Verwaltung eines Unternehmens

Asana-Konten sind kostenlos und an Einzelpersonen gebunden; Asana-Konten ermöglichen den Zugang zu gemeinsamen Arbeitsbereichen und Unternehmen, über die Sie mit anderen Asana-Nutzern zusammenarbeiten können.

Mit einem einzigen Asana-Konto können Sie sich mehreren Arbeitsbereichen und Unternehmen anschließen oder diese neu erstellen, um mit unterschiedlichen Gruppen von Asana-Nutzern zusammenzuarbeiten. Diese Arbeitsbereiche und Unternehmen, zu denen Sie gehören, sind eigenständige Instanzen, jede mit einer spezifischen Gruppe an Personen sowie eigenen Projekten und Aufgaben.

Da jeder Arbeitsbereich und jedes Unternehmen voneinander getrennt sind, können Ihre Kollegen weder die anderen Arbeitsbereiche oder Unternehmen sehen, zu denen Sie gehören, noch können Sie die anderen Arbeitsbereiche und Unternehmen sehen, denen Ihre Kollegen angehören. Erfahren Sie hier mehr zur Sichtbarkeit zwischen diesen Bereichen.

Konto-Diagramm

Hier erfahren Sie mehr über die Berechtigungseinstellungen Ihrer Projekte und Aufgaben innerhalb Ihrer Arbeitsbereiche und Unternehmen.

Was ist ein Unternehmen?

Über Unternehmen in Asana werden alle Mitarbeiter Ihrer Firma in einem einzigen Bereich miteinander verbunden, der auf der gemeinsamen E-Mail-Domain der Firma basiert.

Innerhalb des Unternehmens können Sie und Ihre Kollegen sich in Teams aufteilen, um gemeinsam an Ihren Projekten und Aufgaben zu arbeiten.

Unternehmens-Diagramm

Wenn Sie oder Ihre Firma über keine einzigartige, gemeinsame E-Mail Domain verfügen, können Sie stattdessen in einem Arbeitsbereich zusammenarbeiten.

Personen in Ihrem Unternehmen

Es gibt verschiedene Personengruppen in Unternehmen: Unternehmensmitglieder, Unternehmensgäste und Mitglieder mit beschränktem Zugriff. Interne Mitarbeiter sind Mitglieder in Ihrem Unternehmen und externe Mitwirkende sind Gäste in Ihrem Unternehmen.

Beispielsweise ist michael@ihrefirma.com ein Mitglied Ihres ihrefirma.com-Unternehmens, während alle Personen mit einer anderen E-Mail-Adresse (wie @gmail.com oder @anderefirma.com) Gäste in Ihrem ihrefirma.com-Unternehmen sind.

Sie können ein Unternehmensmitglied nicht in einen Gast umwandeln. Die Mitgliedschaft in einem Unternehmen wird automatisch auf der Grundlage der E-Mail-Adresse der betreffenden Person bestimmt.

Unternehmensmitglieder

Die Unternehmensmitgliedschaft basiert auf der Domain, die mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft ist. Um Mitglied eines Unternehmens zu werden, müssen Sie über eine E-Mail-Adresse mit einer von Ihrem Unternehmen genehmigten E-Mail-Domain verfügen.

Personen, die sich bei Asana über eine E-Mail-Adresse mit einer von Ihrem Unternehmen genehmigten E-Mail-Domain registrieren, werden automatisch zu Mitgliedern Ihres Unternehmens.

Unternehmensmitglieder können:

  • Neue Teams erstellen
  • Eine vollständige Liste der Teams einsehen, denen sie innerhalb ihres Unternehmens eine Beitrittsanfrage stellen können
  • Namen und E-Mail-Adressen anderer Mitglieder und Gäste des Unternehmens über ihre Teameinstellungen einsehen. Administratoren von Premium-Unternehmen können auch eine vollständige Liste der Unternehmensmitglieder und -gäste über ihre Unternehmenseinstellungen einsehen.
  • Auf Projekte und Aufgaben zugreifen, die für das Unternehmen sichtbar gemacht wurden.

Mitglieder, die Ihrem Unternehmen automatisch beigetreten sind, müssen eine Beitrittsanfrage stellen oder zu einem Ihrer Teams eingeladen werden, um gemeinsam mit Ihnen an Projekten und Aufgaben zu arbeiten, die Sie nicht explizit innerhalb des Unternehmens sichtbar gemacht haben. Hier erfahren Sie mehr.

