Projektberechtigungen
- Inhalt
- Private Projekte
- Sichtbare Projekte
- Zugriffsanfragen für private Projekte
- Zugriffsanfragen neuer Mitglieder für Projekte gewähren oder verweigern
- Projekte mit Kommentarzugriff
- Zugriffseinstellungen für einzelne Projektmitglieder ändern
- Individuelle Nutzer-Projektberechtigungen
Der Zugriff auf ein Projekt in Asana ist kontextbezogen und es gibt eine Vielzahl an Situationen, die Einfluss darauf haben, wer auf ein Projekt und seine Aufgaben zugreifen kann.
Wenn eine Person Zugriff auf ein Projekt hat, hat sie Zugriff auf alle Aufgaben und Diskussionen in diesem Projekt.
| Projekt: | Zugänglich für: |
|---|---|
| Privates Projekt | Projektmitglieder |
| Sichtbares Projekt mit Anfrage oder privates Team | Team- und Projektmitglieder |
| Sichtbares Projekt in einem sichtbaren Team | Unternehmens-, Team- und Projektmitglieder |
In diesem Artikel erklären wir:
- Wie Berechtigungen eines Projekts ermittelt werden
- Wer ein Projekt sehen kann
- Wie ein Projekt freigegeben wird
- Wie der Zugriff auf ein Projekt eingeschränkt wird
Private Projekte
Private Projekte erkennen:
Bei einem privaten Projekt wird Nur für Projektmitglieder sichtbar in der Kopfzeile des Projekts angezeigt.
Wenn ein Projekt nur für Sie privat ist, wird stattdessen in der Kopfzeile des Projekts Nur für Sie sichtbar angezeigt.
Wer kann ein privates Projekt sehen?
Projektmitglieder können ein privates Projekt sehen. Nur Personen, die zum Projekt eingeladen sind, können es finden.
Wie kann ich ein privates Projekt teilen?
- Klicken Sie in der Projektansicht auf „Teilen“.
- In einem Pop-up-Fenster haben Sie dann die Möglichkeit, Mitglieder per Link einzuladen.
- Fügen Sie ein Projektmitglied per Name oder E-Mail hinzu.
Wie ein privates Projekt sichtbar gemacht werden kann:
Klicken Sie in der unteren rechten Ecke des Fensters Teilen auf Für [Teamname] sichtbar machen.
Wird ein Projekt sichtbar gemacht, können alle Mitglieder des Teams, in dem sich das Projekt befindet, darauf zugreifen.
Wie beschränke ich den Zugriff auf ein privates Projekt?
Sie können einstellen, welche Berechtigungen Projektmitglieder haben sollen.
Sie können festlegen, ob Projektmitglieder das Projekt bearbeiten oder nur kommentieren können. Sie können auch die verantwortliche Person für das Projekt ändern oder ein Mitglied aus dem Projekt entfernen.
So können Sie Mitgliedern den Zugriff auf ein Projekt gewähren oder entziehen:
- Gegenüber von den Namen der Mitglieder befindet sich ein Dropdown-Menü mit 4 Optionen.
- Im Dropdown-Menü geben Sie den Mitgliedern bestimmte Rechte, indem Sie eine der Optionen auswählen.
Wenn Projektmitglieder aus einem privaten Projekt entfernt werden, haben sie keinen Zugriff mehr auf die Aufgaben und Diskussionen dieses Projekts.
Verwaltung von Benachrichtigungen
Alle Benachrichtigungen können in diesem Popup-Fenster zum Teilen verwaltet werden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Benachrichtigungen verwalten gegenüber von den Projektmitgliedern im Popup-Fenster zum Teilen.
Als Nächstes erscheint ein Popup-Fenster mit den Einstellungen für Mitgliederbenachrichtigungen, in dem Sie für jedes Projektmitglied anklicken können, ob die Person über neu hinzugefügte Statusaktualisierungen, Diskussionen und Aufgaben benachrichtigt werden soll.
Sichtbare Projekte
Sichtbare Projekte erkennen:
Bei einem sichtbaren Projekt wird Geteilt mit [Teamname] in der Kopfzeile des Projekts angezeigt.
Wer kann ein sichtbares Projekt sehen?
Folgende Personen können auf ein sichtbares Projekt zugreifen:
- Projektmitglieder
- Alle Teammitglieder
In einem sichtbaren Team sind sichtbare Projekte für alle Unternehmensmitglieder sichtbar, auch wenn sie nicht zum Team gehören. In Ihren Teamberechtigungen können Sie sehen, ob andere Unternehmensmitglieder dieses sichtbare Projekt sehen können oder nicht.
Wie kann ich ein sichtbares Projekt mit anderen teilen?
So wird ein sichtbares Projekt mit anderen geteilt:
- Fügen Sie eine Person als Projektmitglied hinzu. Wenn diese Person bereits zum Team gehört, in dem sich dieses Projekt befindet, kann sie bereits auf dieses Projekt zugreifen. Wird ein bestehendes Teammitglied zu einem öffentlichen Projekt hinzugefügt, erhält die Person Projektbenachrichtigungen.
