Erste Schritte, um Asana zu testen

Egal, ob Sie neu bei Asana sind oder die kostenlose Version verwendet haben, eine Testversion ist der beste Weg, um all das zu erkunden, was Asana Premium und Asana Business zu bieten haben. Diese Asana-Pläne sind für Unternehmen konzipiert und helfen Ihnen, Projekte zu managen und sicherzustellen, dass alles, von den kleinsten bis hin zu den größten Vorhaben, nach Plan verläuft. Dieser Artikel wird nicht jeden Aspekt des Erlernens von Asana abdecken (siehe unseren Schnellstart-Artikel), aber er wird Ihnen helfen zu verstehen, wie Sie die Vorteile von Premium und Business schnell nutzen können.

Müssen Sie sich noch für eine kostenlose Testversion anmelden? Wählen Sie Premium oder Business und nutzen Sie diesen Artikel, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Beginnen Sie mit diesen Schritten und lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren:

  1. Laden Sie Ihr Team zu Ihrer Asana-Domain ein und erstellen Sie ein Team.
  2. Wählen Sie ein Pilotprojekt, an dem Sie mit Ihrem Team arbeiten möchten. Mit einer unserer Vorlagen können Sie schnell beginnen.
  3. Verwenden Sie Premium- und Business-Funktionen. Schauen Sie sich die folgenden Funktionsübersichten an, um Beispiele und Anleitungen zu erhalten.
  4. Laden Sie die iOS- oder Android-App herunter, um unterwegs zu arbeiten und Status-Updates von überall abzurufen – sogar offline.
  5. Sammeln Sie Feedback und legen Sie Konventionen fest, während Sie testen, was funktioniert und was sich bei Ihrem Team bewährt.
  6. Teams mit mehr als 30 Nutzern, die Business testen, sollten sich an unser Kundenerfolgsteam wenden, um eine kostenlose Einstiegshilfe und Schulungsberatung zu erhalten](/customer-success).*

1. Was Sie vor Beginn Ihres Tests wissen sollten

Asana ist eines der führenden Tools für das kollaborative Arbeitsmanagement, das für eine bessere Produktivität, Zusammenarbeit und Koordination zwischen Teams und Unternehmen entwickelt wurde. Anstatt zu versuchen, alles per E-Mail, mit Dateien, endlosen Meetings und per Chat zu erledigen, können Sie mit Asana Ihre gesamte Arbeit an einem Ort planen, verwalten und überwachen. Außerdem lässt sich Asana in Ihre anderen Tools zur Zusammenarbeit integrieren, so dass die Arbeit miteinander verknüpft bleibt.

Für einen erfolgreichen Start mit Ihrer Testversion sollten Sie mit den Asana-Grundlagen vertraut sein:

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Team eingeladen haben, um innerhalb des Testzeitraums mit der Verwendung und Evaluierung von Asana zu beginnen.

2. Beginnen Sie mit einer Vorlage

Am einfachsten bekommen Sie ein Gefühl für Asana, wenn Sie es für ein Projekt oder einen Prozess verwenden, mit dem Ihr Team bereits vertraut ist. Welchen Prozess Sie konkret ausprobieren, hängt von Ihrem Team ab, aber wir haben Dutzende von Vorlagen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Einige unserer Top-Vorlagen sind Arbeitsanfragen, Inhaltskalender und Produkteinführungen.

Planen Sie Ihre Arbeit und Projekte in Tabellen? Sie können unseren CSV-Importer ausprobieren, um diese mit wenigen Klicks in Asana zu importieren.

Wenn Sie Asana bisher kostenlos verwendet haben, können Sie Premium- und/oder Business-Funktionen für Ihre bestehenden Aufgaben und Projekte ausprobieren. Es empfiehlt sich trotzdem, zu spezifizieren, mit welchen Projekten Sie bestimmte Funktionen testen werden und wie. Sie könnten beispielsweise damit beginnen, benutzerdefinierte Felder zur Festlegung der Priorität in einem Projekt für Designanfragen zu verwenden, oder Abhängigkeiten in einem Eventplan zu testen. Dann stellen Sie sicher, dass Sie diese Projekte zu einem Portfolio hinzufügen, um sie alle im Auge zu behalten.

Weitere Informationen finden Sie unter Projektideen von Asana, bewährte Vorgehensweisen und Tipps, oder in Fallstudien unserer Kunden, um Beispiele aus der Praxis zu sehen.

3. Top-Funktionen von Asana Business

Mit der Wahl Ihres ersten Projekts sind Sie bereit, das Beste aus Ihrem Test zu machen. Die folgenden Funktionen repräsentieren nicht alles, was Premium oder Business zu bieten haben, aber sie funktionieren gut zusammen und können sofort verwendet werden.

