Bedienung von Asana

Benutzeroberfläche

Alle 5 Fenster im Fokus

Die Benutzeroberfläche von Asana ist in 5 Bereiche unterteilt:

  1. Seitenleiste – Zugriff auf Homepage, Meine Aufgaben, Inbox, Teams und Projekte in Ihrem Arbeitsbereich oder Ihrem Unternehmen
  2. Kopfzeile – enthält die Aktionen und Ansichten für das Projekt, Meine Aufgaben oder die Ansicht, die Sie gerade verwenden
  3. Startleiste – Suche, Schnelles Hinzufügen, Meine Einstellungen und Arbeitsbereichs- bzw. Unternehmenseinstellungen
  4. Hauptfenster – zeigt eine Liste von Aufgaben, Nachrichten, Kalender, Fortschritt oder Dateien an
  5. Fenster mit Aufgabendetails – enthält die Details einer Aufgabe oder einer Nachricht

Seitenleiste

Seitenleiste im Fokus

In der Seitenleiste können Sie:

  1. die Seitenleiste auf- und zuklappen
  2. auf Ihre Homepage, Meine Aufgaben, die Inbox, Berichte, Portfolios und Ziele zugreifen
  3. auf Ihre Favoriten zugreifen
  4. auf Ihre gespeicherten Suchen zugreifen
  5. die Teams, zu denen Sie gehören, ansehen und anderen Teams in Ihrem Unternehmen beitreten
  6. nach Teams suchen
  7. Teammitglieder zu Asana einladen
  8. hilfreiche Artikel lesen, Tutorials anschauen, den Support kontaktieren und mehr

Teams sind nur in Unternehmen verfügbar.  

Homepage

Layout der Startseite

Von der Startseite aus können Sie:

  1. die Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben ansehen sowie die Anzahl der Personen, mit denen Sie in der letzten Woche oder im letzten Monat zusammengearbeitet haben
  2. Ihre Ziele ansehen
  3. Ihre anstehenden, überfälligen oder erledigten Aufgaben ansehen
  4. aktuelle, empfohlene und Favoritenprojekte ansehen
  5. Ihre Startseite anpassen

Projekte

Projekte in der Seitenleiste

In der Seitenleiste werden Projekte aus Ihrem Team oder Arbeitsbereich aufgeführt.

  1. Klicken Sie auf den Namen eines beliebigen Projekts, und es wird im Hauptfenster geladen.
  2. Sie können auch auf den „Schnell hinzufügen”-Button klicken, um ein neues Projekt zu erstellen.

Das Schloss-Symbol kennzeichnet ein privates Projekt.  

Öffnen Sie das Projekt, um weitere Aktionen in der Projektkopfzeile anzuzeigen.

Erfahren Sie mehr über die leistungsstarken Dashboards in Asana sowie darüber, wie ein Tab mit Diagrammen auf Projektebene Ihnen bei der visuellen Darstellung von Daten helfen kann.

Favoriten

Kennzeichnen Sie Projekte, Personen (Ihre „Meine Aufgaben“-Liste) oder Tags als Favoriten, um diese oben auf der Seitenleiste zu speichern und ein Lesezeichen zu setzen, auf das Sie leichter zugreifen können.

Nur Sie können Ihre Favoriten sehen. Jeder in Ihrem Arbeitsbereich oder Ihrem Unternehmen hat seine eigene Favoritenliste.

Favoriten in der Seitenleiste im Fokus

Klicken Sie auf den Stern in der Kopfzeile, um etwas Ihren Favoriten hinzuzufügen. Ihre Favoriten erscheinen dann in einer festen Position oben in Ihrer Seitenleiste. Um einen Eintrag aus Ihren Favoriten zu entfernen, klicken Sie einfach noch einmal auf den Stern.

Ihre Favoriten-Einträge können Sie per Drag and Drop neu anordnen.

So lassen sich Projekte aus der Favoritenliste entfernen oder duplizieren

Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Namen eines Projekts und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol, um Projektaktionen anzuzeigen.

Projektaktionen in der Seitenleiste

Favoritenstatus entfernen, Projekt duplizieren oder archivieren

  1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben einem Projekt in Ihrer Seitenleiste
  2. Sie können das Projekt nun aus der Favoritenliste entfernen
  3. Sie können das Projekt duplizieren
  4. Sie können das Projekt auch archivieren

Startleiste

Startleiste im Fokus

In der Startleiste können Sie:

  1. Eine Suche ausführen, um Aufgaben, Projekte, Nachrichten, Tags oder Personen Ihres Arbeitsbereichs oder Unternehmens zu finden
  2. Durch Schnelles Hinzufügen eine Aufgabe, ein Projekt, ein Portfolio oder ein Team hinzufügen oder weitere Personen einladen
  3. Auf „Meine Einstellungen“ oder „Mein Profil“ zugreifen, auf Arbeitsbereichs-/Unternehmenseinstellungen zugreifen, zwischen Ihren Arbeitsbereichen/Unternehmen wechseln, einen neuen Arbeitsbereich / ein neues Team erstellen, das Unternehmen verlassen oder sich abmelden

Das Häkchen zeigt den Arbeitsbereich oder das Unternehmen an, den/das Sie gerade ansehen.

