Aufgaben per E-Mail an Asana senden

E-Mails weiterleiten, um sie in Asana-Aufgaben umzuwandeln

Sie können AufgabenAufgabenAufgaben sind die grundlegende Einheit für die Arbeit in Asana. Aufgaben können für jede Art von Arbeit stehen, können Arbeit in kleinere Teilaufgaben unterteilen oder Informationen aufbewahren.Weiterlesen und NachrichtenNachrichtenWeiterlesen erstellen, indem Sie E-Mails an Asana senden. Berücksichtigen Sie bitte, dass Sie hierbei nur E-Mails mit einer Gesamtgröße von max. 30 MB an Asana senden können.

So interpretiert Asana Ihre E-Mail:

E-Mail-FeldAufgabenfeld:
E-Mail an x@mail.asana.comAufgabe in Meine Aufgaben
Zusätzliche Adresse im Feld „An:“ hinzugefügtAufgabenempfänger
Im „CC“ eingetragene E-Mail-EmpfängerAufgabenbeteiligte
E-Mail-BetreffAufgabenname
E-Mail-TextAufgabenbeschreibung
E-Mail-AnhängeAnhänge der Aufgabe

Bitte beachten Sie, dass X in „x@mail.asana.com“ nicht variabel ist.

Aufgaben per E-Mail an „Meine Aufgaben“ senden

Um per E-Mail Aufgaben für die „Meine Aufgaben“-Liste zu erstellen, senden Sie eine E-Mail an x@mail.asana.com. Standardmäßig erstellt x@mail.asana.com eine Aufgabe in dem Arbeitsbereich oder Unternehmen, der/das mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft ist.

So ändern Sie das Unternehmen oder den Arbeitsbereich, das/der mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft ist:

  • Klicken Sie auf Ihr Profilfoto rechts in der Startleiste
  • Wählen Sie Meine Einstellungen aus
  • Wählen Sie den Tab E-Mail-Weiterleitung aus
  • Wählen Sie das Unternehmen oder den Arbeitsbereich aus, das/den Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpfen möchten

Im Tab E-Mail-Benachrichtigungen haben Sie die Möglichkeit, weitere E-Mail-Adressen zu Ihrem Konto hinzufügen.

Aufgaben per E-Mail an ein Projekt senden

Sie können E-Mails versenden, um direkt in einem Asana-Projekt Aufgaben zu erstellen.

Jedes Projekt in Asana verfügt über eine einzigartige E-Mail-Adresse, die zum Erstellen von Aufgaben in diesem Projekt verwendet werden kann.

E-Mails innerhalb eines Projekts finden

So finden Sie die E-Mail-Adresse eines Projekts:

  1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem Projektnamen und dann auf Projektaktionen.
  2. Klicken Sie anschließend auf Importieren und wählen Sie E-Mail aus.

Sie können manuell, über die einzigartige Projekt-ID, die E-Mail-Adresse Ihres Projekts herausfinden:

Sie können in Ihrem Projekt eine Aufgabe per E-Mail erstellen, indem Sie eine E-Mail an x+projectID@mail.asana.com senden. Wenn Ihre Projekt-ID beispielsweise 123 lautet, würden Sie eine E-Mail an x+123@mail.asana.com senden.

Erstellen Sie Aufgaben direkt in Ihrem E-Mail-Posteingang mit dem Add-On Asana für Gmail oder der Integration Asana für Outlook.

E-Mail-Nachrichten

Sie können Nachrichten für Ihre Teams oder Projekte erstellen, indem Sie eine E-Mail senden.

E-Mail an Team-Nachrichten

Unten auf der Nachrichtenseite der einzelnen Teams ist eine E-Mail-Adresse aufgeführt. Die E-Mail-Adresse für die Nachrichten eines Teams lautet „[TeamName]@mail.asana.com“.

E-Mail an Projekt-Nachrichten

Unten auf der Nachrichtenseite der einzelnen Projekte ist eine E-Mail-Adresse aufgeführt. Die E-Mail-Adresse für die Nachrichten eines Projekts lautet [ProjectName]@mail.asana.com

Senden Sie eine E-Mail an diese Adresse, um einen Beitrag in diesem Team oder Projekt zu erstellen. Sie können auch andere Personen in CC setzen, um sie zu den Beteiligten Ihrer Nachricht hinzuzufügen.

In Unternehmen können Sie nur über Ihre Firmen-E-Mail-Adresse Nachrichtenbeiträge per E-Mail senden.

Wenn Sie zum Beispiel dem acme.com-Unternehmen angehören, können Sie eine Nachricht nur über Ihre @acme.com-E-Mail-Adresse versenden, auch wenn andere E-Mail-Adressen mit Ihrem Konto verknüpft sind.

Vergewissern Sie sich, dass alle unter „CC“ oder „An:“ aufgeführten Personen Zugang zu Ihrem Arbeitsbereich, Unternehmen oder Projekt in Asana haben und dass Sie die E-Mail-Adresse verwenden, die mit deren Asana-Konto verknüpft ist. Wenn diese Personen keinen Zugang haben, erhalten Sie eventuell eine Benachrichtigung mit dem Hinweis, dass Ihre Aufgabe nicht erstellt werden konnte.

E-Mails automatisch weiterleiten

Wenn Sie in Asana Aufgaben anhand von E-Mails erstellen möchten, die Sie regelmäßig erhalten, können Sie diese automatisch weiterleiten. So können Sie E-Mails automatisch an Asana weiterleiten:

  1. Erstellen Sie ein E-Mail-Konto für die Weiterleitung.
  2. Fügen Sie in Asana „forwarder@“ zu Ihrem Unternehmen oder Arbeitsbereich hinzu und fügen Sie diese E-Mail-Adresse Asana und dem Projekt hinzu, an das Sie E-Mails senden.
  3. Melden Sie sich aus Ihrem Asana-Konto ab und anschließend mit Ihrer Weiterleitungs-E-Mail an. Dann deaktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigungen des Kontos
  4. Richten Sie Ihr „forwarder@“-Konto so ein, dass Nachrichten automatisch in Ihr Asana-Projekt weitergeleitet werden. Folgende Anweisungen gelten für geläufige E-Mail-Clients:

Jedes Mal, wenn „forwarder@“ eine E-Mail erhält, wird sie an das Asana-Projekt weitergeleitet und dem weiterleitenden Konto zugewiesen. Diese Aufgaben können ganz leicht neu zugewiesen werden.

E-Mail-Authentifizierung

Um sicherzustellen, dass Ihr Konto vor potenziellem Phishing und E-Mail-Spoofing geschützt ist, muss der Mailserver, der Ihre E-Mails versendet, für Ihre E-Mail-Domain richtig konfiguriert sein. Der Server muss so konfiguriert sein, dass die Domain der Absender-Adresse tatsächlich mit der Domain der Von-Adresse übereinstimmt. Wenn dies nicht der Fall ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass diese Adressen nicht übereinstimmen und müssen sich an Ihren Mailserver-Administrator wenden, um dies zu beheben.

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