Aufgaben per E-Mail versenden

Leiten Sie E-Mails weiter, um sie in Asana-Aufgaben umzuwandeln

Sie können AufgabenAufgaben Aufgaben sind die grundlegende Einheit für die Arbeit in Asana. Aufgaben können für jede Art von Arbeit stehen, können Arbeit in kleinere Teilaufgaben unterteilen oder Informationen aufbewahren. Weiterlesen und DiskussionenDiskussionen Über Diskussionen kommunizieren Nutzer miteinander in Asana. Auf jeder Projekt- oder Teamseite können Sie eine Diskussion starten. Weiterlesen erstellen, indem Sie E-Mails an Asana senden.

So interpretieren wir Ihre E-Mail:

E-Mail-Feld Aufgabenfeld:
E-Mail an x@mail.asana.com Aufgabe in „Meine AufgabenMeine Aufgaben Alle Aufgaben, die einer bestimmten Person zugewiesen sind, sind in ihrer „Meine Aufgaben”-Liste aufgeführt. Weiterlesen
Zusätzliche Adresse im Feld „An:“ hinzugefügt Aufgaben-VerantwortlicherVerantwortlicher Die verantwortliche Person für die Aufgabe oder Unteraufgabe. Asana lässt einen Verantwortlichen pro Aufgabe oder Unteraufgabe zu. Weiterlesen
Im „CC“ eingetragene E-Mail-Empfänger Aufgaben-FollowerFollower Wenn Sie Follower zu einer Aufgabe hinzufügen, erhalten sie Benachrichtigungen über Updates zur Aufgabe. Weiterlesen
E-Mail-Betreff Aufgabenname
E-Mail-Text AufgabenbeschreibungAufgabenbeschreibung Die Aufgabenbeschreibung ist ein Textfeld, über das Nutzer Details und Kontext zu ihren Aufgaben hinzufügen können. Weiterlesen
E-Mail-Anhänge Aufgaben-AnhängeAnhänge Eine Datei, die an eine Aufgabe oder Diskussion angehängt ist. Weiterlesen

Aufgaben per E-Mail an „Meine Aufgaben” senden

Um per E-Mail Aufgaben für die „Meine Aufgaben”-Liste zu erstellen, senden Sie eine E-Mail an x@mail.asana.com. Standardmäßig erstellt x@mail.asana.com eine Aufgabe in dem Arbeitsbereich oder Unternehmen, der/das mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft ist.

So ändern Sie das Unternehmen oder den Arbeitsbereich, das/der mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft ist:

  • Klicken Sie auf Ihr Profilfoto rechts auf der oberen Leiste
  • Wählen Sie Meine ProfileinstellungenProfileinstellungen Über die Profileinstellungen können Nutzer Präferenzen bezüglich ihres spezifischen Kontos anpassen. Weiterlesen aus
  • Wählen Sie den Tab E-Mail-Weiterleitung aus
  • Wählen Sie das Unternehmen oder den Arbeitsbereich aus, das/den Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpfen möchten

Fügen Sie weitere E-Mail-Adressen zu Ihrem Konto hinzu, damit mehr Optionen im Tab Verknüpfte E-Mails angezeigt werden.

Aufgaben per E-Mail an ein Projekt senden

Sie können E-Mails versenden, um direkt in einem Asana-Projekt Aufgaben zu erstellen.

Jedes Projekt in Asana verfügt über eine einzigartige E-Mail-Adresse, die zum Erstellen von Aufgaben in diesem Projekt verwendet werden kann.

So finden Sie die E-Mail-Adresse eines Projekts:

  1. Wählen Sie das gewünschte Projekt in der SeitenleisteSeitenleiste Über die Seitenleiste können Sie zum Dashboard und zu Favoriten-Einträgen, Projekten und Teams navigieren. Die Seitenleiste kann reduziert werden. Weiterlesen aus
  2. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten, um die Projektaktionen zu sehen
  3. Wählen Sie Aufgaben per E-Mail hinzufügen

Sie können manuell, über die einzigartige Projekt-ID, die E-Mail-Adresse Ihres Projekts herausfinden:

  • Öffnen Sie ein Projekt
  • Die Ziffernfolge in der URL Ihres Projekts (die URL sollte wie folgt aussehen: https://app.asana.com/0/projectID/list) ist die Projekt-ID.

