Asana für Outlook

Die Zeit, in der Sie Ihr E-Mail-Postfach nach Aufgaben und wichtigen Informationen durchforsten mussten, gehört endgültig der Vergangenheit an. Jetzt können Sie Ihre E-Mails mit einem Klick in Asana-Aufgaben verwandeln, um sie immer im Auge zu behalten und von Anfang bis Ende zu verwalten.

Mit Asana für Outlook können Sie jedes der Tools für das verwenden, wofür es entwickelt wurde: Kommunikation in Outlook und Aufgabenmanagement in Asana. So weiß Ihr Team stets, was bis wann erledigt werden muss, damit die Arbeit rechtzeitig fertiggestellt wird. Mit diesem Add-In lassen sich Ihre E-Mails in umsetzbare Arbeitsschritte umwandeln. Mit einem Klick können Sie eine E-Mail in einen Kommentar oder eine Aufgabe konvertieren, ohne zwischen den Tools zu wechseln.

Um Asana für Outlook nutzen zu können, benötigen Sie sowohl ein Office 365-Abonnement als auch Zugriff auf Microsoft AppSource. Zusätzlich zur Outlook Web App unterstützen wir Outlook 2021 für Windows bis zur neuesten Version der Desktop-App und die Outlook 2019 für Mac Desktop-App, ebenfalls bis zur neuesten Version. Bezüglich der Abonnementversionen von Office (z. B. Microsoft 365) auf Windows unterstützen wir die Kombination von Windows 10 1903 und Office 365 16.0.11629 bis zur jeweils neuesten Version.

Erste Schritte

Dieses neue Add-In ist für alle verfügbar, die Zugriff auf Microsoft AppSource haben und Asana und Outlook verwenden. So installieren Sie das Asana-Add-in:

  1. Gehen Sie auf den Microsoft-Marketplace und klicken Sie auf Jetzt holen.

  2. Befolgen Sie die Anweisungen, um das Asana-Addon zu Ihrem Outlook-Posteingang hinzuzufügen.

Erstellen & verwandte Aufgabe

Sobald Sie das erledigt haben, sehen Sie die Buttons Aufgabe erstellen und Asana-Add-in öffnen mit dem Asana-Logo in der Startleiste Ihres Outlook-Posteingangs.

Admins wird die Option angezeigt, dies für alle Mitglieder Ihres Unternehmens zu installieren.

Verwandeln Sie E-Mails in verfolgbare, ausführbare Aufgaben {#gl-create-task}.

Wenn eine Handlungsaufforderung per E-Mail eintrifft, wie z. B. die Überprüfung der Arbeit Ihrer Agentur oder eine Anfrage nach Designelementen von einem Partner, können Sie aus dieser E-Mail mit einem Mausklick eine entsprechende Aufgaben in Asana erstellen, ohne Outlook zu verlassen. Diese neue Aufgabe können Sie sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und sie zu einem Projekt hinzufügen, damit sie mit anderen relevanten Arbeitsvorgängen verknüpft wird.

Aufgaben erstellen

So verwandeln Sie eine E-Mail in eine Aufgabe:

  1. Klicken Sie auf das Asana-Symbol oben in der E-Mail und dann auf Asana-Aufgabe erstellen.
  2. Sobald Sie die Aufgabendetails ausgefüllt haben, klicken Sie auf Aufgabe erstellen.

Es ist derzeit nur möglich, ein Fälligkeitsdatum für eine Aufgabe zum Zeitpunkt der Erstellung festzulegen. Es ist nicht möglich, ein Fälligkeitsdatum für bestehende Aufgaben hinzuzufügen/abzuändern.

E-Mails zu bestehenden Aufgaben hinzufügen, um sie in den Kontext einzubinden

Wahrscheinlich werden nicht immer alle Mitglieder Ihres Teams in jeder E-Mail in CC gesetzt, auch wenn diese Informationen enthält, die von allen für ihre Arbeit benötigt werden. Aber ohne diese Details und Hintergrundinformationen können sie ihre Arbeit nicht effektiv durchführen.

Ob es sich um einen Vorschlag einer Agentur, die Kontaktdaten eines Bewerbers oder eine Anfrage nach Designelementen aus einem anderem Team handelt – Ihr gesamtes Team soll immer über die richtigen Informationen verfügen, die es für seine Arbeit braucht. Anstatt ständig zwischen den beiden Tools zu wechseln, um diese Infos per Hand zu kopieren, können Sie den E-Mail-Text einfach als Kommentar in eine bestehende Asana-Aufgabe anhängen, ohne Outlook zu verlassen.

Verwandte Aufgaben

So fügen Sie E-Mails zu einer existierenden Aufgabe hinzu:

  1. Klicken Sie auf das Asana-Symbol oben in der E-Mail und klicken Sie auf Asana-Add-in öffnen
  2. Suchen Sie nach der Aufgabe, der Sie die E-Mail hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf E-Mail hinzufügen

Einstellungen

In den Add-In-Einstellungen von „Asana für Outlook“ können Sie zwischen Arbeitsbereichen und Unternehmen wechseln oder sich einfach abmelden.

Einstellungen

Um auf die Einstellungen von „Asana für Outlook“ zuzugreifen:

  1. Klicken Sie auf das Asana-Symbol oben in der E-Mail und dann auf Asana-Add-In öffnen.
  2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, das oben im Fenster von „Asana für Outlook“ angezeigt wird.

settings

Von hier aus können Sie zwischen Ihren Asana-Domänen wechseln oder sich einfach abmelden.

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