Microsoft Teams und Asana

Verwenden Sie die Integration von Asana und Microsoft Teams, um Asana-Projekte in Gruppenchats einzufügen und Gespräche in umsetzbare Arbeitsvorgänge umzuwandeln – alles an einem Ort. Chatten Sie mit Teamkollegen über ein Projekt, während Sie die gesamte Aufgabenliste, einschließlich der Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten, überblicken, und markieren Sie Aufgaben als erledigt, wenn diese fertig sind. Mit Asana für Microsoft Teams bleiben Sie immer in Verbindung und gut organisiert – egal wo Sie sich gerade befinden.

Microsoft Teams und Asana

Teams ist eine chatbasierte Plattform für die Zusammenarbeit. Sie bietet globalen, verteilten und bereichsübergreifenden Teams einen gemeinsamen Raum für ihre Zusammenarbeit und den Informationsaustausch. Zu den wichtigsten Funktionen der Anwendung gehören die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, direkte Nachrichten, Team-Chats und Aufgabenmanagement in Asana. Diese Integration mit Asana erhöht die Konzentrationsfähigkeit der Beteiligten und unterstützt die Arbeitskontinuität, egal wo Sie sich befinden – zu jeder Zeit und an jedem Ort. Mit Asana wissen Sie immer, wer wann woran arbeitet.

Nun wurde in Microsoft Teams ein Asana-Bot implementiert, wodurch viele Asana-Funktionen direkt in Teams angezeigt werden. Damit können Sie direkt in Teams nach Asana-Elementen suchen, finden und sich darauf in Ihren Teamgesprächen beziehen. Außerdem ermöglicht Ihnen dieser Bot, Aufgaben zu erstellen und Nachrichten aus Teams in Aufgaben einzufügen.

Die Integration von Microsoft Teams ist für alle Abos verfügbar.

Installationsanleitung

Verknüpfen Sie Asana mit Microsoft Teams, um Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Installieren Sie die Anwendung sowohl für sich selbst als auch für Ihr Team.

Einrichtung

Einrichtung der Integration von Asana für Microsoft Teams:

  • Gehen Sie in MS-Teams zum Reiter Apps
  • Suchen Sie nach Asana-Projektmanagement
  • Klicken Sie auf Asana
  • Klicken Sie auf hinzufügen, um die App zu installieren

Hinzufügen

Im Pop-up Asana-Projektmanagement:

  1. Klicken Sie auf Hinzufügen

So verwalten Sie die App für Ihr Unternehmen:

Verwaltung von Apps

Zum Verwalten von Anwendungen gehen Sie zum Admin Center von Microsoft Teams und suchen dort nach Asana, um zu überprüfen, ob es bereits zugelassen wurde. Wenn nicht, markieren Sie Zulassen.

Fügen Sie Asana zur Liste der angehefteten Apps im Admin Center von Microsoft Teams hinzu, damit Sie es schneller finden und die Reihenfolge in der Navigationsleiste bestimmen können.

Einführungsschritte

Wenn die Integration installiert ist, wird Ihnen der Bot in einem Einzelchat angezeigt. Sie können den Bot auch zu einzelnen Team-Channels hinzufügen.

Hier können Sie Fragen stellen und sich so über die Projektaktivitäten in Asana informieren.

Einführung

Wenn Sie die Integration zum ersten Mal benutzen, kommunizieren Sie mit einem Chatbot. Der Chatbot wird Ihnen die Integration vorstellen, Beispiele für Anwendungsfälle zeigen und Links zu weiteren Anleitungen bereitstellen, die Sie eventuell benötigen.

Links teilen

Wenn Sie zusätzliche Informationen mit einem Team teilen möchten, können Sie mithilfe eines Links entsprechende Aufgaben, Projekte, Portfolios, Status-Updates und Teams anzeigen.

Link teilen

Um einen Link zu teilen:

  • Fügen Sie einen Link mit einer Asana-URL ein
  • Warten Sie, bis die Vorschau angezeigt wird
  • Erweitern Sie die Anzeige der Details, um weitere Informationen zu sehen
  • Verlinken Sie es mit dem Team und senden Sie den Link

Aufklappen

Sie können dann den gesamten Inhalt ansehen, indem Sie auf View in Asana klicken.

Sie können nach Aufgaben, Projekten und Portfolios suchen, indem Sie auf das Asana-Logo im Nachrichtenmenü klicken.