Unternehmensgäste

Sie können mit Auftraggebern, Auftragnehmern, Kunden oder anderen Personen zusammenarbeiten, die über keine E-Mail-Adresse bei einer vom Unternehmen genehmigten E-Mail-Domain verfügen (d. h. zum Beispiel @gmail.com oder @yahoo.com nutzen). Diese Personen werden als Unternehmensgäste behandelt. Gäste verfügen in Ihrem Unternehmen lediglich über einen begrenzten Zugang und können nur das sehen, was explizit mit ihnen geteilt wurde.

Ein Unternehmensgast kann nur dann einem Team beitreten, wenn dieser eingeladen wird. Gäste können keine Teams erstellen, einsehen oder Beitrittsanfragen an weitere Teams senden.

Unternehmensgäste können andere Gäste zu Ihrem Unternehmen einladen, indem sie die Projekte und Aufgaben teilen, auf die sie Zugriff haben.

Mitglieder und Gäste erkennen

Erkennung von Gästen

Neben dem Namen von Gästen wird ein Globus-Symbol in der Autovervollständigung von Namen und der Mitgliederliste angezeigt.

Mitglieder mit beschränktem Zugriff

Jedes Team hat seine eigenen Mitglieder und Projekte. Diejenigen, die keinen Zugriff auf alle Projekte in Ihrem Team haben, werden als Mitglieder mit beschränktem Zugriff in den Teameinstellungen unter „Mitglieder“ angezeigt.

Mitglieder mit beschränktem Zugriff können Projekte und Aufgaben sehen, zu denen sie hinzugefügt wurden, aber keine Diskussionen oder andere Projekte des Teams.

Mitglieder mit beschränktem Zugriff müssen in Ihrem Asana-Paket untergebracht werden, wenn Sie sich entscheiden, ein Team innerhalb Ihres Unternehmens auf Asana Premium zu aktualisieren.

Einem bestehenden Unternehmen beitreten

Es gibt zwei Möglichkeiten, einem Unternehmen beizutreten, das von einer anderen Person Ihrer Firma erstellt wurde:

  1. Registrieren Sie sich mit Ihrer Unternehmens-E-Mail-Adresse bei Asana. Dadurch treten Sie dem Unternehmen automatisch bei.
  2. Bitten Sie eine Person aus dem bestehenden Unternehmen, Sie in ein Team einzuladen.
  3. Wenn Sie Asana bereits mit einer anderen E-Mail-Adresse verwenden, fügen Sie Ihre Unternehmens-E-Mail-Adresse zu Ihrem Asana-Konto hinzu. Dadurch treten Sie automatisch dem Unternehmen bei.

Laden Sie Personen zu Ihrem Unternehmen ein

Sie können jemanden zu Ihrem Unternehmen hinzufügen, indem Sie die Person in eines Ihrer Teams einladen.

Mithilfe von Einladungslinks können Sie ganz einfach sehr viele Personen zu einem Projekt oder in ein Team einladen. Nutzer können diesen Link über verschiedene Kanäle (per E-Mail, Slack, SMS usw.) an andere versenden. Sie können ihn sogar in das Wiki für neue Mitarbeiter ihres Teams oder in ein Google-Dokument einfügen.

Der Einladungslink sollte für Mitglieder verwendet werden, und die E-Mail-Option sollte für Gäste genutzt werden.

Projekteinladung per Link

Projekt mit anderen teilen

So teilen Sie ein Projekt mit anderen:

  1. Klicken Sie innerhalb des Projekts auf die Schaltfläche Teilen
  2. Kopieren Sie den Projektlink

Wenn eine Person einem Projekt per Einladungslink beitritt, erhält sie die Standard-Berechtigungen zum Bearbeiten/Kommentieren für dieses Projekt.

Teameinladung per Link

Personen in ein Team einladen

Einladung in ein Team:

  1. Suchen Sie den Namen Ihres Teams unter Teams in der Seitenleiste. Klicken Sie auf das +-Symbol und wählen Sie Personen einladen.
  2. Gehen Sie zum Tab Per Link einladen
  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste ein Team aus
  4. Kopieren Sie den Link, um Personen in Ihr Team einzuladen

Sie können auch Personen zu einem Unternehmen mit einem Link einladen. Klicken Sie dazu auf den Schnell hinzufügen-Button.

Personen über „Schnell hinzufügen“ einladen

So laden Sie Personen über den „Schnell hinzufügen“-Button in ein Team ein:

Klicken Sie auf den Schnell hinzufügen-Button, um das Dropdown-Menü anzuzeigen, und wählen Sie darin Einladen. Ein Pop-up-Fenster zeigt Ihnen die Möglichkeit, Personen über einen Link zu Ihrem Unternehmen einzuladen.

Gäste einladen

Wenn Sie Gäste zu Ihrem Projekt/Team einladen möchten, verwenden Sie bitte die Option Per E-Mail einladen.

