Planen Sie Ihren Tag

Es ist stressig und zeitraubend, wenn Ihre To-Do-Liste einem Ratespiel gleicht, insbesondere wenn Sie E-Mails und anderes durchgehen müssen, um herauszufinden, was vor sich geht. In Asana zu arbeiten hilft Ihnen dabei, Arbeit produktiv und organisiert, an nur einem Ort, voranzubringen. Hier lernen Sie, wie Sie Ihren Arbeitstag in Asana planen können.

„Woran arbeite ich?”

Meine Aufgaben umfasst Ihre persönliche To-Do-Liste. Damit können Sie Prioritäten setzen und die Arbeit des Tages einfach überblicken. Hier werden automatisch alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben und ihre Fälligkeiten angezeigt. Greifen Sie im Verlauf des Tages auf Meine AufgabenMeine Aufgaben Alle Aufgaben, die einer bestimmten Person zugewiesen sind, sind in ihrer „Meine Aufgaben”-Liste aufgeführt. Weiterlesen zu, um Aufgaben als erledigt zu markieren, neue Arbeit zu sehen und mit den nächsten Aufgaben zu beginnen.

Ihre Anleitung für Asana:

  • Prüfen Sie Meine Aufgaben zu Beginn des Tages und Sie sehen, was Sie jetzt und später erledigen müssen. Erstellen Sie neue Aufgaben für alles Weitere und nichts wird übersehen.

Nutzen Sie „Meine Aufgaben”, um zu sehen, woran Sie arbeiten und die Übersicht über Ihre Arbeit zu behalten

  • Verwenden Sie die Kalender-Ansicht, um Ihren Zeitplan vor Augen zu haben. Wenn Aufgaben ein Start- und Fälligkeitsdatum haben, können Sie sehen, wie lang sie daran arbeiten und entsprechend planen.
  • Wandeln Sie E-Mails, mit dem Asana for Gmail-Add-on, schnell in ausführbare Aufgaben um, anstatt zu versuchen, Ihre Arbeit und To-Do-Punkte per E-Mail zu managen.
  • Leiten Sie E-Mails weiter an x@mail.asana.com, um Sie in Aufgaben unter „Meine Aufgaben” umzuwandeln. Statt Teamkollegen ins CC zu nehmen, fügen Sie sie einfach als FollowerFollower Wenn Sie Follower zu einer Aufgabe hinzufügen, erhalten sie Benachrichtigungen über Updates zur Aufgabe. Weiterlesen hinzu und jeder kann in Asana arbeiten ohne lange E-Mail-Ketten.
  • Fügen Sie Dateien zu Aufgaben hinzu, an denen Sie arbeiten – statt sie in einen separaten Ordner zu legen – und Sie und Ihre Teamkollegen können einfach darauf zugreifen und daran im Kontext und mit den dazugehörigen Anweisungen und Rückmeldungen arbeiten.

Sie wollen die Verwendung und Organisation von „Meine Aufgaben” meistern? Schauen Sie sich unsere Asana-Lektionen an und Sie können in nur wenigen Minuten anfangen.

„Was mache ich dann?”

Priorisieren Sie Aufgaben mit Heute, Demnächst und Später. So haben Sie Ihren Tag, Ihre Woche und Ihren Monat im Blick, halten Fristen ein und arbeiten an den dringendsten Aufgaben.

Ihre Anleitung für Asana:

  • Klicken Sie auf den blauen Punkt neben einer Aufgabe, schieben Sie Aufgaben per Drag-and-Drop in Heute, Demnächst und SpäterHeute, Demnächst und Später „Heute, Demnächst und Später“ sind Abschnitte, mithilfe derer die „Meine Aufgaben”-Liste unterteilt wird. Nutzer können Aufgaben in diese Abschnitte ziehen, um sie zu priorisieren. Weiterlesen oder verwenden Sie Tastenkombinationen, um sie nach Datum und Priorität zu sortieren.

Priorisieren und organisieren Sie Ihre Arbeit in „Meine Aufgaben”

  • Verwenden Sie verschiedene Ansichten, um Ihre Arbeit nach Fälligkeitsdatum, vollständigen/unvollständigen Aufgaben oder auf einem Kalender anzuzeigen. So erleben Sie keine Überraschungen oder vergessen anstehende Projekte. Sie können Ihre „Meine Aufgaben”-Liste sogar in unserer mobilen App ansehen, um nach Feierabend oder unterwegs schnell darauf zuzugreifen.
  • Nutzen Sie Aufgabenabhängigkeiten, um zu wissen, wann die Arbeit beginnen kann, ohne Teamkollegen ständig nach dem aktuellen Stand zu fragen. Sie werden benachrichtigt, wenn die Aufgabe erledigt wurde, auf die Sie warten.

„Wie ist der aktuelle Stand?”

