Kalender und Asana

Mit der Option „Mit Kalender synchronisieren“ können Sie Termine einhalten, indem Sie Ihre Aufgaben mit Google Kalender, Apple-Kalender, Outlook-Kalender oder einem anderen Kalender synchronisieren, den Sie per URL abonnieren können.

Sie können alle Projekte, Tags und auch Ihre Meine Aufgaben-Liste mit einem externen Kalender synchronisieren.

Nach der Synchronisierung sehen Sie Aufgaben mit Fälligkeitsdatum aus diesem Projekt als ganztägige Ereignisse. Sie können auf jedes Ereignis klicken, um die Aufgabe in Asana anzuzeigen.

Bitte beachten Sie Folgendes:

  • Es werden nur Aufgaben mit Fälligkeitsdaten synchronisiert
  • Nur Aufgaben, die innerhalb der nächsten 6 Monate fällig sind, werden synchronisiert.
  • Die Kalendersynchronisation ist einseitig: Aktualisierungen Ihres Kalenders werden in Asana nicht berücksichtigt.
  • Erledigte Aufgaben werden nur synchronisiert, wenn sie unerledigte Unteraufgaben enthalten
  • Unteraufgaben können ebenfalls mit externen Kalendern synchronisiert werden
  • Der Teamkalender kann nicht synchronisiert werden
  • Es ist nicht möglich, Kalender per URL mit Outlook für Mac 2011 zu synchronisieren.
  • Die erste Synchronisierung mit Ihrem Kalender sollte sofort erfolgen, aber nachfolgende Synchronisierungen können bis zu einem Tag dauern.
  • Es können maximal 5000 Aufgaben synchronisiert werden.

Wählen Sie Projekt, Tag oder „Meine Aufgaben”

So synchronisieren Sie ein Asana-Projekt:

  1. Wählen Sie über die Seitenleiste das zu synchronisierende Projekt aus
  2. Klicken Sie über die Kopfzeile auf den Dropdown-Pfeil, um auf die Projektaktionen zuzugreifen
  3. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Option „Exportieren/Drucken“, und wählen Sie Mit Kalender synchronisieren aus

Mit diesen Schritten können Sie „Meine Aufgaben“ auch synchronisieren.

So synchronisieren Sie einen Asana-Tag:

  1. Öffnen Sie bei einer beliebigen Aufgabe das Fenster mit den Aufgabendetails, und klicken Sie auf den Tag-Namen, den Sie synchronisieren möchten. Nachdem Sie auf den Tag-Namen geklickt haben, erscheint eine Liste von Aufgaben im Hauptfenster
  2. Klicken Sie in der Kopfzeile auf den Dropdown-Pfeil, um die Projektaktionen zu öffnen
  3. Wählen Sie Mit Kalender synchronisieren aus

Mit Google Kalender synchronisieren

Markieren und kopieren Sie über das Popup-Fenster „Mit Kalender synchronisieren“ in Asana den kompletten Link, der im Google Kalender-Tab angezeigt wird. Wenn das Asana-Projekt nicht innerhalb von 24 Stunden synchronisiert wurde, empfehlen wir Ihnen, den Anfang des Synchronisationslinks von „app.asana.com/-/0/ical“ in „calendarsync.asana.biz“ zu ändern.

Projekte müssen einzeln synchronisiert werden.

Von-URL

In Google Kalender:

  1. Klicken Sie auf den + Icon neben Kalender eines Kollegen hinzufügen
  2. Wählen Sie Von-URL aus

Kalender hinzufügen

Im Pop-Up-Fenster:

  1. Fügen Sie den zuvor von Asana kopierten Link in das Feld URL ein.
  2. Klicken Sie auf Kalender hinzufügen

Nach der Synchronisierung sehen Sie Aufgaben mit Fälligkeitsdatum aus diesem Projekt als ganztägige Ereignisse in Ihrem Kalender.

Sie können auf jedes Ereignis klicken, um dort den entsprechenden Link zur Aufgabe in Asana zu finden.

So entfernen Sie ein synchronisiertes Projekt aus Google Kalender:

  1. Klicken Sie neben „Weitere Kalender“ auf den Dropdown-Pfeil
  2. Wählen Sie Einstellungen

Klicken Sie in den Einstellungen auf Abbestellen neben dem entsprechenden Projektnamen.

Mit Apple-Kalender synchronisieren

Markieren und kopieren (aber nicht klicken) Sie im Popup-Fenster Mit Kalender synchronisieren in Asana den gesamten Link, der über den Tab iCAL, Outlook oder Anderer Kalender angezeigt wird.

Im Apple-Kalender:

  1. Wählen Sie Datei
  2. Wählen Sie Neues Kalenderabonnement

Im Popup-Fenster:

  1. Fügen Sie den zuvor kopierten Link aus Asana in das Feld Kalender URL ein
  2. Wählen Sie Abonnieren

Im nächsten Fenster:

  1. Bearbeiten Sie die Optionen des Kalenders. Wir empfehlen, die automatische Aktualisierung auf Alle 5 Minuten einzustellen
  2. Sobald Sie fertig sind, wählen Sie OK

Nach der Synchronisierung sehen Sie Aufgaben mit Fälligkeitsdatum aus diesem Projekt als ganztägige Ereignisse in Ihrem Kalender.

Sie können auf jedes beliebige Ereignis klicken, um einen Link zur entsprechenden Aufgabe in Asana zu finden.

So entfernen Sie ein synchronisiertes Projekt aus Apple Kalender:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Asana-Projektnamen (oder verwenden Sie auf einem Mac die Kombination + Klick)
  2. Wählen Sie Abbestellen

Mit Outlook synchronisieren

Die folgenden Screenshots sind speziell für den Outlook-Kalender in einem Webbrowser, aber die nachfolgenden Schritte können auch auf andere Outlook-Versionen angewendet werden, mit denen diese Integration kompatibel ist.

Markieren und kopieren (aber nicht klicken) Sie im Popup-Fenster Mit Kalender synchronisieren in Asana den gesamten Link, der über den Tab iCAL, Outlook oder Anderer Kalender angezeigt wird.

Im Outlook-Kalender:

  1. Klicken Sie auf Kalender hinzufügen
  2. Wählen Sie Aus Internet

Im nächsten Popup-Fenster:

  1. Fügen Sie den zuvor kopierten Link aus Asana in das Feld Link zum Kalender ein
  2. Geben Sie einen Namen für den Kalender ein
  3. Klicken Sie auf Speichern

Nach der Synchronisierung sehen Sie Aufgaben mit Fälligkeitsdatum aus diesem Projekt als ganztägige Ereignisse in Ihrem Kalender.

Sie können auf jedes beliebige Ereignis klicken, um den entsprechenden Link zur Aufgabe in Asana zu finden.

So entfernen Sie ein synchronisiertes Projekt aus dem Outlook-Kalender:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Asana-Projektnamen
  2. Wählen Sie Entfernen

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