Aufgabenberechtigungen

Der Zugriff auf eine Aufgabe in Asana ist kontextbezogen. Es gibt eine Vielzahl an Situationen, die darauf Einfluss haben, wer auf eine Aufgabe zugreifen kann:

Aufgabe: Zugriff haben:
Private Aufgabe Nur BeteiligteBeteiligteWeiterlesen von Aufgaben
Sichtbare Aufgabe Alle Unternehmensmitglieder
Aufgaben in einem privaten Projekt Aufgabenbeteiligte und ProjektmitgliederProjektmitgliederJemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält.Weiterlesen
Aufgaben in einem sichtbaren Projekt Aufgabenbeteiligte, Projektmitglieder und TeammitgliederTeammitgliederJemand, der Zugriff auf alle sichtbaren Projekte und Diskussionen in einem Team hat.Weiterlesen
Unteraufgabe Alle mit Zugriff auf die übergeordnete Aufgabe

In diesem Artikel erklären wir Folgendes:

  • Wie Sie Aufgabenberechtigungen einsehen können
  • Wer Ihre Aufgabe sehen kann
  • Wie Sie den Zugriff auf Ihre Aufgabe gewähren
  • Wie Sie den Zugriff auf Ihre Aufgabe einschränken

Erfahren Sie mehr zur Nutzung von Asana

Sehen Sie sich unsere Webserie zur [Einführung in Asana](https://www.youtube.com/watch? v=CrozcMJjUlQ&list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8) an, um zu erfahren, wie Sie private Aufgaben, Projekte und Teams in Asana erstellen können.

Private Aufgabe

Private Aufgabe

So erfahren Sie, ob eine Aufgabe privat ist und sich nicht in einem Projekt befindet:

  1. Oberhalb des Aufgabentitels zeigt ein Balken an, dass die Aufgabe für Sie und die Beteiligten der Aufgabe privat ist.
  2. Das Projektfeld im rechten Fensterrechten FensterWeiterlesen zeigt an, ob sich die Aufgabe in einem Projekt befindet oder nicht.

Aufgaben, die in „Meine Aufgaben“ erstellt wurden, sind standardmäßig private Aufgaben, die keinem Projekt zugeordnet sind und keine Beteiligte enthalten.

Wer kann diese Aufgaben sehen?

Zugriff auf eine private Aufgabe, die sich in keinem Projekt befindet:

Private Aufgaben, die sich in keinem Projekt befinden, können nur von den Beteiligten eingesehen werden.

Wie kann ich den Zugriff auf diese Aufgabe gewähren?

Eine private Aufgabe, die sich in keinem Projekt befindet, kann so mit anderen geteilt werden:

  1. Machen Sie die Aufgabe sichtbar – Wenn Sie die Aufgabe sichtbar machen, wird sie für alle Mitglieder des UnternehmensMitglieder des UnternehmensWeiterlesen sichtbar. Um aber auf die Aufgabe zugreifen zu können, müssen sie diese suchensuchenDie Suchfunktion ermöglicht es Ihnen, jede Aufgabe, jedes Projekt oder jede Diskussion in Ihrem Arbeitsbereich oder Unternehmen zu finden.Weiterlesen.
  2. Fügen Sie die Aufgabe zu einem oder mehreren Projekten hinzu – Durch das Hinzufügen der Aufgabe zu einem Projekt erhalten alle Projektmitglieder (und möglicherweise auch TeammitgliederTeammitgliederJemand, der Zugriff auf alle sichtbaren Projekte und Diskussionen in einem Team hat.Weiterlesen) Zugriff auf diese Aufgabe.
  3. Fügen Sie jemanden als Beteiligten hinzu – Wenn Sie jemanden als Beteiligten hinzufügen, erhält die Person Zugriff auf diese eine Aufgabe.

Bevor die Aufgabe zu einem Projekt hinzugefügt wird, sollten Sie sich die Projektberechtigungen ansehen.  

Wie schränke ich den Zugriff auf diese Aufgabe ein?

Um den Zugriff auf eine Aufgabe einzuschränken, die sich in keinem Projekt befindet, können Sie:

  1. Die Aufgabe nur für seine Beteiligten sichtbar machen
  2. Alle Beteiligten entfernen und so die Aufgabe nur für Sie sichtbar machen

Entfernen Sie sich nicht selbst als beteiligte Person der Aufgabe. Andernfalls verlieren Sie ebenfalls den Zugriff auf die Aufgabe.

