Zapier und Asana

Zapier ermöglicht Ihnen, eine Vielzahl von Web-Anwendungen mit Asana zu verbinden.

Verbinden Sie Ihr Asana-Konto mit Zapier

Wenn Sie nicht bereits ein Zapier-Konto haben, erstellen Sie hier zunächst eines.  

Wenn Sie bereits ein Zapier-Konto haben, melden Sie sich zunächst hier an.  

Sobald Sie sich bei Ihrem Konto angemeldet haben, verbinden Sie zunächst Ihr Asana-Konto mit Zapier.

So verbinden Sie Ihr Asana-Konto mit Zapier:

  1. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Bildschirms auf den Dropdown-Pfeil
  2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Verbundene Konten aus.

Auf der nächsten Seite:

  1. Klicken Sie in das Suchfeld und beginnen Sie mit der Eingabe von Asana
  2. Wählen Sie Asana aus dem Auswahlfeld aus

Nachdem Sie Asana ausgewählt haben, erscheint ein neues Asana-Fenster, klicken Sie auf Erlauben, um Ihr Asana-Konto mit Zapier zu verbinden.

Sobald Sie Ihr Asana-Konto mit Zapier verbunden haben, sollten Sie Asana unter Verbundene Konten in Ihrem Zapier-Konto sehen.

Einen Zap erstellen

Ein Zap verbindet zwei Apps miteinander. Es gibt in jedem Zap zwei Teile: einen Auslöser und eine Aktion.

Sobald der Auslöser in einer App aktiviert ist, wird in der anderen die Aktion durchgeführt.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Asana mit Zapier zu nutzen:

  • Ein Auslöser in Asana führt eine Aktion in einer anderen App durch
  • Ein Auslöser in einer anderen App führt eine Aktion in Asana durch

Einen Zap mit Asana als auslösende App erstellen

In dieser Art von Zap führt ein Auslöser, der in Asana auftritt, eine Aktion in einer anderen App durch.

Zu den möglichen Auslösern in Asana, die Sie dazu verwenden können, um eine Aktion in einer anderen App durchzuführen, gehören: - Zu einer Aufgabe wird ein neuer Kommentar veröffentlicht - Eine neue AufgabeAufgabe Aufgaben sind die grundlegende Einheit für die Arbeit in Asana. Aufgaben können für jede Art von Arbeit stehen, können Arbeit in kleinere Teilaufgaben unterteilen oder Informationen aufbewahren. Weiterlesen wird zu einem Projekt hinzugefügt - Einer Aufgabe wird ein TagTag Mit Tags können Sie Aufgaben markieren oder ähnliche Aufgaben gruppieren. Weiterlesen zugewiesen - Eine neue UnteraufgabeUnteraufgabe Unteraufgaben unterteilen eine Aufgabe in kleinere Teilaufgaben. Unteraufgaben haben, wie Aufgaben auch, Verantwortliche, Fälligkeitsdaten, Kommentare und Gefällt-mir-Angaben. Weiterlesen wird erstellt - Ein neues ProjektProjekt Projekte sind Listen mit Aufgaben. Weiterlesen wird erstellt - Ein neues Team wird erstellt - Eine Aufgabe wird erledigterledigt Markieren Sie eine Aufgabe mit einem Häkchen, um anzuzeigen, dass sie erledigt ist. Weiterlesen

Um einen Zap zu erstellen, klicken Sie zunächst auf Zap erstellen! im oberen Bereich des Bildschirms.

In diesem Beispiel werden wir einen Zap erstellen, bei dem eine AufgabeAufgabe Aufgaben sind die grundlegende Einheit für die Arbeit in Asana. Aufgaben können für jede Art von Arbeit stehen, können Arbeit in kleinere Teilaufgaben unterteilen oder Informationen aufbewahren. Weiterlesen zu einem ProjektProjekt Projekte sind Listen mit Aufgaben. Weiterlesen in Asana hinzugefügt wird (der Auslöser) und dann etwas in einer anderen App ausgeführt wird (die Aktion).

Wählen Sie zunächst Asana als Auslöser-App aus.

