Microsoft Teams und Asana

Die Integration von Microsoft Teams ist für alle kostenpflichtigen Abos möglich.

Übersicht

Verwenden Sie die Integration von Asana und Microsoft Teams, um Asana-Projekte in Gruppenchats einzufügen und Gespräche in umsetzbare Arbeitsvorgänge umzuwandeln – alles an einem Ort. Chatten Sie mit Teamkollegen über ein Projekt, während Sie die gesamte Aufgabenliste, einschließlich der Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten, überblicken, und markieren Sie Aufgaben als erledigt, wenn diese fertig sind. Mit Asana für Microsoft Teams bleiben Sie immer in Verbindung und gut organisiert – egal wo Sie sich gerade befinden.

Teams ist eine chatbasierte Plattform für die Zusammenarbeit. Sie bietet globalen, verteilten und bereichsübergreifenden Teams einen gemeinsamen Raum für ihre Zusammenarbeit und den Informationsaustausch. Zu den wichtigsten Funktionen der Anwendung gehören die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Nachrichten an bestimmte Kanäle, Team-Chats und Aufgabenmanagement in Asana. Die Integration mit Asana erhöht die Konzentrationsfähigkeit der Beteiligten und unterstützt die Arbeitskontinuität, egal wo Sie sich befinden – zu jeder Zeit und an jedem Ort. Mit Asana wissen Sie immer, wer wann woran arbeitet.

Nun wurde in Microsoft Teams ein Asana-Bot implementiert, wodurch viele Asana-Funktionen direkt in Teams angezeigt werden. Damit können Sie direkt in Teams nach Asana-Elementen suchen und sich darauf in Ihren Teamgesprächen beziehen. Außerdem ermöglicht Ihnen dieser Bot, Aufgaben zu erstellen und Nachrichten aus Teams in Aufgaben einzufügen.

Installationsvoraussetzungen

Asana-Voraussetzungen

Die Integration von Microsoft Teams ist für alle kostenpflichtigen Abos verfügbar.

Voraussetzungen für Microsoft Teams

Die Asana-Integration für Microsoft Teams ist für alle kostenpflichtigen Abos von Microsoft Teams verfügbar. Die kostenlose Version von Microsoft Teams unterstützt keine App-Integrationen.

Installationsanleitung

Verknüpfen Sie Asana mit Microsoft Teams, um Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Installieren Sie die Anwendung sowohl für sich selbst als auch für Ihr Team.

Der Asana-Bot für Microsoft Teams kann nicht zu einem privaten Kanal oder Chat hinzugefügt werden.

So verwalten Sie die App für Ihr Unternehmen:

Zum Verwalten von Anwendungen gehen Sie zum Admin Center von Microsoft Teams und suchen Sie dort nach Asana, um zu überprüfen, ob es bereits zugelassen wurde. Wenn nicht, markieren Sie Zulassen.

Fügen Sie Asana zur Liste der angehefteten Apps im Admin Center von Microsoft Teams hinzu, damit Sie es schneller finden und die Reihenfolge in der Navigationsleiste bestimmen können.

Einführungsschritte

Wenn die Integration installiert ist, wird Ihnen der Bot in einem Einzelchat angezeigt. Sie können den Bot auch zu einzelnen Team-Kanälen hinzufügen.

Hier können Sie Fragen stellen und sich so über die Projektaktivitäten in Asana informieren.

Wenn Sie die Integration zum ersten Mal benutzen, kommunizieren Sie mit einem Chatbot. Der Chatbot wird Ihnen die Integration vorstellen, Beispiele für Anwendungsfälle zeigen und Links zu weiteren Anleitungen bereitstellen, die Sie eventuell benötigen.

Links teilen

Wenn Sie zusätzliche Informationen mit einem Team teilen möchten, können Sie mithilfe eines Links entsprechende Aufgaben, Projekte, Portfolios, Status-Updates und Teams anzeigen.

Suchfunktion

Sie können nach Aufgaben, Projekten und Portfolios suchen, indem Sie auf das Asana-Logo im Nachrichtenmenü klicken.

Neue Aufgaben erstellen

Neue Asana-Aufgaben lassen sich überall in Teams erstellen. Dafür können Sie entweder den Befehl create task im Asana-Bot verwenden, die entsprechende Option im Nachrichtenmenü oder innerhalb einer beliebigen Nachricht einer Konversation. Sie können sie einem Teamkollegen zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und sie zu einem Asana-Projekt hinzufügen.