Sichtbare Aufgabe

Zur Überprüfung, ob eine Aufgabe sichtbar ist und sich in keinem Projekt befindet:

  1. Oberhalb des Aufgabentitels zeigt ein Balken an, ob die Aufgabe für alle in [Name des Unternehmens] sichtbar ist.
  2. Das Projektfeld im rechten Fensterrechten FensterWeiterlesen gibt an, ob sich die Aufgabe in einem Projekt befindet oder nicht.

Wer kann diese Aufgaben sehen?

Wer kann eine sichtbare Aufgabe sehen, die keinem Projekt zugeordnet ist:

  1. BeteiligteBeteiligteWeiterlesen von Aufgaben
  2. Alle UnternehmensmitgliederUnternehmensmitgliederPersonen in Ihrem Unternehmen, die über eine gemeinsame Firmen-E-Mail-Domain registriert sind.Weiterlesen

Wie kann ich den Zugriff auf diese Aufgabe gewähren?

So teilen Sie sichtbare Aufgaben, die keinem Projekt zugeordnet sind:

  1. Jemanden als Aufgabenbeteiligten hinzufügen – Durch das Hinzufügen einer Person zu den BeteiligtenBeteiligtenWeiterlesen einer Aufgabe erhält sie Zugriff auf nur diese eine Aufgabe. Wenn es sich bei dieser Person um ein UnternehmensmitgliedUnternehmensmitgliedPersonen in Ihrem Unternehmen, die über eine gemeinsame Firmen-E-Mail-Domain registriert sind.Weiterlesen handelt, kann sie bereits über die SucheSucheWeiterlesen auf die Aufgabe zugreifen.
  2. Die Aufgabe zu einem Projekt hinzufügen – Durch das Hinzufügen der Aufgabe zu einem Projekt erhalten alle Mitglieder des Projekts (und möglicherweise auch TeammitgliederTeammitgliederJemand, der Zugriff auf alle sichtbaren Projekte und Diskussionen in einem Team hat.Weiterlesen) Zugriff auf die Aufgabe.

Bevor die Aufgabe zu einem Projekt hinzugefügt wird, sollten Sie die Projektberechtigungen ansehen und nachschauen, wer Projektmitglied ist.  

Wie schränke ich den Zugriff auf diese Aufgabe ein?

So schränken Sie den Zugriff auf eine sichtbare Aufgabe ein, die keinem Projekt zugeordnet ist:

  1. Personen als Aufgabenbeteiligte entfernen – Durch das Entfernen aller BeteiligtenBeteiligtenWeiterlesen einer Aufgabe (mit der Ausnahme Ihrer Person) erhalten Unternehmensmitglieder keine Aufgabenbenachrichtigungen mehr. Sie können jedoch weiterhin auf die Aufgabe zugreifen, indem sie diese suchen.
  2. Sichtbarkeit einschränken (privat) – Klicken Sie auf den Button „Aufgabenaktionen“ im rechten Fensterrechten FensterWeiterlesen und wählen Sie Sichtbarkeit auf Projektmitglieder beschränken aus. Da die Aufgabe in keinem Projekt vorhanden ist, ist sie nur für Sie und alle BeteiligtenBeteiligtenWeiterlesen der Aufgabe sichtbar, die Sie auch entfernen können.

Aufgaben in einem sichtbaren Projekt

So überprüfen Sie, ob sich eine Aufgabe in einem sichtbaren Projekt befindet:

  1. Das Projektfeld im rechten Fensterrechten FensterWeiterlesen zeigt das Projekt an, in dem sich die Aufgabe befindet. Klicken Sie auf den Namen des Projekts, um das Projekt zu laden.
  2. Dann zeigt die KopfzeileKopfzeileDie Kopfzeile ist Teil der Benutzeroberfläche zwischen der Startleiste und dem Hauptfenster und lässt Nutzer durch Projekte navigieren.Weiterlesen des Projekts an, ob das Projekt mit [Teamname] geteilt wird.

Wer kann diese Aufgaben sehen?

Wer kann Aufgaben in einem sichtbaren Projekt sehen:

  1. *BeteiligteBeteiligteWeiterlesen von Aufgaben**
  2. ProjektmitgliederProjektmitgliederJemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält.Weiterlesen
  3. TeammitgliederTeammitgliederJemand, der Zugriff auf alle sichtbaren Projekte und Diskussionen in einem Team hat.Weiterlesen

Wie kann ich den Zugriff auf diese Aufgabe gewähren?

