Zoom-Integration

Übersicht

Die Integration Asana für Zoom erleichtert die ortsunabhängige Zusammenarbeit und die Erfassung von Arbeitsvorgängen. Verwenden Sie Asana für Zoom, um bessere Meetings abzuhalten, die eine klare Struktur haben und bereits die nächsten Schritte beinhalten.

Mit der Asana-Integration für Zoom können Sie Zoom-Meetings mit Asana-Aufgaben verknüpfen, um zu zeigen, wie die Aufgaben voneinander abhängig sind. Benutzer können angeben, wann eine bestimmte Aufgabe gelöst/diskutiert/freigegeben oder erledigt wird. Dazu können im Anschluss die Aufzeichnung sowie das Transkript der Besprechung automatisch an die verknüpfte Asana-Aufgabe angehängt werden, um mehr Kontext zu bieten und Transparenz zu schaffen. Wenn die Aufgaben verknüpft sind, werden Sie in der Tagesordnung der Meetings angezeigt. Zudem werden die Aufzeichnung und das Transkript des Meetings an die verknüpfte Asana-Aufgabe angehängt, was für zusätzliche Übersicht sorgt.

Diese Integration hilft Teams beim Erfassen von Meetings in Asana und der besseren Umsetzung von Zoom-Meetings. Zudem spart sie Ihnen den Zeitaufwand für Verwaltungstätigkeiten, indem Transkripte und Aufzeichnungen, sobald sie verfügbar sind, dort hinzugefügt werden, wo sie benötigt werden.

Die Asana-Integration für Zoom steht allen Asana-Nutzern zur Verfügung.

Installation

Verbinden Sie Asana und Zoom, um Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren. Damit Sie alle Vorzüge der Integration nutzen können, müssen Sie die Integration sowohl in Zoom als auch in Asana konfigurieren.

So funktioniert die Konfiguration in Zoom:

  • Öffnen Sie vor oder während eines Meetings den „Apps“-Tab.
  • Suchen Sie nach Asana und fügen Sie es hinzu.
  • Klicken Sie während eines Meetings auf Apps und dann auf Asana, um die Asana-App auf der rechten Seite Ihres Videoanrufs zu laden. Alle Aufgaben, die mit diesem Meeting verknüpft sind oder während des Meetings erstellt werden, werden hier angezeigt.

So funktioniert die Konfiguration in Asana:

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Apps
  • Klicken Sie auf +Apps hinzufügen
  • Wählen Sie Zoom aus
  • Jetzt können Sie Meetings mit Aufgaben in diesem Projekt verknüpfen.

Fügen Sie Zoom einem Projekt hinzu

Nachdem Sie Asana und Zoom miteinander verbunden haben, durchsuchen Sie bitte unsere App-Galerie, um die Zoom-Integration zu einem Projekt hinzuzufügen.

App-Galerie/Authentifizierungsvorgang

Über die Ansicht „Apps hinzufügen“:

  1. Klicken Sie auf + Zu Projekt hinzufügen

Nach dem Hinzufügen sehen Sie das Zoom-Feld in jeder Aufgabe im Projekt.

Zoom-Feld

Von hier aus können Sie neue Meetings planen oder ein Meeting, das Sie bereits in Ihrem Kalender geplant haben, verlinken.

Ein Meeting erstellen

So erstellen Sie ein neues Meeting:

Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü im Zoom-Feld die Option Neues Meeting erstellen

Neues Zoom-Meeting

Wählen Sie über das Pop-up Zoom-Meeting erstellen die folgenden Felder aus:

  1. Diskussionsthema
  2. Startzeit
  3. Dauer
  4. Klicken Sie auf Meeting erstellen

Sie können das Zoom-Meeting dann zu einem Kalendereintrag hinzufügen und Teilnehmer einladen.

Sie können die Einladung mit anderen teilen, indem Sie auf die Schaltfläche URL kopieren klicken und dann die URL per E-Mail-Nachricht oder Asana-Kommentar an die Teilnehmer schicken, die Sie einladen möchten.

