Fügen Sie Ihre ersten Aufgaben hinzu

Wie werden Aufgaben verwendet?

Mit AufgabenAufgaben Aufgaben sind die grundlegende Einheit für die Arbeit in Asana. Aufgaben können für jede Art von Arbeit stehen, können Arbeit in kleinere Teilaufgaben unterteilen oder Informationen aufbewahren. Weiterlesen unterteilen Sie Ihre Arbeit in einzelne Schritte und verfolgen diese in Asana.

Aufgaben können entweder alleine oder innerhalb eines Projektes angelegt werden. Projekte bieten die Möglichkeit Aufgaben zu gruppieren und können in Asana-Teams erstellt werden. Zum Beispiel könnte eine Aufgabe lauten, einen Blog-Beitrag zu schreiben, der von einem anderen Teamkollegen überprüft werden soll. Solche Aufgaben können in einem Redaktionellen-Kalender-Projekt verfolgt werden, das im Marketing- und Kommunikationsteam von Asana gespeichert ist.

Lernen Sie die Grundlagen von Aufgaben in 5 Minuten mit Asana-Lektionen.

Wie Sie Aufgaben hinzufügen

Um eine neue Aufgabe schnell hinzuzufügen, klicken Sie in der oberen Leiste auf den orangefarbenen +-Button. Sie können auch Aufgaben aus der Listenansicht eines Projekts oder aus der „Meine Aufgaben”-Liste hinzufügen.

Wie Sie Aufgaben hinzufügen

Beginnen Sie, indem Sie einige Aufgaben für sich selbst hinzufügen. Sie können Arbeit auflisten, die Sie heute, morgen, diese Woche oder später in diesem Monat erledigen möchten. Versuchen Sie, Aufgaben zu erstellen, die einen eindeutigen Verantwortlichen und ein klares Ergebnis haben. Zum Beispiel, „Lese alle Artikel über die ersten Schritte mit Asana”,„Plane ein Treffen mit Katharina” oder „Erstelle einen Entwurf einer Präsentationszusammenfassung”. Versuchen Sie dann, eine Aufgabe für einen Teamkollegen hinzuzufügen. Sie könnten diesen um bestimmte Informationen oder Feedback zu Ihrer Arbeit bitten oder eine Frage stellen.

Weisen Sie Ihre ersten Aufgaben anderen zu

Wenn Sie die erste Person in Ihrem Unternehmen sind, die Asana benutzt, dann können Sie die E-Mail-Adresse eines Teamkollegen in das Feld zur Zuweisung von Aufgaben eingeben, um diese Person zu Asana einzuladen. Wenn sich Ihr Teamkollege dann anmeldet, ist die Aufgabe bereits zugewiesen, so dass er sofort loslegen kann.

Wählen Sie Teamkollegen, von denen Sie glauben, dass sie sich für Asana interessieren und begeistert sein werden. Fangen Sie am besten mit einer kleinen Gruppe an.

Wenn Ihr Team bereits Asana verwendet, können Sie auf das Feld „Verantwortlicher” einer Aufgabe klicken und den Namen oder die E-Mail-Adresse Ihres Teammitglieds eingeben. Sie können auch die Tastenkombination Tab + A verwenden, wenn Sie eine Aufgabe geöffnet haben, und einen Verantwortlichen auswählen. Diese Person erhält dann die Benachrichtigung, dass ihr eine Aufgabe von Ihnen zugewiesen wurde.

Erstellen Sie eine Aufgabe mit weiteren Details

Wenn Sie in eine Aufgabe anklicken, wird das rechte Fenster mit allen Details der Aufgabe geöffnet. Zu den Aufgabendetails gehören in erster Linie der VerantwortlicheVerantwortliche Die verantwortliche Person für die Aufgabe oder Unteraufgabe. Asana lässt einen Verantwortlichen pro Aufgabe oder Unteraufgabe zu. Weiterlesen , das FälligkeitsdatumFälligkeitsdatum Das Datum, an dem eine Aufgabe oder Unteraufgabe fällig ist. Weiterlesen , die AufgabenbeschreibungAufgabenbeschreibung Die Aufgabenbeschreibung ist ein Textfeld, über das Nutzer Details und Kontext zu ihren Aufgaben hinzufügen können. Weiterlesen , KommentareKommentare Kommentieren Sie eine Aufgabe oder Diskussion, um Hilfe anzubieten, Fragen zu beantworten und beim Voranbringen der Arbeit zu helfen. Weiterlesen und FollowerFollower Wenn Sie Follower zu einer Aufgabe hinzufügen, erhalten sie Benachrichtigungen über Updates zur Aufgabe. Weiterlesen .

