Aufgabenberechtigungen
- Inhalt
- Private Aufgabe
- Sichtbare Aufgabe
- Aufgabe in einem sichtbaren Projekt
- Aufgabe in einem privaten Projekt
- Zugriffsanfragen für private Aufgaben
- Zugriffsrechte für private Aufgaben gewähren oder verweigern
Der Zugriff auf eine Aufgabe in Asana ist kontextbezogen. Es gibt eine Vielzahl an Situationen, die darauf Einfluss haben, wer auf eine Aufgabe zugreifen kann:
| Aufgabe: | Zugänglich für: |
|---|---|
| Private Aufgabe | Nur Aufgabenbeteiligte |
| Sichtbare Aufgabe | Alle Unternehmensmitglieder |
| Aufgabe in einem privaten Projekt | Aufgabenbeteiligte und Projektmitglieder |
| Aufgabe in einem sichtbaren Projekt | Aufgabenbeteiligte, Projektmitglieder und Teammitglieder |
In diesem Artikel erklären wir:
- Wie Sie Aufgabenberechtigungen einsehen können
- Wer Ihre Aufgabe sehen kann
- Wie Sie den Zugriff auf Ihre Aufgabe gewähren
- Wie Sie den Zugriff auf Ihre Aufgabe einschränken
Private Aufgabe
So erfahren Sie, ob eine Aufgabe privat ist und sich nicht in einem Projekt befindet:
- Oberhalb des Aufgabennamens zeigt ein Banner an, dass die Aufgabe für Sie und andere Aufgabenbeteiligten privat ist.
- Das Projektfeld im Fenster mit den Aufgabendetails zeigt an, ob die Aufgabe zu einem Projekt gehört oder nicht.
Aufgaben, die in „Meine Aufgaben“ erstellt wurden, sind standardmäßig private Aufgaben, die keinem Projekt zugeordnet sind und keine Beteiligten besitzen.
Wer kann diese Aufgaben sehen?
Zugriff auf eine private Aufgabe, die keinem Projekt zugeordnet ist:
Private Aufgaben, die keinem Projekt zugeordnet sind, können nur von Beteiligten eingesehen werden.
Wie kann ich den Zugriff auf diese Aufgabe gewähren?
So können Sie eine private Aufgabe, die keinem Projekt zugeordnet ist, mit anderen teilen:
- Machen Sie die Aufgabe sichtbar – Wenn Sie die Aufgabe sichtbar machen, wird sie für alle Mitglieder des Unternehmens sichtbar. Sie müssen allerdings nach der Aufgabe suchen, um darauf zugreifen zu können.
- Fügen Sie die Aufgabe zu einem oder mehreren Projekten hinzu – Durch das Hinzufügen der Aufgabe zu einem Projekt erhalten alle Projektmitglieder und auch Teammitglieder Zugriff auf diese Aufgabe.
- Fügen Sie jemanden zu den Beteiligten hinzu – Wenn Sie jemanden zu den Beteiligten hinzufügen, erhält die Person Zugriff auf die Aufgabe.
Bevor die Aufgabe zu einem Projekt hinzugefügt wird, sollten Sie sich die Projektberechtigungen ansehen.
Wie schränke ich den Zugriff auf diese Aufgabe ein?
So schränken Sie den Zugriff auf eine Aufgabe ein, die nicht zu einem Projekt gehört:
- Setzen Sie die Sichtbarkeit der Aufgabe für ihre Beteiligten auf privat
- Entfernen Sie alle Beteiligten, um eine Aufgabe für Sie privat zu machen
Entfernen Sie sich nicht selbst als beteiligte Person der Aufgabe. Andernfalls verlieren Sie ebenfalls den Zugriff auf die Aufgabe.
Sichtbare Aufgabe
So überprüfen Sie, ob eine Aufgabe sichtbar und keinem Projekt zugeordnet ist:
- Oberhalb des Aufgabentitels zeigt ein Banner an, ob die Aufgabe für alle in [Name des Unternehmens] sichtbar ist.
- Das Projektfeld im Fenster mit den Aufgabendetails gibt an, ob die Aufgabe einem Projekt zugeordnet ist oder nicht.
Wer kann diese Aufgaben sehen?
Wer kann eine sichtbare Aufgabe sehen, die nicht zu einem Projekt gehört?
- Alle Mitglieder des Unternehmens
- Aufgabenbeteiligte
Wie kann ich Zugriff auf eine Aufgabe gewähren, die nicht zu einem Projekt gehört?