Gäste des Unternehmens können Teams oder Projekten nicht über den Einladungslink beitreten, sondern nur Unternehmensmitglieder mit einer E-Mail der Unternehmensdomain. Für Gäste wählen Sie bitte Per E-Mail einladen.

Link deaktivieren

Wenn Sie auf deaktivieren klicken, wird der Link dauerhaft deaktiviert. Niemand wird den Link wieder verwenden können.

Link deaktivieren

Ein Unternehmen verlassen

Unternehmen verlassen

So verlassen Sie ein Unternehmen:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilfoto
  2. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über Mehr in der Auswahlliste
  3. Wählen Sie Mich aus diesem Unternehmen entfernen

Wenn Sie Unternehmensmitglied sind, wird dadurch die mit Ihrem Unternehmen verbundene E-Mail-Adresse aus Ihrem Asana-Konto entfernt. Bevor Sie gehen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie zuerst eine persönliche E-Mail-Adresse zu Ihrem Konto hinzufügen, damit Sie weiterhin auf Ihr Asana-Konto zugreifen können.

Wenn Sie eine Unternehmens-E-Mail-Adresse aus Ihrem Konto löschen, werden Sie dadurch auch aus dem Unternehmen entfernt.

Jemanden aus einem Unternehmen entfernen

Sie können jeden Nutzer aus Ihrem Unternehmen entfernen, um diesem den Zugang zu Ihrem Unternehmen und den zugehörigen Projekten und Aufgaben zu entziehen.

Wenn eine Person aus Ihrem Unternehmen entfernt wird, bleiben die Aufgaben, Projekte, Nachrichten, Dateien und Kommentare, die die Person erstellt hat, erhalten. Die ihr zugewiesenen Aufgaben sind anschließend jedoch nicht mehr zugewiesen.

Um sicherzustellen, dass keine Aufgaben vernachlässigt werden, empfiehlt es sich die „Meine Aufgaben“-Liste der Person aufzurufen und ihre Aufgaben neu zuzuweisen, bevor ihr der Zugriff entzogen wird.

Bitte beachten Sie, dass die Entfernung eines Nutzers aus Ihrem Unternehmen dazu führt, dass die Firmen-E-Mail-Adresse der Person aus ihrem Konto entfernt wird. Wird die Adresse zum Konto des Nutzers erneut hinzugefügt, erscheint sie wieder in Ihrem Unternehmen. Hat der Nutzer zudem keine alternative E-Mail-Adresse mit dem eigenen Asana-Benutzerkonto verknüpft, so kann eine Entfernung aus Ihrem Unternehmen außerdem dazu führen, dass die Person nicht mehr auf Asana zugreifen kann.

Sie können einen Nutzer nur dann aus einem Unternehmen entfernen, wenn Folgendes zutrifft:

  • Sie müssen Unternehmensmitglied sein
  • Sie und die Person, die Sie entfernen möchten, müssen demselben Team angehören

Wenn Sie nicht dem gleichen Team angehören oder die Person bereits aus dem Team entfernt haben, laden Sie sie zum Team ein, um sie direkt danach aus Ihrem Unternehmen entfernen zu können.

Kostenloses Entfernen

Folgen Sie dieser Anleitung, um Ihr neues Teammitglied aus dem Unternehmen zu entfernen:

  • Fahren Sie mit der Maus über den Teamnamen in der Seitenleiste
  • Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol
  • Wählen Sie Teameinstellungen bearbeiten
  • Navigieren Sie zum Tab Mitglieder
  • Fahren Sie mit der Maus über den Namen und die E-Mail-Adresse der betreffenden Person
  • Wählen Sie Entfernen (dieser Button wird auch als Einladung zurücknehmen angezeigt, wenn der Nutzer die Einladung noch nicht angenommen hat)
  • Wählen Sie Zugriff entfernen, um die Person aus dem Team zu entfernen
  • Klicken Sie auf Zugriff entziehen, um sie aus dem Unternehmen zu entfernen

In Premium-Unternehmen können nur Administratoren Mitgliedern den Zugriff entziehen.

Nutzungsbedingungen für Gästekonten

Gäste unterliegen der Klausel 2.4(b) des Abonnentenvertrags und der Abonnement-Rahmenvereinbarung von Asana. Gästekonten sind für die Zusammenarbeit mit externen Partnern wie Auftraggebern, Auftragnehmern oder Kunden bestimmt. Kunden, die die Dienstleistungen von Asana nutzen, dürfen ihren Mitarbeitern oder Mitarbeitern angegliederter Unternehmen keinen Gastzugang zu Asana gewähren und sind verpflichtet, stattdessen ein Endnutzer-Abonnement für diese Mitarbeiter zu erwerben.

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