Power BI Integration

Übersicht

Die Power BI-Integration bietet Nutzern von Asana-Business oder -Enterprise die Möglichkeit, innerhalb von Power BI über wichtige Asana-Daten zu berichten.

Der Asana Power BI Connector ermöglicht die direkte Verbindung von Power BI mit Asana, um Daten über Ihre Aufgaben in einem bestimmten Projekt, Team oder Portfolio abzurufen.

Die Nutzer von Asana sollten sich vergewissern, dass folgende Angaben vollständig und korrekt sind, bevor diese Daten mit Power BI synchronisiert werden:

  1. Standardmäßige Aufgabendetails (Titel, verantwortliche Person, Fälligkeitsdaten, etc.)
  2. Benutzerdefinierte Aufgabenfelder
  3. Daten des übergeordneten Projekts
  4. Tags (für jede Aufgabenzeile als Listenobjekt gespeichert)

Unteraufgaben werden nicht unterstützt, es sei denn, sie sind gleichzeitig auch übergeordnete Aufgaben in einem anderen Projekt des angegebenen Teams oder Portfolios.

All diese Daten können mit anderen Nutzern von Power BI und Asana innerhalb des Unternehmens geteilt werden.

Installationsvoraussetzungen

Die Integration Asana für Power Bi steht allen Business- und Enterprise-Kunden zur Verfügung.

Der Nutzer sollte Zugang zu Asana und Power BI Desktop oder Power BI Online haben.

Voraussetzungen für Power BI:

  • Zugriff auf BI Desktop (nur Windows) zur vollständigen Anpassung sowie Erstellung und Veröffentlichung von Dashboards
  • Zugriff auf Power BI Service (Online), um Daten mit Vorlagen oder veröffentlichten Dashboards anzuzeigen

Wenn Daten von einem Team synchronisiert werden sollen, muss es sich dabei um ein Team handeln, das Asana Business oder Enterprise verwendet.

Verbindung herstellen

Verbindung über einen Desktop-Computer herstellen

So stellen Sie die Verbindung über Power BI Desktop her:

  • Öffnen Sie Power BI Desktop.
  • Klicken Sie auf Daten abrufen und wählen Sie Asana in der Liste der Online-Dienste aus.
  • Klicken Sie auf Verbinden.
  • Sie werden dann aufgefordert, einen Link einzugeben. Wählen Sie einen gültigen Portfolio-, Team- oder Projektlink aus.
  • Klicken Sie auf OK.
  • Möglicherweise werden Sie aufgefordert, sich bei Asana anzumelden und Power BI die Erlaubnis zu erteilen, Ihre Daten abzurufen. Bitte melden Sie sich mit einem Nutzer an, der auf Ihre Daten zugreifen kann.

Ein Dashboard anhand von Aufgaben erstellen

So stellen Sie ein Dashboard anhand von Aufgaben:

  • Klicken Sie auf das Kästchen für Aufgaben und dann auf Laden.
  • Sie können die abgerufenen Daten anpassen, bevor Sie sie zum Aufbau eines Dashboards verwenden (optional).
  • Ihre Aufgabendaten sollten jetzt mit Power BI synchronisiert werden. Dies kann zwischen einigen Sekunden und 10 Minuten dauern, abhängig von der Größe des von Ihnen angegebenen Teams oder Portfolios.
  • Sobald die Daten geladen sind, können Sie mit der Erstellung eines Dashboards beginnen, indem Sie die verfügbaren Felder auf der rechten Seite verwenden.

Sie können die benutzerdefinierten Felddaten erweitern und die benutzerdefinierten Feldwerte so einstellen, dass sie als einzelne Spalten in Ihrem Datensatz angezeigt werden.

Die wichtigsten Funktionen

Der Asana Power BI Connector ermöglicht es Power BI, eine direkte Verbindung zu Asana herzustellen, um Daten über Ihre Aufgaben abzurufen und diese anschließend aufzubereiten.

