Instagantt und Asana

Instagantt ist eine Web-App, die Gantt-Diagramme erstellt, um Sie beim Planen von Projekten und Aufgaben mit Ihrem Team visuell zu unterstützen. Sie können Startdaten erstellen, den Projektfortschritt in Prozent definieren und Aufgaben verknüpfen.

Setup

  • Erstellen Sie ein Konto auf Instagantt  
  • Registrieren Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse oder über Asana, indem Sie Asana Connect verwenden.
  • Wählen Sie, welche Ihrer „Meine Aufgaben“-Listen und Projekte Ihrer Arbeitsbereiche oder Unternehmen Sie mit Instagantt synchronisieren möchten

Sie können eine Gruppe von bis zu 10 Projekten aus verschiedenen Arbeitsbereichen und Unternehmen erstellen. Innerhalb einer Gruppe können Sie Aufgaben nach Projekt und nach Abschnitt innerhalb dieser Projekte anordnen.

Projekte aus Instagantt entfernen

Sie können alle synchronisierten Projekte aus Asana entfernen, wenn Sie nicht mehr möchten, dass diese in Instagantt angezeigt werden.

So heben Sie die Synchronisierung für ein Projekt oder „Meine Aufgaben” auf:

  • Klicken Sie oben in der Seitenleiste auf das Pluszeichen, um das Fenster zum Verknüpfen von Projekten anzuzeigen
  • Suchen Sie das Projekt, für das Sie die Synchronisierung aufheben möchten, und klicken Sie auf den roten Trennen-Button.

Loslegen

Die Projekte, die Sie synchronisiert haben, werden in der Seitenleiste von Instagantt nach Arbeitsbereich und Unternehmen sortiert. Sie werden in der gleichen Reihenfolge angezeigt wie in Asana. Sie können diese in Instagantt neu anordnen, dadurch wird die Reihenfolge in Asana jedoch nicht geändert.

Projekte anzeigen

Um ein Projekt in Instagantt anzuzeigen, wählen Sie zunächst eines Ihrer Projekte aus der Seitenleiste in Instagantt aus. Sie sehen dann Ihr Projekt im Hauptfenster von Instagantt.

Die Projektfarben, die Sie in Asana definiert haben, werden auch in Instagantt verwendet.

Fälligkeitsdaten und Farben

Aufgaben werden in Instagantt in 3 Farben angezeigt:

  • Grün – Aufgaben, die termingerecht erledigt wurden
  • Blau – Aufgaben, die planmäßig verlaufen und voraussichtlich termingerecht erledigt werden
  • Rot – Überfällige Aufgaben, die unvollständig sind

Wenn Aufgaben kein Fälligkeitsdatum haben, werden sie nicht im Diagramm angezeigt. Sie können sie jedoch problemlos hinzufügen, indem Sie dorthin klicken, wo der Balken beginnen soll.

Aufgaben aus Instagantt als erledigt markieren

Sie können Aufgaben direkt in Instagantt als erledigt markieren, diese werden in Ihrem Projekt in Asana ebenfalls als erledigt markiert.

So markieren Sie eine Aufgabe als erledigt:

  • Markieren Sie in Instagantt die gewünschten Aufgaben als erledigt
  • Klicken Sie oben auf das Symbol mit dem Häkchen
  • Wählen Sie Als erledigt markieren

Die markierten Aufgaben werden in Ihrem Projekt in Asana als erledigt markiert.

Aufgaben in Instagantt erstellen

Sie können Aufgaben direkt in Instagantt erstellen und sie werden auch in Ihrem Projekt in Asana angezeigt.

Um eine Aufgabe in Instagantt zu erstellen, klicken Sie auf das + -Symbol am oberen Rand des Bildschirms. In der Instagantt-App können Sie den Aufgabennamen und den Verantwortlichen definieren.

Sobald Sie auf Speichern klicken, wird die Aufgabe sowohl in Instagantt als auch in Ihrem Projekt in Asana angezeigt.

Aufgabendetails in Instagantt

Sie können die Details einer Aufgabe direkt in Instagantt ansehen und bearbeiten.

Um die Details einer Aufgabe anzusehen oder zu bearbeiten, wählen Sie eine Aufgabe aus und die Details der Aufgabe werden angezeigt. Alle Details, die Sie in Instagantt ändern, werden in Asana übernommen.

Instagantt ermöglicht Ihnen Folgendes:

  • Die Aufgabe in Asana zu öffnen  
  • Den Verantwortlichen der Aufgabe anzuzeigen oder zu ändern  
  • Das Fälligkeitsdatum anzuzeigen oder zu ändern  
  • Tags zur Aufgabe hinzuzufügen oder zu löschen  
  • Den Prozentsatz des Fortschritts der Aufgabe zu ändern
  • Unteraufgaben zu erstellen oder hinzuzufügen  
  • Die Beschreibung der Aufgabe zu bearbeiten  

Mehr als Grundlagen

Abhängigkeiten erstellen

Sie können Aufgaben miteinander verknüpfen, um die Abhängigkeit einer Aufgabe von einer anderen abzubilden.

So erstellen Sie eine Abhängigkeit:

  • Fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Aufgabe
  • Klicken Sie auf den angezeigten Kreis und halten Sie die Maustaste gedrückt
  • Ziehen Sie Ihre Maus zum Ende der Aufgabe, zu der eine Abhängigkeit besteht

So heben Sie eine Abhängigkeit auf:

  • Klicken Sie auf die Aufgabe
  • Wählen Sie Verknüpfung lösen von… aus

Wenn die Aufgabe mehrere Abhängigkeiten hat, können Sie entweder eine Abhängigkeit oder alle Abhängigkeiten aufheben

Start- und Fälligkeitsdaten von Aufgaben

Sie können in Instagantt per Drag-and-Drop Start- und Fälligkeitsdaten von Aufgaben ändern. Erfahren Sie hier mehr über Startdaten in Asana.

Ziehen Sie die Aufgabe nach links, um das Startdatum zu ändern, bzw. nach rechts, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Aufgaben filtern

Sie können Aufgaben in Instagantt nach Abschnitten, Tags oder Verantwortlichen filtern.

Sie können auf die Filteroptionen der Seitenleiste, direkt unter dem Namen des Projekts, zugreifen.

Erledigte Aufgaben anzeigen oder ausblenden

Sie können in Instagantt alle Aufgaben anzeigen oder erledigte Aufgaben ausblenden.

So ändern Sie, welche Aufgaben in Ihrem Projekt in Instagantt angezeigt werden:

  • Klicken Sie auf das Zahnradsymbol am oberen Ende der Projektliste
  • Wählen Sie **Erledigte Aufgaben anzeigen seit… ***
  • Wählen Sie, welche Aufgaben Sie anzeigen möchten

Instagantt-Diagramme exportieren

Wenn Sie das Instagantt-Diagramm drucken oder in eine Präsentation einfügen möchten, können Sie es als Bild exportieren

So exportieren Sie:

  • Klicken Sie auf das Fotosymbol am oberen Rand der Seite
  • Wählen Sie Als Bild exportieren
  • Wählen Sie im nächsten Fenster Neues Bild generieren

Erneut mit Asana synchronisieren

Wenn in Asana Änderungen vorgenommen wurden und sie diese in Instagantt übernehmen möchten, klicken Sie auf den Namen des Projekts in der Seitenleiste, um die Projekte erneut zu synchronisieren.

Benötigen Sie noch Hilfe? Wenden Sie sich an Instagantt, indem Sie in der rechten oberen Ecke von Instagantt auf Feedback und Support klicken.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.