Verwaltung eines Unternehmens

Asana-Konten sind kostenlos und an Einzelpersonen gebunden; Asana-Konten ermöglichen den Zugang zu gemeinsamen Arbeitsbereichen und Unternehmen, über die Sie mit anderen Asana-Nutzern zusammenarbeiten können.

Mit einem einzigen Asana-Konto können Sie sich mehreren Arbeitsbereichen und Unternehmen anschließen oder diese neu erstellen, um mit unterschiedlichen Gruppen von Asana-Nutzern zusammenzuarbeiten. Diese Arbeitsbereiche und Unternehmen, zu denen Sie gehören, sind eigenständige Instanzen, jede mit einer spezifischen Gruppe an Personen sowie eigenen Projekten und Aufgaben.

Da jeder Arbeitsbereich und jedes Unternehmen voneinander getrennt sind, können Ihre Kollegen weder die anderen Arbeitsbereiche oder Unternehmen sehen, zu denen Sie gehören, noch können Sie die anderen Arbeitsbereiche und Unternehmen sehen, denen Ihre Kollegen angehören. Erfahren Sie hier mehr zur Sichtbarkeit zwischen diesen Bereichen.

Hier erfahren Sie mehr über die Berechtigungseinstellungen Ihrer Projekte und Aufgaben innerhalb Ihrer Arbeitsbereiche und Unternehmen.

Was ist ein Unternehmen?

Über Unternehmen in Asana werden alle Mitarbeiter Ihrer Firma in einem einzigen Bereich miteinander verbunden, der auf der gemeinsamen E-Mail-Domain der Firma basiert.

Innerhalb des Unternehmens können Sie und Ihre Kollegen sich in Teams aufteilen, um gemeinsam an Ihren Projekten und Aufgaben zu arbeiten.

Wenn Sie oder Ihre Firma über keine einzigartige, gemeinsame E-Mail Domain verfügen, können Sie stattdessen in einem Arbeitsbereich zusammenarbeiten.

Personen in Ihrem Unternehmen

Die Benutzer eines Unternehmens werden in verschiedene Kategorien eingeteilt: Mitglieder, Gäste und Mitglieder mit beschränktem Zugang. Interne Mitarbeiter werden zu Mitgliedern und externe Mitwirkende zu Gästen in Ihrem Unternehmenskonto.

Beispielsweise ist michael@ihrefirma.com ein Mitglied Ihres ihrefirma.com-Unternehmens, während alle Personen mit einer anderen E-Mail-Adresse (wie @gmail.com oder @anderefirma.com) Gäste in Ihrem ihrefirma.com-Unternehmen sind.

Sie können ein Unternehmensmitglied nicht in einen Gast umwandeln. Die Mitgliedschaft in einem Unternehmen wird automatisch auf der Grundlage der E-Mail-Adresse der betreffenden Person bestimmt.

Unternehmensmitglieder

Die Unternehmensmitgliedschaft basiert auf der Domain, die mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft ist. Um Mitglied eines Unternehmens zu werden, müssen Sie über eine E-Mail-Adresse mit einer von Ihrem Unternehmen genehmigten E-Mail-Domain verfügen.

Personen, die sich bei Asana über eine E-Mail-Adresse mit einer von Ihrem Unternehmen genehmigten E-Mail-Domain registrieren, werden automatisch zu Mitgliedern Ihres Unternehmens.

Unternehmensmitglieder können:

• Neue Teams erstellen
• Eine vollständige Liste der Teams einsehen, denen sie innerhalb ihres Unternehmens eine Beitrittsanfrage stellen können
• Namen und E-Mail-Adressen anderer Mitglieder und Gäste des Unternehmens über ihre Teameinstellungen einsehen. Administratoren von Premium-Unternehmen können auch eine vollständige Liste der Unternehmensmitglieder und -gäste über ihre Unternehmenseinstellungen einsehen.
• Auf Projekte und Aufgaben zugreifen, die für das Unternehmen sichtbar gemacht wurden.

