Asana für Outlook

Sie müssen nicht mehr in Ihrem E-Mail-Posteingang nach To-Dos und wichtigen Details suchen, denn jetzt können Sie Ihre E-Mails in verfolgbare Aufgaben in Asana verwandeln, die Sie von Anfang bis Ende verwalten können. Mit „Asana für Outlook“ können Sie jedes der Tools für das verwenden, wofür es entwickelt wurde – Kommunikation in Outlook und Verwaltung der Arbeit in Asana. So weiß Ihr Team stets, was bis wann erledigt werden muss, damit die Arbeit rechtzeitig fertiggestellt wird. Mit diesem Add-In können Sie Ihre E-Mails in Aufgaben mit Fokus auf Aktionen umwandeln, indem Sie Ihre E-Mails in Outlook in neue Aufgaben verwandeln oder als Kommentare zu bestehenden Aufgaben in Asana hinzufügen, ohne zwischen den Tools hin und her wechseln zu müssen.

Das „Asana für Outlook“-Add-In ist für persönliche Konten nicht verfügbar. Es kann nur für Ihre Arbeits-E-Mail-Adresse heruntergeladen werden. Um „Asana für Outlook“ zu verwenden, ist ebenfalls ein Office 365-Abonnement erforderlich. Zusätzlich zur Outlook Web App unterstützen wir die Desktop-App Outlook 2016.

Erste Schritte

Dieses neue Addon kann von jedem verwendet werden, der mit Asana und Outlook arbeitet. Installation des Asana-Addons:

  1. Gehen Sie auf den Microsoft-Marketplace und klicken Sie auf Jetzt holen.

  2. Befolgen Sie die Anweisungen, um das Asana-Addon zu Ihrem Outlook-Posteingang hinzuzufügen.

Erstellen & verwandte Aufgabe

Sobald Sie das erledigt haben, sehen Sie die Buttons Aufgabe erstellen und Asana-Add-in öffnen mit dem Asana-Logo in der Startleiste Ihres Outlook-Posteingangs.

Admins wird die Option angezeigt, dies für alle Mitglieder Ihres Unternehmens zu installieren.

Verwandeln Sie E-Mails in verfolgbare, ausführbare Aufgaben {#gl-create-task}.

Wenn mit Nachrichten mit Handlungsbedarf per E-Mail eintreffen, wie z.B. die Überprüfung der Arbeit Ihrer Agentur oder eine Anfrage nach Designelementen von einem Partner, können Sie jetzt die entsprechenden Asana-Aufgaben direkt in Outlook erstellen. Sie können dann die neue Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und sie zu einem Projekt hinzufügen, damit sie mit anderen relevanten Arbeitsvorgängen verbunden ist.

Aufgaben erstellen

So verwandeln Sie eine E-Mail in eine Aufgabe:

  1. Klicken Sie auf das Asana-Symbol oben in der E-Mail und dann auf Asana-Aufgabe erstellen.
  2. Sobald Sie die Aufgabendetails ausgefüllt haben, klicken Sie auf Aufgabe erstellen.

Es ist derzeit nur möglich, ein Fälligkeitsdatum für eine Aufgabe zum Zeitpunkt der Erstellung festzulegen. Es ist nicht möglich, ein Fälligkeitsdatum für bestehende Aufgaben hinzuzufügen/abzuändern.

E-Mails zu bestehenden Aufgaben hinzufügen, um sie in den Kontext einzubinden

Wahrscheinlich werden nicht immer alle Mitglieder Ihres Teams in jeder E-Mail in CC gesetzt, auch wenn diese Informationen enthält, die von allen zum Ausführen der Arbeit benötigt werden. Aber ohne diese Details und Kontext können sie ihre Arbeit nicht effektiv durchführen. Ob es sich nun um einen Vorschlag einer Agentur, die E-Mail eines Kandidaten mit seinen Kontaktinformationen oder ein anderes Team in Ihrem Unternehmen handelt, das Design-Ressourcen anfordert: Sie möchten, dass Ihr gesamtes Team die richtigen Informationen für seine Arbeit zur Verfügung hat. Anstatt zwischen den beiden Tools zum Kopieren und Einfügen dieser Informationen zu wechseln, fügen Sie die E-Mail einfach direkt in Outlook als Kommentar zu einer bestehenden Asana-Aufgabe hinzu.

Verwandte Aufgaben

So fügen Sie E-Mails zu einer existierenden Aufgabe hinzu:

  1. Klicken Sie auf das Asana-Symbol oben in der E-Mail und klicken Sie auf Asana-Add-in öffnen
  2. Suchen Sie nach der Aufgabe, der Sie die E-Mail hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf E-Mail hinzufügen

Einstellungen

In den Add-In-Einstellungen von „Asana für Outlook“ können Sie zwischen Arbeitsbereichen und Unternehmen wechseln oder sich einfach abmelden.

Einstellungen

Um auf die Einstellungen von „Asana für Outlook“ zuzugreifen:

  1. Klicken Sie auf das Asana-Symbol oben in der E-Mail und dann auf Asana-Add-In öffnen.
  2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, das oben im Fenster von „Asana für Outlook“ angezeigt wird.

settings

Von hier aus können Sie zwischen Ihren Asana-Domänen wechseln oder sich einfach abmelden.

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