Google Tabellen und Asana

Über DashboardsDashboards Dashboards bieten eine erstklassige Übersicht über den Fortschritt und Status von Projekten, an denen Sie und Ihr Team arbeiten. Weiterlesen erhalten Manager, Teamleiter und funktionsübergreifende Mitwirkende die Übersicht über Projekte, die sie benötigen. Wenn Sie mit vielen Projekten zu tun haben, kann es eine Herausforderung sein, den Überblick über deren Verlauf zu behalten. Mit den Dashboard-Berichten in Google Tabellen können Sie Projektdaten verwenden, um benutzerdefinierte Berichte und Visualisierungen zu erstellen. Somit sehen Sie, welche Projekte planmäßig verlaufen und welche Ihre Aufmerksamkeit benötigen.

Vorbereitung auf die Verwendung von Dashboard-Berichten

Bevor Sie eine Google Tabelle über Ihr Asana-Dashboard öffnen, sollten Sie sichergehen, dass die richtigen ProjekteProjekte Projekte sind Listen mit Aufgaben. Weiterlesen in Ihrem Dashboard sind. Sie können Projekte zu Ihrem Dashboard hinzufügen bzw. entfernen, wie Sie es für richtig halten.

Wenn Sie bislang Google Tabellen noch nicht verwendet haben, empfehlen wir Ihnen, sich die [Hilfe](https://support.google.com/docs? docs_site_home#topic=2811806) von Google und das Hilfeforum von [Google Tabellen](https://productforums.google.com/forum/#! topicsearchin/docs/category$3Aspreadsheets%7Csort:relevance%7Cspell:false) anzusehen. Dieser Artikel erklärt, wie man grundlegende Berichte mit Ihren Daten aus dem Asana-Dashboard erstellt, soll aber nicht alle Möglichkeiten abdecken, die Ihnen mit Google Tabellen zur Verfügung stehen.

Die Dashboard-Berichte mit Google Tabellen bieten Ihnen unzählige Möglichkeiten, wie Sie die mit Asana verfolgten Arbeitsvorgänge sortieren und visualisieren können. Dieser Artikel hilft Ihnen beim Start und gibt Ihnen Ideen, welche Berichte für Sie sinnvoll sein könnten.

Die ersten Schritte mit Dashboard-Berichten

Sobald Sie die erforderlichen Projekte in Ihrem Dashboard haben, klicken Sie einfach in der KopfzeileKopfzeile Die Kopfzeile ist Teil der Benutzeroberfläche zwischen der oberen Leiste und dem Hauptfenster und lässt Nutzer durch Projekte navigieren. Weiterlesen Ihres Dashboards auf Bericht in Google Tabellen öffnen. Ihre Google Tabelle wird dann in einem neuen Tab geöffnet. Nutzer, die Google Tabellen zum ersten Mal verwenden, müssen Asana autorisieren, die Verbindung mit ihrem Google Konto herzustellen.

Sobald die Daten übernommen wurden, werden diese in Ihrer Google Tabelle automatisch stündlich aktualisiert.

Welche Informationen der Bericht enthält

Standardmäßig enthält die Google Tabelle drei Tabs:

  1. Übersicht – dient als Referenz, wie Sie die Tabelle verwenden können, und enthält zwei Beispiel-Diagramme, die aus Ihren Daten erstellt wurden.
  2. Asana-Projektdaten – zeigt die wichtigsten Daten von jedem Projekt. Erkunden Sie diese Daten, indem Sie die Spalten sortieren oder filtern.
  3. Live-Quelldaten – entnimmt Live-Daten direkt von Asana. Dieser Tab ist gesperrt, um die Verbindung zu Asana zu schützen. Wenn aus irgendeinem Grund die Daten in diesem Tab geändert werden, klicken Sie einfach in Ihrem Dashboard auf den Button Bericht in Google Tabellen öffnen, um den Fehler zu beheben.

Sie können mit dem Mauszeiger über die Spaltenüberschriften fahren, um mehr über die Daten in der Spalte zu erfahren.

Benutzerdefinierte Berichte erstellen

Die Tabelle enthält standardmäßig zwei Beispielberichte und zwei Daten-Tabs, aber Sie möchten wahrscheinlich benutzerdefinierte Berichte für die Projekte Ihres Teams erstellen. Wenn Sie die in der Tabelle bereitgestellten Daten berücksichtigen und die Beispiele unten lesen, sollten Sie die meisten Anforderungen Ihrer Berichte abdecken können.