Nachrichten in Aufgaben einfügen

Sie können diese Nachricht in Form eines Kommentars in eine Aufgabe einfügen.

Ein Asana-Projekt innerhalb von Microsoft Teams betrachten

Um eine Projektansicht innerhalb von Microsoft-Teams anzuzeigen, empfehlen wir, die Registerkartenoption Webseite zu verwenden, um das Projekt nicht nur anzuzeigen, sondern auch Aufgaben hinzuzufügen, vorhandene Aufgaben zu bearbeiten und die volle Asana-Funktionalität zu nutzen.

Sie können diese Registerkarte zu Teams und Veranstaltungen hinzufügen.

Projektansicht aufrufen

Wählen Sie das Projekt aus, das Sie anzeigen möchten.

Persönliche Nachrichten erhalten

In folgendem Fall erhalten Sie Benachrichtigungen:

• Eine Aufgabe wurde an Sie zugewiesen oder die Zuweisung an Sie wurde aufgehoben

Für Aufgaben, die an Sie zugewiesen wurden, erhalten Sie in folgenden Fällen eine Benachrichtigung:

• Die Aufgabe wurde erledigt
• Das Fälligkeitsdatum hat sich geändert
• Alle Abhängigkeiten wurden erledigt
• Eine Abhängigkeit wurde als unerledigt markiert
• Das Fälligkeitsdatum einer Abhängigkeit hat sich geändert
• Sie wurden als Follower hinzugefügt
• Es gibt einen Kommentar zu einer Aufgabe, der Sie folgen.

Benachrichtigungen einstellen

Navigieren Sie zu einem beliebigen Team-Kanal oder Einzelchat

Konfiguration von Benachrichtigungseinstellungen für Microsoft Teams

Danach werden Sie über alle neuen Aktivitäten im ausgewählten Projekt benachrichtigt.

Benutzerdefinierte Benachrichtigungen

Mit der Funktion „Regeln“ können Sie in Asana benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen. Nutzer können automatisch eine individuelle Nachricht an einen Kanal senden, wenn eine Aufgabe aktualisiert oder verschoben wird. In unserem Handbuchartikel zu Regeln erfahren Sie, wie Sie das einstellen.

Asana-Bot

Der Asana-Bot für Microsoft Teams chattet mit der App, um Fragen zu stellen und bestimmte Sachverhalte zu finden. Die Antworten basieren auf Ihren Nutzerangaben. Es stehen Ihnen eine Reihe von Befehlen zur Verfügung, mit denen Sie in dieser App Zeit sparen können. Die Interaktionen erfolgen nahtlos.

Interaktionen mit dem Bot:

Im Asana-Chatbot haben Sie die Möglichkeit, Ihren Arbeitsbereich auszuwählen oder mit dem Befehl change workspace zu einem anderen Arbeitsbereich zu wechseln, der Ihren Projektanforderungen entspricht.

MSFT-Teams-Meetings

Die Microsoft-Teams-Integration von Asana funktioniert auch bei Teams-Meetings.

So können unsere Nutzer in Asana unstrukturierte Gespräche in nachverfolgbare Aufgaben umwandeln, und die Notwendigkeit, das Tool zu wechseln, wird reduziert.

Wenn Sie die Asana-Integration zu einer Meeting-Veranstaltung in Teams hinzufügen, können Sie:

• Aufgaben schnell erstellen, ohne das Meeting-Fenster verlassen zu müssen
• Eine Zusammenfassung aller Aufgaben sehen, die in einem Meeting erstellt wurden

So funktioniert die Einrichtung

Der Organisator des Meetings muss das Team bzw. die Veranstaltung vor Beginn des Meetings zur Integration hinzufügen.

Diese Funktion wird in der Team-Desktop-Anwendung unterstützt und erscheint nicht in Besprechungen, wenn der Zugriff in einem Browser-Fenster erfolgt.

Navigieren Sie zum Team-Event, zu dem Sie die Integration hinzufügen möchten, und klicken Sie ganz oben auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche +.

