Weitere Projekte hinzufügen und verwalten

Nachdem Sie nun Ihr erstes Projekt erstellt haben und sich mit Asana vertraut gemacht haben, möchten Sie vielleicht weitere Projekte hinzufügen, Vorlagen verwenden oder mehrere Projekte verwalten. Dieser Artikel wird Ihnen weitere Möglichkeiten zur einfachen Erstellung von Projekten und hilfreiche Ressourcen zeigen.

Projekte aus Tabellen importieren

Asana hilft Ihnen, Arbeit und Projekte an einem Ort zu verwalten – aber das ist schwierig, wenn Sie immer noch Tabellen für einige Projekte verwenden und für andere nicht. Wenn Sie Projekte und Workflows haben, die Sie in einer Tabellen (oder mit Hilfe eines Tools wie Trello) planen und verwalten, können Sie unseren CSV-Importer verwenden, um sie schnell in Asana zu übernehmen. Indem Sie Ihre Tabelle wie im folgenden Beispiel strukturieren, können Sie Spalten direkt in Asana-Felder umwandeln, wie z.B. Verantwortlicher und Start- und Fälligkeitsdaten.

Beispiel für ein Excel-Dokument, das für den Export strukturiert wurde

Haben Sie andere Spalten in Ihrer Tabelle, die Elemente wie Priorität oder Status verfolgen? Sie können neue benutzerdefinierte Felder erstellen (oder bestehende Felder verwenden, die Sie bereits in Asana angelegt haben), um sie während des Importvorgangs zu erfassen.

Sparen Sie Zeit – mit Vorlagen

Starten Sie neue Projekte nicht von Grund auf neu – verwenden Sie Asana-Vorlagen

Wenn Sie Hilfe beim Start eines neuen Projekts benötigen, können Sie darüber hinaus immer eine der von Asana erstellten Vorlagen verwenden. Unsere vorgefertigten Vorlagen helfen Ihnen bei der Einrichtung einer Vielzahl von Workflows, die Sie weiter an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen können.

Haben Sie Projekte, die Sie oft wiederverwenden? Speichern Sie sie als benutzerdefinierte Vorlagen.

Wenn es Workflows und Projekte gibt, von denen Sie wissen, dass Sie sie häufig verwenden werden, wie z.B. die Einführung eines neuen Teamkollegen oder Monatsabschlüsse, speichern Sie sie als benutzerdefinierte Vorlagen. Dann wissen Sie, dass Sie keinen Schritt verpassen und müssen nicht jedes Mal das Rad neu erfinden und Zeit verschwenden.

Um ein Projekt als Vorlage zu speichern, klicken Sie einfach auf die Projektauswahlliste (oben) und dann auf Als Vorlage speichern. Diese Vorlagen können von jedem in Ihrem Unternehmen verwendet werden.

Um ein neues Projekt aus einer Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf den orangefarbenen +-Button, wählen Sie Projekt und navigieren Sie dann zum Tab Vorlagen, um die gewünschte Vorlage zu finden.

Erfahren Sie, wie andere Teams ihre Projekte erstellen und verwalten

Asana ist für alle Teams geeignet, unabhängig von deren Größe und Funktion. Für einige der gängigsten Teams und Projekte haben wir bestehende Vorlagen, Anleitungen, die Sie durch die Erstellung führen, und Kurse der Asana Academy, um Ihnen zu zeigen, wie Sie diese verwalten können. Auf den folgenden Seiten finden Sie weitere Tipps, wie Sie den Workflow für Ihr Team bestmöglich gestalten können:

  • Stöbern Sie in unseren Beispielen, um gängige Projekte zu sehen und erfahren Sie anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie sie diese erstellen und verwalten.
  • Sie sehen Ihr Team oder Ihren Anwendungsfall nicht? Werden Sie Teil unseres Community-Forums, um Ihren Prozess zu teilen oder fragen Sie andere nach Tipps zum Aufbau des perfekten Prozesses für ein bestimmtes Projekt.
  • Sehen Sie sich unsere Kunden-Webinare mit ausführlichen Diskussionen und Screenshares an und erfahren Sie von unseren Kunden, wie sie ihre Arbeit mit Asana planen und verwalten.

Mehrere Projekte mit Portfolios verwalten

Sobald Sie mehrere Projekte in Asana haben, möchten Projektmanager, Teamleiter und Personen, die der Führungsebene Bericht erstatten, vielleicht einen Weg für die gleichzeitige Nachverfolgung mehrerer Projekte. Dies ist mit einem Portfolio möglich. Ein Portfolio ist eine Sammlung mehrerer Projekte, in der Sie deren Status, Fälligkeitsdaten, Inhaber, Prioritätsstufe und mehr in einer Ansicht sehen.

Dies erspart Ihnen Zeit bei der Verfolgung von Statusaktualisierungen und hilft Ihnen, sich auf Projekte zu konzentrieren, die Ihre Aufmerksamkeit am meisten benötigen. Darüber hinaus bietet es eine klare, umfassende Ansicht, die Sie mit den wichtigsten Beteiligten teilen können, die einen Überblick benötigen (statt einzelner Aufgabenaktualisierungen), und die Ihr Team bezüglich des Fortschritts auf dem Laufenden hält.

Portfolios sind der beste Weg, um alle Projekte für ein bestimmtes Vorhaben oder ein bestimmtes Team an einem Ort zu verfolgen.

Um ein Portfolio zu erstellen, klicken Sie einfach auf Ihre Seitenleiste und dann auf Portfolios. Klicken Sie auf Neues Portfolio und fügen Sie die Projekte hinzu, die Sie von hier aus verfolgen möchten.

Erfahren Sie mehr über Projektmanagement mit Asana

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.