Projektberechtigungen

Der Zugriff auf ein Projekt in Asana ist kontextbezogen und es gibt eine Vielzahl an Situationen, die Einfluss darauf haben, wer auf ein Projekt und seine Aufgaben zugreifen kann.

Wenn eine Person Zugriff auf ein Projekt hat, hat sie Zugriff auf alle Aufgaben und Diskussionen in diesem Projekt.

Projekt: Zugriff haben:
Privates Projekt Projektmitglieder
Sichtbares Projekt mit Anfrage oder verborgenes Team Team- und Projektmitglieder
Sichtbares Projekt in einem sichtbaren Team Unternehmens-, Team- und Projektmitglieder

In diesem Artikel erklären wir:

  • Wie Berechtigungen eines Projekts ermittelt werden
  • Wer ein Projekt sehen kann
  • Wie ein Projekt freigegeben wird
  • Wie der Zugriff auf ein Projekt eingeschränkt wird

Private Projekte

Private Projekte erkennen:

Bei einem privaten Projekt wird Nur für Projektmitglieder sichtbar in der KopfzeileKopfzeile Die Kopfzeile ist Teil der Benutzeroberfläche zwischen der Startleiste und dem Hauptfenster und lässt Nutzer durch Projekte navigieren. Weiterlesen des Projekts angezeigt.

Wenn ein Projekt nur für Sie privat ist, wird stattdessen in der Kopfzeile des Projekts Nur für Sie sichtbar angezeigt.

Wer kann ein privates Projekt sehen?

ProjektmitgliederProjektmitglieder Jemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält. Weiterlesen können ein privates Projekt sehen. Nur Personen, die zum Projekt eingeladen sind, können es finden.

Wie kann ich ein privates Projekt teilen?

  1. Klicken Sie in der Projektansicht auf „Teilen“.
  2. In einem Pop-up-Fenster haben Sie dann die Möglichkeit, Mitglieder per Link einzuladen.
  3. Fügen Sie ein Projektmitglied per Name oder E-Mail hinzu.

Wie ein privates Projekt sichtbar gemacht werden kann:

Klicken Sie in der unteren rechten Ecke des Fensters Teilen auf Für [TeamName] sichtbar machen.

Wird ein Projekt sichtbar gemacht, können alle Mitglieder des Teams, in dem sich das Projekt befindet, darauf zugreifen.

Wie beschränke ich den Zugriff auf ein privates Projekt?

Alle Benachrichtigungen können in diesem Popup-Fenster zum Teilen verwaltet werden.

Sie können festlegen, welches Projektmitglied das Projekt bearbeiten oder nur kommentieren, die verantwortliche Person für das Projekt ändern oder ein Mitglied aus dem Projekt entfernen darf.

So können Sie Mitgliedern den Zugriff auf ein Projekt gewähren oder entziehen:

  1. Rechts neben den Namen der Mitglieder befindet sich ein Dropdown-Menü mit 4 Zugriffsrechten
  2. Im Dropdown-Menü geben Sie den Mitgliedern bestimmte Rechte, indem Sie eine der Optionen auswählen.

Wenn Projektmitglieder aus einem privaten Projekt entfernt werden, haben sie keinen Zugriff mehr auf die Aufgaben und Diskussionen dieses Projekts.

Verwaltung von Benachrichtigungen

Alle Benachrichtigungen können in diesem Popup-Fenster zum Teilen verwaltet werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Benachrichtigungen verwalten rechts neben den Projektmitgliedern im Popup-Fenster zum Teilen.

Als Nächstes erscheint ein Popup-Fenster mit den Einstellungen für Mitgliederbenachrichtigungen, in dem Sie für jedes Projektmitglied anklicken können, ob die Person über neu hinzugefügte Statusaktualisierungen, Diskussionen und Aufgaben benachrichtigt werden soll.

Sichtbare Projekte

Sichtbare Projekte erkennen:

Bei einem sichtbaren Projekt wird Geteilt mit [Teamname] in der KopfzeileKopfzeile Die Kopfzeile ist Teil der Benutzeroberfläche zwischen der Startleiste und dem Hauptfenster und lässt Nutzer durch Projekte navigieren. Weiterlesen des Projekts angezeigt.

Wer kann ein sichtbares Projekt sehen?

Folgende Personen können auf ein sichtbares Projekt zugreifen:

  1. ProjektmitgliederProjektmitglieder Jemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält. Weiterlesen
  2. Alle TeammitgliederTeammitglieder Jemand, der Zugriff auf alle sichtbaren Projekte und Diskussionen in einem Team hat. Weiterlesen

In sichtbaren Teams können Unternehmensmitglieder, die nicht zum Team gehören, auch sichtbare Projekte innerhalb des Teams sehen. Überprüfen Sie Ihre Teamberechtigungen, um festzustellen, ob andere Unternehmensmitglieder dieses sichtbare Projekt sehen oder nicht sehen können.