Mit Asana werden Sie nur über die Arbeit auf dem Laufenden gehalten, der Sie in der Inbox folgen. Im Gegensatz zu Ihrer E-Mail-Inbox, müssen Sie sich nicht über die Organisation Ihrer Benachrichtigungen sorgen – alles ist bereits in Asana. Prüfen Sie im Verlauf des Tages Ihre InboxInbox Die Inbox zeigt Aktivitäten zu Aufgaben, Projekten oder Diskussionen, denen ein Nutzer folgt. Weiterlesen , um auf dem Laufenden zu bleiben, ohne dabei Ihre Arbeit aus den Augen zu verlieren.

Ihre Anleitung für Asana:

  • Wenn Sie und Ihre Teamkollegen Aufgaben kommentieren, Anhänge hinzufügen oder abschließen, erhalten Sie Benachrichtigungen. Sie müssen ihnen nicht einzeln schreiben, um Sie zu informieren oder zu fragen, ob etwas erledigt wurde.

Prüfen Sie Ihre Asana-Inbox im Laufe des Tages, um Arbeit zu verfolgen und sie direkt über die Inbox zu kommentieren

  • Nutzen Sie Aufgaben-Kommentare, um über diese spezielle Arbeit zu sprechen. Wenn das Projekt vorangebracht wird, können Sie mit allen Akteuren mittels Projekt-Statusaktualisierungen kommunizieren.
  • Ihre Arbeit ist in Asana vernetzt und leicht einzusehen. Teams müssen nicht an einem Ort arbeiten oder gemeinsame Zeit für eine Besprechung finden. Folgen Sie nur der Arbeit, zu der Sie einen Beitrag leisten.

„Worum geht es bei dieser Besprechung?”

In den meisten Kalendereinladungen erhalten Sie nur wenige Informationen über den Besprechungsplan, was zu schlechter Vorbereitung oder der Teilnahme an für Sie unwichtigen Besprechungen führt. Nutzen Sie Asana für Ihre Besprechungen, bleiben Sie auf dem Laufenden und im Zeitplan.

Ihre Anleitung für Asana:

  • Erstellen Sie ein Projekt für Ihre Besprechung und nutzen Sie Aufgaben für Ihre Tagesordnungspunkte. Fügen Sie weitere Abschnitte für Notizen oder Folgeaufgaben hinzu. Stellen Sie nach der Besprechung sicher, dass alle Aufgaben zugewiesen wurden, so dass klar ist, wer verantwortlich ist und sie nicht in Vergessenheit geraten.
  • Unterstützen Sie die Vorbereitung von Vortragenden und Teilnehmenden, indem Sie Dateien zu Aufgaben im Projekt der Besprechung hinzufügen. So erhält jeder die richtigen Unterlagen.
  • Wenn jemand über bereits stattfindende Arbeitsvorgänge spricht, können Sie eine bestehende Aufgabe zum Projekt der Besprechung hinzufügen und müssen Informationen nicht erneut zusammenstellen.

Erstellen Sie Projekte für Besprechungen in Asana

Organisiert bleiben

Es gibt diverse Möglichkeiten, damit Ihr Arbeitstag mit Asana funktioniert. Hier sind ein paar allgemeine Tipps, die Ihnen helfen, mit Asana organisiert und produktiv zu bleiben.

  • Lassen Sie einen Browser-Tab mit Asana offen und schauen Sie regelmäßig nach neuen Aufgaben und Aktualisierungen von Aufgaben, denen Sie folgen.
  • Wenn Sie Arbeit erledigen, denken Sie u. a. daran, Aufgaben als erledigt zu markieren, Kommentare hinzuzufügen, Anhänge hochzuladen und benutzerdefinierte Felder zu aktualisieren. So ist Ihr Team über den aktuellen Stand informiert.
  • Wenn Sie an vielen Projekten mitarbeiten, fügen Sie diese zu Ihren Favoriten hinzu, indem Sie auf den Stern neben dem Namen klicken. Damit sind sie schnell über die Seitenleiste und die mobile Asana-App erreichbar.
  • Nehmen Sie sich 10 Minuten am Tag, um bei „Meine Aufgaben” vorbeizuschauen und alles abzuhaken, was Sie erledigt haben. Achten Sie darauf, dass Ihr Pensum für den nächsten Tag realistisch ist. Sie können auch die Kalender-Ansicht nutzen.
  • Nutzen Sie unsere Android- oder iOS-App, wenn Sie unterwegs sind, um zwischen Besprechungen Ideen aufzuschreiben oder auf dem Heimweg, um Prioritäten für den nächsten Tag zu klären.

Folgen Sie „Wie funktioniert Asana”

Schauen Sie sich unser „Wie funktioniert Asana”-Video an und abonnieren Sie den Kanal von Asana, um jede Woche neue Tipps zu erhalten.

Organisieren Sie Ihren Tag mit Asana.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.