E-Mail-Benachrichtigungen

Um über Aktivitäten in Asana informiert zu bleiben, können Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten oder die Inbox nutzen.

Es gibt drei Arten von E-Mail-Benachrichtigungen:

  • Aktivitäten-Updates
  • Nur Erwähnungen
  • Tägliche Zusammenfassungen
  • Wöchentliche Berichte

Einstellungen zu E-Mail-Benachrichtigungen

So greifen Sie auf Ihre E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen zu:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilfoto in der Startleiste und wählen Sie Meine Einstellungen
  2. Öffnen Sie den Tab Benachrichtigungen
  3. Markieren Sie die Kästchen bzw. heben Sie die Markierung auf, um Ihre E-Mail-Benachrichtigungen ein-/auszustellen

Inbox

Sie können Ihre Einstellungen zu den E-Mail-Benachrichtigungen auch über die Inbox verwalten:

  1. Klicken Sie auf die Inbox in der Seitenleiste
  2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol oben rechts, um das Menü zu öffnen
  3. Wählen Sie Benachrichtigungen verwalten

Benachrichtigungen ausschalten

Wenn Sie keine E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchten, können Sie diese deaktivieren, indem Sie den Anweisungen im Abschnitt oben folgen, und sich ausschließlich über die Inbox auf dem neuesten Stand in Asana halten.

Für weniger Benachrichtigungen und eine aufgeräumte Inbox:

  • Schalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen aus
  • Entfernen Sie sich als beteiligte Person aus Aufgaben, Nachrichten oder Projekten
  • Passen Sie die Benachrichtigungen für jedes Projekt unter Meine Einstellungen an

Benachrichtigungen über gelöschte Teams und gelöschte Projekte können nicht abgestellt werden, da sie Links zur Wiederherstellung enthalten.

So filtern Sie Benachrichtigungen:

In der Inbox können Sie Benachrichtigungen filtern, und zwar nach:

  • Mir zugewiesen
  • @Erwähnt
  • Von mir zugewiesen
  • Nur ungelesene

Tägliche Zusammenfassung

Wir schicken Ihnen täglich (Mo-Fr, mit Ausnahme von Wochenenden) eine klare Übersicht darüber, worauf Sie sich an diesem Tag in Asana konzentrieren müssen. Diese E-Mail wird einen oder alle der drei zutreffenden Abschnitte enthalten:

Bald fällige Aufgaben = Dies sind die Ihnen zugewiesenen Aufgaben, die innerhalb der nächsten 5 Tage fällig sind.

Zuletzt zugewiesene Aufgaben = In diesem Abschnitt werden Aufgaben angezeigt, die Ihnen zuletzt zugewiesen wurden, unabhängig davon, ob die Aufgabe ein Fälligkeitsdatum hat oder nicht.

Aufgaben, die Sie an andere zugewiesen haben = In diesem Abschnitt werden Aufgaben angezeigt, die Sie zuletzt anderen zugewiesen haben, unabhängig davon, ob die Aufgabe ein Fälligkeitsdatum hat oder nicht.

Überfällige Aufgaben werden nicht in den E-Mails mit der täglichen Zusammenfassung angezeigt.

Sind keine Aufgaben in einer dieser Kategorien vorhanden, wird dieser Abschnitt in der E-Mail nicht angezeigt.

Tägliche Zusammenfassung

Aktivitäten-Updates

Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung zu den folgenden Aktivitäten:

  • Ihnen wurde eine Aufgabe zugewiesen
  • Die Zuweisung einer Aufgabe an Sie wird aufgehoben
  • Das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe, die Ihnen zugewiesen wurde, hat sich geändert
  • Sie wurden einer Aufgabe als Follower hinzugefügt
  • Eine Aufgabe, der Sie folgen, verfügt über neue Dateien
  • Eine Aufgabe, der Sie folgen, hat neue Kommentare
  • Eine Aufgabe, der Sie folgen, wurde als erledigt markiert
  • Eine Aufgabe, der Sie folgen, hat ein „Gefällt mir“ erhalten
  • Ihr Kommentar hat ein „Gefällt mir“ erhalten
  • Ihr Anhang hat ein „Gefällt mir“ erhalten
  • Ihre Fertigstellung einer Aufgabe hat ein „Gefällt mir“ erhalten
  • Eine Nachricht wurde in einem Team oder Projekt begonnen, in dem Sie Mitglied sind
  • Ein Kommentar wurde in einer Nachricht gepostet, der Sie folgen
  • Ein Projekt, in dem Sie Mitglied sind, hat neue Aufgaben
  • Es gibt eine neue Statusaktualisierung für ein Projekt, bei dem Sie Mitglied sind
  • Der Status einer Aufgabe, auf die Sie gewartet haben, geändert wurde
  • Eine Aufgabe wird in einem Board-Projekt von einer Spalte in eine andere verschoben
  • Eine Aufgabe wurde Ihnen zur Genehmigung zugewiesen

