Microsoft Teams und Asana

Teams ist eine chatbasierte Plattform für die Zusammenarbeit. Sie bietet globalen, verteilten und bereichsübergreifenden Teams einen gemeinsamen Raum für ihre Zusammenarbeit und den Informationsaustausch. Zu den wichtigsten Funktionen der Anwendung gehören die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Nachrichten an bestimmte Kanäle, Team-Chats und Aufgabenmanagement in Asana. Die Integration mit Asana erhöht die Konzentrationsfähigkeit der Beteiligten und unterstützt die Arbeitskontinuität, egal wo Sie sich befinden – zu jeder Zeit und an jedem Ort. Mit Asana wissen Sie immer, wer wann woran arbeitet.

Nun wurde in Microsoft Teams ein Asana-Bot implementiert, wodurch viele Asana-Funktionen direkt in Teams angezeigt werden. Damit können Sie direkt in Teams nach Asana-Elementen suchen und sich darauf in Ihren Teamgesprächen beziehen. Außerdem ermöglicht Ihnen dieser Bot, Aufgaben zu erstellen und Nachrichten aus Teams in Aufgaben einzufügen.

Die Integration von Microsoft Teams ist für alle Abos verfügbar.

Installationsvoraussetzungen

Asana-Voraussetzungen

Die Integration von Microsoft Teams ist für alle Abos verfügbar.

Voraussetzungen für Microsoft Teams

Die Asana-Integration für Microsoft Teams ist für alle kostenpflichtigen Abos von Microsoft Teams verfügbar. Die kostenlose Version von Microsoft Teams unterstützt keine App-Integrationen.

Installationsanleitung

Verknüpfen Sie Asana mit Microsoft Teams, um Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Installieren Sie die Anwendung sowohl für sich selbst als auch für Ihr Team.

Einrichtung der Integration von Asana für Microsoft Teams:

Gehen Sie in MS-Teams zum Reiter Apps
Suchen Sie nach Asana-Projektmanagement
Klicken Sie auf Asana
Klicken Sie auf hinzufügen, um die App zu installieren

Im Pop-up Asana-Projektmanagement:

Klicken Sie auf Hinzufügen

Der Asana-Bot für Microsoft Teams kann nicht zu einem privaten Channel oder Chat hinzugefügt werden.

So verwalten Sie die App für Ihr Unternehmen:

Zum Verwalten von Anwendungen gehen Sie zum Admin Center von Microsoft Teams und suchen Sie dort nach Asana, um zu überprüfen, ob es bereits zugelassen wurde. Wenn nicht, markieren Sie Zulassen.

Fügen Sie Asana zur Liste der angehefteten Apps im Admin Center von Microsoft Teams hinzu, damit Sie es schneller finden und die Reihenfolge in der Navigationsleiste bestimmen können.

Einführungsschritte

Wenn die Integration installiert ist, wird Ihnen der Bot in einem Einzelchat angezeigt. Sie können den Bot auch zu einzelnen Team-Kanälen hinzufügen.

Hier können Sie Fragen stellen und sich so über die Projektaktivitäten in Asana informieren.

Wenn Sie die Integration zum ersten Mal benutzen, kommunizieren Sie mit einem Chatbot. Der Chatbot wird Ihnen die Integration vorstellen, Beispiele für Anwendungsfälle zeigen und Links zu weiteren Anleitungen bereitstellen, die Sie eventuell benötigen.

Wenn Sie zusätzliche Informationen mit einem Team teilen möchten, können Sie mithilfe eines Links entsprechende Aufgaben, Projekte, Portfolios, Status-Updates und Teams anzeigen.

Um einen Link zu teilen:

Fügen Sie einen Link mit einer Asana-URL ein
Warten Sie, bis die Vorschau angezeigt wird
Erweitern Sie die Anzeige der Details, um weitere Informationen zu sehen
Verlinken Sie sie mit dem Team und senden Sie den Link

Sie können dann den gesamten Inhalt ansehen, indem Sie auf View in Asana klicken.

Suchfunktion

Sie können nach Aufgaben, Projekten und Portfolios suchen, indem Sie auf das Asana-Logo im Nachrichtenmenü klicken.

Aufgaben, Projekte oder Portfolios suchen:

Klicken Sie auf das Asana-Logo im Nachrichtenmenü
In diesem Fenster können Sie nach allen Aufgaben, Projekten oder Portfolios suchen

Neue Aufgaben erstellen

Zur Erstellung einer Aufgabe:

Klicken Sie auf das + im Asana-Dialog aus dem Nachrichtenmenü
Wählen Sie Create new task
Füllen Sie alle Felder des Pop-up-Fensters aus
Klicken Sie auf Create task

Neue Asana-Aufgaben lassen sich überall in Teams erstellen. Dafür können Sie entweder den Befehl create task im Asana-Bot verwenden, die entsprechende Option im Nachrichtenmenü oder innerhalb einer beliebigen Nachricht einer Konversation. Sie können sie einem Teamkollegen zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und sie zu einem Asana-Projekt hinzufügen.

