Erste Schritte, um Asana zu testen

Egal, ob Sie neu bei Asana sind oder die kostenlose Version verwendet haben, eine Testversion ist der beste Weg, um all das zu erkunden, was Asana Premium und Asana Business zu bieten haben. Diese Asana-Pakete sind für Unternehmen konzipiert und helfen Ihnen, Projekte zu managen und sicherzustellen, dass alles, von den kleinsten bis hin zu den größten Vorhaben, nach Plan verläuft. Dieser Artikel wird nicht jeden Aspekt des Erlernens von Asana abdecken (siehe unseren Schnellstart-Artikel), aber er wird Ihnen helfen zu verstehen, wie Sie die Vorteile von Premium und Business schnell nutzen können.

Müssen Sie sich noch für eine kostenlose Testversion anmelden? Wählen Sie Premium oder Business und nutzen Sie diesen Artikel, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Beginnen Sie mit diesen Schritten und lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren:

  1. Laden Sie Ihr Team zu Ihrer Asana-Domain ein und erstellen Sie ein Team.
  2. Wählen Sie ein Pilotprojekt, an dem Sie mit Ihrem Team arbeiten möchten. Mit einer unserer Vorlagen können Sie direkt loslegen.
  3. Verwenden Sie Premium- und Business-Funktionen. Schauen Sie sich die folgenden Funktionsübersichten an, um Beispiele und Anleitungen zu erhalten.
  4. Laden Sie die iOS- oder Android-App herunter, um unterwegs zu arbeiten und Status-Updates von überall abzurufen – sogar offline.
  5. Sammeln Sie Feedback und legen Sie Konventionen fest, während Sie testen, was funktioniert und was sich bei Ihrem Team bewährt.

1. Was Sie vor Beginn Ihres Tests wissen sollten

Asana ist eines der führenden Tools für das kollaborative Arbeitsmanagement, das für eine bessere Produktivität, Zusammenarbeit und Koordination zwischen Teams und Unternehmen entwickelt wurde. Anstatt zu versuchen, alles per E-Mail, mit Dateien, endlosen Meetings und per Chat zu erledigen, können Sie mit Asana Ihre gesamte Arbeit an einem Ort planen, verwalten und überwachen. Außerdem lässt sich Asana in Ihre anderen Tools zur Zusammenarbeit integrieren, so dass die Arbeit miteinander verknüpft bleibt.

Überblick über die Struktur von Asana

Für einen erfolgreichen Start mit Ihrer Testversion sollten Sie mit den Asana-Grundlagen vertraut sein:

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Team eingeladen haben, um innerhalb des Testzeitraums mit der Verwendung und Evaluierung von Asana zu beginnen.

2. Beginnen Sie mit einer Vorlage

Am einfachsten bekommen Sie ein Gefühl für Asana, wenn Sie es für ein Projekt oder einen Prozess verwenden, mit dem Ihr Team bereits vertraut ist. Welchen Prozess Sie konkret ausprobieren, hängt von Ihrem Team ab, aber wir haben Dutzende von Vorlagen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Einige unserer meist verwendeten Vorlagen sind für Arbeitsanfragen, Inhaltskalender und Produkteinführungen.

Planen Sie Ihre Arbeit und Projekte in Tabellen? Probieren Sie unser CSV-Import-Tool aus, um diese mit wenigen Klicks zu Asana zu importieren.

Wenn Sie Asana bisher kostenlos verwendet haben, können Sie Premium- und/oder Business-Funktionen für Ihre bestehenden Aufgaben und Projekte ausprobieren. Es empfiehlt sich trotzdem, zu spezifizieren, mit welchen Projekten Sie bestimmte Funktionen testen werden und wie. Sie könnten beispielsweise damit beginnen, benutzerdefinierte Felder zur Festlegung der Priorität in einem Projekt für Designanfragen zu verwenden, oder Abhängigkeiten in einem Eventplan zu testen. Dann stellen Sie sicher, dass Sie diese Projekte zu einem Portfolio hinzufügen, um sie alle im Auge zu behalten.

Weitere Informationen finden Sie unter Projektideen von Asana, bewährte Vorgehensweisen und Tipps, oder in Fallstudien unserer Kunden, um Beispiele aus der Praxis zu sehen.

3. Top-Funktionen von Asana Business

Mit der Wahl Ihres ersten Projekts sind Sie bereit, das Beste aus Ihrem Test zu machen. Die folgenden Funktionen repräsentieren nicht alles, was Premium oder Business zu bieten haben, aber sie funktionieren gut zusammen und können sofort verwendet werden.

