CSV-Importer

Der CSV-Importer hilft Ihnen dabei, Ihren Workflow aus Tabellenprogrammen wie Excel oder Smartsheet zu Asana zu verlagern und zu testen, so dass Sie sofort mit jedem Projekt beginnen können. Einmal importiert, sehen Sie Ihre Zeilen und Spalten sofort als verfolgbare Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten in einem Projekt.

Tabelle

Bevor Sie Ihre CSV-Datei importieren, nehmen Sie sich bitte die Zeit, Folgendes in Ihrer Tabelle kurz zu überdenken und anzupassen.

  • Verantwortlichkeit: Ihre Spalte, die den Namen des Teamkollegen enthält, der für die Aufgabe verantwortlich ist, wird dem Feld des Verantwortlichen zugeordnet. Beachten Sie, dass es sich hierbei um die Arbeits-E-Mail-Adresse der Person handeln muss.

  • Datumsangaben: Sie können sowohl Fälligkeitsdaten als auch Startdaten in Asana verfolgen. Trennen Sie in Ihrer Tabelle die Daten in zwei Spalten. Startdaten sind eine Funktion von Asana Premium. Wenn Sie nicht die Premium-Version verwenden, wird Ihre Startdatumsspalte in der Beschreibung angezeigt.

  • Follower: Wenn Sie automatisch einen Teamkollegen als Follower zu einer Aufgabe hinzufügen möchten, erstellen Sie eine separate Spalte. Fügen Sie einen Teamkollegen mithilfe seiner E-Mail-Adresse hinzu, aber beachten Sie bitte, dass Sie beim Importieren nur einen einzigen Follower pro Aufgabe hinzufügen können.

  • Weitere Informationen: Zusätzlich zum Aufgabennamen, Empfänger oder Fälligkeitsdatum können Spalten für benutzerdefinierte Felder angelegt werden. Andernfalls werden die Information aus zusätzlichen Spalten von oben nach unten in der Aufgabenbeschreibung in der Reihenfolge Ihrer Spalten aufgelistet. Benutzerdefinierte Felder helfen Ihnen dabei, Prioritäten zu kategorisieren und zu verfolgen. Sie können auch nach Feldern sortieren oder suchen. Einige gute Beispiele für benutzerdefinierte Felder sind Priorität, Projektphase, Team und geschätzte Zeit.

Bitte beachten Sie unbedingt, dass Ihre Datumsspalten im Standard-US-Datumsformat „Monat/Tag/Jahr” formatiert sein müssen, um erfolgreich importiert zu werden.

Importieren eines Projekts zu Asana

Um Aufgaben mithilfe von CSV-Dateien in ein Projekt in Asana zu importieren, wählen Sie das Dropdown-Menü neben dem Namen Ihres Projekts in der Projektkopfzeile aus, bewegen Sie den Mauszeiger über Aufgaben hinzufügen mit und wählen Sie dann CSV.

Aufgaben importieren

Suchen Sie hier nach Ihrer Datei oder ziehen Sie diese in den Importer. Folgen Sie dann den Anweisungen und schließen Sie diese ab, indem Sie das Projekt und das Unternehmen auswählen, zu dem Sie Ihre CSV-Datei hinzufügen möchten.

Aufgaben importieren

Das Kästchen Erste Zeile als Spaltennamen verwenden ist standardmäßig aktiviert. Sie können dieses Kästchen jedoch deaktivieren, wenn Ihre Tabelle keine Kopfzeile hat. Anschließend können Sie Ihre Spalten der Aufgabe, dem Verantwortlichen und dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe zuordnen. Wenn Sie benutzerdefinierte Felder verwenden, können Sie diese auch auswählen und zuordnen.

Sie haben auch zusätzliche Optionen, mit denen Sie die Daten der Aufgabenzeile in die Beschreibung jeder Aufgabe aufnehmen können und die Verantwortlichen & Follower zu Asana einladen können, wenn sie noch kein Konto haben.

Es ist auch möglich, eine CSV-Datei zu importieren, wenn Sie ein neues Projekt mit der Funktion Schnell hinzufügen erstellen und zum Tab Importer navigieren.

Schnell-Hinzufügen-Importer

Import neuer und vorhandener benutzerdefinierter Felder

Sie können vorhandene benutzerdefinierte Felder aus der Dropdown-Liste auswählen oder neue benutzerdefinierte Felder direkt mit dem CSV-Importer erstellen.

Die Werte in Ihrer Spalte müssen exakt mit den Optionen Ihrer benutzerdefinierten Felder übereinstimmen. Wenn eine Zelle einen Rechtschreib- oder Punktierungsfehler aufweist, wird die Auswahl für das entsprechende „Eigene Feld” nicht importiert.

Tipps für benutzerdefinierte Felder

Ein neues benutzerdefiniertes Feld erstellen

Klicken Sie auf eines der Feld-Dropdowns, scrollen Sie dann nach unten und wählen Sie Felder hinzufügen.

Tipps für benutzerdefinierte Felder

Von hier aus können Sie ein neues Dropdown-, Zahlen- oder Textfeld anlegen.

Tipps für benutzerdefinierte Felder

Unteraufgaben in ein Projekt importieren

Unteraufgaben .csv

So importieren Sie Unteraufgaben mit dem CSV-Importer:

  1. Legen Sie eine neue Spalte mit dem Namen subtask of in Ihrer Tabelle an.
  2. Befüllen Sie die Spalte subtask of mit dem Namen der Aufgabe in der entsprechenden Zeile.

Alle anderen Felder (einschließlich Aufgabenname, Verantwortlicher, Fälligkeitsdatum usw.) sollten wie bei allen anderen Aufgaben ausgefüllt werden.

In Excel können Sie das Feld subtask of automatisch festlegen, indem Sie = eingeben und auf die Zelle mit dem Aufgabennamen klicken, von der die Zeile eine Unteraufgabe sein soll.

Unteraufgaben 2 - Abgleichen

Wenn Sie zur Seite „Spalten zuordnen” des CSV-Importers gelangen, wählen Sie Unteraufgaben von aus dem Abschnitt Felder und ordnen Sie dann Ihre subtask of-Spalte dem Feld Unteraufgabe von zu.

Ein paar Dinge, die vor dem Import von Unteraufgaben zu beachten sind:

  • Die Unteraufgabe muss nach der Zeile angelegt werden, von der sie eine Unteraufgabe ist.

  • Eine Unteraufgabe kann nicht den gleichen Namen wie die Aufgabe haben, von der sie eine Unteraufgabe ist.

  • Wenn „subtask of” auf einen Aufgabennamen zeigt, der mehr als einmal vorkommt, dann wird die Unteraufgabe mit dem am nächsten passenden Aufgabennamen verknüpft, der über der Unteraufgabe existiert.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

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3 Minuten

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Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.