Die Erstellung einer Aufgabe ist einfach:

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie einen eindeutigen Aufgabennamen vergeben, der einen bestimmten Arbeitsvorgang repräsentiert. Zum Beispiel, möchten Sie vielleicht sagen: „Feedback der Design-Prüfung einbinden”, anstatt: „Ums Desgin kümmern”, damit die Arbeit klar definiert, überschaubar und nicht vage formuliert ist.
  2. Als nächstes können Sie die Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen. Aufgaben haben nur einen Verantwortlichen, so dass klar ist, wer woran bis wann arbeitet. Sie können eine Aufgabe in [Unteraufgaben] (/guide/help/tasks/subtasks) unterteilen, wenn mehrere Personen zur Fertigstellung benötigt werden.
  3. Fügen Sie ein Fälligkeitsdatum (und sogar eine konkrete Uhrzeit) hinzu, um anzuzeigen, wann die Aufgabe erledigt sein soll. Sie können auch ein Startdatum auswählen, so dass die Verantwortlichen ihre Zeit effektiv von Anfang bis Ende planen können. Keine verpassten Fristen oder Last-Minute-Stress mehr.
  4. Verwenden Sie die Aufgabenbeschreibung, um der Aufgabe weitere Details, Anweisungen oder weiteren Kontext hinzuzufügen. Dann hat jeder Follower der Aufgaben die Informationen, die zum vollen Verständnis und zur Fertigstellung benötigt werden.
  5. Zum Schluss, können Sie Follower zur Aufgabe hinzufügen. Follower können alle Teammitglieder sein, die über den Verlauf der Aufgabe informiert sein sollten. Diese erhalten Benachrichtigungen über sämtliche Aktivitäten der Aufgabe. Weitere Follower können Sie jederzeit hinzufügen oder entfernen.

Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, klicken Sie auf das Häkchen neben dem Aufgabennamen.

Organisieren und erledigen Sie Ihre Arbeit mit der „Meine Aufgaben”-Liste

Mehr zu erledigen und organisiert zu bleiben hängt in erster Linie von Ihnen selbst ab. Die „Meine Aufgaben”-Liste bildet dabei das Kontrollzentrum dieser Mission. „Meine Aufgaben” bietet den Blick auf alle Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind. Wir empfehlen Ihnen, jeden Tag damit zu beginnen, Ihre Aufgabenliste durchzuschauen.

Organisieren Sie Ihre Arbeit mit „Meine Aufgaben”

Täglich neue Aufgaben durchsehen

  • Neue Aufgaben erscheinen oben unter Neue Aufgaben. Jeder kann Ihnen eine Aufgabe zuweisen und Sie können diese auch für sich selbst anlegen.
  • Um zu verhindern, dass sich neue Aufgaben stapeln, versuchen Sie, nie mehr als zehn Aufgaben im Abschnitt „Neue Aufgaben” zu behalten.

Planen Sie Ihren Tag im Asana-Stil und folgen Sie den weiteren Tipps, um Ihre Aufgaben im Griff zu behalten.

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

  • Markieren Sie die Aufgaben, die Heute erledigt werden müssen, mit der Tastenkombination Tab-Y. Die restlichen Aufgaben können Sie für Demnächst (Tab-U) oder Später (Tab-L) markieren. Sie können auch Aufgaben in diese Abschnitte ziehen.
  • Idealerweise sollten Sie nur 3-5 Aufgaben mit „Heute” markiert haben. Achten Sie darauf, dass Sie zu Beginn eines jeden Tages die Prioritäten neu setzen, damit klar ist, woran Sie arbeiten sollten. Werfen Sie auch einen Blick auf Ihre anstehenden Aufgaben im Abschnitt „Demnächst”, damit Sie über diese informiert und rechtzeitig bereit sind, um mit der Arbeit zu beginnen.

Stellen Sie sicher, dass Aufgaben, die Sie nach „Später” verschoben haben, Fälligkeitsdaten haben (auch wenn es sich um grobe Schätzungen handelt). So werden sie am Tag vor ihrer Frist nach Heute verlegt.

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben, indem Sie diese zwischen „Heute”, „Demnächst” und „Später” verschieben

„Meine Aufgaben” organisieren

  • Sie können auch Ihre „Demnächst”- und „Später”-Liste in Abschnitte einteilen (z. B. nach Priorität, Fälligkeitsdatum oder Aufgabenkategorie).

  • Standardmäßig ist Ihr „Später”-Abschnitt eingeklappt, so dass zukünftige Aufgaben Sie nicht von der heutigen Arbeit ablenken, aber trotzdem schnell erreichbar sind.

  • Sie können die „Meine Aufgaben”-Liste nach Fälligkeitsdatum, Projekt oder Fertigstellung organisieren, indem Sie auf das Filtersymbol in der oberen rechten Ecke der „Meine Aufgaben”-Ansicht klicken.

  • Sehen Sie sich Ihre Aufgaben in einem Kalender mit der Kalender-Ansicht an. So stellen Sie sicher, dass Sie an keinem Tag übermäßig viel eingeplant haben und stets darüber informiert sind, welche Aufgaben demnächst anstehen. Diese Funktion ist auch auf dem Handy nützlich.

Aufgaben aktualisieren

  • Wenn Ihnen jemand eine Aufgabe zuweist, bestätigen Sie diese mit einer Gefällt-mir-Angabe oder mit einer der vorgefertigten Schnellantworten, um zu zeigen, dass Sie die Aufgabe gesehen haben und daran arbeiten können.
  • Während Sie an der Aufgabe arbeiten, übermitteln Sie Status-Aktualisierungen mithilfe von Aufgabenkommentaren, damit die Follower der Aufgabe und Projektbeteiligten über den Status informiert sind und Feedback geben oder Fragen beantworten können.

Erfahren Sie mehr: „Meine Aufgaben” verwenden

Die frühzeitige Einrichtung eines leicht zu navigierenden Organisationssystems in Asana hilft Ihnen, Ihren Tag zu planen und Ihr Team auf langfristigen Erfolg vorzubereiten.

Sobald Sie Aufgaben zu Asana hinzugefügt haben, sind Sie bereit, Ihr erstes Teamprojekt zu erstellen.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.