Mitglieder, die Ihrem Unternehmen automatisch beigetreten sind, müssen eine Beitrittsanfrage stellen oder zu einem Ihrer Teams eingeladen werden, um gemeinsam mit Ihnen an Projekten und Aufgaben zu arbeiten, die Sie nicht explizit innerhalb des Unternehmens sichtbar gemacht haben. Hier erfahren Sie mehr.

Unternehmensgäste

Sie können mit Auftraggebern, Auftragnehmern, Kunden oder anderen Personen zusammenarbeiten, die über keine E-Mail-Adresse bei einer vom Unternehmen genehmigten E-Mail-Domain verfügen (d. h. zum Beispiel @gmail.com oder @yahoo.com nutzen). Diese Personen werden als Unternehmensgäste behandelt. Gäste verfügen in Ihrem Unternehmen lediglich über einen begrenzten Zugang und können nur das sehen, was explizit mit ihnen geteilt wurde.

Ein Unternehmensgast kann nur dann einem Team beitreten, wenn dieser eingeladen wird. Gäste können keine Teams erstellen, einsehen oder Beitrittsanfragen an weitere Teams senden.

Unternehmensgäste können andere Gäste zu Ihrem Unternehmen einladen, indem sie die Projekte und Aufgaben teilen, auf die sie Zugriff haben.

Mitglieder und Gäste erkennen

Mitglieder mit beschränktem Zugriff

Jedes Team hat seine eigenen Mitglieder und Projekte. Diejenigen, die keinen Zugriff auf alle Projekte in Ihrem Team haben, werden als Mitglieder mit beschränktem Zugriff in den Teameinstellungen unter „Mitglieder“ angezeigt.

Mitglieder mit beschränktem Zugriff können Projekte und Aufgaben sehen, zu denen sie hinzugefügt wurden, aber keine Diskussionen oder andere Projekte des Teams.

Mitglieder mit beschränktem Zugriff müssen in Ihrem Asana-Paket untergebracht werden, wenn Sie sich entscheiden, ein Team innerhalb Ihres Unternehmens auf Asana Premium zu aktualisieren.

Einem bestehenden Unternehmen beitreten

Es gibt zwei Möglichkeiten, einem Unternehmen beizutreten, das von einer anderen Person Ihrer Firma erstellt wurde:

1. Registrieren Sie sich mit Ihrer Unternehmens-E-Mail-Adresse bei Asana. Dadurch treten Sie dem Unternehmen automatisch bei.
2. Bitten Sie eine Person aus dem bestehenden Unternehmen, Sie in ein Team einzuladen.
3. Wenn Sie Asana bereits mit einer anderen E-Mail-Adresse verwenden, fügen Sie Ihre Unternehmens-E-Mail-Adresse zu Ihrem Asana-Konto hinzu. Dadurch treten Sie automatisch dem Unternehmen bei.

Ein Unternehmen erstellen

Sie können ein Unternehmen in Asana über folgende Wege erstellen. Manchmal müssen sich Nutzer dafür mit unserem Support-Team in Verbindung zu setzen.

Das Erstellen eines Unternehmens wirkt sich auf alle Nutzer in Asana aus, die eine E-Mail-Adresse mit der Domain Ihrer Firma verwenden.

Seien Sie der erste Nutzer Ihrer Firma, der sich registriert

Registrieren Sie sich mit Ihrer Firmen-E-Mail-Adresse für ein neues Asana-Konto und wir erstellen automatisch auf der Grundlage Ihrer E-Mail-Domain ein Unternehmenskonto für Sie.

Manchmal kann es vorkommen, dass ein Arbeitsbereich statt eines Unternehmens für Sie erstellt wird. In diesem Fall können Sie Ihren Arbeitsbereich jedoch jederzeit problemlos in ein Unternehmen umwandeln.

