Bleiben Sie auf dem Laufenden

Je mehr Sie und Ihr Team Aufgaben erstellen, bearbeiten und erledigen, desto mehr sind Sie auf Benachrichtigungen angewiesen, um den Fortschritt im Blick zu behalten. Ihre InboxInbox Die Inbox zeigt Aktivitäten zu Aufgaben, Projekten oder Diskussionen, denen ein Nutzer folgt. Weiterlesen ist Ihr Anlaufpunkt in Asana, um über Ihre Arbeit informiert zu bleiben und Benachrichtigungen durchzugehen.

So verwenden Sie Ihre Inbox

Klicken Sie auf Inbox, um Ihre Benachrichtigungen in Asana zu sehen

Klicken Sie auf Inbox in der oberen Leiste, um Ihre Benachrichtigungen zu sehen. Wenn Sie neue Benachrichtigungen erhalten, sehen Sie einen orangen Punkt neben Inbox und einen schwarzen Punkt in Ihrem Browser-Tab. Hier können Sie Ihre neuen Benachrichtigungen durchsehen und direkt aus der Inbox heraus reagieren. Um die Benachrichtigung aus der Inbox zu entfernen, klicken Sie auf das X neben der Benachrichtigung, um sie zu archivieren. Einmal archiviert, verbleiben alle Meldungen im Archiv, so dass Sie sich keine Gedanken mehr über das Löschen der Einträge machen müssen, um Platz zu schaffen.

Sie können zu archivierten Benachrichtigungen zurückkehren, indem Sie auf Archiv klicken und sie bei Bedarf zurück in die Inbox verschieben.

Inbox durchsehen

Sehen Sie neue Benachrichtigungen in Ihrer Asana-Inbox

Wenn Ihre Teamkollegen gerade erst mit Asana beginnen, kann es einige Zeit dauern, bis sich alle darauf eingestellt haben, zwischen E-Mail und Asana umzuschalten und vor allem in Asana zu kommunizieren. Dies wird mit der Zeit einfacher, besonders wenn Sie mehr Arbeit in Asana nachverfolgen. Hier sind einige Möglichkeiten, Ihnen beim Übergang zu helfen:

Von E-Mail zu Asana

  • Nutzen Sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen, um Updates über neue Aktivitäten Ihres Teams in Asana zu erhalten. Diese können Sie deaktivieren, wenn Sie sich an Asanas Inbox gewöhnt haben.

  • Gmail-Nutzer können E-Mails mit dem Asana for Gmail-Add-On schnell in Aufgaben umwandeln und so jedes Tool für das verwenden, was es am besten kann.

  • E-Mails an Asana weiterleiten, damit E-Mails zu Aufgaben werden.

  • Wenn Sie Aufgaben zu Asana hinzufügen, laden Sie Teamkollegen ein oder halten Sie diese auf dem Laufenden, indem Sie sie als Follower der Aufgabe hinzufügen, anstatt E-Mails weiterzuleiten und Kollegen in CC zu setzen.

Direkt in der Inbox arbeiten

  • Überprüfen Sie Ihre Asana-Inbox zwei- bis dreimal am Tag, um sich daran zu gewöhnen, Asana zur Kommunikation im Team zu nutzen.

  • Lassen Sie Asana während der Arbeit in Ihrem Browser geöffnet und überprüfen Sie Ihre Inbox, um die neuesten Benachrichtigungen zur Arbeit, die Ihnen wichtig ist, durchzusehen.

Warum Inbox?

Die Inbox hält Ihr Team über die neuesten Aktivitäten zu Diskussionen, Projekten und Aufgaben auf dem Laufenden. So verbringen Sie weniger Zeit damit Statusmeldungen auszutauschen, den Status Ihrer Arbeit herauszufinden oder Nachrichten zu organisieren, und mehr Zeit mit der eigentlichen Arbeit. Erinnern Sie Ihre Teamkollegen an die Vorteile:

1. Weniger Zeitaufwand fürs Hin-und-her-kommunizieren

  • Inbox-Benachrichtigungen werden automatisch generiert, wenn Sie Ihre Aufgaben erledigen oder diese bearbeiten. So müssen Sie nicht ständig überprüfen, ob Ihre Teamkollegen beispielsweise einen Anhang erhalten haben, oder nachfragen, ob sie mit der Arbeit fertig sind, auf die Sie warten.

  • Wenn Sie z. B. eine Aufgabe erledigen, wird für alle Follower der Aufgabe eine Meldung erzeugt. Follower können die Fertigstellung mit „Gefällt mir” markieren, um zu zeigen, dass sie gesehen haben, dass Sie fertig sind. Zusätzliche Nachrichten sind dann nicht mehr erforderlich.

2. Aktualisierungen bleiben mit Aufgaben verknüpft

  • Wenn Sie auf eine Aufgabe in der Inbox klicken, sehen Sie die Aufgabenbeschreibung, Kommentare, Anhänge und das Fälligkeitsdatum.

  • Indem Sie alles an einem Ort haben, müssen Sie nichts weiter suchen oder in der Inbox neu organisieren. Die Arbeit ist bereits in Projekte, Aufgaben und Diskussionen organisiert.

3. Sie haben die Kontrolle über Meldungen, die Sie erhalten

  • Sie können Aufgaben und Diskussionen jederzeit folgen oder nicht weiter folgen, um Inbox-Benachrichtigungen zu erhalten bzw. zu stoppen.

  • Ihr Team wird nicht benachrichtigt, wenn Sie einer Diskussion folgen oder dieser nicht mehr folgen.

  • Wenn Sie einer Aufgabe oder Diskussion folgen, die bereits läuft, brauchen Sie keine separaten E-Mails oder Dokumente zusammensuchen, damit die Arbeit Sinn ergibt.

4. Sie können direkt aus der Inbox heraus reagieren

  • Wenn neue Aufgaben zu Projekten hinzugefügt werden, denen Sie angehören, können Sie die Aufgaben direkt in der Inbox-Benachrichtigung bearbeiten.

  • In Diskussionen, in denen Aufgaben erwähnt werden, wird auch eine Aufgabenvorschau angezeigt, über die Sie direkt reagieren können.

  • Sie können den “Erinnerungsaufgaben über die Inbox” Hack aktivieren, um aus jeder Inbox-Benachrichtigung eine Erinnerungsaufgabe zu erstellen.

Erfahren Sie mehr: Arbeit im Blick behalten

Es kann schwierig sein, die Balance zwischen zu viel und zu wenig Benachrichtigungen zu finden, wenn es um die laufende Arbeit geht. Mit Asana können Sie genau festlegen, welcher Arbeit Sie folgen, damit Sie stets nur über die Ihnen wichtigen Vorgänge informiert werden. Folgen Sie diesem Wie funktioniert Asana Video, um mehr zu erfahren.

Ihre Inbox ist ein wichtiger Bestandteil Asanas, um Ihre Arbeit zu verfolgen. Sobald Sie sich daran gewöhnt haben, Ihre Benachrichtigungen hier durchzuschauen, werden Sie noch besser über die Arbeit Ihres Teams Bescheid wissen und darüber, wie sich diese auf Ihren Workflow des Tages auswirkt.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.