aufgabe nur für Sie sichtbar machen

Entfernen Sie sich nicht selbst als beteiligte Person der Aufgabe. Andernfalls verlieren Sie ebenfalls den Zugriff auf die Aufgabe.

Sichtbare Aufgabe

So überprüfen Sie, ob eine Aufgabe sichtbar und keinem Projekt zugeordnet ist:

  1. Oberhalb des Aufgabentitels zeigt ein Banner an, ob die Aufgabe für alle in [Name des Unternehmens] sichtbar ist.
  2. Das Projektfeld im Fenster mit den Aufgabendetails gibt an, ob die Aufgabe einem Projekt zugeordnet ist oder nicht.

Wer kann diese Aufgaben sehen?

Wer kann eine sichtbare Aufgabe sehen, die keinem Projekt zugeordnet ist:

  1. Aufgabenbeteiligte
  2. Alle Unternehmensmitglieder

Wie kann ich den Zugriff auf diese Aufgabe gewähren?

So teilen Sie sichtbare Aufgaben, die keinem Projekt zugeordnet sind:

  1. Fügen Sie jemanden als Aufgabenbeteiligten hinzu – Durch das Hinzufügen einer Person zu den Aufgabenbeteiligten erhält sie Zugriff auf diese Aufgabe. Wenn es sich bei dieser Person um ein Unternehmensmitglied handelt, kann sie bereits über die Suche auf die Aufgabe zugreifen.
  2. Fügen Sie die Aufgabe zu einem Projekt hinzu – Durch das Hinzufügen der Aufgabe zu einem Projekt erhalten alle Projektmitglieder Zugriff auf die Aufgabe.

Bevor die Aufgabe zu einem Projekt hinzugefügt wird, sollten Sie die Projektberechtigungen ansehen und nachschauen, wer Projektmitglied ist.  

Wie schränke ich den Zugriff auf diese Aufgabe ein?

So schränken Sie den Zugriff auf eine sichtbare Aufgabe ein, die keinem Projekt zugeordnet ist:

  1. Personen als Aufgabenbeteiligte entfernen – Durch das Entfernen aller Beteiligten einer Aufgabe (mit der Ausnahme Ihrer Person) erhalten Unternehmensmitglieder keine Aufgabenbenachrichtigungen mehr. Sie können jedoch weiterhin auf die Aufgabe zugreifen, indem sie diese suchen.
  2. Sichtbarkeit einschränken (privat) – Klicken Sie auf den Button „Aufgabenaktionen“ im Fenster mit den Aufgabendetails und wählen Sie Sichtbarkeit auf Projektmitglieder beschränken aus. Da die Aufgabe keinem Projekt zugeordnet ist, ist sie nur für Sie und alle Beteiligten der Aufgabe sichtbar, die Sie auch entfernen können.

Aufgaben in einem sichtbaren Projekt

So überprüfen Sie, ob sich eine Aufgabe in einem sichtbaren Projekt befindet:

  1. Das Projektfeld im Fenster mit den Aufgabendetails zeigt das Projekt an, dem die Aufgabe zugeordnet ist. Klicken Sie auf den Namen des Projekts, um das Projekt zu laden.
  2. Nach dem Laden des Projekts zeigt die Kopfzeile an, dass das Projekt mit [Teamname] geteilt wird.

Wer kann diese Aufgaben sehen?

Wer kann Aufgaben in einem sichtbaren Projekt sehen:

  1. Aufgabenbeteiligte
  2. Projektmitglieder
  3. Teammitglieder

Wie kann ich den Zugriff auf diese Aufgabe gewähren?

Sichtbare Projekte

So teilen Sie Aufgaben in einem sichtbaren Projekt:

  1. Jemanden zu den Beteiligten einer Aufgabe hinzufügen – Durch das Hinzufügen einer Person zu den Beteiligten erhält sie in Zukunft alle Benachrichtigungen über die entsprechende Aufgabe. Wenn diese Person schon Projektmitglied oder Teammitglied in diesem Projekt ist, kann sie bereits auf die Aufgabe zugreifen.
  2. Jemanden als Projektmitglied hinzufügen – Durch das Hinzufügen einer Person als Projektmitglied erhält diese Person Zugriff auf alle Aufgaben in diesem Projekt. Wenn sie schon Teammitglied ist, kann sie bereits auf die Aufgabe zugreifen.

Wie schränke ich den Zugriff auf diese Aufgabe ein?

  • Personen als Aufgabenbeteiligte entfernen
  • Personen als Projektmitglieder entfernen
  • Aufgabe aus dem Projekt entfernen
  • Das Projekt auf „Privat” einstellen

Aufgabenbeteiligte entfernen

Durch das Entfernen eines Beteiligten einer Aufgabe in einem sichtbaren Projekt, erhält die jeweilige Person keine Aufgabenbenachrichtigungen mehr. Wenn sie Projektmitglied oder Teammitglied ist, kann sie jedoch weiterhin auf die Aufgabe zugreifen.

Projektmitglieder entfernen

Durch das Entfernen eines Projektmitglieds erhält diese Person keine Aufgaben- und Projektbenachrichtigungen mehr. Wenn sie jedoch auch ein Mitglied des Teams ist, in dem sich das Projekt befindet, dann sind alle Aufgaben im Projekt für die Person sichtbar, weil das Projekt öffentlich sichtbar ist.

Eine Aufgabe aus dem Projekt entfernen

Projektmitglieder haben dann keinen Zugriff mehr auf die Aufgabe, die Beteiligten der Aufgabe hingegen können weiterhin auf diese zugreifen.