- Fügen Sie eine Person als Teammitglied hinzu. Durch das Hinzufügen einer Person als Teammitglied erhält diese Person Zugriff auf alle anderen sichtbaren Projekte in diesem Team.
Wie begrenze ich den Zugriff auf ein sichtbares Projekt?
So begrenzen Sie den Zugriff auf ein sichtbares Projekt:
- Projektmitglieder entfernen – Wenn eine Person auch Mitglied des Teams ist, in dem sich das Projekt befindet, kann sie bereits auf das Projekt zugreifen.
- Ändern in ein privates Projekt – Wird ein Projekt in ein privates Projekt geändert, bedeutet dies lediglich, das Projektmitglieder auf dieses Projekt zugreifen können. Teammitglieder können nicht mehr auf dieses Projekt zugreifen.
Projektmitglieder entfernen:
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol und wählen Sie anschließend Mitgliederbenachrichtigungen verwalten.
- Fahren Sie im nächsten Fenster über die zu entfernende Person und wählen Sie Entfernen.
Ändern in ein privates Projekt:
Klicken Sie auf das +-Symbol und wählen Sie anschließend Sichtbarkeit einschränken (privat).
Zugriffsanfragen für private Projekte
Sie können sich an die verantwortliche Person des privaten Projekts wenden, um den Zugriff dafür zu beantragen. Dafür verfahren Sie folgendermaßen:
- Wenn Sie versuchen, auf ein privates Projekt zuzugreifen, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass Sie keinen Zugriff haben.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Zugriffsanfrage senden, um eine Zugriffsanfrage an die projektverantwortliche Person zu senden.
- Die projektverantwortliche Person wird darüber informiert, dass Sie den Zugriff auf dieses Projekt beantragt haben.
Es ist nicht möglich, Zugriffsanfragen für solche Projekte zu beantragen, die nur über Kommentarzugriff verfügen.
Zugriffsanfragen neuer Mitglieder für Projekte gewähren oder verweigern
Personen, die keinen Zugriff auf ein privates Projekt haben, können diesen beantragen. Voraussetzung für den Zugriff auf dieses Projekt ist, dass ihre Anfrage angenommen wird.
- Wenn jemand die Zugriffsanfrage für ein privates Projekt stellt, wird der projektverantwortlichen Person eine Aufgabe mit der Mitteilung zugewiesen, dass jemand um Zugriff bittet. Die projektverantwortliche Person kann dann den Zugriff auf das Projekt gewähren.
- Wenn diesem Projekt keine verantwortliche Person zugewiesen wurde, wird die Aufgabe mit der Zugriffsanfrage der Person zugewiesen, die das Projekt erstellt hat.
- Wenn diesem Projekt keine verantwortliche Person zugewiesen wurde und die Person, die das Projekt erstellt hat, nicht über die erforderlichen Bearbeitungsrechte verfügt, dann erhält das erste Projektmitglied mit Bearbeitungsrechten die Aufgabe. Diese Person kann dann den Zugriff auf das Projekt gewähren oder verweigern.
Projekte mit Kommentarzugriff
Projekte mit Kommentarzugriff erlauben es Nutzern, Projekte anzusehen oder zu kommentieren, ohne ihnen Zugriff auf deren Bearbeitung zu geben. Dadurch ist es einfacher, die Informationen in einem Projekt mit allen Personen zu teilen, die diese benötigen, gleichzeitig aber versehentliche oder unnötige Änderungen zu verhindern. Erhalten Sie Feedback zu Projekten und informieren Sie alle Beteiligten, ohne die Struktur Ihrer Projekte zu verändern. Die Kommentarzugriffsberechtigung eignet sich hervorragend für Unternehmens-Wikis, Vorlagen, Referenzmaterialien und Prozesse, die bereits gefestigt sind und nicht verändert werden sollen.
Die Zugriffsberechtigungen eines Projekts auf Kommentare einschränken
Sie können über die Teilen-Schlatfläche auf der Projektseite auf die Berechtigungseinstellungen zugreifen.
Nur Projektmitglieder, die über Bearbeitungsrechte verfügen, können ein Projekt mit Kommentarzugriff bearbeiten. Diejenigen, die keine Projektmitglieder sind, können weiterhin auf das Projekt als Ganzes oder auf einzelne Aufgaben innerhalb des Projekts zugreifen, aber sie können das Projekt nur kommentieren.
So ändern Sie die Berechtigungseinstellungen eines Projekts, sodass es nur kommentiert werden kann:
- Klicken Sie in Ihrem Projekt auf die Teilen-Schaltfläche neben der Suchleiste, um auf Einstellungen für Projektmitglieder und Zugriffsrechte zuzugreifen
- Wählen Sie aus, welches Projektmitglied nur Kommentarzugriff haben soll, und klicken Sie im Menü auf Kann kommentieren
An dieser Stelle können Sie festlegen, ob das Projekt für das gesamte Team freigegeben werden soll oder ausschließlich für die Projektmitglieder. Zudem können Sie deren Handlungsmöglichkeiten innerhalb des Projekts einschränken.