Portfolios (nur Business)

Portfolios sind der beste Weg, um alle Projekte für ein bestimmtes Vorhaben oder ein bestimmtes Team an einem Ort zu verfolgen. Sie bilden eine einfache Möglichkeit, die am häufigsten verwendeten Projekte zu ordnen, zu verwalten und sie nach Projektinhaber, Fälligkeitsdatum, Status, Priorität und mehr zu sortieren.

Um Portfolios zu erstellen, klicken Sie auf Portfolios in der Seitenleiste, dann auf Neues Portfolio und geben anschließend Sie den Namen der Projekte ein, die Sie hinzufügen möchten.

Portfolios sind der beste Weg, um alle Projekte für ein bestimmtes Vorhaben oder ein bestimmtes Team an einem Ort zu verfolgen

Teilen Sie ein beliebiges Portfolio, indem Sie seine URL kopieren und mit jedem Asana-Nutzer in Ihrer Domain teilen.

Workload (Nur Business)

Projektmanager und Führungskräfte haben Schwierigkeiten mit der Verwaltung des Arbeitspensums und verlassen sich häufig auf komplexe Systeme oder tragen die Infos aus E-Mails, Dokumenten und Meetings zusammen, wobei Sie Zeit verlieren. Workload bietet einen einzigen, genauen Überblick über die Arbeitskapazität Ihres Teams. Dieser basiert auf der bereits in Asana zugewiesen Arbeit. Workload hilft Ihnen, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, um für eine ausgewogene Arbeitslast zu sorgen und Vorhaben auf Kurs zu halten.

Workload arbeitet Hand in Hand mit Portfolios. Fügen Sie einem Portfolio Projekte hinzu, bei denen Sie das Arbeitspensum überwachen möchten. Dadurch werden die Daten in die Workload-Ansicht aufgenommen.

SCREENSHOT von Arbeitsvorgängen, die unter verschiedenen Verantwortlichen aufgeteilt werden

Beginnen Sie anhand unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Workload zu arbeiten.

Korrekturhinweise (nur Business)

Mit Korrekturhinweisen können Projektbeteiligte spezifisches, umsetzbares Feedback zu Bildern hinterlassen, so dass Teamkollegen wissen, wie sie auf das Feedback eingehen sollen. Korrekturhinweise in Asana machen es den Prüfern leicht, Inhalte direkt zu kommentieren und Feedback im richtigen Kontext zu geben. Jeder Kommentar wird in eine umsetzbare Unteraufgabe umgewandelt. Dann kann der Ersteller des Inhalts entscheiden, wie er diese am besten verwirklicht.

Das GIF zeigt den Prozess zur Erstellung von Korrekturhinweisen für Bilder in Asana

Dies erleichtert den Prozess des Gebens und Empfangens von Feedback, da die Prüfer ihre Ideen besser darstellen können. Die Inhaltsersteller können dann entscheiden, ob und wie sie diese berücksichtigen (und alles an einem Ort festhalten).

Formulare (nur Business)

Ihr Team ist es vielleicht gewohnt, Anfragen und Projektanforderungen in Form von Dokumenten und E-Mails zu übermitteln. Aber diese Informationen sind oft ungeordnet und unvollständig, was zu Unstimmigkeiten und Verlangsamung der Arbeit führt. Im schlimmsten Fall werden Informationen sogar ganz übersehen. Zur Abhilfe können Sie Formulare erstellen, um einen einheitlichen Anfrageprozess zu schaffen. Formulare sind mit einem bestimmten Projekt verknüpft, um die Informationen, die Sie benötigen, im Voraus zu erfassen und an einem Ort zu verfolgen.

Screenshot eines mit Asana erstellten Formulars zur Übermittlung eines Kreativ-Briefings

Formulare können durch Senden des Formularlinks von jedermann eingereicht werden – auch wenn die Person Asana nicht verwendet. Nach der Übermittlung wird das Formular zu einer Aufgabe in Ihrem Projekt, damit Sie dieser eine Priorität zuordnen können.

Richten Sie ein Formular ein, indem Sie den hier beschriebenen Schritten folgen.

4. Top-Funktionen von Asana Premium

Benutzerdefinierte Felder

Benutzerdefinierte Felder helfen, bestimmte Details für jede Aufgabe oder jedes Projekt in einem Portfolio einheitlich zu verfolgen – sie sind wie die Spalten einer Tabelle. Sie können sie verwenden, um ein Projekt oder Portfolio zu filtern und zu sortieren und Berichte über gefährdete Arbeitsvorgänge, Genehmigungen und mehr zu erstellen.