So verknüpfen Sie eine Zoom-Besprechung mit einer Veranstaltung oder einer Aufgabe:

Zoom verlinken

Um ein bereits bestehendes Meeting zu verlinken:

  1. Kopieren Sie den Teilnahmelink des Meetings oder die Meeting-ID (entweder aus Zoom oder aus Ihrem verknüpften Kalender) und fügen Sie ihn in das Zoom-Feld ein
  2. Klicken Sie Hinzufügen

Indem Sie ein Zoom-Meeting mit einer Aufgabe verknüpfen, sorgen Sie dafür, dass Ihr Team schon im Meeting Klarheit erhält und nichts übersieht. Nachdem Sie das Zoom-Feld in Ihrem Asana-Aufgabenfeld platziert haben, ist es kinderleicht, direkt in der Aufgabe ein Meeting zu verlinken oder erstellen. Abschließend können Sie das Meeting teilen und Kollegen dazu einladen. Wenn Sie die Asana-App in Zoom laden, werden alle Aufgaben hervorgehoben, die mit dem Meeting in Asana verknüpft wurden, und dienen Ihnen als Tagesordnung im Meeting. Alle Teilnehmer, die die Asana-Zoom-App installiert und Zugriff auf die Aufgaben in Asana haben, können diese ebenfalls in Zoom sehen.

Meeting-Details werden jedes Mal aktualisiert, wenn die Aufgabe geladen wird. Sie enthalten den Status des Meetings, den Host und die Zeitplanung.

Zoom-Details

Verknüpfte Aufgaben werden im Meeting als Tagesordnungspunkte angezeigt

Wenn Sie während eines Zoom-Meetings die Asana-App öffnen, werden Ihnen alle Aufgaben angezeigt, die mit dem Meeting verknüpft sind. Dadurch ist es einfach, neue Aufgaben zur aktuellen Meeting-Tagesordnung hinzuzufügen und so sicherzustellen, dass sie besprochen werden. Beim Öffnen der App im Meeting wird Nutzern eine Liste mit den „Meeting-Aufgaben“ angezeigt. Auch neue Aufgaben, die während des Meetings erstellt werden, sind hier aufgelistet. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Aufgaben in beliebiger Reihenfolge anzuordnen.

Alle Meeting-Teilnehmer, die die App hinzugefügt und Zugriff auf die Aufgaben in Ihrem Arbeitsbereich haben, können die Liste sehen.

Aufgaben verknüpfen

In einem Zoom-Meeting eine Erinnerungsaufgabe erstellen

Wenn Sie gerade in einem Meeting sind und einen Aktionspunkt erstellen möchten, der für die bereits verlinkte Aufgabe nicht relevant ist, gehen Sie einfach zurück zur Aufgabenliste des Meetings. Klicken Sie dann oben rechts auf das +-Symbol, um eine unabhängige neue Aufgabe zu erstellen.

So verlinken Sie Anhänge und Transkripte

Sobald das Meeting stattfindet, klicken Sie auf die Meeting-Details. Dort wird Ihnen automatisch ein Link zur Teilnahme am Meeting zugesandt. Sie können Ihre Teilnahme jederzeit abbrechen.

  • Wenn Sie mit Ihrem Zoom-Abo Zugriff auf Aufzeichnungen und/oder Transkripte haben und Sie diese Funktion in Ihrem Konto aktiviert haben, wird Asana automatisch den Link zur Aufzeichnung und/oder dem Transkript abrufen und diesen an die verknüpfte Aufgabe in Asana anhängen.

  • Wenn Sie das Meeting mit mehreren Aufgaben verknüpfen, werden die Anhänge allen Aufgaben hinzugefügt.

Auf diese Weise hat jeder einen klaren Überblick darüber, wer was bis wann erledigt und das Projekt kann mit klar abgegrenzten Verantwortlichkeiten abgewickelt werden.

Diese Integration steht allen Asana-Kunden mit kostenlosem und kostenpflichtigem Abo zur Verfügung. Sie erfordert jedoch möglicherweise ein kostenpflichtiges Zoom-Abo für Funktionalitäten wie Aufnahmen und Transkripte. Kontaktieren Sie den Zoom-Support, wenn Sie Unterstützung benötigen.

Das Transkript des Meetings wird durchsuchbar sein. Sie können die dazugehörige Aufgabe finden, indem Sie nach Diskussionsthemen im Meeting suchen.

Die Audiotranskription in Zoom wird derzeit nur in englischer Sprache unterstützt.

Deinstallieren

Über ein Projekt:

So können Sie die Zoom-Integration aus einem Projekt entfernen:

  • Navigieren Sie zum „Apps“-Menü im Projekt
  • Wählen Sie „Zoom“ aus
  • Klicken Sie auf Aus dem Projekt entfernen

Über Ihr Zoom-Konto:

  • Melden Sie sich in Ihrem Zoom-Konto an und navigieren Sie zum Zoom App Marketplace
  • Klicken Sie auf Verwalten > Installierte Apps oder suchen Sie nach der App Asana for Zoom
  • Klicken Sie auf die App „Asana for Zoom“
  • Klicken Sie auf Deinstallieren

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