Gemeinsam an Aufgaben arbeiten

Sobald einige Teamkollegen mit Ihnen zusammen Asana ausprobieren, können Sie gemeinsam Aufgaben bearbeiten. Die Kommunikation mit Ihrem Team über eine Aufgabe ist so einfach wie ihre Erstellung. Hier sind einige Beispiele, wie Sie gemeinsam Aufgaben bearbeiten und Workflows in Asana erstellen können.

Nutzen Sie unsere Asana-Lektionen für einen Überblick über die Grundlagen von Aufgaben.

Wenn Sie Aufgaben an andere zuweisen…

Weisen Sie eine Aufgabe zu

Wenn Sie ein Anliegen haben oder Informationen benötigen, erstellen Sie eine Aufgabe für Ihren Teamkollegen, statt ihm eine E-Mail oder Chat-Nachricht zu senden. Diese Aufgabe erscheint automatisch unter Meine AufgabenMeine Aufgaben Alle Aufgaben, die einer bestimmten Person zugewiesen sind, sind in ihrer „Meine Aufgaben”-Liste aufgeführt. Weiterlesen und er wird darüber benachrichtigt, dass sie ihm zugewiesen wurde. Sie werden automatisch Follower der von Ihnen erstellten Aufgabe und wissen so, wenn sie erledigt wurde.

Sie können jedem eine Aufgabe zuweisen! Aufgaben sollen von allen Teammitgliedern erstellt zugewiesen werden.

Ein Fälligkeitsdatum festlegen

Geben Sie oben bei einer Aufgabe ein Fälligkeitsdatum ein, um eine Frist für eine Aufgabe zu kommunizieren. Sie können auch ein Anfangsdatum festlegen, damit der Verantwortliche seine Zeit besser planen kann.

Fügen Sie eine Aufgabenbeschreibung hinzu

Verwenden Sie die Aufgabenbeschreibung, um der Aufgabe weitere Details, Anweisungen oder weiteren Kontext hinzuzufügen. Dann hat jeder Follower der Aufgaben die Informationen, die zum vollen Verständnis und zur Fertigstellung benötigt werden.

Verbessern Sie die Lesbarkeit der Aufgabenbeschreibungen, indem Sie Rich-Text verwenden, z.B. verschiedene Textformatierungsstile oder gegliederte und nummerierte Listen.

Einen Anhang zur Aufgabe hinzufügen

Um Dokumente, Bilder oder Tabellen mit Ihren Teamkollegen zu teilen, fügen Sie der Aufgabe einen Anhang hinzu. Alle Follower können die neueste Version dieser Dateien sehen und kennen den Stand der Dinge.

Asana-Integrationen mit Google Drive, Dropbox, OneDrive und Box ermöglichen es, Dateien von Programmen anzuhängen, die Sie bereits verwenden.

Follower hinzufügen

Ein Aufgaben-FollowerFollower Wenn Sie Follower zu einer Aufgabe hinzufügen, erhalten sie Benachrichtigungen über Updates zur Aufgabe. Weiterlesen erhält Benachrichtigungen, wenn Aufgaben aktualisiert werden. Einige Follower sind aktiv in eine Aufgabe eingebunden während andere ihr lediglich aus Informationsgründen folgen. Berücksichtigen Sie bei der Erstellung von Aufgaben, wer die Informationen benötigt und fügen Sie diese Personen als Follower hinzu. Sie können jederzeit Follower hinzufügen und sie erhalten dieselben Informationen über die Aufgabe wie andere Follower.

Bearbeiten Sie Follower, indem Sie auf das + unter der Aufgabe klicken

Sie können sich jederzeit an- und abmelden, indem Sie einer Aufgabe folgen oder nicht mehr folgen. Klicken Sie auf die +-Schaltfläche unten rechts im Aufgabenfenster, um die Follower zu bearbeiten.

Abhängigkeiten markieren

Da Sie jetzt mit anderen Teamkollegen zusammenarbeiten, könnten Aufgaben davon abhängen, dass andere ihre Arbeit erledigen, bevor Sie daran weiterarbeiten. Durch Aufgabenabhängigkeiten wissen Sie, womit Sie loslegen können und welche Aufgaben auf andere warten.

Auf Aufgaben antworten, die Ihnen zugewiesen wurden

Wenn Ihnen jemand eine Aufgabe zuweist, stellen Sie sicher, dass Sie diese bestätigen, damit die andere Person weiß, dass die Arbeit beginnen kann. Sie können ein einfaches „Gefällt mir” oder eine fertige Schnellantwort verwenden, um die Arbeit anzunehmen, eine Frage zu stellen oder sie an einen anderen Teamkollegen weiterzuleiten, für den die Aufgabe besser geeignet ist.

Verwendet Ihr Team Slack? Wenn ja, können Sie direkt innerhalb von Slack agieren und ohne andere Tools weiterarbeiten.

Die „Asana for Slack”- Integration hilft Ihnen, Ihre Arbeit schneller voranzubringen, unabhängig davon, wo Ihr Team arbeitet

Kommentieren Sie eine Aufgabe

Kommentieren Sie eine Aufgabe, wann immer Sie Arbeit mit Ihrem Team diskutieren oder eine Update geben möchten. So stehen Diskussion immer im Kontext mit der Aufgabe und Sie können sie schnell wiederfinden (auch nach Abschluss der Aufgabe).

Wenn ein Kommentar wichtige Informationen, eine Entscheidung oder Schlussfolgerung enthält, können Sie ihn oben anheftenoben anheften Ein angehefteter Kommentar wird oben auf der Aktivitätenliste einer Aufgabe angezeigt und hat einen gelben Hintergrund. Weiterlesen . Er wird dann oben angezeigt und jeder kennt seine Bedeutung.

Teamkollegen mit @ taggen

Wenn Sie die Aufmerksamkeit einer Person auf einen Kommentar oder eine Aufgabe lenken wollen, können Sie sie mit @ taggen. Geben Sie einfach „@” und ihren Namen ein. Sie wird darüber benachrichtigt, dass sie getaggt wurde und kann sich schnell dieser Aufgabe widmen Wenn Sie jemanden mit @ taggen, wird er automatisch als Follower hinzugefügt.

Geben Sie ein @ in einem Kommentar oder der Beschreibung gefolgt vom Namen des Teamkollegens ein, um ihn mit @ zu taggen

Sie können auch ein Projekt, eine Aufgabe oder einen Diskussionstitel mit @ taggen, um Ihre Arbeit in Beziehung zu setzen.

Eine einfache, schnelle Nachricht mit „Gefällt mir” senden

Um zu zeigen, dass Sie eine Aufgabe gesehen haben, einen Kommentar mögen oder die Arbeit Ihres Teamkollegens schätzen, können Sie mit einem Klick ein Gefällt mir sagen und damit „danke”, „klasse” oder „verstanden” kommunizieren.

Sobald Sie gemeinsam an Aufgaben arbeiten und darüber kommunizieren, haben Sie eine besser Übersicht und mehr Transparenz darüber, was ansteht – ohne all die Updates, E-Mail-Ketten und das Herumsuchen in verschiedenen Ordnern.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.