Portfolios (nur Business)

Portfolios sind der beste Weg, um alle Projekte für ein bestimmtes Vorhaben oder ein bestimmtes Team an einem Ort nachzuverfolgen. Sie bilden eine einfache Möglichkeit, die am häufigsten verwendeten Projekte zu ordnen, zu verwalten und sie nach projektverantwortlicher Person, Fälligkeitsdatum, Status, Priorität und mehr zu sortieren.

Um Portfolios zu erstellen, klicken Sie auf Portfolios in der Seitenleiste, dann auf Neues Portfolio und geben anschließend den Namen der Projekte ein, die Sie hinzufügen möchten.

Portfolios sind der beste Weg, um alle Projekte für ein bestimmtes Vorhaben oder ein bestimmtes Team an einem Ort zu verfolgen

Teilen Sie ein beliebiges Portfolio, indem Sie seine URL kopieren und mit jedem Asana-Nutzer in Ihrer Domain teilen.

Workload (Nur Business)

Projektmanager und Führungskräfte haben Schwierigkeiten mit der Verwaltung des Arbeitspensums und verlassen sich häufig auf komplexe Systeme oder tragen die Infos aus E-Mails, Dokumenten und Meetings zusammen, wobei Sie Zeit verlieren. Workload bietet einen einzigen, genauen Überblick über die Arbeitskapazität Ihres Teams. Dieser basiert auf der bereits in Asana zugewiesen Arbeit. Workload hilft Ihnen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, um für eine ausgewogene Arbeitslast zu sorgen und Vorhaben auf Kurs zu halten.

Workload arbeitet Hand in Hand mit Portfolios. Fügen Sie einem Portfolio Projekte hinzu, bei denen Sie das Arbeitspensum überwachen möchten. Dadurch werden die Daten in die Workloadansicht aufgenommen.

SCREENSHOT von Arbeitsvorgängen, die unter verschiedenen Verantwortlichen aufgeteilt werden

Beginnen Sie anhand unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Workload zu arbeiten.

Korrekturhinweise (Nur Business)

Mit Korrekturhinweisen können Projektbeteiligte spezifisches, umsetzbares Feedback zu Bildern hinterlassen, so dass Teamkollegen wissen, wie sie auf das Feedback eingehen sollen. Korrekturhinweise in Asana machen es den Prüfern leicht, Inhalte direkt zu kommentieren und Feedback im richtigen Kontext zu geben. Jeder Kommentar wird in eine umsetzbare Unteraufgabe umgewandelt. Dann kann der Ersteller des Inhalts entscheiden, wie er diese am besten verwirklicht.

Das GIF zeigt den Prozess zur Erstellung von Korrekturhinweisen für Bilder in Asana

Dies erleichtert den Prozess des Gebens und Empfangens von Feedback, da die Prüfer ihre Ideen besser darstellen können. Die Inhaltsersteller können dann entscheiden, ob und wie sie diese berücksichtigen (und alles an einem Ort festhalten).

Formulare

Ihr Team ist es vielleicht gewohnt, Anfragen und Projektanforderungen in Form von Dokumenten und E-Mails zu übermitteln. Aber diese Informationen sind oft ungeordnet und unvollständig, was zu Unstimmigkeiten und Verlangsamung der Arbeit führt. Im schlimmsten Fall werden Informationen sogar ganz übersehen. Zur Abhilfe können Sie Formulare erstellen, um einen einheitlichen Anfrageprozess zu schaffen. Formulare sind mit einem bestimmten Projekt verknüpft, um die Informationen, die Sie benötigen, im Voraus zu erfassen und an einem Ort zu verfolgen.

Screenshot eines mit Asana erstellten Formulars zur Übermittlung eines Kreativ-Briefings

Formulare können von jedermann eingereicht werden, auch wenn die Person Asana nicht verwendet. Versenden Sie dazu einfach den Formularlink. Nach der Übermittlung wird das Formular zu einer Aufgabe in Ihrem Projekt und Sie können ihr eine Priorität zuordnen.

Richten Sie ein Formular ein, indem Sie den hier beschriebenen Schritten folgen.

4. Top-Funktionen von Asana Premium

Benutzerdefinierte Felder

Mit benutzerdefinierten Feldern lassen sich spezifische Details in jeder Aufgabe oder jedem Projekt in einem Portfolio einheitlich nachverfolgen, denn sie funktionieren wie Tabellenspalten. Anhand dieser Felder können Sie ein Projekt oder Portfolio filtern und sortieren sowie über risikoreiche Arbeiten, Genehmigungen und mehr berichten.