- Jemanden als Aufgabenbeteiligten hinzufügen: Wenn Sie jemanden zu den Aufgabenbeteiligten hinzufügen, erhält diese Person Zugriff auf diese eine Aufgabe. Wenn die Person Mitglied eines Unternehmens ist, hat sie bereits Zugriff auf diese Aufgabe über die Suche.
- Die Aufgabe zu einem Projekt hinzufügen: Wenn Sie die Aufgabe zum Projekt hinzufügen, haben alle Projektmitglieder Zugriff auf sie.
Bevor die Aufgabe zu einem Projekt hinzugefügt wird, sollten Sie die Projektberechtigungen ansehen und nachschauen, wer Projektmitglied ist.
Wie beschränke ich den Zugriff auf eine Aufgabe, die nicht zu einem Projekt gehört?
- Aufgabenbeteiligte entfernen: Wenn Sie alle Aufgabenbeteiligten außer sich selbst entfernen, erhalten Unternehmensmitglieder keine Aufgabenbenachrichtigungen mehr, können aber immer noch über die Suche auf die Aufgabe zugreifen.
- Die Aufgabe privat machen: Klicken Sie in den Aufgabendetails im rechten Fenster auf Sichtbarkeit einschränken (privat) im Banner oben. Da die Aufgabe zu keinem Projekt gehört, ist sie jetzt nur noch für Sie und etwaige Aufgabenbeteiligte sichtbar.
Aufgaben in einem sichtbaren Projekt
So überprüfen Sie, ob sich eine Aufgabe in einem sichtbaren Projekt befindet:
- Das Projektfeld in den Aufgabendetails zeigt das Projekt an, dem die Aufgabe zugeordnet ist. Klicken Sie auf den Namen des Projekts, um es zu laden.
- Nach dem Laden des Projekts zeigt die Kopfzeile an, dass das Projekt Sichtbar für [Teamname] ist.
Wer kann diese Aufgaben sehen?
Wer kann Aufgaben in einem sichtbaren Projekt sehen?
- Projektmitglieder
- Aufgabenbeteiligte
- Teammitglieder
Wie kann ich Zugriff auf Aufgaben in einem sichtbaren Projekt gewähren?
- Jemanden als Aufgabenbeteiligten hinzufügen: Wenn Sie eine Person zu den Aufgabenbeteiligten hinzufügen, erhält sie Benachrichtigungen über Aufgabenaktualisierungen. Wenn die Person bereits ein Projekt- oder Teammitglied ist, hat sie bereits Zugriff auf die Aufgabe.
- Jemanden als Projektmitglied hinzufügen: Wenn Sie eine Person als Projektmitglied hinzufügen, erhält diese Zugriff auf alle Aufgaben in diesem Projekt. Wenn die Person ein Teammitglied ist, hat sie bereits Zugriff auf die Aufgabe.
Wie schränke ich den Zugriff auf diese Aufgabe ein?
- Aufgabenbeteiligte entfernen: Diese Personen erhalten dann keine Aufgabenbenachrichtigungen mehr. Wenn sie Projekt- oder Teammitglieder sind, können sie weiterhin auf die Aufgabe zugreifen.
- Projektmitglieder entfernen: Diese Personen erhalten keine Aufgaben- und Projektbenachrichtigungen mehr. Wenn sie jedoch auch Mitglieder des Teams sind, in dem sich das Projekt befindet, dann sind alle Aufgaben im Projekt für sie sichtbar, weil das Projekt selbst sichtbar ist.
- Die Aufgabe aus dem Projekt entfernen: Die Projektmitglieder haben dann keinen Zugriff mehr auf die Aufgabe, aber die Aufgabenbeteiligten können weiterhin auf die Aufgabe zugreifen.
- Die Sichtbarkeit des Projekts auf „privat“ einschränken: Teammitglieder haben dann keinen Zugriff mehr auf die Aufgabe oder auf das Projekt, aber Projektmitglieder und Aufgabenbeteiligte können weiterhin auf die Aufgabe zugreifen.
Aufgaben in einem privaten Projekt
So überprüfen Sie, ob sich eine Aufgabe in einem privaten Projekt befindet:
- Das Projektfeld in den Aufgabendetails zeigt das Projekt an, dem die Aufgabe zugeordnet ist. Klicken Sie auf den Namen des Projekts, um es zu laden.
- Nach dem Laden des Projekts zeigt die Kopfzeile an, dass das Projekt Nur sichtbar für Projektmitglieder ist. Alternativ dazu kann in der Kopfzeile des Projekts auch Nur für Sie sichtbar stehen, wenn nur Sie das Projekt sehen können.