Power BI kann:

  • Die Aufgabenbelastung analysieren, um sicherzustellen, dass Ihre Teams auf dem richtigen Weg sind und ihre KPIs erfüllen
  • Unterschiedliche Datensätze miteinander verbinden und in ein Datenmodell transformieren
  • Diagramme oder Grafiken zur Visualisierung von Asana-Daten erstellen
  • Mithilfe von maßgeschneiderten Power BI-Berichte Fragen in Echtzeit beantworten, die bei der Prognose hilfreich sein können

Anwendungsfälle

Power BI gibt Ihnen einen besseren Überblick über Ihre Geschäftsdaten und steigert den Nutzen Ihrer Asana-Daten. Von Power BI-Visualisierungen bis hin zu eingebetteten Analysen – Ihr Team erhält neue Erkenntnisse, kann Chancen voraussehen und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Sie erhalten ein viel umfassenderes Bild.

Wenn ein Projektleiter beispielsweise bestimmte Daten aus Asana in die interne BI-Berichterstattung aufnehmen möchte, kann er Asana als Datenquelle in Power BI einfügen, um aktuellere Berichte zu erstellen und wirkliche Schlüsse daraus zu ziehen.

Wenn ein Teamleiter gebeten wird, wichtige Erkenntnisse über ein Team zu liefern, das Asana verwendet, kann er die entsprechenden Daten in Power BI filtern und gruppieren. Das ermöglicht die Erstellung von Berichten, die besser auf das Unternehmen zugeschnitten sind. Auf diese Weise können Trends verfolgt und datenbasierte Entscheidungen getroffen werden.

So profitieren Teams vom Asana Power BI Connector:

Teams erhalten so einen Überblick über die Geschäftstätigkeiten, was die bereichsübergreifende Zusammenarbeit fördert und letztlich zu besser informierten Geschäftsentscheidungen führt.

Visuelle Daten

Auf der Grundlage von solchen Asana-Daten wie benutzerdefinierte Felder können Nutzer benutzerdefinierte, handlungsorientierte Dashboards erstellen und erhalten somit aktuelle Übersichten über Ihre Projekte und Workflows.

Ein Portfolio-Leiter, der derzeit eine einfache Tabelle zur Nachverfolgung seiner Projekte verwendet, erhält mit dem Asana Power BI Connector ein maßgeschneidertes, visuelles System zur Projektnachverfolgung.

Ein Projektmanager kann auf benutzerdefinierte Felddaten von Aufgaben zugreifen, um Berichte zu erstellen, die speziell auf die Bedürfnisse seines Unternehmens zugeschnitten sind. Dabei können wiederverwendbare Datenmodelle genutzt werden, um so in Zukunft die Konsistenz des gesamten Berichtswesens zu gewährleisten.

Prozessoptimierung

Es besteht die Möglichkeit, die Fortschritte im Vergleich mit den Teamzielen zu ermitteln und zu analysieren, um die Projekteffizienz und Engpässe zu identifizieren. Dadurch ist der notwendige Einblick stets gewährleistet und Hindernisse werden schneller beseitigt.

Berichte zur gemeinsamen Nutzung

Nutzer können ihre Asana-Daten auch mit Erkenntnissen aus anderen wichtigen Business-Tools kombinieren, um eine vollständige Echtzeitdokumentation der Teamleistung zu erhalten.

Ein EMEA-Marketing-Leiter könnte Asana als Datenquelle in Power BI einfügen, um damit Berichte zu erstellen, die aktuell, transparent, umfassend und in Sekundenschnelle für andere zugänglich sind.

Sie benötigen eine Power BI-Lizenz, um alle Berichte anzeigen zu können. Um benutzerdefinierte Messwerte zu erstellen, müssen Sie Power BI Desktop verwenden. Geben Sie die URL des Asana-Teams oder -Portfolios ein, das Sie analysieren möchten.

Dashboard-Beispiel

Übersicht zu Power BI und Asana

Dieses Beispiel zeigt, wie Arbeitsmanagementdaten aus Asana einen Einblick in die Arbeit Ihres Teams geben.

Verwenden Sie die Integration Asana für PowerBI, um in Asana auf alle Aufgaben, benutzerdefinierte Felder, Tags, Projekte und mehr zuzugreifen.

Kombinieren Sie Ihre Asana-Daten mit anderen Datensätzen und profitieren Sie dadurch von einem ganzheitlichen Überblick für Ihr Unternehmen.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

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Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste unter Zuletzt zugewiesen.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Sichtbar machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie sichtbar gemacht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N in eine beliebige Aufgabenzeile ein, um einen neuen Abschnitt zu erstellen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.