Die Sichtbarkeit des Projekts auf „privat“ einschränken

Teammitglieder haben dann keinen Zugriff mehr auf die Aufgabe oder auf das Projekt, aber Projektmitglieder und die Aufgabenbeteiligten können weiterhin auf diese zugreifen.

Aufgaben in einem privaten Projekt

So überprüfen Sie, ob sich eine Aufgabe in einem privaten Projekt befindet:

  1. Das Projektfeld im Fenster mit den Aufgabendetails zeigt das Projekt an, dem die Aufgabe zugeordnet ist. Klicken Sie auf den Namen des Projekts, um das Projekt zu laden.
  2. Nachdem das Projekt geladen ist, zeigt die Kopfzeile an, dass das Projekt Nur für Mitglieder sichtbar ist. In der Projektkopfzeile kann auch Nur für Sie sichtbar angezeigt werden, wenn nur Sie auf das Projekt zugreifen können.

Über dem Projektfeld im Fenster mit den Aufgabendetails wird eine gelbe Leiste angezeigt, wenn der Zugriff auf die Aufgabe auf eine Gruppe von Personen begrenzt ist. Diese gelbe Leiste zeigt genau an, wer Zugriff auf die Aufgabe hat.

Wer kann diese Aufgaben sehen?

Wer kann Aufgaben in einem privaten Projekt sehen:

  1. Aufgabenbeteiligte
  2. Projektmitglieder

Wie kann ich den Zugriff auf diese Aufgabe gewähren?

So teilen Sie die Aufgaben eines privaten Projekts mit anderen:

  1. Jemanden als Aufgabenbeteiligten hinzufügen – Durch das Hinzufügen einer Person zu den Beteiligten einer Aufgabe erhält diese lediglich Zugriff auf diese Aufgabe. Wenn die Person Projektmitglied ist, verfügt sie bereits über die Zugriffsrechte für die Aufgabe.
  2. Jemanden als Projektmitglied hinzufügen – Durch das Hinzufügen einer Person als Projektmitglied erhält diese Zugriff auf alle Aufgaben im Projekt.
  3. Projekt sichtbar machen – Wenn das Projekt sichtbar gemacht wird, erhalten alle Mitglieder des Teams, in dem sich das Projekt befindet, Zugriff darauf.

Wie schränke ich den Zugriff auf diese Aufgabe ein?

  • Personen als Aufgabenbeteiligte entfernen
  • Personen als Projektmitglieder entfernen
  • Aufgabe aus dem Projekt entfernen

Aufgabenbeteiligte entfernen

Durch das Entfernen eines Beteiligten aus einer Aufgabe verliert diese Person die Zugriffsrechte auf die Aufgabe. Wenn diese Person auch Projektmitglied ist, kann sie zwar über das Projekt erneut auf die Aufgabe zugreifen, erhält aber keine Benachrichtigungen mehr zur Aufgabe.

Projektmitglieder entfernen

Durch das Entfernen eines Projektmitglieds hat die jeweilige Person keinen Zugriff mehr auf die Aufgabe oder auf alle Aufgaben im Projekt, es sei denn, sie gehört immer noch zu den Aufgabenbeteiligten.

Eine Aufgabe aus dem Projekt entfernen

Projektmitglieder verlieren dadurch den Zugriff auf die Aufgabe, aber Beteiligte der Aufgabe können weiterhin auf diese zugreifen.

Zugriffsanfragen für private Aufgaben

Screenshot von der Möglichkeit, den Zugriff auf eine private Aufgabe anzufordern

Sie können sich an die verantwortliche Person einer privaten Aufgabe wenden, um den Zugriff darauf anzufordern. Gehen Sie dafür folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf den Link der privaten Aufgabe, auf die Sie zugreifen möchten. Sie sehen einen Bildschirm, der Ihnen erklärt, dass Sie keine Zugriffsrechte für diese Aufgabe haben.
  2. Klicken Sie auf Zugriff anfordern, um die Zugriffsrechte bei der verantwortlichen Person für diese Aufgabe zu beantragen.
  3. Diese Person erhält eine Aufgabe, in der erklärt wird, dass Sie die Zugriffsrechte anfordern. Nun hat diese Person die Möglichkeit, Sie als beteiligte Person hinzuzufügen.

Zugriffsrechte für private Aufgaben gewähren oder verweigern

Wenn Sie keinen Zugriff auf eine private Aufgabe haben, können Sie die Aufnahme als beteiligte Person beantragen. Damit Sie auf diese Aufgabe zugreifen können, muss ihre Anfrage zunächst akzeptiert werden.

  • Wenn Sie eine Zugriffsanfrage für eine private Aufgabe stellen, wird der verantwortlichen Person eine Aufgabe mit der Mitteilung zugewiesen, dass jemand um Zugriff bittet. Die verantwortliche Person kann Sie dann zum Projekt hinzufügen, um Ihnen den Zugriff zu ermöglichen.
  • Wenn diese Aufgabe niemandem zugewiesen wurde, wird die Aufgabe mit der Zugriffsanfrage dem Aufgabenersteller zugewiesen, wenn diese Person noch über die Bearbeitungsrechte verfügt.
  • Wenn diese Aufgabe niemandem zugewiesen wurde und der Aufgabenersteller über keine Bearbeitungsrechte verfügt, wird dem ersten Aufgabenbeteiligten mit Bearbeitungsrechten die Aufgabe zugewiesen, den Zugriff auf die betreffende Aufgabe zu gewähren oder zu verweigern.
  • Wenn die Aufgabe für die Mitglieder eines Projekts zugänglich ist, wird die Aufgabe mit der Zugriffsanfrage der projektverantwortlichen Person zugewiesen. Wenn das Projekt keine verantwortliche Person hat, wird die Aufgabe einem Projektmitglied mit Bearbeitungsrechten zugewiesen.

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