Von Ihnen erstellte Berichte werden automatisch in der Tabelle gespeichert und später angezeigt, wenn Sie das nächste Mal die Tabelle über Asana öffnen.

Hier sind einige Beispiele für Berichte, die Sie in Ihrer Google Tabelle erstellen könnten. Wir schauen uns unten zwei Berichte genauer an und zeigen Ihnen, wie es funktioniert.

  • Bei welchen Projekten, die bald fällig sind, besteht ein Risiko? Ein Punktdiagramm zu Fälligkeitsdatum und Statusfarbe (Beispiel unten)
  • Welche Projektverantwortlichen bringen die Arbeit schnell voran? Ein Balkendiagramm der aktuellen erledigten Aufgaben nach Projektverantwortlichen (Beispiel unten)
  • Mit welchem Anteil Ihrer Projekte liegen Sie im Zeitplan? Ein Kreisdiagramm mit Statusfarben
  • Wird sich hauptsächlich auf ein Projekt konzentriert oder ist die Arbeit auf verschiedene Projekte verteilt? Ein Histogramm der in jedem Projekt in der letzten Woche erledigten Aufgaben
  • Welche Teams bearbeiten Projekte, die kurz vor der Fertigstellung stehen? Ein gestapeltes Balkendiagramm der Projekte mit einer Fertigstellung in %, nach Team

Beispiel 1: Ein Punktdiagramm zu Fälligkeitsdatum und Statusfarbe

Dieses Beispiel zeigt einige Techniken, wie Sie einen Bericht erstellen können, um die einzelnen Projekte zu finden, die Ihre Aufmerksamkeit am meisten benötigen. Wir erstellen einen Bericht, um die Projekte herauszufiltern, die demnächst fällig sind und wo das letzte Status-Update rot ist, da die Projekte vermutlich die dringendste Aufmerksamkeit benötigen.

Neuen Tab erstellen

Klicken Sie auf das + unten links in Ihrer Tabelle, um einen neuen Tab zu erstellen, und wählen Sie einen Namen für Ihren Bericht.

Fügen Sie Spalten zu Ihrem Bericht hinzu, indem Sie auf das Live-Quelldaten-Tab verweisen

  1. Wählen Sie die obere linke Zelle Ihres neuen leeren Tabs aus
  2. Geben Sie = ein
  3. Navigieren Sie zum Tab Live-Quelldaten. Klicken Sie auf die Kopfzeile der Spalte, die Sie in das andere Tab kopieren möchten. In diesem Fall verweisen wir auf die Spalte Name. Drücken Sie die Eingabetaste.

  4. Nachdem Sie die Eingabetaste gedrückt haben, werden Sie zu Ihrem Berichts-Tab zurückgeführt.
  5. Wählen Sie die nächste Zelle rechts aus und wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4 für die Spalten Fälligkeitsdatum und Statusfarbe.
  6. Nachdem wir auf die Kopfzeilenzelle jeder Spalte verwiesen haben, müssen wir nun die Daten selbst hinüberkopieren. Wählen Sie alle drei Kopfzeilen aus und verwenden Sie den Ziehpunkt „Automatisches Füllen“ unten rechts auf Ihrer Auswahl und ziehen Sie nach unten.

Wir haben auf die Daten im Tab Live-Quelldaten verwiesen, anstatt diese einfach zu kopieren. Das bedeutet, wenn die Daten im Tab Live-Quelldaten automatisch stündlich aktualisiert werden, wird Ihr Bericht auch automatisch aktualisiert.

Berechnen Sie mithilfe einer Formel, wie lange es dauert, bis einzelne Projekte fällig sind

  1. Geben Sie DAYS TIL DUE(Tage bis zur Fälligkeit) als Kopfzeile in der vierten Spalte ein
  2. Geben Sie darunter die Formel =DATEDIF(NOW(), B2, "D")ein, wodurch die Anzahl der Tage zwischen jetzt und dem Wert in der Spalte Fälligkeitsdatum berechnet wird.

  3. Ziehen Sie den Ziehpunkt „Automatisches Füllen“, um den Rest Ihrer neuen Spalte auszufüllen.

Erstellen Sie ein Punktdiagramm

  1. Zuerst müssen wir den Bericht nach Statusfarbe sortieren. Der einfachste Weg ist, das Menü Daten zu öffnen und Filter zu wählen. Verwenden Sie danach das Menü in der Spaltenüberschrift Statusfarbe, um eine Sortierung A → Z vorzunehmen.