Wie kann ich ein sichtbares Projekt mit anderen teilen?

sichtbares Projekt teilen

So wird ein sichtbares Projekt mit anderen geteilt:

  1. Fügen Sie eine Person als ProjektmitgliedProjektmitglied Jemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält. Weiterlesen hinzu – Wenn diese Person bereits zum Team gehört, in dem sich dieses Projekt befindet, kann sie bereits auf dieses Projekt zugreifen. Wird ein Teammitglied zu einem Projekt hinzugefügt, erhält die Person zunächst nur Projektbenachrichtigungen.
  2. Eine Person als TeammitgliedTeammitglied Jemand, der Zugriff auf alle sichtbaren Projekte und Diskussionen in einem Team hat. Weiterlesen hinzufügen – Durch das Hinzufügen einer Person als Teammitglied erhält diese Person Zugriff auf alle anderen sichtbaren Projekte in diesem Team.

Wie begrenze ich den Zugriff auf ein sichtbares Projekt?

So begrenzen Sie den Zugriff auf ein sichtbares Projekt:

  • ProjektmitgliederProjektmitglieder Jemand, der Zugang zu einem Projekt hat und Benachrichtigungen darüber erhält. Weiterlesen entfernen – Wenn eine Person auch Mitglied des Teams ist, in dem sich das Projekt befindet, kann sie bereits auf das Projekt zugreifen.
  • Ändern in ein privates Projekt – Wird ein Projekt in ein privates Projekt geändert, bedeutet dies lediglich, das Projektmitglieder auf dieses Projekt zugreifen können. Teammitglieder können nicht mehr auf dieses Projekt zugreifen.

Mitglieder aus sichtbarem Projekt entfernen

Projektmitglieder entfernen:

  1. Klicken Sie auf die Profilbilder der Projektmitglieder und wählen Sie anschließend Mitgliederbenachrichtigungen verwalten.
  2. Fahren Sie im nächsten Fenster über die zu entfernende Person und wählen Sie Entfernen.

set project to private

Ändern in ein privates Projekt:

Klicken Sie auf das + Symbol und wählen Sie anschließend Sichtbarkeit einschränken (privat).

Zugriffsanfragen für private Projekte

Screenshot mit Fokus auf die Zugriffsanfrage für ein privates Projekt

Sie können sich an die verantwortliche Person des privaten Projekts wenden, um den Zugriff dafür zu beantragen. Dafür verfahren Sie folgendermaßen:

  1. Es wird ein Hinweis angezeigt, der erklärt, dass Sie für private Projekte, in denen Sie noch nicht Mitglied sind, den Zugriff beantragen müssen.
  2. Klicken Sie auf Zugriffsanfrage senden, um eine Aufgabe für die verantwortliche Person dieses Projekts zu erstellen.
  3. Die projektverantwortliche Person erhält dann die Aufgabe, in der erklärt wird, dass Sie den Zugriff auf dieses Projekt beantragt haben.

Es ist nicht möglich, Zugriffsanfragen für solche Projekte zu beantragen, die nur über Kommentarzugriff verfügen.

Zugriffsanfragen neuer Mitglieder für Projekte gewähren oder verweigern

Personen, die keinen Zugriff auf ein privates Projekt haben, können diesen beantragen. Voraussetzung für den Zugriff auf dieses Projekt ist, dass ihre Anfrage angenommen wird.

  • Wenn jemand die Zugriffsanfrage für ein privates Projekt stellt, wird der projektverantwortlichen Person eine Aufgabe mit der Mitteilung zugewiesen, dass jemand um Zugriff bittet. Die projektverantwortliche Person kann dann den Zugriff auf das Projekt gewähren.
  • Wenn diesem Projekt keine verantwortliche Person zugewiesen wurde, wird die Aufgabe mit der Zugriffsanfrage der Person zugewiesen, die das Projekt erstellt hat. Das ist nur dann der Fall, wenn diese noch über die Bearbeitungsrechte verfügt.
  • Wenn diesem Projekt keine verantwortliche Person zugewiesen wurde und die Person, die das Projekt erstellt hat, nicht über die erforderlichen Bearbeitungsrechte verfügt, dann erhält das erste Projektmitglied mit Bearbeitungsrechten die Aufgabe. Diese Person kann dann den Zugriff auf das Projekt gewähren oder verweigern.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste unter Zuletzt zugewiesen.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Sichtbar machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie sichtbar gemacht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N in eine beliebige Aufgabenzeile ein, um einen neuen Abschnitt zu erstellen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.