Aufgaben erstellen, zuweisen und verwalten

Was sind Aufgaben?

Aufgaben stellen ausführbare Schritte oder To-dos dar, um klarzustellen, wer bis wann wofür verantwortlich ist. Sie können aber auch Ideen und Referenzinformationen beinhalten. Wenn Sie es gewohnt sind, bei jedem Anliegen eine E-Mail an den betreffenden Kollegen zu schicken, probieren Sie es stattdessen einmal mit der Zuweisung einer Aufgabe.

Sie könnten beispielsweise eine Aufgabe haben, um ein Video für eine bevorstehende Kampagne zu animieren, während ein anderer Teamkollege für den Inhalt verantwortlich ist. Diese Aufgaben können in einem Projekt zur Kampagnenverwaltung nachverfolgt werden.

In Aufgaben befinden sich alle Dateien, Kommentare und Anweisungen, die mit der Aufgabe zusammenhängen. Damit befinden sich alle Informationen an einem zentralen Ort. Aufgaben sind normalerweise Teil eines Projekts, sodass sie leicht zu finden und für Ihre Teammitglieder sichtbar sind.

So erstellen Sie Aufgaben

GIF zur Aufgabenerstellung in Asana

Es gibt drei grundlegende Möglichkeiten, um Aufgaben zu erstellen:

  1. Mit dem orangenen Schnell hinzufügen-Symbol in der Startleiste.
  2. Mit dem Aufgabe hinzufügen-Button in einem Projekt.
  3. Indem Sie in eine Aufgabenliste klicken, Enter drücken und lostippen.

Sie können Aufgaben auch anhand von E-Mails oder in Slack-Nachrichten erstellen. Asana kann in Top-Tools integriert werden, um Ihnen Zeit zu sparen und die Verwaltung Ihrer Aufgaben zu erleichtern.

Aufgaben-Tipps und Best Practices

Diese Tipps zeigen Ihnen, wie Sie eine großartige Aufgabe erstellen und wie Sie auf die Ihnen zugewiesenen Aufgaben reagieren können.

So erstellen Sie eine großartige Aufgabe

SCREENSHOT einer Aufgabe in Asana mit einer verantwortlichen Person, einem Fälligkeitsdatum, einer Beschreibung und einem Anhang – zur Arbeitsverwaltung

  1. Vergeben Sie klare, verständliche Aufgabennamen. Zum Beispiel können Sie Folgendes als Aufgabennamen verwenden: „Ersten Entwurf des Blogartikels fertigstellen“, anstatt „Blogbeitrag veröffentlichen“.
  2. Weisen Sie sich die Aufgabe selbst oder einem Teamkollegen zu. Aufgaben haben nur eine verantwortliche Person. Auf diese Weise gibt es keine Unklarheiten darüber, wer für die Arbeit verantwortlich ist.
  • Sie können eine Aufgabe in Unteraufgaben aufteilen, wenn mehrere Personen zur Fertigstellung beitragen müssen.
  1. Fügen Sie in Ihre Aufgabe je ein Start- und Fälligkeitsdatum ein, um die Bearbeitungsdauer und die Abgabefrist einer Aufgabe anzuzeigen. Teamkollegen können so ihre Arbeitszeit für jede Aufgabe effizienter planen und wissen stets, wann die Fertigstellung erwartet wird.
  2. Die Aufgabenbeschreibung bietet Ihnen die Möglichkeit, weitere Informationen, Anweisungen oder Zusammenhänge für die Aufgabe bereitzustellen. So erhält die verantwortliche Person alle erforderlichen Informationen für die Bearbeitung der Aufgabe. So können Sie beispielsweise darin Teammitglieder oder Projekte erwähnen, die Aufgabenbeschreibung formatieren und Medien aus Quellen wie YouTube und Figma einfügen, die dann als interaktive Vorschau in der Aufgabenbeschreibung erscheinen.
  3. Fügen Sie alle benötigen Dateien hinzu. Asana kann mit Google Drive, Dropbox, OneDrive und Box integriert werden. Dadurch können Sie Dateien einfach über die Tools anhängen, die Sie bereits verwenden.
  4. Einige Aufgaben können von der Fertigstellung anderer Arbeiten abhängen. Legen Sie Aufgabenabhängigkeiten fest, so dass die Arbeit in der richtigen Reihenfolge und zur richtigen Zeit erfolgt.
  5. Zu guter Letzt können Sie weitere Beteiligte zur Aufgabe hinzufügen (das ist so ähnlich, als würden Sie sie in einer E-Mail in CC setzen). Beteiligte erhalten dann Benachrichtigungen über jede Aktivität in Zusammenhang mit der Aufgabe. Beteiligte können zu jeder Zeit hinzugefügt oder entfernt werden.
  6. Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, klicken Sie auf das Häkchen neben dem Aufgabennamen. Hinterlassen Sie außerdem einen Kommentar, damit andere Teammitglieder wissen, was Sie erreicht haben.

Sie können auch Meilensteine erstellen, um wichtige Projektziele (wie das Erreichen eines Umsatzziels) oder wichtige Aufgaben darzustellen. Diese markieren Etappenziele, die die nächste Phase freigeben (wie die Bestätigung eines Veranstaltungsortes).

Wie erstelle ich ein Projekt, eine Aufgabe oder eine Unteraufgabe?