Nachrichten in Aufgaben einfügen

Um eine Nachricht in eine Aufgabe einzufügen:

Wählen Sie aus den Optionen des 3-Punkte-Menüs More actions und dann Add message to task
Im Pop-up-Fenster können Sie nun nach der Asana-Aufgabe suchen, in die Sie Ihre Nachricht einfügen wollen.

Sie können diese Nachricht in Form eines Kommentars in eine Aufgabe einfügen.

Persönliche Nachrichten erhalten

Wenn Sie persönliche Nachrichten erhalten möchten, geben Sie in den Asana-Bot in Teams „Projekt verknüpfen“ ein. Sie werden dann aufgefordert, ein Projekt auszuwählen, das Sie verlinken möchten. Wählen Sie „Meine Aufgaben“ aus, um persönliche Nachrichten zu erhalten.

In folgendem Fall erhalten Sie Benachrichtigungen:

Eine Aufgabe wurde an Sie zugewiesen oder die Zuweisung an Sie wurde aufgehoben

Für Aufgaben, die an Sie zugewiesen wurden, erhalten Sie in folgenden Fällen eine Benachrichtigung:

Die Aufgabe wurde erledigt
Das Fälligkeitsdatum hat sich geändert
Alle Abhängigkeiten wurden erledigt
Eine Abhängigkeit wurde als unerledigt markiert
Das Fälligkeitsdatum einer Abhängigkeit hat sich geändert
Sie wurden als Follower hinzugefügt
Es gibt einen Kommentar zu einer Aufgabe, der Sie folgen.

Benachrichtigungen einstellen

Navigieren Sie zu einem beliebigen Team-Kanal oder Einzelchat

So gelangen Sie zu den Benachrichtigungen:

Wählen Sie im + Menü die Option Link Project
Geben Sie das Projekt an, für das Sie Benachrichtigungen erhalten möchten

Konfiguration von Benachrichtigungseinstellungen für Microsoft Teams

Im Asana-Nachrichtenmenü:

Öffnen Sie die Benachrichtigungseinstellungen im Plus-Menü des Asana-Popup-Dialogs
Wählen Sie aus, welche Benachrichtigungen Sie erhalten möchten

Danach werden Sie über alle neuen Aktivitäten im ausgewählten Projekt benachrichtigt.

Benutzerdefinierte Benachrichtigungen

Mit „Regeln“ können Sie in Asana benutzerdefinierte Benachrichtigungen erstellen. Nutzer können automatisch eine individuelle Nachricht an einen Kanal senden, wenn eine Aufgabe aktualisiert oder verschoben wird. Mehr erfahren.

Im Pop-up-Fenster Regel hinzufügen:

Können Sie in Microsoft Teams eine benutzerdefinierte Nachricht mit Aufgabenaktualisierungen an einen Kanal senden

Asana-Bot

Der Asana-Bot für Microsoft Teams chattet mit der App, um Fragen zu stellen und bestimmte Sachverhalte zu finden. Die Antworten basieren auf Ihren Nutzerangaben. Es stehen Ihnen eine Reihe von Befehlen zur Verfügung, mit denen Sie in dieser App Zeit sparen können. Die Interaktionen erfolgen nahtlos.

Interaktionen mit dem Bot:

Im Asana-Chatbot haben Sie die Möglichkeit, Ihren Arbeitsbereich auszuwählen oder mit dem Befehl change workspace zu einem anderen Arbeitsbereich zu wechseln, der Ihren Projektanforderungen entspricht.

MSFT-Teams-Meetings

Die Microsoft-Teams-Integration von Asana funktioniert auch bei Teams-Meetings.

So können unsere Nutzer in Asana unstrukturierte Gespräche in nachverfolgbare Aufgaben umwandeln, und die Notwendigkeit, das Tool zu wechseln, wird reduziert.

Wenn Sie die Asana-Integration zu einer Meeting-Veranstaltung in Teams hinzufügen, können Sie:

Aufgaben schnell erstellen, ohne das Meeting-Fenster verlassen zu müssen
Eine Zusammenfassung aller Aufgaben sehen, die in einem Meeting erstellt wurden

So funktioniert die Einrichtung

Der Organisator des Meetings muss das Team bzw. die Veranstaltung vor Beginn des Meetings zur Integration hinzufügen.

Diese Funktion wird in der Team-Desktop-Anwendung unterstützt und erscheint nicht in Besprechungen, wenn der Zugriff in einem Browser-Fenster erfolgt.

Navigieren Sie zum Team-Event, zu dem Sie die Integration hinzufügen möchten, und klicken Sie ganz oben auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche +.

Im ersten Schritt muss der benannte Organisator des Meetings das Team oder die Veranstaltung zur Integration hinzufügen. Derzeit lässt sich diese Funktion nicht im Meeting selbst hinzufügen – Sie müssen sie in den Einstellungen des Meetings hinzufügen.