Im ersten Schritt muss der benannte Organisator des Meetings das Team oder die Veranstaltung zur Integration hinzufügen. Derzeit lässt sich diese Funktion nicht im Meeting selbst hinzufügen – Sie müssen sie in den Einstellungen des Meetings hinzufügen.

Vernetzen Sie Ihre Arbeitsinhalte

So treten Sie dem Meeting bei

Erstellen Sie Aufgaben und gehen Sie alle Aufgaben durch, die Sie innerhalb der Veranstaltung oder des Teams erstellt haben. In Teams erstellte Aufgaben sind standardmäßig nur innerhalb von Teams für den Nutzer sichtbar, der sie erstellt hat. Aufgaben sind immer in Asana zu finden.

Diese Ansicht steht nur Organisatoren von Besprechungen zur Verfügung und eignet sich hervorragend, um Aufgaben zur Meeting-Vorbereitung oder zum Erfassen von Meeting-Notizen zuzuweisen oder um Aufgaben durchzusehen, die Sie nach dem Ende der Besprechung erstellt haben.

So erstellen Sie Aufgaben:

Wenn Sie an der Veranstaltung teilnehmen, sehen Sie auch das Asana-Logo in Ihrem Meeting-Menü. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Seitenbereich, in dem Sie während der Besprechung Aufgaben erstellen und durchsehen können, die Sie im Meeting erstellt haben.

Andere Teilnehmer sehen dies ebenfalls in ihrem Menü und können sich ebenfalls authentifizieren und Aufgaben erstellen.

Alle Aufgaben, die hier erstellt werden, werden auch im ‚Tab' angezeigt, dass sämtliche Aufgaben nach der Besprechung auflistet.

Weshalb Teams Meetings verwenden?:

Nach dem Laden dieser Asana-‚App' innerhalb von Teams-Videoanrufen können Benutzer:

• Aufgaben erstellen, ohne das Fenster des Videoanrufs zu verlassen
• Eine Liste dieser Aufgaben einsehen
• Bei spontanen Kreativitätsschüben ohne Tool-Wechsel Kontinuität genießen
• Ein produktives Meeting mit allen Beteiligten durchführen
• Ideen in Taten verwandeln

Häufige Anwendungsbeispiele

Mit dieser Integration kann sich Ihr Team auf seine Ziele, Projekte und Aufgaben konzentrieren – von überall aus. Auf diese Weise sind Sie immer bestens über den Status aller Arbeitsvorgänge in Ihrem Team informiert.

• Wichtige Informationen – Mithilfe dieser Integration können Asana-Aufgaben direkt in Teams erstellt werden und alle erforderlichen Hintergrundinformationen (z. B. eine Nachricht) eingebunden werden. Dazu gehören beispielsweise der Aufgabenname, die Beschreibung, das Fälligkeitsdatum, die verantwortliche Person und/oder benutzerdefinierte Felder.

• Auf dem aktuellsten Stand bleiben – Alle Beteiligten werden über wichtige Zusammenhänge und Fortschritte in Asana direkt innerhalb von Teams informiert.

• Bezüge zu Asana herstellen – Wenn Sie in Teams mit Ihren Kollegen über einen Arbeitsvorgang sprechen, können Sie sich nun ohne großen Aufwand auf entsprechende Projekte, Aufgaben und andere Informationen aus Asana beziehen. Somit können Ihre Teammitglieder und Diskussionsteilnehmer alle nötigen Hintergrundinformationen über diesen Arbeitsvorgang abrufen. Dadurch erhalten sie mehr Klarheit und Transparenz über den Arbeitsablauf und bleiben immer auf dem neuesten Stand.

• Nachvollziehbarkeit – Chatten Sie mit Teamkollegen über ein Projekt, während Sie sich die vollständige Aufgabenliste ansehen, einschließlich der Aufgabenverantwortlichen und Fälligkeitsdaten, und markieren Sie Aufgaben als erledigt, wenn sie fertig sind. Auf diese Weise kommen Teams schneller voran und erreichen mehr.

• Nahtlose Integration – Ein Tool-Wechsel ist nicht erforderlich. Mit Teams Meetings können Benutzer unstrukturierte Gespräche auf der Stelle in nachverfolgbare Aufgaben in Asana verwandeln.

Sie benötigen Hilfe? Informieren Sie sich hier auf der Microsoft Support-Seite.