Aktivitäten - Aufgaben 1

Aktivitäten - Aufgaben 2

Genehmigung angefragt

Benachrichtigungen über Aktivitäten werden nur für Aktionen und Änderungen versendet, die andere ausgeführt haben. Sie erhalten keine Benachrichtigung für Aktionen, die Sie selbst durchgeführt haben.

Sie können sich selbst zu den Beteiligten von Aufgaben und Nachrichten hinzufügen oder wieder als beteiligte Person entfernen, um Inbox-Benachrichtigungen zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Inbox-Benachrichtigungen werden automatisch generiert, wenn Sie Ihre Aufgaben bearbeiten oder abschließen.

Auf Benachrichtigungen antworten

Sie können auf eine E-Mail-Benachrichtigung antworten, um Folgendes zu tun:

  • Die Aufgabe als erledigt markieren – Antworten Sie auf die E-Mail und geben Sie Complete oder Done als erstes Wort in Ihrer Nachricht ein
  • Die Aufgabe kommentieren – Antworten Sie einfach auf die E-Mail
  • Die Aufgabe einem Teamkollegen zuweisen – Beantworten Sie die E-Mail und tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Teamkollegen in das Feld An: ein
  • Einen Teamkollegen als Beteiligten einer Aufgabe hinzufügen – Beantworten Sie die E-Mail und tragen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Teamkollegen in das CC-Feld ein

Solche Tipps finden Sie am Ende Ihrer E-Mail-Benachrichtigungen.

Speichern Sie die Antwortadresse nicht in Ihrer Kontaktliste. Sie ändert sich.

Wöchentlicher Bericht

Wir senden Ihnen einmal pro Woche eine E-Mail mit Informationen zum Status von Projekten in Ihren Portfolios.

Sie können maximal 20 Wochenberichte pro Woche erhalten.

Zusammenfassung von Benachrichtigungen

Wenn Sie mehrere Benachrichtigungen innerhalb einer Stunde erhalten, wird Asana diese zu einer einzigen E-Mail zusammenfassen. Kritische Benachrichtigungen wie Aufgabenzuweisungen werden immer einzeln versendet, aber Updates über neu erstellte oder erledigte Aufgaben werden zusammengefasst.

Übersicht-E-Mails

Vor der Zustellung von E-Mail-Benachrichtigungen (über nicht zusammenfassbare Geschehnisse) warten wir 30 Sekunden lang.

Die 30-Sekunden-Grenze für das Erhalten von E-Mail-Benachrichtigungen gilt nur für kritische Benachrichtigungen, wie etwa eine Ihnen zugewiesene Aufgabe. Weniger wichtige Benachrichtigungen werden nach 60 Minuten Wartezeit versendet.

Wenn Sie diese Benachrichtigungen innerhalb des Zeitraums von 30 Sekunden archivieren, verschicken wir diese E-Mails nicht.

Zusammenfassungen

Unterschiedliche Typen von Benachrichtigungen werden unterschiedlich zusammengefasst.

Zusammengefasst bedeutet, dass Benachrichtigungen in einer einzelnen E-Mail verschickt werden, um unnötige Nachrichten zu vermeiden; nicht zusammengefasst heißt, dass für jedes einzelne Update eine eigene E-Mail verschickt wird.

Was zusammengefasst wird:

  • Benachrichtigungen über Zuweisungen werden für den vorherigen Verantwortlichen zusammengefasst (aber nicht für den neuen Verantwortlichen – dieser erhält eine wichtige Benachrichtigung)
  • Benachrichtigungen über die Fertigstellung von Aufgaben werden zusammengefasst (es sei denn, die fertiggestellte Aufgabe war ein Meilenstein)

Was nicht zusammengefasst wird:

  • Geänderte benutzerdefinierte Felder (wenn aktiviert) werden nicht zusammengefasst
  • Kommentare werden nicht zusammengefasst
  • „X hat die letzte Aufgabe erledigt, auf die Sie gewartet haben“-Benachrichtigungen werden nicht zusammengefasst
  • Dateibenachrichtigungen werden nicht zusammengefasst

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