Vernetzen Sie Ihre Arbeitsinhalte

Asana-Tab hinzufügen:

Suchen Sie „Asana“ und wählen Sie es aus, um den Asana-Tab hinzuzufügen
Zur Bestätigung klicken Sie auf Hinzufügen

So treten Sie dem Meeting bei

Mit Asana verbinden:

Als Nächstes werden Sie aufgefordert, eine Verbindung zu Asana herzustellen; klicken Sie darauf
Nach der Authentifizierung bei Asana wählen Sie einen Arbeitsbereich aus, um die Besprechung vorzubereiten
Nun können Sie der Meeting-Veranstaltung beitreten

Erstellen Sie Aufgaben und gehen Sie alle Aufgaben durch, die Sie innerhalb der Veranstaltung oder des Teams erstellt haben. In Teams erstellte Aufgaben sind standardmäßig nur innerhalb von Teams für den Nutzer sichtbar, der sie erstellt hat. Aufgaben sind immer in Asana zu finden.

Diese Ansicht steht nur Organisatoren von Besprechungen zur Verfügung und eignet sich hervorragend, um Aufgaben zur Meeting-Vorbereitung oder zum Erfassen von Meeting-Notizen zuzuweisen oder um Aufgaben durchzusehen, die Sie nach dem Ende der Besprechung erstellt haben.

So erstellen Sie Aufgaben:

Wenn Sie an der Veranstaltung teilnehmen, sehen Sie auch das Asana-Logo in Ihrem Meeting-Menü. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Seitenbereich, in dem Sie während der Besprechung Aufgaben erstellen und durchsehen können, die Sie im Meeting erstellt haben.

Andere Teilnehmer sehen dies ebenfalls in ihrem Menü und können sich ebenfalls authentifizieren und Aufgaben erstellen.

Alle Aufgaben, die hier erstellt werden, werden auch im ‚Tab' angezeigt, dass sämtliche Aufgaben nach der Besprechung auflistet.

Weshalb Teams Meetings verwenden?:

Nach dem Laden dieser Asana-‚App' innerhalb von Teams-Videoanrufen können Benutzer:

Aufgaben erstellen, ohne das Fenster des Videoanrufs zu verlassen
Eine Liste dieser Aufgaben einsehen
Bei spontanen Kreativitätsschüben ohne Tool-Wechsel Kontinuität genießen
Ein produktives Meeting mit allen Beteiligten durchführen
Ideen in Taten verwandeln

Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine Ansicht der Aufgaben innerhalb von Teams auf Projektebene anzeigen können, besuchen Sie diese Seite, auf der wir Ihnen zeigen, wie Sie das komplette Asana-Projekt in MSFT-Teams einsehen können. Damit steht Ihnen noch mehr Funktionalität zur Verfügung.

Häufige Anwendungsbeispiele

Mit dieser Integration kann sich Ihr Team auf seine Ziele, Projekte und Aufgaben konzentrieren – von überall aus. Auf diese Weise sind Sie immer bestens über den Status aller Arbeitsvorgänge in Ihrem Team informiert.

Wichtige Informationen – Mithilfe dieser Integration können Asana-Aufgaben direkt in Teams erstellt werden und alle erforderlichen Hintergrundinformationen (z. B. eine Nachricht) eingebunden werden. Dazu gehören beispielsweise der Aufgabenname, die Beschreibung, das Fälligkeitsdatum, die verantwortliche Person und/oder benutzerdefinierte Felder.
Auf dem aktuellsten Stand bleiben – Alle Beteiligten werden über wichtige Zusammenhänge und Fortschritte in Asana direkt innerhalb von Teams informiert.
Bezüge zu Asana herstellen – Wenn Sie in Teams mit Ihren Kollegen über einen Arbeitsvorgang sprechen, können Sie sich nun ohne großen Aufwand auf entsprechende Projekte, Aufgaben und andere Informationen aus Asana beziehen. Somit können Ihre Teammitglieder und Diskussionsteilnehmer alle nötigen Hintergrundinformationen über diesen Arbeitsvorgang abrufen. Dadurch erhalten sie mehr Klarheit und Transparenz über den Arbeitsablauf und bleiben immer auf dem neuesten Stand.
Nachvollziehbarkeit – Chatten Sie mit Teamkollegen über ein Projekt, während Sie sich die vollständige Aufgabenliste ansehen, einschließlich der Aufgabenverantwortlichen und Fälligkeitsdaten, und markieren Sie Aufgaben als erledigt, wenn sie fertig sind. Auf diese Weise kommen Teams schneller voran und erreichen mehr.
Nahtlose Integration – Ein Tool-Wechsel ist nicht erforderlich. Mit Teams Meetings können Benutzer unstrukturierte Gespräche auf der Stelle in nachverfolgbare Aufgaben in Asana verwandeln.

Sie benötigen Hilfe? Informieren Sie sich hier auf der Microsoft Support-Seite.

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