Aufgaben suchen

Aufgaben, Projekte oder Portfolios suchen:

  1. Klicken Sie auf das Asana-Logo im Nachrichtenmenü
  2. In diesem Fenster können Sie nach allen Aufgaben, Projekten oder Portfolios suchen

Neue Aufgaben erstellen

Neue Aufgabe erstellen

Zur Erstellung einer Aufgabe:

  1. Klicken Sie auf den + Button im Asana-Dialog aus dem Nachrichtenmenü
  2. Wählen Sie Create Task
  3. Füllen Sie alle Felder des Pop-up-Fensters aus
  4. Klicken Sie auf Create task

Aufgabe erstellen 2

Neue Asana-Aufgaben lassen sich überall in Teams erstellen. Dafür können Sie entweder den Befehl create task im Asana-Bot verwenden, die entsprechende Option im Nachrichtenmenü oder innerhalb einer beliebigen Nachricht einer Konversation. Sie können sie einem Teamkollegen zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und sie zu einem Asana-Projekt hinzufügen.

Nachrichten in Aufgaben einfügen

Nachricht einfügen 1

Um eine Nachricht in eine Aufgabe einzufügen:

  • Wählen Sie aus den Optionen des 3-Punkte-Symbols Weitere Aktionen und dann Add message to task
  • Im Pop-up-Fenster können Sie nun nach der Asana-Aufgabe suchen, in die Sie Ihre Nachricht einfügen wollen.

Nachricht einfügen

Sie können diese Nachricht in Form eines Kommentars in eine Aufgabe einfügen.

Benachrichtigungen einstellen

Navigieren Sie zu einem beliebigen Team-Kanal oder Einzelchat

Benachrichtigungen

So gelangen Sie zu den Benachrichtigungen:

  1. Wählen Sie im + Menü die Option Link Project
  2. Geben Sie das Projekt an, für das Sie Benachrichtigungen erhalten möchten

Auswahl

Konfiguration von Benachrichtigungseinstellungen für Microsoft Teams

MT Benachrichtigungen

Im Asana-Nachrichtenmenü:

  1. Öffnen Sie die Benachrichtigungseinstellungen im + Menü des Asana-Popup-Dialogs
  2. Wählen Sie aus, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten

Benachrichtigungen auswählen

Danach werden Sie über alle neuen Aktivitäten im ausgewählten Projekt benachrichtigt.

Asana-Bot

Der Asana-Bot für Microsoft Teams chattet mit der App, um Fragen zu stellen und bestimmte Sachverhalte zu finden. Die Antworten basieren auf Ihren Nutzerangaben. Es stehen Ihnen eine Reihe von Befehlen zur Verfügung, mit denen Sie in dieser App Zeit sparen können. Die Interaktionen erfolgen nahtlos.

Interaktionen mit dem Bot:

Interaktionen mit dem Bot

Im Asana-Chatbot haben Sie die Möglichkeit, Ihren Arbeitsbereich auszuwählen oder mit dem Befehl change workspace zu einem anderen Arbeitsbereich zu wechseln, der Ihren Projektanforderungen entspricht.

MSFT-Teams-Meetings

Die Microsoft-Teams-Integration von Asana funktioniert auch bei Teams-Meetings.

So können unsere Nutzer in Asana unstrukturierte Gespräche in nachverfolgbare Aufgaben umwandeln, und die Notwendigkeit, das Tool zu wechseln, wird reduziert.

Wenn Sie die Asana-Integration zu einer Meeting-Veranstaltung in Teams hinzufügen, können Sie:

  • Aufgaben schnell erstellen, ohne das Meeting-Fenster verlassen zu müssen
  • Eine Zusammenfassung aller Aufgaben sehen, die in einem Meeting erstellt wurden

So funktioniert die Einrichtung

Der Organisator des Meetings muss das Team bzw. die Veranstaltung vor Beginn des Meetings zur Integration hinzufügen.

Diese Funktion wird in der Team-Desktop-Anwendung unterstützt und erscheint nicht in Besprechungen, wenn der Zugriff in einem Browser-Fenster erfolgt.

Navigieren Sie zum Team-Event, zu dem Sie die Integration hinzufügen möchten, und klicken Sie ganz oben auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche +.

Zum Team-Event navigieren

Im ersten Schritt muss der benannte Organisator des Meetings das Team oder die Veranstaltung zur Integration hinzufügen. Derzeit lässt sich diese Funktion nicht im Meeting selbst hinzufügen – Sie müssen sie in den Einstellungen des Meetings hinzufügen.