Sichtbare Projekte

So teilen Sie Aufgaben in einem sichtbaren Projekt:

  1. Jemanden zu den Beteiligten einer Aufgabe hinzufügen – Durch das Hinzufügen einer Person zu den BeteiligtenBeteiligtenWeiterlesen erhält sie in Zukunft alle Benachrichtigungen über die entsprechende Aufgabe. Wenn diese Person schon ProjektmitgliedProjektmitgliedJemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält.Weiterlesen oder TeammitgliedTeammitgliedJemand, der Zugriff auf alle sichtbaren Projekte und Diskussionen in einem Team hat.Weiterlesen in diesem Projekt ist, kann sie bereits auf die Aufgabe zugreifen.
  2. Jemanden als Projektmitglied hinzufügen – Durch das Hinzufügen einer Person als Weiterlesen erhält diese Person Zugriff auf alle Aufgaben in diesem Projekt. Wenn sie schon TeammitgliedTeammitgliedJemand, der Zugriff auf alle sichtbaren Projekte und Diskussionen in einem Team hat.Weiterlesen ist, kann sie bereits auf die Aufgabe zugreifen.

Wie schränke ich den Zugriff auf diese Aufgabe ein?

  • Personen als BeteiligteBeteiligteWeiterlesen von Aufgaben entfernen
  • Personen als ProjektmitgliederProjektmitgliederJemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält.Weiterlesen entfernen
  • Aufgabe aus dem Projekt entfernen
  • Das Projekt auf „Privat” einstellen

Personen als Aufgabenbeteiligte entfernen

Durch das Entfernen eines BeteiligtenBeteiligtenWeiterlesen einer Aufgabe in einem sichtbaren Projekt, erhält die jeweilige Person keine Aufgabenbenachrichtigungen mehr. Wenn sie ProjektmitgliedProjektmitgliedJemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält.Weiterlesen oder TeammitgliedTeammitgliedJemand, der Zugriff auf alle sichtbaren Projekte und Diskussionen in einem Team hat.Weiterlesen ist, kann sie jedoch weiterhin auf die Aufgabe zugreifen.

Projektmitglieder entfernen

Durch das Entfernen eines ProjektmitgliedsProjektmitgliedsWeiterlesen erhält diese Person keine Aufgaben- und Projektbenachrichtigungen mehr. Wenn sie jedoch auch ein Mitglied des Teams ist, in dem sich das Projekt befindet, dann sind alle Aufgaben im Projekt für die Person sichtbar (weil das Projekt sichtbar ist).

Eine Aufgabe aus dem Projekt entfernen

ProjektmitgliederProjektmitgliederJemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält.Weiterlesen haben dann keinen Zugriff mehr auf die Aufgabe, aber die BeteiligtenBeteiligtenWeiterlesen der Aufgabe können weiterhin auf diese zugreifen.

Die Sichtbarkeit des Projekts auf „privat“ einschränken

Teammitglieder haben dann keinen Zugriff mehr auf die Aufgabe oder auf das Projekt, aber ProjektmitgliederProjektmitgliederJemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält.Weiterlesen und die BeteiligtenBeteiligtenWeiterlesen der Aufgabe können weiterhin auf diese zugreifen.

Aufgaben in einem privaten Projekt

So überprüfen Sie, ob sich eine Aufgabe in einem privaten Projekt befindet:

  1. Das Projektfeld im rechten Fensterrechten FensterWeiterlesen zeigt das Projekt an, in dem sich die Aufgabe befindet. Klicken Sie auf den Namen des Projekts, um das Projekt zu laden.
  2. Nachdem das Projekt geladen ist, zeigt die KopfzeileKopfzeileDie Kopfzeile ist Teil der Benutzeroberfläche zwischen der Startleiste und dem Hauptfenster und lässt Nutzer durch Projekte navigieren.Weiterlesen an, dass das Projekt Nur für Mitglieder sichtbar ist. In der Projektkopfzeile kann auch Nur für Sie sichtbar angezeigt werden, wenn nur Sie auf das Projekt zugreifen können.

Über dem Projektfeld im rechten Fenster wird eine gelbe Leiste angezeigt, wenn der Zugriff auf die Aufgabe für eine Gruppe von Personen begrenzt ist. Diese gelbe Leiste zeigt genau an, wer Zugriff auf diese Aufgabe hat.

Wer kann diese Aufgaben sehen?

Wer kann Aufgaben in einem privaten Projekt sehen:

  1. BeteiligteBeteiligteWeiterlesen von Aufgaben
  2. ProjektmitgliederProjektmitgliederJemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält.Weiterlesen

Wie kann ich den Zugriff auf diese Aufgabe gewähren?