  2. Wählen Sie die Spalten Statusfarbe, Tage bis zum Fälligkeitsdatum und Name in dieser Reihenfolge, indem Sie (auf dem Mac) oder STRG (auf dem PC) gedrückt halten und auf den Buchstaben über jeder Spalte (C, D und A) klicken. Dies sind die drei Spalten, die wir im Punktdiagramm benötigen, und die Spalte „Name“ muss zuletzt ausgewählt werden, da sie die Bezeichnung für jeden Datenpunkt ist.

  3. Sie können ein Diagramm erstellen, indem Sie das Menü Einfügen öffnen und Diagramm auswählen.
  4. Wählen Sie ein Punktdiagramm und heben Sie die Auswahl Aggregierte Spalte C auf.

Mit diesem Diagramm können Sie visuell darstellen, welches der fast fälligen Projekte Schwierigkeiten bereitet. Im Screenshot unten haben wir die sich in der „Gefahrenzone“ befindlichen Projekte markiert, die sowohl rot hervorgehoben als auch in weniger als 60 Tagen fällig sind. Da die Daten stündlich aus Asana übernommen werden, können Sie mithilfe dieses Diagramms jederzeit erkennen, worauf sich Ihr Team konzentrieren sollte.

Beispiel 2: Aufgaben-Fertigstellungsquote nach Projektverantwortlichen

Dieses Beispiel stellt einige Techniken vor, wie Sie einen Bericht erstellen können, in dem Projekte auf der Grundlage derselben Eigenschaft gruppiert sind, in diesem Fall nach Projektverantwortlichen. Wir erstellen einen Bericht, um herauszufinden, wie viele Aufgaben diese Woche in Projekten erledigt wurden, wobei die Gruppierung nach Projektverantwortlichen erfolgt. Wir können Teams mit einer hohen Fertigstellungsrate identifizieren oder einen Projektverantwortlichen, der sein Team dazu motiviert, alle Aufgaben in Asana nachzuverfolgen.

Erstellen Sie eine Pivot-Tabelle, um die Projekte nach Verantwortlichen zu gruppieren

  1. Navigieren Sie zum Tab Live-Quelldaten.
  2. Wählen Sie die Zeilen ab Zeile 2 aus. Wir überspringen Zeile 1, da eine Pivot-Tabelle am besten funktioniert, wenn die erste Zeile die Kopfzeile enthält.

  3. Öffnen Sie das Menü Daten und wählen Sie Pivot-Tabelle. Über ein neues Tab wird eine Pivot-Tabelle mit Titel geöffnet.
  4. Wählen Sie im Tab „Pivot-Tabelle“ in der Seitenleiste Berichts-Editor, unter Zeilen, Folgendes aus: Feld hinzufügen. Wählen Sie die Spalte aus, nach der Sie Ihre Projekte gruppieren möchten, in diesem Fall Verantwortlicher. Deaktivieren Sie Summen anzeigen, da wir in diesem Beispiel diese Daten nicht benötigen.

  5. Wählen Sie, unter Werte, Feld hinzufügen aus. Wählen Sie die Spalte aus, die Sie für eine Gruppe von Projekten analysieren möchten – in diesem Fall Erledigte Aufgaben.

  6. Stellen Sie sicher, dass die Werte für die Gruppe so zusammengefasst sind, wie Sie es benötigen. In diesem Beispiel möchten wir die Fertigstellungsquote aller Aufgaben für die betreffende Gruppe von Projekten anzeigen und wählen Summe aus.

Visualisieren Sie die Daten

In vielen Fällen können Sie auf die manuelle Erstellung eines Diagramms verzichten und stattdessen die „Erkunden“-Seitenleiste in Google Tabellen verwenden, worüber mit künstlicher Intelligenz relevante Diagramme erzeugt werden.

  1. Klicken Sie unten rechts in der Tabelle auf Erkunden. In diesem Beispiel ist ein Balkendiagramm eine hilfreiche Visualisierung der Fertigstellungsquote von Aufgaben.
  2. Um eine größere Version des Diagramms aufzurufen, können Sie es in den Hauptbereich der Tabelle ziehen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm, um es anzupassen.

Erstellen Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Berichte in Google Tabellen

Die Verwaltung von mehreren Projekten gleichzeitig ist nie einfach, aber die Dashboard-Berichte in Google Tabellen bieten Ihnen die Flexibilität, Informationen zu visualisieren und mit Leichtigkeit erforderliche Berichte zu erstellen. Auf der Grundlage der Projektdaten aus Ihrem Dashboard können Sie Berichte und Visualisierungen erstellen, um zu sehen, welche Projekte im Zeitplan liegen und welche Ihre Aufmerksamkeit benötigen.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

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3 Minuten

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Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.