Sobald Sie diese Einstellung ändern, können Personen, die zwar Ihrem Team, Ihrer Abteilung oder Ihrem Unternehmen angehören, aber keine Projektmitglieder sind, in diesem Projekt nur Kommentare hinterlassen. Diese Änderung wirkt sich aber nicht auf die Zugriffseinstellungen der aktuellen Projektmitglieder aus.
Zugriffseinstellungen für einzelne Projektmitglieder ändern
Die projektverantwortliche Person und Projektmitglieder mit Bearbeitungsberechtigung können anderen Projektmitgliedern einen Bearbeitungszugriff gewähren, indem Sie deren persönliche Zugriffsrechte auf Kann bearbeiten ändern.
Um die Zugriffseinstellungen für Projektmitglieder zu ändern:
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Namen des Projektmitglieds, dessen Einstellungen Sie ändern möchten.
- Wählen Sie Kann bearbeiten aus, um dem Mitglied volle Projektberechtigungen zu gewähren, oder Kann kommentieren, um die Berechtigungen auf Kommentare einzuschränken.
- Projektverantwortliche können andere Projektmitglieder als Projektverantwortliche angeben.
- Schließen Sie das Menü, um die Änderungen zu speichern.
Projektmitglieder können ihre Berechtigungen in der Aufgabenansicht in einem Banner über dem Projektnamen sehen.
Individuelle Projektberechtigungen
Projektmitglieder können unabhängig von der Standardeinstellung des Projekts individuelle Berechtigungen erhalten. Auf Projektebene können Mitglieder, die nur Kommentarzugriff haben oder denen eine Aufgabe mit Kommentarzugriff zugewiesen wurde, nur Projektnachrichten und Projekt-Statusupdates posten.
In der folgenden Tabelle sind die Aktionsmöglichkeiten von Projektmitgliedern mit der Bearbeitungsberechtigung, mit Kommentarzugriff, oder Projektmitgliedern, die Kommentarzugriff haben und denen ebenfalls eine Aufgabe in diesem Projekt zugewiesen wurde, aufgeführt.
| Kann bearbeiten: | Kann kommentieren: | Kann kommentieren – mit Aufgabenzuweisung: |
|---|---|---|
| Aufgaben als erledigt markieren | Aufgaben als erledigt markieren | |
| Verantwortliche Person ändern | Verantwortliche Person ändern | |
| Fälligkeitsdatum ändern | Fälligkeitsdatum ändern | |
| Aufgabenname und -beschreibung bearbeiten | ||
| Tags hinzufügen / entfernen | ||
| Unteraufgaben hinzufügen / bearbeiten | ||
| Aufgabenabhängigkeiten hinzufügen / bearbeiten | ||
| Formulare bearbeiten/anzeigen | ||
| Angaben in den benutzerdefinierten Feldern ändern | Angaben in den benutzerdefinierten Feldern ändern | |
| Anhänge hinzufügen / entfernen | Anhänge hinzufügen / entfernen | Anhänge hinzufügen / entfernen |
| Eine Aufgabe kommentieren | Eine Aufgabe kommentieren | Eine Aufgabe kommentieren |
| Aufgabenbeteiligte bearbeiten | Aufgabenbeteiligte bearbeiten | Aufgabenbeteiligte bearbeiten |
| Aufgaben oder Kommentare mit „Gefällt mir“ markieren | Aufgaben oder Kommentare mit „Gefällt mir“ markieren | Aufgaben oder Kommentare mit „Gefällt mir“ markieren |
Wenn Sie nur Kommentarzugriff haben und Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde, dann müssen Ihnen auch die Unteraufgaben der Aufgabe zugewiesen werden, um diese ausführen zu können. In beiden Fällen haben Sie nur einen Kommentarzugriff auf die Unteraufgaben.
Aufgaben, die zu mehreren Projekten gehören
Wenn eine Aufgabe mehreren Projekten zugeordnet wird, erhalten Projektmitglieder, die auf jedes Projekt zugreifen können, in denen sich die Aufgabe befindet, die höchsten Berechtigungen.
Beispielsweise verliert eine Person mit vollem Zugriff auf eine Aufgabe in einem Projekt diesen Zugriff nicht, wenn die Aufgabe auch einem anderen Projekt zugeordnet wird, auf welches diese Person nur Kommentarzugriff hat. Das bedeutet, dass Sie die Bearbeitungsrechte für Aufgaben nicht verlieren, wenn diese auch Projekten hinzugefügt werden, auf die Sie nur Kommentarzugriff haben.
Dies bedeutet auch, dass jeder, der in einem Projekt Kommentarzugriff hat, eine Aufgabe auch bearbeiten kann, wenn diese zusätzlich einem anderen Projekt zugewiesen wird, in dem die Person die Kann bearbeiten-Berechtigung besitzt.
