Instagantt und Asana

Instagantt ist eine Web-App, die Gantt-Diagramme erstellt, um Sie beim Planen von Projekten und Aufgaben mit Ihrem Team visuell zu unterstützen. Sie können Startdaten erstellen, den Projektfortschritt in Prozent definieren und Aufgaben verknüpfen.

Setup

  • Erstellen Sie ein Konto auf Instagantt  
  • Registrieren Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse oder über Asana, indem Sie Asana Connect verwenden.
  • Wählen Sie, welche Ihrer „Meine Aufgaben“-Listen und Projekte Ihrer Arbeitsbereiche oder Unternehmen Sie mit Instagantt synchronisieren möchten

Sie können eine Gruppe von bis zu 10 Projekten aus verschiedenen Arbeitsbereichen und Unternehmen erstellen. Innerhalb einer Gruppe können Sie Aufgaben nach Projekt und nach Abschnitt innerhalb dieser Projekte anordnen.

Projekte aus Instagantt entfernen

Sie können alle synchronisierten Projekte aus Asana entfernen, wenn Sie nicht mehr möchten, dass diese in Instagantt angezeigt werden.

So heben Sie die Synchronisierung für ein Projekt oder „Meine Aufgaben“ auf:

  • Klicken Sie oben in der Seitenleiste auf das Pluszeichen, um das Fenster zum Verknüpfen von Projekten anzuzeigen
  • Suchen Sie das Projekt, für das Sie die Synchronisierung aufheben möchten, und klicken Sie auf den roten Trennen-Button.

Jetzt beginnen

Die Projekte, die Sie synchronisiert haben, werden in der Seitenleiste von Instagantt nach Arbeitsbereich und Unternehmen sortiert. Sie werden in der gleichen Reihenfolge angezeigt wie in Asana. Sie können diese in Instagantt neu anordnen, dadurch wird die Reihenfolge in Asana jedoch nicht geändert.

Projekte anzeigen

Um ein Projekt in Instagantt anzuzeigen, wählen Sie zunächst eines Ihrer Projekte aus der Seitenleiste in Instagantt aus. Sie sehen dann Ihr Projekt im Hauptfenster von Instagantt.

Die Projektfarben, die Sie in Asana definiert haben, werden auch in Instagantt verwendet.

Fälligkeitsdaten und Farben

Aufgaben werden in Instagantt in 3 Farben angezeigt:

  • Grün – Aufgaben, die termingerecht erledigt wurden
  • Blau – Aufgaben, die planmäßig verlaufen und voraussichtlich termingerecht erledigt werden
  • Rot – Überfällige Aufgaben, die unerledigt sind

Wenn Aufgaben kein Fälligkeitsdatum haben, werden sie nicht im Diagramm angezeigt. Sie können sie jedoch problemlos hinzufügen, indem Sie dorthin klicken, wo der Balken beginnen soll.

Aufgaben aus Instagantt als erledigt markieren

Sie können Aufgaben direkt in Instagantt als erledigt markieren, diese werden in Ihrem Projekt in Asana ebenfalls als erledigt markiert.

So markieren Sie eine Aufgabe als erledigt:

  • Markieren Sie in Instagantt die gewünschten Aufgaben als erledigt
  • Klicken Sie oben auf das Symbol mit dem Häkchen
  • Wählen Sie Als erledigt markieren

Die markierten Aufgaben werden in Ihrem Projekt in Asana als erledigt markiert.

Aufgaben in Instagantt erstellen

Sie können Aufgaben direkt in Instagantt erstellen und sie werden auch in Ihrem Projekt in Asana angezeigt.

Um eine Aufgabe in Instagantt zu erstellen, klicken Sie auf das + -Symbol am oberen Rand des Bildschirms. In der Instagantt-App können Sie den Aufgabennamen und den Verantwortlichen definieren.

Sobald Sie auf Speichern klicken, wird die Aufgabe sowohl in Instagantt als auch in Ihrem Projekt in Asana angezeigt.

Aufgabendetails in Instagantt

Sie können die Details einer Aufgabe direkt in Instagantt ansehen und bearbeiten.

Um die Details einer Aufgabe anzusehen oder zu bearbeiten, wählen Sie eine Aufgabe aus und die Details der Aufgabe werden angezeigt. Alle Details, die Sie in Instagantt ändern, werden in Asana übernommen.

Instagantt ermöglicht Ihnen Folgendes:

  • Die Aufgabe in Asana zu öffnen  
  • Den Verantwortlichen der Aufgabe anzuzeigen oder zu ändern  
  • Das Fälligkeitsdatum anzuzeigen oder zu ändern  
  • Tags zur Aufgabe hinzuzufügen oder zu löschen  
  • Den Prozentsatz des Fortschritts der Aufgabe zu ändern
  • Unteraufgaben zu erstellen oder hinzuzufügen  
  • Die Beschreibung der Aufgabe zu bearbeiten  

Mehr als Grundlagen

Abhängigkeiten erstellen

Sie können Aufgaben miteinander verknüpfen, um die Abhängigkeit einer Aufgabe von einer anderen abzubilden.

So erstellen Sie eine Abhängigkeit:

  • Fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Aufgabe
  • Klicken Sie auf den angezeigten Kreis und halten Sie die Maustaste gedrückt
  • Ziehen Sie Ihre Maus zum Ende der Aufgabe, zu der eine Abhängigkeit besteht

So heben Sie eine Abhängigkeit auf:

  • Klicken Sie auf die Aufgabe
  • Wählen Sie Verknüpfung lösen von… aus

Wenn die Aufgabe mehrere Abhängigkeiten hat, können Sie entweder eine Abhängigkeit oder alle Abhängigkeiten aufheben

Start- und Fälligkeitsdaten von Aufgaben

Sie können in Instagantt per Drag-and-Drop Start- und Fälligkeitsdaten von Aufgaben ändern. Erfahren Sie hier mehr über Startdaten in Asana.

Ziehen Sie die Aufgabe nach links, um das Startdatum zu ändern, bzw. nach rechts, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Aufgaben filtern

Sie können Aufgaben in Instagantt nach Abschnitten, Tags oder Verantwortlichen filtern.

Sie können auf die Filteroptionen der Seitenleiste, direkt unter dem Namen des Projekts, zugreifen.

Erledigte Aufgaben anzeigen oder ausblenden

Sie können in Instagantt alle Aufgaben anzeigen oder erledigte Aufgaben ausblenden.

So ändern Sie, welche Aufgaben in Ihrem Projekt in Instagantt angezeigt werden:

  • Klicken Sie auf das Zahnradsymbol am oberen Ende der Projektliste
  • Wählen Sie Erledigte Aufgaben anzeigen seit… *
  • Wählen Sie, welche Aufgaben Sie anzeigen möchten

Instagantt-Diagramme exportieren

Wenn Sie das Instagantt-Diagramm drucken oder in eine Präsentation einfügen möchten, können Sie es als Bild exportieren

So exportieren Sie:

  • Klicken Sie auf das Fotosymbol am oberen Rand der Seite
  • Wählen Sie Als Bild exportieren
  • Wählen Sie im nächsten Fenster Neues Bild generieren

Erneut mit Asana synchronisieren

Wenn in Asana Änderungen vorgenommen wurden und sie diese in Instagantt übernehmen möchten, klicken Sie auf den Namen des Projekts in der Seitenleiste, um die Projekte erneut zu synchronisieren.

Benötigen Sie noch Hilfe? Wenden Sie sich an Instagantt, indem Sie in der rechten oberen Ecke von Instagantt auf Feedback und Support klicken.

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