Suche und Suchansichten

Anhand Ihres Suchergebnisses wird Folgendes unten in der Autovervollständigung anzeigt:

1. Aufgaben
2. Projekte
3. Vorlagen
4. Portfolios
5. Nachrichten
6. Ziele
7. Projekt-Briefings
8. Teams
9. Personen
10. Tags

Um eine Volltext-Suche durchzuführen:

1. Klicken Sie auf das Suchfeld und geben einen Suchbegriff ein
2. Wählen Sie Alle Ergebnisse mit [Stichwort] anzeigen aus (oder drücken Sie „Eingabe“ auf Ihrer Tastatur)

Erweiterte Suche und Suchansichten

Mit der erweiterten Suche können Sie zusätzliche Anforderungen für eine Suche angeben. Die Funktion erscheint ganz am Ende der angezeigten Liste.

Suchansichten sind Listen mit Aufgaben, Projekten oder Nachrichten, die den von Ihnen angegebenen Kriterien entsprechen. Erstellen Sie eine Suchansicht, um spezifische Gruppen von Aufgaben, Projekten, Nachrichten oder Aufgabenvorlagen zu finden.

In den Ergebnissen Ihrer Suche werden nur jene Aufgaben, Projekte und Nachrichten angezeigt, für die Sie Berechtigungen haben. Daher können Ihre Kollegen abweichende Ergebnisse sehen, auch wenn Sie alle mit denselben Parametern suchen.

Mit Filtern können Sie schneller genau das finden, wonach Sie suchen. Sie können Ihre Suche entweder eingrenzen oder erweitern.

Beim Erstellen einer Suchansicht sind alle Felder optional.

Die Ergebnisse Ihrer Suche werden im Hauptfenster angezeigt und der Name der Suche erscheint oben in der Kopfzeile.

Bei der Suche werden Aufgaben, Projekte, Nachrichten und Aufgabenvorlagen angezeigt, die den von Ihnen vorgegebenen Parametern entsprechen.

Ergebnisse sortieren

Suchen speichern

Wenn Sie regelmäßig nach etwas suchen, können Sie die Suche auch speichern, um in Zukunft leichter auf die Suchergebnisse zugreifen zu können.

Beim Speichern einer Suchansicht werden auch die Suchparameter gespeichert, sodass Ihre gespeicherte Suche aktualisiert wird, wenn Sie und Ihre Kollegen die Arbeit an den Aufgaben fortsetzen.

In einem Projekt suchen

Sie können auch in einem bestimmten Projekt nach Aufgaben suchen. Das ist nützlich, wenn Sie Projekte mit einer großen Anzahl von Aufgaben haben.

Kurztipps für Suchansichten

Es gibt viele Parameter, die Sie in den Suchansichten anwenden können. Die meisten von ihnen sind ziemlich selbsterklärend, aber hier sind einige der weniger bekannten:

• Nicht zugewiesene Aufgaben – geben Sie „Nobody“ („Niemand“) in das Feld Verantwortlicher ein
• Aufgaben außerhalb von Projekten – geben Sie „No Project“ („Kein Projekt“) im Feld Projekte ein
• Aufgaben mit bestimmten Tags – wählen Sie „Hat min. einen dieser Tags“ or „Hat alle diese Tags“ im Tags-Filter
• Aufgaben in einem Abschnitt eines Projektes – nachdem Sie ein Projekt im Feld Projekte eingegeben haben, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um einen zu durchsuchenden Abschnitt innerhalb des Projektes festzulegen
• *Ausschluss-Parameter – nutzen Sie die „Keine Tags“- oder die „Keine Projekte“-Felder, um alle Aufgaben zu finden, die nicht mit Tags oder Projekten verbunden sind
• Zugewiesen von – nutzen Sie den Filter Zugewiesen von, um von einem bestimmten Mitglied oder Gast zugewiesene Aufgaben zu finden
• Fertigstellungsdatum – nutzen Sie den Filter Fertigstellungsdatum, um alle Aufgaben zu finden, die innerhalb der letzten X Tage erledigt wurden
• Aufgaben mit bestimmten Fälligkeitsdaten – nutzen Sie die Datumsfelder Fällig, Start, Fertigstellung, Erstellung oder Bearbeitung und wählen Sie „Zwischen“, um Aufgaben innerhalb eines gewissen Zeitrahmens zu finden, oder „Am“, um Aufgaben von einem bestimmten Datum anzuzeigen
• Benutzerdefinierte Felder – nutzen Sie den Filter Benutzerdefinierte Felder, um nach dem Status eines bestimmten benutzerdefinierten Feldes zu suchen.

Beispiele für Suchen, die Sie speichern können

• Arbeit, die Sie überprüfen müssen – suchen Sie nach Aufgaben, die Sie für andere erstellt haben, die unerledigt und innerhalb von drei Tagen fällig sind.
• Gefährdete Aufgaben – suchen Sie nach Aufgaben mit einem benutzerdefinierten Feld, das darauf hinweist, dass die Priorität „hoch“ ist, und die heute oder morgen fällig sind. Dies ist ideal für Projektleiter, um Arbeit über Projekte hinweg voranzutreiben.
• Blockierte Genehmigungen – suchen Sie nach Aufgaben mit einem benutzerdefinierten Feld mit dem Wert „Bereit zur Überprüfung“ und geben Sie den Verantwortlichen Feedback, damit die zu genehmigende Arbeit weitergehen kann.
• Arbeit, die ich in diesem Quartal erledigt habe – suchen Sie nach Ihnen zugewiesenen Aufgaben, die in einem bestimmten Zeitraum erledigt wurden. Die ist perfekt für alle, die ihre eigenen Leistungen nachvollziehen und nachweisen sowie den eigenen Lebenslauf auf den neuesten Stand bringen möchten.

Wie Sie Ihre Arbeit leicht auffindbar machen

• Geben Sie allen Aufgaben eindeutige Namen, die auf eine konkrete Aktion ausgerichtet sind. Wenn Sie eine Aufgabe „Blog für Kundenstimmen entwerfen” statt einfach „Blog” nennen, kann das helfen, Ihre Suchergebnisse zu verfeinern – besonders, wenn die Aufgabe aus einer Vorlage erstellt wurde.
• Weisen Sie allen Aufgaben ein Fälligkeitsdatum und Verantwortliche zu und platzieren Sie diese in Projekten. Dies macht es viel einfacher, die Suche mithilfe spezifischer Kriterien einzugrenzen.
• Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Aufgaben innerhalb von Projekten nach bestimmten Kriterien zu kategorisieren.

Like what you see? Get started with a free 30 day Asana trial today. Try for free