Feldnamen und -werte sind anpassbar, so dass Sie Felder für Phase, Priorität, Kosten oder andere erstellen können, die für Ihren Workflow, Ihr Team und Ihr Unternehmen wichtig sind. Sie können auch Benachrichtigungen erhalten, wenn benutzerdefinierte Felder geändert werden, um die Arbeit voranzubringen und Genehmigungen zu kennzeichnen.

Um benutzerdefinierte Felder zu erstellen, klicken Sie einfach auf den blauen Benutzerdefinierte Felder hinzufügen-Link oben in einem Projekt.

Das GIF zeigt die Erstellung benutzerdefinierter Felder, indem auf den blauen Link oben in einem Asana-Projekt geklickt wird

Asana Business-kunden können auch benutzerdefinierte Felder sperren, um sicherzustellen, dass jeder die richtigen Felder verwendet und um sie konsistent zu halten, während Ihr Unternehmen Asana mehr und mehr nutzt.

Vorlagen

Verwenden Sie von Asana erstellte Vorlagen oder erstellen und speichern Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Vorlagen, um die üblichen Prozesse Ihres Teams zu vereinheitlichen. So sparen Zeit beim Einrichten des Projekts und folgen stets den gleichen Schritten, ohne etwas zu vergessen. Hier finden Sie unsere vollständige Vorlagengalerie.

Sie können auch unseren CSV-Importer testen, um eine bestehende Tabelle mit wenigen Klicks in ein Projekt zu verwandeln.

Startdaten

Startdaten zeigen an, wann Sie mit Ihrer Arbeit beginnen sollten, um Ihre Frist einzuhalten, ohne daran in letzter Minute zu arbeiten. Sie unterstützen Sie auch bei der Planung von Projekten mit einem bestimmten Termin, um sicherzustellen, dass Ihr Zeitplan eingehalten wird.

Verwenden Sie Startdaten für Aufgaben, an denen über mehrere Tage hinweg gearbeitet wird, wie z.B. das Verfassen eines Blogeintrags oder das Erstellen eines Videos.

Aufgabenabhängigkeiten

Markieren Sie eine Aufgabe, die auf die Fertigstellung einer anderen Aufgabe wartet, um komplexe Projekte auf Kurs zu halten und zu gewährleisten, dass die richtige Arbeit zur rechten Zeit erledigt wird. Dies eignet sich hervorragend, um einen klaren Prozess zu erstellen und Verwirrung zu vermeiden. Abhängigkeiten sparen Ihnen auch Zeit, so dass Sie nicht ständig überprüfen müssen, was Ihr Team bereits begonnen oder abgeschlossen hat.

Verwenden Sie Abhängigkeiten für Aufgaben, die in einer bestimmten Sequenz ablaufen müssen, wie z.B. das Überprüfen eines ersten Entwurfs, sobald er geschrieben wurde, oder das Live-Schalten einer Webseite nach der endgültigen Qualitätssicherung.

Die Zeitleiste

Erschaffen Sie einen ansprechenden, stets aktuellen Überblick darüber, wie Ihre Arbeitsvorgänge zusammenhängen. So sorgen Sie für den richtigen Projektstart und dafür, dass Ihre Fristen eingehalten werden. Mit der Zeitleiste können Sie Ihre Projektpläne in wenigen Minuten einsehen, mit anderen teilen und anpassen.

Die Zeitleiste in Asana ist wie eine Gantt-Diagramm-Ansicht, aber besser, weil sie mit all Ihren Arbeitsvorgängen verbunden ist. Planen und verwalten Sie damit Ihre Projekte, die an Fristen gebunden sind.

Die Zeitleiste ist am leistungsfähigsten, wenn Aufgaben Abhängigkeiten und Starttermine besitzen, so dass Sie sehen können, wie Arbeitsvorgänge miteinander in Verbindung stehen. Während die Arbeit voranschreitet, können Sie die Vorgänge einfach per Drag & Drop verschieben, um Zeitpläne zu überblicken und Konflikte zu erkennen.

Moment, es gibt noch mehr! Sehen Sie sich alle Premium-Funktionen an and learn how they work.

5. Erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen

Haben Sie weitere Fragen, während Sie mit Premium oder Business starten? Schauen Sie sich diese Ressourcen an:

*Dieses Angebot kann je nach geografischer Region und Sprache variieren. Bitte kontaktieren Sie unser Kundenerfolgsteam, um die Möglichkeiten für Ihr Team kennenzulernen.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.