Sie können in Ihrem Projekt eine Aufgabe per E-Mail erstellen, indem Sie eine E-Mail an x+projectID@mail.asana.com senden. Wenn Ihre Projekt-ID beispielsweise 123 lautet, würden Sie eine E-Mail an x+123@mail.asana.com senden.

Erstellen Sie Aufgaben direkt in Ihrem Gmail-Posteingang mit dem Asana for Gmail-Add-on -Add-on.

E-Mail-Diskussionen

Sie können Diskussionen in Ihren TeamsTeams Ein Team ist eine Gruppe von Personen in einem Unternehmen, die an einer Reihe von Projekten zusammenarbeiten. Weiterlesen oder Projekten posten, indem Sie eine E-Mail senden.

Einträge per E-Mail an Teamdiskussionen senden

Unten auf der Diskussionsseite der einzelnen Teams ist eine E-Mail-Adresse aufgeführt. Die E-Mail-Adresse für die Diskussion eines Teams lautet [TeamName]@mail.asana.com

Einträge per E-Mail an Projektdiskussionen senden

Unten auf der Diskussionsseite der einzelnen Projekte ist eine E-Mail-Adresse aufgeführt. Die E-Mail-Adresse für die Diskussion eines Projekts lautet [ProjectName]@mail.asana.com

Senden Sie eine E-Mail an diese Adresse, um einen Beitrag in diesem Team oder Projekt zu erstellen. Sie können auch andere Personen im „CC“ angeben, um sie als Follower zu Ihrer Diskussion hinzuzufügen.

In Unternehmen können Sie nur über Ihre Firmen-E-Mail-Adresse Diskussionsbeiträge per E-Mail senden.

Wenn Sie zum Beispiel ein acme.com-Unternehmen sind, können Sie eine Diskussion nur per E-Mail senden, indem Sie eine Nachricht von Ihrer @acme.com-E-Mail-Adresse senden, auch wenn andere E-Mail-Adressen mit Ihrem Konto verbunden sind.

Vergewissern Sie sich, dass alle unter „CC“ oder „An:“ aufgeführten Personen Zugang zu Ihrem Arbeitsbereich, Unternehmen oder Projekt in Asana haben und dass Sie die E-Mail-Adresse verwenden, die mit deren Asana-Konto verknüpft ist. Wenn diese Personen keinen Zugang haben, erhalten Sie eventuell eine Benachrichtigung mit dem Hinweis, dass Ihre Aufgabe nicht erstellt werden konnte.

E-Mails automatisch weiterleiten

Wenn Sie in Asana Aufgaben anhand von E-Mails erstellen möchten, die Sie regelmäßig erhalten, können Sie diese automatisch weiterleiten. So können Sie E-Mails automatisch an Asana weiterleiten:

  • Erstellen Sie ein E-Mail-Konto für die Weiterleitung
  • Fügen Sie in Asana „weiterleitungsname@“ zu Ihrem Unternehmen oder Arbeitsbereich hinzu und fügen Sie diese E-Mail-Adresse Asana und dem Projekt hinzu, an das Sie E-Mails senden
  • Melden Sie sich aus Ihrem Asana-Konto ab und anschließend mit Ihrer Weiterleitungs-E-Mail an. Dann deaktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigungen des Kontos
  • Richten Sie Ihr „forwarder@“-Konto so ein, dass Nachrichten automatisch in Ihr Asana-Projekt weitergeleitet werden. Folgende Anweisungen gelten für geläufige E-Mail-Clients:

Jedes Mal, wenn „forwarder@“ eine E-Mail erhält, wird sie an das Asana-Projekt weitergeleitet und dem Kontoinhaber der Weiterleitungs-E-Mail zugewiesen (die Zuweisung kann, je nach Bedarf, einfach aufgehoben werden).

E-Mail-Authentifizierung

Um sicherzustellen, dass Ihr Konto vor potenziellem Phishing und E-Mail-Spoofing geschützt ist, muss der Mailserver, der Ihre E-Mails versendet, für Ihre E-Mail-Domain richtig konfiguriert sein. Der Server muss so konfiguriert sein, dass die Domain der Absender-Adresse tatsächlich mit der Domain der Von-Adresse übereinstimmt. Wenn dies nicht der Fall ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass diese Adressen nicht übereinstimmen und müssen sich an Ihren Mailserver-Administrator wenden, um dies zu beheben.

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Hallo, wir kennen uns schon!

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.