Auf der nächsten Seite:

  1. Wählen Sie Ihren gewünschten Auslöser aus
  2. Klicken Sie dann auf Speichern und fortfahren

Auf der nächsten Seite:

  1. Wählen Sie das Asana-Konto aus, das Sie vorher mit Zapier verbunden haben
  2. Klicken Sie dann auf Speichern und fortfahren

Da wir als Auslöser das Hinzufügen einer neuen Aufgabe zu einem Projekt definiert haben, muss als nächster Schritt das Auslöser-Projekt für diesen Zap ausgewählt werden:

  1. Beginnen Sie, den Namen des Projekts einzugeben, das Sie für diesen Zap verwenden möchten
  2. Wählen Sie im Auswahlfeld Ihr gewünschtes Projekt aus

Klicken Sie dann auf Abrufen und fortfahren, um zu überprüfen, ob der Auslöser korrekt funktioniert.

Wenn der Test erfolgreich ist, klicken Sie auf Weiter, um die Einrichtung des Auslösers abzuschließen.

Als Nächstes müssen Sie eine Aktions-App für Ihren Zap auswählen. Da es Hunderte von Möglichkeiten gibt, überlassen wir es Ihnen, die passende Art von Zap einzurichten, die Sie mit Asana erstellen möchten.

Einen Zap mit Asana als Aktions-App erstellen

In dieser Art von Zap führt ein Auslöser, der in einer anderen App auftritt, eine Aktion in Asana durch.

Zu den möglichen Aktionen, die Sie mithilfe eines Zaps in Asana durchführen können, gehören: - Eine neue AufgabeAufgabe Aufgaben sind die grundlegende Einheit für die Arbeit in Asana. Aufgaben können für jede Art von Arbeit stehen, können Arbeit in kleinere Teilaufgaben unterteilen oder Informationen aufbewahren. Weiterlesen erstellen - Ein neues ProjektProjekt Projekte sind Listen mit Aufgaben. Weiterlesen erstellen - Die Aktivität einer Aufgabe aktualisieren - Eine Aufgabe kommentierenkommentieren Kommentieren Sie eine Aufgabe oder Diskussion, um Hilfe anzubieten, Fragen zu beantworten und beim Voranbringen der Arbeit zu helfen. Weiterlesen - Einen AnhangAnhang Eine Datei, die an eine Aufgabe oder Diskussion angehängt ist. Weiterlesen für eine Aufgabe hochladen

Um einen Zap zu erstellen, klicken Sie zunächst auf Zap erstellen! im oberen Bereich des Bildschirms.

In diesem Beispiel werden wir einen Zap einrichten, bei dem wir eine E-Mail in Gmail erhalten (der Auslöser) und daraufhin eine Aufgabe in Asana erstellt wird (die Aktion).

Wählen Sie zunächst Gmail als Auslöser-App.

Auf der nächsten Seite:

  1. Wählen Sie Ihren gewünschten Auslöser aus.
  2. Klicken Sie dann auf Speichern und fortfahren

Auf der nächsten Seite:

  1. Wählen Sie das Gmail-Konto aus, das mit Ihrem Zap verbunden werden soll (wenn Sie bisher noch keines erstellt haben, wählen Sie + Ein neues Konto verbinden
  2. Klicken Sie dann auf Speichern und fortfahren

Da wir als Auslöser eine neue Nachricht in Gmail definiert haben, müssen Sie als Nächstes den auslösenden Gmail-Ordner für diesen Zap auswählen:

Beginnen Sie, den Namen des Gmail-Ordners einzugeben, den Sie für diesen Zap verwenden möchten, und wählen Sie diesen im Auswahlfeld aus, das dann erscheint.

Klicken Sie dann auf Abrufen und fortfahren, um zu überprüfen, ob der Auslöser korrekt funktioniert.

Wenn der Test erfolgreich ist, klicken Sie auf Weiter, um die Einrichtung des Auslösers abzuschließen.

Wählen Sie als Nächstes Asana als Aktions-App für Ihren Zap aus:

Beginnen Sie Asana in das Feld einzugeben und wählen Sie es im Auswahlfeld aus, das dann erscheint.

Auf den folgenden Seiten richten Sie Ihre Aktion in Asana auf ähnliche Weise ein, wie Sie im vorherigen Beispiel Asana als auslösende App eingerichtet haben.

Benötigen Sie weitere Hilfe? Informieren Sie sich hier auf der Support-Seite von Zapier.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.