Aufgaben erstellen, zuweisen und verwalten

Was sind Aufgaben?

Aufgaben stellen normalerweise ausführbare Schritte oder To-dos dar, um klarzustellen, wer bis wann wofür verantwortlich ist. Sie können aber auch Ideen und Referenzinformationen beinhalten. Aufgaben speichern alle Dateien, Konversationen und Anweisungen, die damit zusammenhängen. Damit bleiben Informationen am richtigen Ort (und an einem Ort). Aufgaben sind normalerweise Teil eines Projekts, so dass sie leicht zu finden und für Ihre Teammitglieder sichtbar sind.

Sie könnten beispielsweise eine Aufgabe haben, um ein Video für eine bevorstehende Kampagne zu animieren, während ein anderer Teamkollege für die Überprüfung verantwortlich ist. Diese Aufgaben können in einem [Projekt zur Kampagnenverwaltung] (/guide/examples/marketing/campaign-management) verfolgt werden, das in einem Marketing- und Kommunikationsteam in Asana gespeichert ist.

Tutorial ansehen

So funktioniert Asana ist eine kurze Reihe von Tutorials. Sie können diese durchgehen, um in Asana zu üben und den Umgang mit Asana schnell zu lernen. Alternativ können Sie sich auch unsere kurze Asana-Lektion anschauen.

So erstellen Sie Aufgaben

GIF zur Aufgabenerstellung in Asana

Es gibt drei grundlegende Möglichkeiten, um Aufgaben zu erstellen: 1. Mit dem orangenen +-Symbol in der oberen Leiste. 2. Mit dem Aufgabe hinzufügen-Button in einem Projekt. 3. Indem Sie in eine Aufgabenliste klicken, Enter drücken und lostippen.

Sie können Aufgaben auch anhand von E-Mails oder in Slack-Nachrichten erstellen. Asana kann in Top-Tools integriert werden, um Ihnen Zeit zu sparen und die Verwaltung Ihrer Aufgaben zu erleichtern.

Aufgaben-Tipps und Best Practices

Diese Tipps zeigen Ihnen, wie Sie eine großartige Aufgabe erstellen und wie Sie auf die Ihnen zugewiesenen Aufgaben reagieren können.

So erstellen Sie eine großartige Aufgabe

SCREENSHOT einer Aufgabe in Asana mit einer verantwortlichen Person, einem Fälligkeitsdatum, einer Beschreibung und einem Anhang – zur Arbeitsverwaltung

  1. Vergeben Sie klare, spezifische Aufgabennamen. Zum Beispiel können Sie Folgendes als Aufgabennamen verwenden: „Ersten Entwurf des Blogartikels fertigstellen”, anstatt „Blog schreiben”.
  2. Weisen Sie die Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zu. Aufgaben haben nur eine verantwortliche Person. Auf diese Weise gibt es keine Unklarheiten darüber, wer für die Arbeit verantwortlich ist.
    • Sie können eine Aufgabe in Unteraufgaben aufteilen, wenn mehrere Personen zur Fertigstellung beitragen müssen.
  3. Fügen Sie ein Start- und Fälligkeitsdatum hinzu, um die Dauer und die endgültige Frist einer Aufgabe anzuzeigen. Teamkollegen können so ihre Zeit für die Aufgabe effektiver planen und wissen, wann die Fertigstellung erwartet wird.
  4. Verwenden Sie die Aufgabenbeschreibung, um der Aufgabe weitere Details, Anweisungen oder Hintergrundinformationen hinzuzufügen. Somit verfügt die verantwortliche Person über alle Informationen, um die Arbeit zu beginnen und zu erledigen.
  5. Fügen Sie alle benötigen Dateien hinzu. Asana kann mit Google Drive, Dropbox, OneDrive und Box integriert werden. Dadurch können Sie Dateien einfach über die Tools anhängen, die Sie bereits verwenden.
  6. Einige Aufgaben können von der Fertigstellung anderer Arbeiten abhängen. Legen Sie Aufgabenabhängigkeiten fest, so dass die Arbeit in der richtigen Reihenfolge und zur richtigen Zeit erfolgt.
  7. Zu guter Letzt können Sie Follower zur Aufgabe hinzufügen (das ist, als würden Sie sie in einer E-Mail in CC setzen). Follower erhalten dann Benachrichtigungen über jede Aktivität in Zusammenhang mit der Aufgabe. Sie können jederzeit Follower hinzufügen oder entfernen.
  8. Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, klicken Sie auf das Häkchen neben dem Aufgabennamen. Hinterlassen Sie außerdem einen Kommentar, damit andere Teammitglieder wissen, was Sie erreicht haben.

Sie können auch Aufgabenmeilensteine erstellen, um wichtige Projektziele (wie das Erreichen eines Umsatzziels) oder wichtige Arbeiten darzustellen. Diese markieren Checkpoints, die die nächste Phase freigeben (wie die Bestätigung eines Veranstaltungsortes).

Reaktion auf Aufgaben und Zusammenarbeit

Aufgaben sind dazu bestimmt, in Ihrer Asana-Domain von jedem, für jeden erstellt und zugewiesen zu werden. Mit diesen Tipps gelingt Ihnen die Zusammenarbeit besonders gut:

  • Wenn Ihnen jemand eine Aufgabe zuweist, können Sie diese mit einem „Gefällt mir” bestätigen und so zeigen, dass Sie sie gesehen haben und daran arbeiten können.
  • Wenn Sie nicht die richtige Person sind, um an der Aufgabe zu arbeiten, können Sie sie neu zuweisen. Alternativ können Sie ein Gespräch in den Aufgabenkommentaren beginnen.
  • Stellen Sie Updates mithilfe von Aufgabenkommentaren zur Verfügung, damit Aufgaben-Follower reagieren und Fortschritte verfolgen können.
  • Wenn ein Kommentar wichtige Details oder die letzte entscheidende Information enthält, können Sie diesen oben anheften und so einfacher finden. *Wenn Sie jemanden auf eine Aufgabe oder einen Kommentar aufmerksam machen möchten, können Sie die Person @erwähnen. Sie wird dann benachrichtigt und kann schnell auf diese spezifische Aufgabe zugreifen. Wenn Sie jemanden in einer Aufgabe erwähnen, wird die Person automatisch als Follower hinzugefügt.
  • Sie können auch die Namen von Projekten, Aufgaben und Diskussionen @erwähnen, um Ihre Arbeit zu verknüpfen und sie einfach zu referenzieren.

Geben Sie ein @ in einem Kommentar oder der Beschreibung gefolgt vom Namen des Teamkollegens ein, um ihn mit @ zu taggen

Weitere Ressourcen zur Verwaltung von Aufgaben

Lernen Sie lieber visuell oder möchten Sie eine intensive Schulung? Schauen Sie sich diese Ressourcen an:

Ressourcen Link
Asana Kurse Erlernen Sie die Grundlagen von Aufgaben in 5 Minuten
Video-Tutorial zu Aufgaben „So funktioniert Asana” ansehen
Online-Kurs zur Verwaltung von Aufgaben Bei der Asana Academy registrieren
Treten Sie mit der Community in Kontakt [Nehmen Sie an einer bevorstehenden Schulung teil](/events) oder starten Sie eine Diskussion über Aufgaben in unserem Community-Forum

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Aufgaben

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3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.