Zahlreiche Kunden haben diese Frage, und die Antwort lautet in der Regel, dass es einfach davon abhängt, was Sie erreichen wollen und wie Sie die Infos sehen möchten. Werfen Sie einen Blick auf unser Rahmenmodell und einige Hinweise, die Ihnen bei der Entscheidung helfen:

Bild der Asana-Hierarchie vom Unternehmen, von Teams und Projekten bis hin zu Aufgaben und Unteraufgaben – jeweils mit Beispielen

Projekt erstellen...Aufgabe erstellen...Unteraufgabe erstellen...Beispiele
Höhe des AufwandsDer Aufwand ist groß und betrifft eine Gruppe von Personen, die über einen längeren Zeitraum auf ein Ziel hinarbeitet, oder Sie wollen eine zentrale Stelle, um die Arbeit nachzuverfolgen.Sie versuchen, eine einzelne Aufgabe für eine Person zu erfassen, die innerhalb von wenigen Minuten oder Arbeitstagen erledigt werden kann.Mehrere Personen tragen zur Erfüllung der Aufgabe bei und helfen Ihnen, diese in kleineren Teilaufgaben zu erledigen.Projekt: Redaktioneller Kalender
Aufgabe: Blog veröffentlichen
Unteraufgabe: Kundenzitate für Blog sammeln
AnsichtenSie möchten das Projekt und seine Aufgaben in verschiedenen Ansichten (Liste, Board, Zeitleiste, Kalender) sehen und mit Portfolios und Dashboard darüber berichten.Die Arbeit soll in den Ansichten Zeitleiste, Dashboard oder Workload sichtbar sein (Unteraufgaben werden hier nicht automatisch angezeigt.)Die Unteraufgaben müssen nicht in den Ansichten Zeitleiste, Dashboard oder Workload angezeigt werden. (Falls doch, konvertieren Sie die übergeordnete Aufgabe.)Produkt: Produkteinführung
Aufgabe: Marktforschung durchführen
Unteraufgabe: Zusammenfassung der Recherche für das Marketingteam schreiben
KomplexitätWas Sie tun, umfasst zahlreiche Schritte, Phasen, Beteiligte oder Ebenen.Sie möchten mit einer Untergruppe von Beteiligten über einen bestimmten Arbeitsvorgang (im Gegensatz zum Gesamtprojekt) kommunizieren.Sie versuchen, eine Aufgabe in kleinere Stücke zu unterteilen. (Wenn Sie jedoch mehr als fünf Unteraufgaben verschiedenen Beteiligten zugewiesen haben, vergewissern Sie sich, dass es sich nicht doch um ein Projekt handelt).Projekt: Neujahrskampagne
Aufgabe: Kampagnenbotschaft fertigstellen
Unteraufgabe: Die Botschaft der Kampagne überprüfen

Reaktion auf Aufgaben und Zusammenarbeit

Aufgaben sind dazu bestimmt, in Ihrer Asana-Domain von jedem, für jeden erstellt und zugewiesen zu werden. Mit diesen Tipps gelingt Ihnen die Zusammenarbeit besonders gut:

  • Wenn Ihnen jemand eine Aufgabe zuweist, können Sie diese mit einem „Gefällt mir“ bestätigen und so zeigen, dass Sie sie gesehen haben und daran arbeiten können.
  • Wenn Sie nicht die richtige Person sind, um an der Aufgabe zu arbeiten, können Sie sie neu zuweisen. Alternativ können Sie ein Gespräch in den Aufgabenkommentaren beginnen.
  • Während Sie die Aufgabe bearbeiten, können Sie mithilfe von Aufgabenkommentaren entsprechende Updates zur Verfügung stellen, damit Aufgabenbeteiligte darauf reagieren und die Fortschritte nachverfolgen können.
  • Wenn ein Kommentar wichtige Details oder die letzte entscheidende Information enthält, können Sie diesen oben anheften und so einfacher finden.
  • Wenn Sie jemanden auf eine Aufgabe oder einen Kommentar aufmerksam machen möchten, können Sie die Person @erwähnen. Sie wird dann benachrichtigt und kann schnell auf diese spezifische Aufgabe zugreifen. Wenn Sie jemanden in einer Aufgabe erwähnen, wird die Person automatisch zu den Beteiligten hinzugefügt und erhält eine entsprechende Inbox-Benachrichtigung.
  • Sie können auch die Namen von Projekten, Aufgaben und Diskussionen @erwähnen, um Ihre Arbeit zu verknüpfen und sie einfach zu referenzieren.

Geben Sie ein @ in einem Kommentar oder der Beschreibung gefolgt vom Namen des Teamkollegen ein, um ihn zu @erwähnen

Weitere Infomaterialien zur Verwaltung von Aufgaben

Lernen Sie lieber visuell oder möchten Sie eine intensive Schulung? Schauen Sie sich diese Infomaterialien an:

RessourcenLink
Asana-KurseErlernen Sie die Grundlagen von Aufgaben in 5 Minuten
Video-Tutorial zu Aufgaben„So funktioniert Asana“ ansehen
Online-Kurs zur Verwaltung von AufgabenBei der Asana Academy registrieren
Treten Sie mit der Community in KontaktNehmen Sie an einer bevorstehenden Schulung teil oder beginnen Sie ein Gespräch über Aufgaben in unserem Community-Forum 

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