Vernetzen Sie Ihre Arbeitsinhalte

Tab hinzufügen

Asana-Tab hinzufügen:

  • Suchen Sie ‚Asana’ und wählen Sie es aus, um den Asana-Tab hinzuzufügen
  • Zur Bestätigung klicken Sie Hinzufügen

Asana hinzufügen

So treten Sie dem Meeting bei

Mit Asana verbinden

Mit Asana verbinden:

  • Als Nächstes werden Sie aufgefordert, eine Verbindung zu Asana herzustellen; klicken Sie darauf
  • Nach der Authentifizierung bei Asana wählen Sie einen Arbeitsbereich aus, um die Besprechung vorzubereiten
  • Nun können Sie der Meeting-Veranstaltung beitreten

Asana hinzufügen

Erstellen Sie Aufgaben und gehen Sie alle Aufgaben durch, die Sie innerhalb der Veranstaltung oder des Teams erstellt haben. In Teams erstellte Aufgaben sind standardmäßig nur innerhalb von Teams für den Nutzer sichtbar, der sie erstellt hat. Aufgaben sind immer in Asana zu finden.

Diese Ansicht steht nur Organisatoren von Besprechungen zur Verfügung und eignet sich hervorragend, um Aufgaben zur Meeting-Vorbereitung oder zum Erfassen von Meeting-Notizen zuzuweisen oder um Aufgaben durchzusehen, die Sie nach dem Ende der Besprechung erstellt haben.

So erstellen Sie Aufgaben:

Wenn Sie an der Veranstaltung teilnehmen, sehen Sie auch das Asana-Logo in Ihrem Meeting-Menü. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Seitenbereich, in dem Sie während der Besprechung Aufgaben erstellen und durchsehen können, die Sie im Meeting erstellt haben.

Aufgaben in ms erstellen

Andere Teilnehmer sehen dies ebenfalls in ihrem Menü und können sich ebenfalls authentifizieren und Aufgaben erstellen.

Alle Aufgaben, die hier erstellt werden, werden auch im ‚Tab' angezeigt, dass sämtliche Aufgaben nach der Besprechung auflistet.

Weshalb Teams Meetings verwenden?:

Nach dem Laden dieser Asana-‚App' innerhalb von Teams-Videoanrufen können Benutzer:

  • Aufgaben erstellen, ohne das Fenster des Videoanrufs zu verlassen
  • Eine Liste dieser Aufgaben einsehen
  • Bei spontanen Kreativitätsschüben ohne Tool-Wechsel Kontinuität genießen
  • Ein produktives Meeting mit allen Beteiligten durchführen
  • Ideen in Taten verwandeln

Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine Ansicht der Aufgaben innerhalb von Teams auf Projektebene anzeigen können, besuchen Sie diese Seite, auf der wir Ihnen zeigen, wie Sie das komplette Asana-Projekt in MSFT-Teams einsehen können. Damit steht Ihnen noch mehr Funktionalität zur Verfügung.

Häufige Anwendungsbeispiele

Mit dieser Integration kann sich Ihr Team auf seine Ziele, Projekte und Aufgaben konzentrieren – von überall aus. Auf diese Weise sind Sie immer bestens über den Status aller Arbeitsvorgänge in Ihrem Team informiert.

  • Wichtige Informationen – Mithilfe dieser Integration können Asana-Aufgaben direkt in Teams erstellt werden und alle erforderlichen Hintergrundinformationen (z. B. eine Nachricht) eingebunden werden. Dazu gehören beispielsweise der Aufgabenname, die Beschreibung, das Fälligkeitsdatum, die verantwortliche Person und/oder benutzerdefinierte Felder.

  • Auf dem aktuellsten Stand bleiben – Alle Beteiligten werden über wichtige Zusammenhänge und Fortschritte in Asana direkt innerhalb von Teams informiert.

  • Bezüge zu Asana herstellen – Wenn Sie in Teams mit Ihren Kollegen über einen Arbeitsvorgang sprechen, können Sie sich nun ohne großen Aufwand auf entsprechende Projekte, Aufgaben und andere Informationen aus Asana beziehen. Somit können Ihre Teammitglieder und Diskussionsteilnehmer alle nötigen Hintergrundinformationen über diesen Arbeitsvorgang abrufen. Dadurch erhalten sie mehr Klarheit und Transparenz über den Arbeitsablauf und bleiben immer auf dem neuesten Stand.

  • Nachvollziehbarkeit – Chatten Sie mit Teamkollegen über ein Projekt, während Sie sich die vollständige Aufgabenliste ansehen, einschließlich der Aufgabenverantwortlichen und Fälligkeitsdaten, und markieren Sie Aufgaben als erledigt, wenn sie fertig sind. Auf diese Weise kommen Teams schneller voran und erreichen mehr.

  • Nahtlose Integration – Ein Tool-Wechsel ist nicht erforderlich. Mit Teams Meetings können Benutzer unstrukturierte Gespräche auf der Stelle in nachverfolgbare Aufgaben in Asana verwandeln.

Sie benötigen Hilfe? Informieren Sie sich hier auf der Microsoft Support-Seite.

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