Weitere Unternehmen erstellen

Es ist möglich, über ein Konto mehr als ein Unternehmen zu erstellen bzw. mehr als einem Unternehmen beizutreten. Wenn Sie über eine zusätzliche Firmen-E-Mail-Adresse verfügen, fügen Sie Ihre E-Mail-Adresse zu Ihrem Konto hinzu und folgen Sie diesen Schritten, um ein neues Unternehmen zu erstellen.

Jedes Unternehmen muss mit einer einzigartigen E-Mail-Domain verknüpft sein. Nur Personen, deren Asana-Konto mit der E-Mail-Domain Ihrer Firma verknüpft ist, werden Mitglieder Ihres Unternehmens.

E-Mail-Domain Ihres Unternehmens hinzufügen oder ändern

Wenn Sie eine genehmigte E-Mail-Domain für Ihr Unternehmen hinzufügen möchten (z. B. wenn Ihre Firma von acme.com zu acmestaff.com wechselt), fügen Sie Ihre neue E-Mail-Adresse zu Ihrem Asana-Konto hinzu, bevor Sie sich an unser Support-Team wenden.

Sie sollten zuerst Ihre neue Firmen-E-Mail-Adresse zu Ihrem Konto hinzufügen und danach dieses Support-Formular nutzen, damit wir Ihnen dabei helfen können, die entsprechenden Änderungen an Ihrem Unternehmen vorzunehmen.

Wir bearbeiten die meisten Anfragen innerhalb von drei Arbeitstagen. Ein Mitglied unseres Teams wird Sie kontaktieren, sobald Ihr Unternehmen aktualisiert wurde oder falls wir weitere Informationen benötigen sollten.

Kontaktieren Sie uns, sobald Sie wissen, dass Sie die E-Mail-Domain ändern. Die Änderung ist am einfachsten, solange sowohl Ihre alte als auch Ihre neue E-Mail-Domain aktiv ist.

Laden Sie Personen zu Ihrem Unternehmen ein

Sie können jemanden zu Ihrem Unternehmen hinzufügen, indem Sie die Person in eines Ihrer Teams einladen.

Einladungslinks versenden

Mithilfe von Einladungslinks können Sie ganz einfach sehr viele Personen zu einem Projekt oder in ein Team einladen. Nutzer können diesen Link über verschiedene Kanäle (per E-Mail, Slack, SMS usw.) an andere versenden. Sie können ihn sogar in das Wiki für neue Mitarbeiter ihres Teams oder in ein Google-Dokument einfügen.

Der Einladungslink sollte für Mitglieder verwendet werden, und die E-Mail-Option sollte für Gäste genutzt werden.

Projekteinladung per Link

Teameinladung per Link

Sie können auch Personen zu einem Unternehmen mit einem Link einladen. Klicken Sie dazu auf den Schnell hinzufügen-Button.

Gäste einladen

Wenn Sie Gäste zu Ihrem Projekt/Team einladen möchten, verwenden Sie bitte die Option Per E-Mail einladen.

Gäste des Unternehmens können Teams oder Projekten nicht über den Einladungslink beitreten, sondern nur Unternehmensmitglieder mit einer E-Mail-Adresse, die mit der Unternehmensdomain übereinstimmt. Für Gäste wählen Sie bitte Per E-Mail einladen.

Link deaktivieren

Wenn Sie auf deaktivieren klicken, wird der Link dauerhaft deaktiviert. Niemand wird den Link wieder verwenden können.

Ein Unternehmen verlassen

Wenn Sie Unternehmensmitglied sind, wird dadurch die mit Ihrem Unternehmen verbundene E-Mail-Adresse aus Ihrem Asana-Konto entfernt. Bevor Sie gehen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie zuerst eine persönliche E-Mail-Adresse zu Ihrem Konto hinzufügen, damit Sie weiterhin auf Ihr Asana-Konto zugreifen können.

