E-Mail-Benachrichtigungen

Um über Aktivitäten in Asana informiert zu bleiben, können Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten oder die Inbox nutzen.

Es gibt drei Arten von E-Mail-Benachrichtigungen:

  • ErinnerungenErinnerungen Erinnerungsbenachrichtigungen werden an den Verantwortlichen einer Aufgabe gesendet, wenn die Aufgabe sich dem Fälligkeitsdatum nähert oder es überschreitet. Weiterlesen
  • AktivitätenAktivitäten Aktualisierungen einer Aufgabe – einschließlich Änderungen ihrer Beschreibung, ihres Fälligkeitsdatums oder Projekts – werden unten im Beschreibungsfeld dokumentiert. Weiterlesen
  • DashboardsDashboards Dashboards bieten eine erstklassige Übersicht über den Fortschritt und Status von Projekten, an denen Sie und Ihr Team arbeiten. Weiterlesen

Erinnerungen

Wir schicken Erinnerungs-E-Mails, wenn sich die Ihnen zugewiesenen Aufgaben dem Fälligkeitsdatum nähern bzw. es überschreiten.

Sie erhalten nur dann eine Erinnerungsbenachrichtigung zu einer Aufgabe, wenn diese drei Bedingungen zutreffen:

  • Die Aufgabe ist unvollständigunvollständig Eine Aufgabe, die nicht als erledigt markiert ist. Sie ist entweder in der Warteschleife, wird als Referenz verwendet oder ist noch nicht abgeschlossen. Weiterlesen
  • Die Aufgabe ist Ihnen zugewiesenzugewiesen Die verantwortliche Person für die Aufgabe oder Unteraufgabe. Asana lässt einen Verantwortlichen pro Aufgabe oder Unteraufgabe zu. Weiterlesen
  • Die Aufgabe hat ein FälligkeitsdatumFälligkeitsdatum Das Datum, an dem eine Aufgabe oder Unteraufgabe fällig ist. Weiterlesen

Wenn alle drei Bedingungen zutreffen, erhalten Sie zu folgenden Zeitpunkten eine Erinnerung an die Aufgabe:

  • 7 Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe
  • 1 Tag vor dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe
  • Am Tag des Fälligkeitsdatums der Aufgabe
  • 1 Tag nach dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe (überfällig)
  • 7 Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe (überfällig)

Wenn Sie mehr als eine Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum haben, enthält die Aufgabenerinnerungs-E-Mail alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben, die in den nächsten sieben Tagen fällig sind oder den letzten sieben Tagen fällig waren.

Nur Verantwortliche für Aufgaben erhalten Erinnerungsbenachrichtigungen per E-Mail. Aufgaben-Follower erhalten keine Erinnerungs-E-Mails.

Aktivitäten

Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung zu den folgenden Aktivitäten:

  • Eine Aufgabe wird Ihnen zugewiesenzugewiesen Die verantwortliche Person für die Aufgabe oder Unteraufgabe. Asana lässt einen Verantwortlichen pro Aufgabe oder Unteraufgabe zu. Weiterlesen
  • Die Zuweisung einer Aufgabe an Sie wird aufgehoben
  • Für eine Ihnen zugewiesene Aufgabe das FälligkeitsdatumFälligkeitsdatum Das Datum, an dem eine Aufgabe oder Unteraufgabe fällig ist. Weiterlesen geändert wurde
  • Sie wurden in einer Aufgabe @erwähnt und als Follower hinzugefügt
  • Eine Aufgabe, der Sie folgen, hat neue AnhängeAnhänge Eine Datei, die an eine Aufgabe oder Diskussion angehängt ist. Weiterlesen
  • Eine Aufgabe, der Sie folgen, hat neue KommentareKommentare Kommentieren Sie eine Aufgabe oder Diskussion, um Hilfe anzubieten, Fragen zu beantworten und beim Voranbringen der Arbeit zu helfen. Weiterlesen
  • Eine Aufgabe, der Sie folgen, wurde als erledigterledigt Markieren Sie eine Aufgabe mit einem Häkchen, um anzuzeigen, dass sie erledigt ist. Weiterlesen markiert
  • Eine Aufgabe, der Sie folgen, hat ein „Gefällt mir” erhalten
  • Ihr Kommentar hat ein „Gefällt mir” erhalten
  • Ihr Anhang hat ein „Gefällt mir” erhalten
  • Ihre Fertigstellung einer Aufgabe hat ein „Gefällt mir” erhalten
  • Eine DiskussionDiskussion Über Diskussionen kommunizieren Nutzer miteinander in Asana. Auf jeder Projekt- oder Teamseite können Sie eine Diskussion starten. Weiterlesen wurde in einem Team oder Projekt gestartet, in dem Sie Mitglied sind
  • Ein Kommentar wurde in einer Diskussion gepostet, der Sie folgen
  • Ein Projekt, in dem Sie Mitglied sind, hat neue Aufgaben
  • Der StatusStatus Eine Möglichkeit, um Projektmitglieder über den Fortschritt eines Projekts in Kenntnis zu setzen. Der Status enthält eine Farbe (rot, gelb, grün) und eine kurze Zusammenfassung. Weiterlesen eines Projekts, in dem Sie Mitglied sind, wurde geändert
  • Der Status einer Aufgabe, auf die Sie gewartet haben, geändert wurde

Benachrichtigungen über Aktivitäten werden nur für Aktionen und Änderungen versendet, die andere ausgeführt haben. Sie erhalten keine Benachrichtigung für Aktionen, die Sie selbst durchgeführt haben.