Kopfzeile

Kopfzeile im Fokus

In der Kopfzeile können Sie:

  1. Auf das Dropdown-Menü mit Aktionen für das Projekt zugreifen
  2. Das Projekt zu den Favoriten hinzufügen
  3. Einen Status für das Projekt festlegen
  4. Eine Liste mit Projektmitgliedern und Mitgliedern mit beschränktem Zugriff öffnen
  5. Ihr Projekt mit anderen teilen

Projektaktionen

Projektaktionen

Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um auf die folgenden Aktionen zuzugreifen:

  1. Projektdetails bearbeiten – ändern Sie den Namen oder die Beschreibung Ihres Projekts
  2. Farbe – ändert die Farbe des Projekts
  3. Projekt-URL kopieren
  4. Layout als Standardansicht speichern
  5. Projekt duplizieren
  6. Als Vorlage speichern, in einem kostenpflichtigen Team oder Unternehmen
  7. Zu Ihrem Portfolio hinzufügen
  8. CSV-Dateien oder E-Mails importieren und Wufoo mit dem Projekt verbinden, Ihr Projekt oder „Meine Aufgaben“-Liste exportieren oder Ihr Projekt drucken
  9. In ein anderes Team verschieben (nur für Unternehmen verfügbar), Ihr Projekt archivieren oder löschen

Öffnen Sie das Projekt, um weitere Aktionen in der Projektkopfzeile anzuzeigen.

In unserem Artikel Projekte verstehen des Asana-Handbuchs finden Sie im Abschnitt Projektaktionen weiterführende Informationen zu all diesen Aktionen.

Ansichten

Verschiedene Ansichten im Fokus

Mithilfe der Kopfzeile können Sie zwischen verschiedenen Ansichten hin- und herwechseln:

  1. Übersicht – die zentrale Anlaufstelle Ihres Teams, um eine Übersicht über das „Was“, „Warum“ und „Wie“ eines Projekts zu erhalten und auf den Kontext zum laufenden Projekt zuzugreifen
  2. Liste – die Standardansicht zeigt eine Liste von Aufgaben an
  3. Board – die Boardansicht organisiert Ihre Aufgaben in Spalten
  4. Zeitleiste – eine kostenpflichtige Funktion, die als Planungstool für Ihr Projekt fungiert und veranschaulicht, wie die einzelnen Elemente eines Projekts miteinander verknüpft sind
  5. Kalender – diese Ansicht filtert nur Aufgaben mit Fälligkeitsdaten und zeigt sie im Kalenderformat an
  6. Workflow – der Workflow Builder unterstützt Sie dabei, die Prozesse Ihres Teams zu automatisieren
  7. Dashboard – in dieser Ansicht können Sie den Status Ihres Projekts in Echtzeit sehen; zudem können Sie vorgefertigte Diagramme nutzen, um den Projektfortschritt zu veranschaulichen und zu teilen
  8. Verwenden Sie Nachrichten, um Gespräche zu führen, Ankündigungen zu machen, Brainstormings durchzuführen, Erfolge zu feiern oder über ein bestimmtes Thema zu sprechen. Sie können Nachrichten an Personen, Projekte oder Teams senden
  9. Verwenden Sie Dateien, um auf integrierte Projektdateien, wie zum Beispiel Vimeo-Videonachrichten zuzugreifen.

Hauptfenster

Wenn Sie ein Projekt, einen Tag oder eine Person aus der Seitenleiste auswählen, wird Ihnen eine Liste der relevanten Aufgaben im Hauptfenster angezeigt. Hier finden Sie auch Suchergebnisse, Inbox-Benachrichtigungen und Nachrichten.

Hauptfenster

Im Hauptfenster können Sie:

  1. Neue Aufgaben, Abschnitte oder Meilensteine hinzufügen
  2. Eine neue Aufgabenvorlage hinzufügen
  3. Eine Aufgabe als erledigt oder unerledigt markieren sowie den Aufgabennamen sehen/bearbeiten
  4. Die für eine Aufgabe verantwortliche Person sehen
  5. Das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe anzeigen
  6. Andere benutzerdefinierte Felder sehen
  7. Ausstehende, erledigte oder alle Aufgaben sehen
  8. Die Liste filtern und sortieren
  9. Einen Link zur Aufgabe erstellen
  10. Das Projekt anpassen

Außerdem können Sie die Anzahl der Gefällt-Mir-Angaben sehen, die eine Aufgabe erhalten hat.

Fenster mit Aufgabendetails

Im Fenster mit Aufgabendetails werden Ihnen die Details zu Aufgaben angezeigt, die Sie im Hauptfenster ausgewählt haben.

Fenster mit Aufgabendetails

Oben im Fenster mit Aufgabendetails können Sie:

  1. Die Aufgabe als erledigt oder unerledigt markieren
  2. Die Aufgabe mit „Gefällt mir“ markieren, Dateien anhängen, Unteraufgaben hinzufügen, die URL der Aufgabe kopieren, die Zeit nachverfolgen, die Sie für das Erledigen dieser Aufgabe gebraucht haben, die Aufgabe in der Vollbildansicht ansehen, weitere Aktionen ansehen und das Fenster mit den Aufgabendetails schließen
  3. Den Namen der Aufgabe bearbeiten
  4. Die Aufgabe einer Person zuweisen
  5. Ein Fälligkeitsdatum mit Uhrzeit festlegen
  6. Herausfinden, zu welchem Projekt die Aufgabe gehört, oder sie einem Projekt hinzufügen
  7. Abhängigkeiten festlegen
  8. Eine Beschreibung hinzufügen, um der Aufgabe mehr Kontext zu verleihen
  9. Einen Kommentar posten oder eine Frage stellen
  10. Beteiligte hinzufügen oder entfernen

Im Abschnitt Aufgaben finden Sie weitere Informationen zu den Funktionen, die im Aufgabenfenster verfügbar sind.

Sie können auch die Tabulatortaste und X auf Ihrer Tastatur drücken, um den Vollbildmodus aufzurufen.

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