Instagantt und Asana
Instagantt ist eine Web-App, die Gantt-Diagramme erstellt, um Sie beim Planen von Projekten und Aufgaben mit Ihrem Team visuell zu unterstützen. Sie können Startdaten erstellen, den Projektfortschritt in Prozent definieren und Aufgaben verknüpfen.
Einrichtung
Erstellen Sie ein Instagantt-Konto. Registrieren Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse oder über Asana, indem Sie Asana Connect verwenden.
Wählen Sie aus, welche Ihrer „Meine Aufgaben“ und Projekte aus beliebigen Arbeitsbereichen oder Unternehmen Sie mit Instagantt synchronisieren möchten.
Sie können eine Gruppe von bis zu 10 Projekten aus verschiedenen Arbeitsbereichen und Unternehmen erstellen. Innerhalb einer Gruppe können Sie Aufgaben nach Projekt und nach Abschnitt innerhalb dieser Projekte anordnen.
Projekte aus Instagantt entfernen
So heben Sie die Verknüpfung mit einem Projekt oder „Meine Aufgaben“ auf:
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Symbol Projects
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol neben dem Projektnamen
- Klicken Sie auf Disconnect
Erste Schritte
Die Projekte, die Sie synchronisiert haben, werden in der Seitenleiste von Instagantt nach Arbeitsbereich und Unternehmen sortiert. Sie werden in der gleichen Reihenfolge angezeigt wie in Asana. Sie können diese in Instagantt neu anordnen, dadurch wird die Reihenfolge in Asana jedoch nicht geändert.
Projekte ansehen
So können Sie ein Projekt in Instagantt anzeigen:
- Navigieren Sie zur Seitenleiste
- Wählen Sie das gewünschte Projekt aus
Die Projektfarben, die Sie in Asana definiert haben, werden auch in Instagantt verwendet.
Fälligkeitsdaten und Farben
Aufgaben werden in Instagantt in 3 Farben angezeigt:
- Grün – Aufgaben, die termingerecht erledigt wurden
- Blau – Aufgaben, die planmäßig verlaufen und voraussichtlich termingerecht erledigt werden
- Rot – Überfällige Aufgaben, die unerledigt sind
Wenn Aufgaben kein Fälligkeitsdatum haben, erscheinen sie nicht im Diagramm. Sie können Sie jedoch hinzufügen, indem Sie einfach auf die Stelle klicken, wo die Leiste beginnen soll.
Aufgaben aus Instagantt als erledigt markieren
Sie können Aufgaben direkt in Instagantt als erledigt markieren, in Ihrem Projekt in Asana werden sie dann ebenfalls als erledigt markiert.
So können Sie eine Aufgabe als erledigt markieren:
- Klicken Sie auf das Häkchen-Symbol neben dem Aufgabennamen
Die von Ihnen markierten Aufgaben werden in Ihrem Projekt in Asana als erledigt markiert.
Aufgaben in Instagantt erstellen
Sie können Aufgaben direkt in Instagantt erstellen. Dann werden sie auch in Ihrem Projekt in Asana angezeigt.
Um eine Aufgabe in Instagantt zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche + Add task. Sie können nun einen Aufgabennamen und eine verantwortliche Person festlegen.
Aufgabendetails in Instagantt
Sie können die Details einer Aufgabe direkt in Instagantt ansehen und bearbeiten.
Um die Details einer Aufgabe anzusehen oder zu bearbeiten, wählen Sie eine Aufgabe aus und die Details der Aufgabe werden angezeigt. Alle Details, die Sie in Instagantt ändern, werden in Asana übernommen.
Instagantt ermöglicht Ihnen Folgendes:
- Die Aufgabe in Asana zu öffnen
- Die für die Aufgabe verantwortliche Person anzuzeigen oder zu ändern
- Das Fälligkeitsdatum anzuzeigen oder zu ändern
- Tags zur Aufgabe hinzuzufügen oder zu löschen
- Den Prozentsatz des Fortschritts der Aufgabe zu ändern
- Unteraufgaben zu erstellen oder hinzuzufügen
- Die Beschreibung der Aufgabe zu bearbeiten
Über die Basisfunktionen hinaus
Abhängigkeiten erstellen
Sie können Aufgaben miteinander verknüpfen, um die Abhängigkeit einer Aufgabe von einer anderen abzubilden.
So erstellen Sie eine Abhängigkeit:
- Bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe
- Ziehen Sie den Abhängigkeitsregler zu der Aufgabe, mit der Sie eine Abhängigkeit herstellen möchten
So heben Sie eine Abhängigkeit auf:
- Bewegen Sie Ihren Mauszeiger über die Aufgabe und klicken Sie auf das Schraubenschlüssel-Symbol
- Wählen Sie Unlink from...
- Wählen Sie die Aufgabe aus, deren Abhängigkeit Sie aufheben möchten
Wenn für die Aufgabe mehrere Abhängigkeiten gelten, können Sie entweder eine Abhängigkeit oder alle Abhängigkeiten aufheben
Start- und Fälligkeitsdaten von Aufgaben
Sie können in Instagantt per Drag-and-Drop Start- und Fälligkeitsdaten von Aufgaben ändern. Erfahren Sie mehr über Startdaten in Asana.
Ziehen Sie die Aufgabe nach links, um das Startdatum zu ändern, bzw. nach rechts, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.
Aufgaben filtern
Sie können Aufgaben in Instagantt nach Start- und Fälligkeitsdaten, geschätzten Arbeitsstunden, Fortschrittsstatus und verantwortlicher Person filtern.
Erledigte Aufgaben anzeigen oder ausblenden
Sie können in Instagantt alle Aufgaben anzeigen oder erledigte Aufgaben ausblenden.
So können Sie ändern, wie Aufgaben angezeigt werden:
- Klicken Sie auf Options
- Wählen Sie Completed tasks since:
- Wählen Sie aus, welche Aufgaben Sie anzeigen wollen
Instagantt-Diagramme exportieren
Wenn Sie das Instagantt-Diagramm drucken oder in eine Präsentation einfügen möchten, können Sie es als Bild oder PDF-Datei exportieren.
So können Sie einen Export erstellen:
- Klicken Sie auf Export & Share
- Wählen Sie die gewünschte Option
Erneut mit Asana synchronisieren
Wenn in Asana Änderungen vorgenommen wurden und Sie diese in Instagantt übernehmen möchten, klicken Sie auf das Cloud-Symbol in der oberen rechten Ecke, um die Projekte erneut zu synchronisieren.
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