Feldnamen und -werte sind anpassbar, so dass Sie Felder für Phase, Priorität, Kosten oder andere erstellen können, die für Ihren Workflow, Ihr Team und Ihr Unternehmen wichtig sind. Sie können auch Benachrichtigungen erhalten, wenn benutzerdefinierte Felder geändert werden, um die Arbeit voranzubringen und Genehmigungen zu kennzeichnen.

Um benutzerdefinierte Felder zu erstellen, klicken Sie einfach auf den blauen Benutzerdefinierte Felder hinzufügen-Link oben in einem Projekt.

Das GIF zeigt die Erstellung benutzerdefinierter Felder, indem auf den blauen Link oben in einem Asana-Projekt geklickt wird

Kunden von Asana Business haben bei Bedarf die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder zu sperren. Damit wird gewährleistet, dass jeder die richtigen Felder auf einheitliche Weise verwendet, während Ihr Unternehmen Asana mehr und mehr nutzt.

Vorlagen

Verwenden Sie von Asana erstellte Vorlagen oder erstellen und speichern Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Vorlagen, um die üblichen Prozesse Ihres Teams zu vereinheitlichen. So sparen Zeit beim Einrichten des Projekts und folgen stets den gleichen Schritten, ohne etwas zu vergessen. Hier finden Sie unsere vollständige Vorlagengalerie.

Sie können auch unseren CSV-Importer testen, um eine bestehende Tabelle mit wenigen Klicks in ein Projekt zu verwandeln.

Startdaten

Startdaten zeigen an, wann Sie mit Ihrer Arbeit beginnen sollten, um Ihre Frist einzuhalten, ohne daran in letzter Minute zu arbeiten. Sie unterstützen Sie auch bei der Planung von Projekten mit einem bestimmten Termin, um sicherzustellen, dass Ihr Zeitplan eingehalten wird.

Verwenden Sie Startdaten für Aufgaben, an denen über mehrere Tage hinweg gearbeitet wird, wie z.B. das Verfassen eines Blogeintrags oder das Erstellen eines Videos.

Aufgabenabhängigkeiten

Markieren Sie eine Aufgabe, die auf die Fertigstellung einer anderen Aufgabe wartet, um komplexe Projekte auf Kurs zu halten und zu gewährleisten, dass die richtige Arbeit zur rechten Zeit erledigt wird. Dies eignet sich hervorragend, um einen klaren Prozess zu erstellen und Verwirrung zu vermeiden. Abhängigkeiten sparen Ihnen auch Zeit, so dass Sie nicht ständig überprüfen müssen, was Ihr Team bereits begonnen oder abgeschlossen hat.

Verwenden Sie Abhängigkeiten für Aufgaben, die in einer bestimmten Sequenz ablaufen müssen, wie z.B. das Überprüfen eines ersten Entwurfs, sobald er geschrieben wurde, oder das Live-Schalten einer Webseite nach der endgültigen Qualitätssicherung.

Die Zeitleiste

Erschaffen Sie einen ansprechenden, stets aktuellen Überblick darüber, wie Ihre Arbeitsvorgänge zusammenhängen. So sorgen Sie für den richtigen Projektstart und dafür, dass Ihre Fristen eingehalten werden. Mit der Zeitleiste können Sie Ihre Projektpläne in wenigen Minuten einsehen, mit anderen teilen und anpassen.

Die Zeitleiste in Asana ist wie eine Gantt-Diagrammansicht, aber besser, weil sie mit all Ihren Arbeitsvorgängen verbunden ist. Planen und verwalten Sie damit Ihre Projekte, die an Fristen gebunden sind.

Die Zeitleiste ist am leistungsfähigsten, wenn Aufgaben Abhängigkeiten und Starttermine besitzen, so dass Sie sehen können, wie Arbeitsvorgänge miteinander in Verbindung stehen. Während die Arbeit voranschreitet, können Sie die Vorgänge einfach per Drag & Drop verschieben, um Zeitpläne zu überblicken und Konflikte zu erkennen.

5. Erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen

Haben Sie weitere Fragen, während Sie mit Premium oder Business starten? Schauen Sie sich diese Infomaterialien an:

*Dieses Angebot kann je nach geografischer Region und Sprache variieren. Bitte kontaktieren Sie unser Kundenerfolgsteam, um die Möglichkeiten für Ihr Team kennenzulernen.

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