Über dem Projektfeld im Fenster mit den Aufgabendetails wird eine gelbe Leiste angezeigt, wenn der Zugriff auf die Aufgabe auf eine Gruppe von Personen begrenzt ist. Diese gelbe Leiste zeigt genau an, wer Zugriff auf die Aufgabe hat.
Wer kann diese Aufgaben sehen?
Wer kann Aufgaben in einem privaten Projekt sehen?
- Projektmitglieder
- Aufgabenbeteiligte
Wie kann ich Zugriff auf Aufgaben in einem privaten Projekt gewähren?
- Jemanden als Aufgabenbeteiligten hinzufügen: Wenn Sie jemanden zu den Aufgabenbeteiligten hinzufügen, erhält diese Person Zugriff auf diese eine Aufgabe. Wenn die Person ein Projektmitglied ist, hat sie bereits Zugriff auf diese Aufgabe.
- Jemanden als Projektmitglied hinzufügen: Wenn Sie jemanden als Projektmitglied hinzufügen, erhält diese Person Zugriff auf alle Aufgaben im Projekt.
- Das Projekt sichtbar machen: Wenn Sie das Projekt sichtbar machen, können alle Mitglieder des Teams, in dem sich das Projekt befindet, darauf zugreifen.
Wie schränke ich den Zugriff auf diese Aufgabe ein?
- Aufgabenbeteiligte entfernen: Diese Personen haben dann keinen Zugriff mehr auf die Aufgabe. Wenn sie jedoch auch Projektmitglieder sind, können sie vom Projekt aus wieder auf die Aufgabe zugreifen, erhalten aber keine Benachrichtigungen mehr zu ihr.
- Projektmitglieder entfernen: Diese Personen haben keinen Zugriff mehr auf diese Aufgabe oder auf andere Aufgaben im Projekt, es sei denn, sie sind noch an der Aufgabe beteiligt.
- Die Aufgabe aus dem Projekt entfernen: Projektmitglieder haben dann keinen Zugriff mehr auf die Aufgabe, aber Aufgabenbeteiligte können weiterhin auf sie zugreifen.
Zugriffsanfragen für private Aufgaben
Sie können sich an die verantwortliche Person einer privaten Aufgabe wenden, um den Zugriff darauf anzufordern. Gehen Sie dafür folgendermaßen vor:
- Klicken Sie auf den Link der privaten Aufgabe, auf die Sie zugreifen möchten. Sie sehen einen Bildschirm, der Ihnen erklärt, dass Sie keine Zugriffsrechte für diese Aufgabe haben.
- Klicken Sie auf Zugriff anfordern, um die Zugriffsrechte bei der verantwortlichen Person für diese Aufgabe zu beantragen.
- Diese Person erhält eine Aufgabe, in der erklärt wird, dass Sie die Zugriffsrechte anfordern. Nun hat diese Person die Möglichkeit, Sie als beteiligte Person hinzuzufügen.
Zugriffsrechte für private Aufgaben gewähren oder verweigern
Wenn Sie keinen Zugriff auf eine private Aufgabe haben, können Sie eine Anfrage senden, um als beteiligte Person aufgenommen zu werden. Damit Sie auf diese Aufgabe zugreifen können, muss ihre Anfrage zunächst akzeptiert werden.
- Wenn Sie eine Zugriffsanfrage für eine private Aufgabe stellen, wird der verantwortlichen Person eine Aufgabe mit der Mitteilung zugewiesen, dass jemand um Zugriff bittet. Die verantwortliche Person kann Sie dann zum Projekt hinzufügen, um Ihnen den Zugriff zu ermöglichen.
- Wenn diese Aufgabe niemandem zugewiesen wurde, wird die Aufgabe mit der Zugriffsanfrage dem Aufgabenersteller zugewiesen, wenn diese Person noch über die Bearbeitungsrechte verfügt.
- Wenn diese Aufgabe niemandem zugewiesen wurde und der Aufgabenersteller nicht über Bearbeitungsrechte verfügt, wird die Aufgabe mit der Zugriffsanfrage dem ersten Aufgabenbeteiligten mit Bearbeitungsrechten zugewiesen.
- Wenn Mitglieder eines Projekts auf die Aufgabe zugreifen können, wird die Aufgabe mit der Zugriffsanfrage der projektverantwortlichen Person zugewiesen. Wenn das Projekt keine verantwortliche Person hat, wird die Aufgabe einem Projektmitglied mit Bearbeitungsrechten zugewiesen.
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