Wenn Sie eine Unternehmens-E-Mail-Adresse aus Ihrem Konto löschen, werden Sie dadurch auch aus dem Unternehmen entfernt.

Jemanden aus einem Unternehmen entfernen

Sie können jeden Nutzer aus Ihrem Unternehmen entfernen, um diesem den Zugang zu Ihrem Unternehmen und den zugehörigen Projekten und Aufgaben zu entziehen.

Wenn eine Person aus Ihrem Unternehmen entfernt wird, bleiben die Aufgaben, Projekte, Nachrichten, Dateien und Kommentare, die die Person erstellt hat, erhalten. Die ihr zugewiesenen Aufgaben sind anschließend jedoch nicht mehr zugewiesen.

Damit die Aufgaben nicht verloren gehen, ist es ratsam, die Aufgaben unter Meine Aufgaben der Person aufzurufen und neu zuzuweisen, bevor Sie sie aus dem Unternehmenskonto entfernen.

Bitte beachten Sie, dass die Entfernung eines Nutzers aus Ihrem Unternehmen dazu führt, dass die Firmen-E-Mail-Adresse der Person aus ihrem Konto entfernt wird. Wird die Adresse zum Konto des Nutzers erneut hinzugefügt, erscheint sie wieder in Ihrem Unternehmen. Hat der Nutzer zudem keine alternative E-Mail-Adresse mit dem eigenen Asana-Benutzerkonto verknüpft, so kann eine Entfernung aus Ihrem Unternehmen außerdem dazu führen, dass die Person nicht mehr auf Asana zugreifen kann.

Sie können einen Nutzer nur dann aus einem Unternehmen entfernen, wenn Folgendes zutrifft:

• Sie müssen Unternehmensmitglied sein
• Sie und die Person, die Sie entfernen möchten, müssen demselben Team angehören

Wenn Sie nicht dem gleichen Team angehören oder die Person bereits aus dem Team entfernt haben, laden Sie sie zum Team ein, um sie direkt danach aus Ihrem Unternehmen entfernen zu können.

In Premium-Unternehmen können nur Administratoren Mitgliedern den Zugriff entziehen.

Nutzungsbedingungen für Gästekonten

Gäste unterliegen der Klausel 2.4(b) des Abonnentenvertrags und der Abonnement-Rahmenvereinbarung von Asana. Gästekonten sind für die Zusammenarbeit mit externen Partnern wie Auftraggebern, Auftragnehmern oder Kunden bestimmt. Kunden, die die Dienstleistungen von Asana nutzen, dürfen ihren Mitarbeitern oder Mitarbeitern angegliederter Unternehmen keinen Gastzugang zu Asana gewähren und sind verpflichtet, stattdessen ein Endnutzer-Abonnement für diese Mitarbeiter zu erwerben.

Unternehmen für Universitäten & Bildungseinrichtungen

Es ist derzeit nicht möglich, ein Unternehmen mit einer Studenten-E-Mail-Adresse zu erstellen. Um ein Unternehmen zu erstellen, benötigen Sie eine eindeutige Unternehmens-E-Mail-Adresse oder eine E-Mail, die zu einer Subdomain gehört. Da die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen durch die E-Mail-Domain vorgegeben ist, würde die Einrichtung eines Unternehmens unter einer allgemeinen Universitäts-Domain dazu führen, dass alle Studenten, Dozenten, Verwaltungsmitarbeiter usw., die sich bei Asana anmelden, dem Unternehmen hinzugefügt werden. Sie können jedoch ein Unternehmen erstellen, wenn Sie eine universitätseigene Subdomain für eine bestimmte Abteilung anlegen können (z. B. @mitarbeiter.domain.edu).

Admin-Konsole

Nutzer mit einem kostenpflichtigen Abonnement können auf die Admin-Konsole zurückgreifen, um Änderungen an ihrem Abonnement vorzunehmen, die Rechnungsstellung zu verwalten, Informationen über das Unternehmen zu erhalten und Mitglieder zu verwalten.