Dashboards

Wir senden einmal pro Woche eine E-Mail, die das FortschrittsdiagrammFortschrittsdiagramm Ein Diagramm zur Verfolgung erledigter Aufgaben stellt erledigte Aufgaben und unvollständige Aufgaben gegenüber. Weiterlesen und den aktuellsten StatusStatus Eine Möglichkeit, um Projektmitglieder über den Fortschritt eines Projekts in Kenntnis zu setzen. Der Status enthält eine Farbe (rot, gelb, grün) und eine kurze Zusammenfassung. Weiterlesen aller Projekte anzeigt, die sich derzeit in Ihrem DashboardDashboard Dashboards bieten eine erstklassige Übersicht über den Fortschritt und Status von Projekten, an denen Sie und Ihr Team arbeiten. Weiterlesen befinden.

Auf Benachrichtigungen antworten

Sie können auf eine E-Mail-Benachrichtigung antworten, um Folgendes zu tun:

  • Die Aufgabe als erledigterledigt Markieren Sie eine Aufgabe mit einem Häkchen, um anzuzeigen, dass sie erledigt ist. Weiterlesen zu markieren – Antworten Sie auf die E-Mail und geben Sie Complete oder Done als erstes Wort in Ihrer Nachricht ein
  • Die Aufgabe kommentierenkommentieren Kommentieren Sie eine Aufgabe oder Diskussion, um Hilfe anzubieten, Fragen zu beantworten und beim Voranbringen der Arbeit zu helfen. Weiterlesen – Antworten Sie einfach auf die E-Mail
  • Die Aufgabe einem Teamkollegen zuweisenzuweisen Die verantwortliche Person für die Aufgabe oder Unteraufgabe. Asana lässt einen Verantwortlichen pro Aufgabe oder Unteraufgabe zu. Weiterlesen – Beantworten Sie die E-Mail und tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Teamkollegen in das Feld „An:“ ein
  • Einen Teamkollegen als Aufgaben-FollowerFollower Wenn Sie Follower zu einer Aufgabe hinzufügen, erhalten sie Benachrichtigungen über Updates zur Aufgabe. Weiterlesen hinzufügen – Beantworten Sie die E-Mail und tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Teamkollegen in das „CC“-Feld ein

Solche Tipps finden Sie am Ende Ihrer E-Mail-Benachrichtigung.

Speichern Sie die Antwortadresse nicht in Ihrer Kontaktliste. Sie ändert sich.

Einstellungen zu E-Mail-Benachrichtigungen

So greifen Sie auf Ihre Einstellungen zu E-Mail-Benachrichtigungen zu:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilfoto in der oberen Leiste und wählen Sie „Meine ProfileinstellungenProfileinstellungen Über die Profileinstellungen können Nutzer Präferenzen bezüglich ihres spezifischen Kontos anpassen. Weiterlesen
  2. Navigieren Sie zum Tab Benachrichtigungen
  3. Markieren Sie die Kästchen bzw. heben Sie die Markierung auf, um Ihre E-Mail-Benachrichtigungen ein-/auszustellen

Sie können auch über die InboxInbox Die Inbox zeigt Aktivitäten zu Aufgaben, Projekten oder Diskussionen, denen ein Nutzer folgt. Weiterlesen auf Ihre Einstellungen zu E-Mail-Benachrichtigungen zugreifen:

  1. Klicken Sie über die obere Leisteobere Leiste Die obere Leiste wird über der Kopfzeile ganz oben in Asana angezeigt. Weiterlesen auf InboxInbox Die Inbox zeigt Aktivitäten zu Aufgaben, Projekten oder Diskussionen, denen ein Nutzer folgt. Weiterlesen
  2. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten bei E-Mail-Benachrichtigungen
  3. Wählen Sie E-Mail-Benachrichtigungen verwalten

Benachrichtigungen ausschalten

Wenn Sie keine E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchten, können Sie diese deaktivieren, indem Sie den Anweisungen im Abschnitt oben folgen, und sich ausschließlich über die InboxInbox Die Inbox zeigt Aktivitäten zu Aufgaben, Projekten oder Diskussionen, denen ein Nutzer folgt. Weiterlesen auf dem neuesten Stand in Asana halten.

Benachrichtigungen über gelöschte Teams und gelöschte Projekte können nicht abgestellt werden, da sie Links zur Wiederherstellung enthalten.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.