So teilen Sie die Aufgaben eines privaten Projekts mit anderen:

  1. Jemanden als Aufgabenbeteiligten hinzufügen – Durch das Hinzufügen einer Person zu den BeteiligtenBeteiligtenWeiterlesen einer Aufgabe erhält diese Zugriff auf nur diese eine Aufgabe. Wenn die Person ein ProjektmitgliedProjektmitgliedJemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält.Weiterlesen ist, verfügt sie bereits über die Zugriffsrechte für die Aufgabe.
  2. Jemanden als Projektmitglied hinzufügen – Durch das Hinzufügen einer Person als Weiterlesen erhält diese Zugriff auf alle Aufgaben im Projekt.
  3. Projekt sichtbar machen – Wenn das Projekt sichtbar gemacht wird, erhalten alle Mitglieder des Teams, in dem sich das Projekt befindet, Zugriff darauf.

Wie schränke ich den Zugriff auf diese Aufgabe ein?

  • Personen als BeteiligteBeteiligteWeiterlesen von Aufgaben entfernen
  • Personen als ProjektmitgliederProjektmitgliederJemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält.Weiterlesen entfernen
  • Aufgabe aus dem Projekt entfernen

Aufgabenbeteiligte entfernen

Durch das Entfernen eines BeteiligtenBeteiligtenWeiterlesen aus einer Aufgabe verliert diese Person die Zugriffsrechte auf die Aufgabe. Wenn diese Person auch ProjektmitgliedProjektmitgliedJemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält.Weiterlesen ist, kann sie zwar über das Projekt erneut auf die Aufgabe zugreifen, erhält aber keine Benachrichtigungen mehr zur Aufgabe.

Projektmitglieder entfernen

Durch das Entfernen eines ProjektmitgliedsProjektmitgliedsWeiterlesen hat die jeweilige Person keinen Zugriff mehr auf die Aufgabe oder auf alle Aufgaben im Projekt, es sei denn, sie gehört immer noch zu den BeteiligtenBeteiligtenWeiterlesen der Aufgabe.

Eine Aufgabe aus dem Projekt entfernen

ProjektmitgliederProjektmitgliederJemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält.Weiterlesen verlieren dadurch den Zugriff auf die Aufgabe, aber BeteiligteBeteiligteWeiterlesen der Aufgabe können weiterhin auf diese zugreifen.

Zugriffsanfragen für private Aufgaben

Screenshot von der Möglichkeit, den Zugriff auf eine private Aufgabe anzufordern

Sie können sich an die verantwortliche Person einer privaten Aufgabe wenden, um den Zugriff darauf zu beantragen. Gehen Sie dafür folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf den Link der privaten Aufgabe, auf die Sie zugreifen möchten. Sie gelangen zu einem Bildschirm, der Ihnen erklärt, dass Sie keine Zugriffsrechte für diese Aufgabe haben.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zugriff anfordern, um die Zugriffsrechte bei der verantwortlichen Person für diese Aufgabe zu beantragen.
  3. Diese Person erhält eine Aufgabe, in der erklärt wird, dass Sie die Zugriffsrechte anfordern. Nun hat diese Person die Möglichkeit, Sie als beteiligte Person hinzuzufügen.

Zugriffsrechte für private Aufgaben gewähren oder verweigern

Personen, die keinen Zugriff auf eine private Aufgabe haben, haben die Möglichkeit, die Aufnahme als beteiligte Person zu beantragen. Damit sie auf diese Aufgabe zugreifen können, ist es notwendig, dass ihre Anfrage zuerst akzeptiert wird.

  • Wenn jemand eine Zugriffsanfrage für eine private Aufgabe stellt, wird der verantwortlichen Person eine Aufgabe zugewiesen mit der Mitteilung, dass jemand um Zugriff bittet. Die verantwortliche Person kann dann diese Person zum Projekt hinzufügen, um ihr den Zugriff zu ermöglichen.
  • Wenn diese Aufgabe niemandem zugewiesen wurde, wird die Aufgabe mit der Zugriffsanfrage dem Aufgabenersteller zugewiesen, wenn diese Person noch über die Bearbeitungsrechte verfügt.
  • Wenn diese Aufgabe niemandem zugewiesen wurde und der Aufgabenersteller über keine Bearbeitungsrechte verfügt, erhält der erste Aufgabenbeteiligte mit Bearbeitungsrechten die Aufgabe, den Zugriff auf die betreffende Aufgabe zu gewähren oder zu verweigern.
  • Wenn die Aufgabe für die Mitglieder eines Projekts zugänglich ist, wird die Aufgabe mit der Zugriffsanfrage der projektverantwortlichen Person zugewiesen. Wenn das Projekt keinen Verantwortlichen hat, wird die Aufgabe einem Projektmitglied mit Bearbeitungsrechten zugewiesen.

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